У магазині немає роботи: простій, неповний час, відпустки та призупинення договору

Якщо магазин тимчасово не може дати працівникам роботу, роботодавець має визначити причину й оформити відповідний режим. Зупинку роботи можна оформити як простій: без вини працівника його оплачують щонайменше в розмірі двох третин окладу за час зупинки. Якщо робота залишається, але її обсяг зменшився, можна встановити неповний робочий час із пропорційною оплатою. Щорічну відпустку надають за правилами її планування та оплачують за середнім заробітком. Відпустка без зарплати за згодою сторін потребує прохання працівника.

Призупинення договору допускається під час воєнного стану, коли збройна агресія унеможливлює виконання обов’язків обома сторонами: роботодавець не може надати роботу, а працівник — виконати її. За ініціативою однієї сторони загальний строк становить не більше 90 календарних днів; довше — лише за згодою сторін у межах воєнного стану. Падіння продажів саме по собі цієї підстави не створює. Для кожного режиму потрібні документи, достовірний облік часу та окремий розрахунок виплат і ЄСВ.

Який режим обрати для працівників магазину

Власник або керівник спочатку з’ясовує, що саме заважає роботі, кого це стосується і чи можна доручити працівникам їхні звичайні завдання. Відсутність покупців протягом зміни ще не означає простій: продавець може приймати товар, готувати замовлення або виконувати інші обов’язки за трудовим договором.

Рішення може стосуватися всього магазину, відділу або окремих працівників. Наприклад, продавці можуть перебувати у простої, а бухгалтер — продовжувати роботу. У наказі та обліку часу потрібно відобразити фактичну ситуацію кожного працівника.

Як оформити й оплатити простій

Стаття 34 КЗпП визначає простій як зупинку роботи через відсутність організаційних або технічних умов, невідворотну силу чи інші обставини. Якщо зупинилася робота окремого працівника, він має повідомити роботодавця або відповідального керівника. Для простою всього підприємства чи підрозділу такого повідомлення від кожного працівника закон не вимагає.

1. Керівник фіксує причину, час початку та працівників, які не можуть працювати. Для цього варто скласти акт або службову записку й додати підтвердження: повідомлення про аварію, відключення, недоступність приміщення чи інші обставини.
2. Роботодавець видає наказ: зазначає причину, початок, строк або умову завершення, перелік працівників, порядок оплати та відповідальних за облік.
3. У наказі роботодавець визначає, чи мають працівники перебувати на робочому місці, як із ними зв’язуватися та як повідомити про відновлення роботи. Працівників ознайомлюють із наказом.
4. Відповідальна особа окремо обліковує години роботи й простою. Бухгалтер нараховує оплату за цими даними.
5. Після усунення причини роботодавець оформлює завершення простою та повідомляє працівникам дату повернення до звичайної роботи.

Місце перебування працівників під час простою роботодавець визначає наказом. Якщо присутність у магазині не потрібна, це варто прямо зазначити разом із порядком зв’язку. Таку можливість пояснює Держпраці.

За статтею 113 КЗпП простій без вини працівника оплачують щонайменше в розмірі двох третин установленої тарифної ставки або окладу. Перевірте трудовий і колективний договори: вони можуть передбачати більшу оплату. Якщо не з вини працівника виникла виробнича ситуація, небезпечна для його життя чи здоров’я, інших людей або довкілля, за час такого простою зберігають середній заробіток. Простій із вини працівника не оплачують; сам факт низьких продажів його вини не доводить.

Умовний розрахунок простою з окладу

Припустімо, оклад працівника за повну норму становить 18 000 грн, норма конкретного місяця за його графіком — 160 годин. Працівник відпрацював 120 годин, а 40 годин перебував у простої без своєї вини. Договори не передбачають більшої оплати простою; доплат і премій у прикладі немає.

• Оплата роботи: 18 000 ÷ 160 × 120 = 13 500 грн.
• Оплата простою: 18 000 ÷ 160 × 40 × 2/3 = 3 000 грн.
• Разом нараховано: 13 500 + 3 000 = 16 500 грн до утримання податків.

Якби простій охопив усю місячну норму за тих самих умов, мінімальна оплата становила б 18 000 × 2/3 = 12 000 грн. Для простою зі збереженням середнього заробітку бухгалтер застосовує Порядок № 100: за загальним правилом бере попередні два календарні місяці, з урахуванням передбачених ним винятків.

За згодою працівника на час простою можна тимчасово перевести його на іншу роботу з урахуванням спеціальності та кваліфікації. У того самого роботодавця — на весь період простою; до іншого роботодавця в тій самій місцевості — до одного місяця. Згоду, строк, роботу й оплату потрібно оформити. Під час воєнного стану роботодавець може перевести працівника без його згоди лише для відвернення або ліквідації наслідків бойових дій чи інших обставин, що загрожують або можуть загрожувати життю чи нормальним життєвим умовам людей. Робота має відповідати стану здоров’я працівника, а оплата за виконану роботу має бути не нижчою за середню зарплату на попередній роботі. Переведення без згоди в іншу місцевість, де тривають активні бойові дії, заборонене. Зменшення виторгу саме по собі такої підстави не створює.

Як встановити неповний робочий час

Неповний час означає, що працівник виконує роботу за коротшим графіком: наприклад, чотири години щодня або три дні на тиждень. Стаття 56 КЗпП дозволяє встановити його за угодою працівника й роботодавця під час прийняття на роботу або пізніше. Оплата залежить від відпрацьованого часу чи виробітку. Обсяг трудових прав, зокрема право на відпустку, через такий графік не зменшується.

Для погодженої зміни сторони письмово фіксують новий графік, дату початку, строк або порядок повернення до повного часу та умови оплати. Працівник може подати заяву; за потреби сторони укладають додаткову угоду до письмового договору. Роботодавець видає наказ, а відповідальна особа змінює графік і веде облік фактичних годин.

Якщо роботодавець сам змінює режим роботи, потрібні реальні зміни в організації праці за статтею 32 КЗпП. Наприклад, він перебудовує роботу магазину й скорочує години його роботи. Причини та нову організацію роботи слід зафіксувати документами. Під час воєнного стану працівника повідомляють про зміну істотних умов і погіршення умов оплати до їх запровадження. Поза воєнним станом загальний строк попередження становить два місяці.

Якщо попередні умови неможливо зберегти, а працівник відмовляється працювати в нових, договір може бути припинений за пунктом 6 статті 36 КЗпП. Роботодавець має оформити підстави та відмову, провести розрахунок, виплатити компенсацію за невикористані відпустки й вихідну допомогу щонайменше в розмірі середнього місячного заробітку за статтею 44 КЗпП. Право на таку допомогу підтверджує Держпраці.

Для окремих працівниць стаття 56 передбачає обов’язок роботодавця встановити неповний час на їхнє прохання: для вагітної, жінки з дитиною до 14 років або дитиною з інвалідністю, зокрема під опікою, а також жінки, яка доглядає хворого члена сім’ї за медичним висновком. За статтею 186-1 КЗпП відповідні гарантії поширюються також на батьків, які виховують дітей без матері, зокрема під час її тривалого лікування, опікунів і піклувальників, одного з прийомних батьків та одного з батьків-вихователів. Стаття 172 КЗпП передбачає встановлення неповного часу на прохання працівника з інвалідністю у передбачених законодавством випадках з урахуванням медичних рекомендацій. Право працювати неповний час під час відпустки для догляду за дитиною мають також особи, які фактично доглядають за нею, за статтею 18 Закону «Про відпустки». На прохання працівника похилого віку роботодавець може встановити неповний робочий день або тиждень за статтею 13 Закону «Про основні засади соціального захисту ветеранів праці та інших громадян похилого віку в Україні». Сторони погоджують та оформлюють такий графік. Перед відмовою роботодавець перевіряє підставу заяви та підтвердні документи.

Умовний розрахунок за коротшим графіком

За окладу 18 000 грн і повної місячної норми 160 годин працівник відпрацював усі 80 годин свого погодженого неповного графіка. Нарахування з окладу: 18 000 ÷ 160 × 80 = 9 000 грн до податків, без доплат і премій. Бухгалтер окремо перевіряє мінімальну зарплатну гарантію пропорційно виконаній нормі та мінімальну базу ЄСВ.

Фактичні зміни мають відповідати документам. Якщо працівник оформлений на чотири години, але щодня працює повну зміну, роботодавець порушує правила оформлення й оплати праці.

Коли можна надати щорічну відпустку

Щорічна відпустка зберігає працівнику місце роботи та оплату. Роботодавець перевіряє графік відпусток, робочий рік, використані дні й право працівника на конкретну тривалість. Робочий рік відлічують від дати прийняття на роботу. Загальна мінімальна тривалість щорічної основної відпустки становить 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік; для окремих категорій закон установлює більшу тривалість. Кадровик окремо визначає стаж, який дає право на відпустку: робота на умовах неповного часу та оплачуваний простій зараховуються до стажу для щорічної основної відпустки, а період призупинення договору — не зараховується. Оплачуваний простій не дає стажу для щорічних додаткових відпусток за шкідливі й важкі умови або особливий характер праці. У перший рік право на відпустку повної тривалості за загальним правилом виникає після шести місяців безперервної роботи; раніше її надають пропорційно часу роботи, крім спеціальних випадків статті 10 Закону «Про відпустки».

1. Кадровик або власник звіряє залишок днів і графік. Роботодавець затверджує графік за погодженням із профспілковим представником або іншим уповноваженим представницьким органом трудового колективу та доводить його до відома працівників. Інші дати працівник і роботодавець письмово погоджують та оформлюють. Якщо перенесення ініціює роботодавець через можливий несприятливий вплив відпустки на нормальну роботу магазину, потрібні письмова згода працівника, погодження відповідного представницького органу та використання щонайменше 24 календарних днів відпустки в поточному робочому році.
2. Роботодавець узгоджує конкретний період і письмово повідомляє працівника про початок не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку. За загальним порядком щорічну відпустку можна поділити на частини на прохання працівника, якщо її основна безперервна частина становитиме щонайменше 14 календарних днів. Ця вимога діє й під час воєнного стану. Для законно застосованого спрощеного режиму регулювання трудових відносин стаття 49-5 КЗпП допускає поділ на прохання працівника на частини будь-якої тривалості.
3. Роботодавець видає наказ із датами, кількістю днів і робочим роком, за який надає відпустку.
4. Бухгалтер розраховує відпускні за Порядком № 100 та виплачує їх до початку відпустки, якщо трудовий або колективний договір не передбачає іншого строку.

Воєнний стан не скасовує двотижневого повідомлення про щорічну відпустку. Якщо роботодавець порушив цей строк або строк виплати відпускних, працівник може вимагати перенесення відпустки за статтею 11 Закону «Про відпустки». Для надання відпустки враховуйте й категорії працівників, які мають право обрати зручний час за статтею 10 цього Закону.

Під час воєнного стану стаття 12 Закону № 2136-IX дозволяє роботодавцю обмежити надання щорічної основної відпустки за поточний робочий рік 24 календарними днями та відмовити в наданні невикористаних днів щорічної відпустки. Якщо щорічна основна відпустка довша за 24 календарні дні, невикористані дні понад цей обсяг переносять на період після припинення або скасування воєнного стану. Під час воєнного стану роботодавець також може вирішити надати ці дні без збереження зарплати. Це рішення не може позбавляти неповнолітніх та осіб з інвалідністю оплачуваних днів установленої законом мінімальної тривалості їхньої основної відпустки.

При цьому не можна переводити в неоплачувані гарантовані дні щорічної основної відпустки неповнолітніх та осіб з інвалідністю на підставі другого речення абзацу другого частини першої статті 12. Конституційний Суд визнав відповідний припис неконституційним у частині захисту цих працівників. Їхня законна мінімальна тривалість основної відпустки становить: до 18 років — 31 календарний день; для осіб з інвалідністю I та II груп — 30, III групи — 26. Ці гарантії підтверджує рішення КСУ № 3-р/2026 від 19 травня 2026 року. Суд також визнав неконституційним продовження дії положень про неоплачувані відпустки після припинення або скасування воєнного стану: відповідний абзац Прикінцевих положень утратив чинність 19 травня 2026 року. Роботодавець не може застосовувати його для надання перенесених днів без оплати після завершення воєнного стану.

Під час воєнного стану роботодавець магазину може за абзацом третім частини першої статті 12 надати без збереження зарплати відпустку понад щорічну основну відпустку, визначену абзацом першим цієї частини. Це може стосуватися, наприклад, щорічної додаткової відпустки або додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей. Кадровик перевіряє право працівника на відповідний вид відпустки та залишок днів, а роботодавець зазначає в наказі вид відпустки, дати й законну підставу її надання без оплати. Невикористані дні переносять на період після припинення або скасування воєнного стану, коли їх надають за загальними правилами з оплатою. Відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, доглядом за дитиною до трьох років і усиновленням виключені з цього порядку. Конституційний Суд визнав абзац третій конституційним; гарантії оплачуваної основної відпустки неповнолітніх та осіб з інвалідністю роботодавець враховує окремо.

Як бухгалтер рахує відпускні

За загальним правилом бухгалтер бере виплати за 12 календарних місяців перед місяцем відпустки. Якщо працівник працює менше року, застосовує правила фактичного розрахункового періоду з пункту 2 Порядку № 100. Для визначення середньоденного заробітку бухгалтер ділить суму виплат, які враховуються за Порядком № 100, на кількість календарних днів розрахункового періоду після передбачених цим Порядком виключень. Отриманий середньоденний заробіток множить на кількість календарних днів відпустки.

Бухгалтер виключає з розрахункового періоду час, коли працівник за законом не працював і зарплата не зберігалася або зберігалася частково. Якщо роботодавець установив неповний робочий тиждень через неможливість забезпечити працівника роботою, бухгалтер виключає додаткові невідпрацьовані робочі дні, визначені наказом. Звичайні вихідні залишаються в розрахунку. Якщо неповний робочий тиждень установлено на прохання працівника за угодою сторін, передбачені таким графіком вільні дні залишаються в розрахунковому періоді. Неповний робочий день сам по собі не зменшує кількості календарних днів для розрахунку відпускних. Після неоплачуваної відпустки виключає відповідні календарні дні, а після простою з оплатою двох третин окладу — відповідні календарні дні та нараховану за них оплату простою. Якщо за час простою зберігався середній заробіток, цей час і виплати за нього враховують у розрахунку відпускних. Якщо розрахункового періоду чи заробітку немає, застосовує спеціальні правила пункту 4 Порядку № 100. Під час воєнного стану стаття 73 КЗпП не застосовується, тому дні, які зазвичай були святковими, враховують у тривалості відпустки та відповідному розрахунку.

При звільненні роботодавець виплачує компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток, а також додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. Для днів, право на які працівник набув до 31 грудня 2023 року, пункт 2 Порядку № 100 встановлює окремий розрахунок із виплат, нарахованих у 2023 році.

Відпустка без зарплати: підстава, заява і строк

Роботодавець не може вимагати від працівників заяв «за власний рахунок», щоб не оплачувати зупинку магазину. Відпустка за згодою сторін починається з добровільного прохання працівника. У заяві він зазначає підставу, дату початку та тривалість, а роботодавець оформлює наказ.

Під час визначення залишку щорічної основної відпустки кадровик враховує дату зміни правил: періоди відпусток за статтею 26 Закону «Про відпустки» та частиною третьою статті 12 Закону № 2136-IX до 24 грудня 2023 року зараховувалися до відповідного стажу, а починаючи з цієї дати — не зараховуються. Для обов’язкової відпустки кадровик перевіряє документи, що підтверджують підставу: наприклад, статус ВПО, виїзд за кордон, інвалідність чи медичний висновок. За роз’ясненням Мінекономіки, працівник, який отримав відпустку за частиною четвертою статті 12 Закону № 2136-IX через виїзд за кордон, після повернення в Україну втрачає право вимагати її продовження на цій підставі. Якщо працівник має статус ВПО, кадровик перевіряє цю окрему підставу. Відпустку за згодою сторін роботодавець може погодити за іншою застосовною нормою. Стаття 25 містить окремі випадки для пенсіонерів за віком, осіб з інвалідністю, одруження, смерті рідних, догляду за хворим родичем та інших обставин. Загальне правило про погодження відпустки не замінює обов’язку надати її за належною спеціальною підставою.

Якщо працівник залучений до робіт на об’єкті критичної інфраструктури, виробництва товарів оборонного призначення або мобілізаційного завдання, частина друга статті 12 Закону № 2136-IX дозволяє відмовити у відпустці. Винятки — відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами й доглядом за дитиною до трьох років. Для звичайного магазину цю спеціальну підставу відмови застосовувати не можна.

Призупинення договору через збройну агресію

Для призупинення роботодавець має підтвердити одночасну неможливість обох сторін виконувати трудовий договір. Умовний приклад: приміщення магазину зруйноване, доступ до нього втрачений, а роботу конкретного працівника неможливо організувати в іншому доступному місці чи дистанційно. Самого посилання на воєнний стан, брак грошей або відсутність замовлень недостатньо.

За статтею 13 Закону № 2136-IX призупинення не припиняє трудових відносин і не може бути прихованим покаранням. Ініціювати його може одна зі сторін. Сукупний строк за односторонньою ініціативою — до 90 календарних днів за період воєнного стану, включно з його продовженнями. Повторний наказ не починає відлік заново.

1. Роботодавець збирає докази причин і неможливості обох сторін виконувати договір: акти про пошкодження, обмеження доступу, листування з працівником та інші документи, які відповідають фактичній ситуації.
2. У наказі зазначає причини, неможливість обох сторін виконувати обов’язки, спосіб обміну інформацією, строк, кількість і категорії працівників, їхні ПІБ та податкові номери або передбачені законом паспортні дані, умови відновлення договору.
3. Повідомляє працівника та зберігає підтвердження повідомлення. Відповідальна особа веде облік усіх періодів призупинення.
4. Для продовження понад 90 днів сторони документують взаємну згоду. Строк не може виходити за день припинення або скасування воєнного стану.
5. Якщо роботодавець достроково скасовує призупинення, він повідомляє працівника за 14 календарних днів до відновлення договору про необхідність стати до роботи.

Після завершення законного строку дія договору відновлюється в повному обсязі. До цієї дати роботодавець перевіряє можливість надати працівнику роботу. Якщо робота залишається неможливою, сторони мають оформити законне рішення відповідно до фактичних обставин. Припинення договору потребує окремої передбаченої законом підстави. За спеціальним правилом статті 13 у разі припинення такого договору роботодавець проводить розрахунок і видає трудову книжку, якщо зберігає її, не пізніше наступного робочого дня після письмової вимоги звільненого працівника; за відсутності доступу до книжки або її втрати оформлює дублікат у встановленому порядку. Наказ із довшим строком без домовленості сторін втрачає чинність наступного дня після закінчення законного строку. Перевірте й раніше видані безстрокові накази: обмеження строку діє з 14 березня 2026 року. Практичне оформлення продовження пояснює Держпраці.

Під час призупинення роботодавець не зобов’язаний виплачувати зарплату, гарантійні та компенсаційні виплати за цей період, надавати й оплачувати відпустки або допомогу з тимчасової непрацездатності та подавати відповідні заяви-розрахунки. Суми, які належали працівнику на день призупинення, залишаються обов’язком роботодавця. Закон покладає відшкодування виплат за час призупинення на державу-агресора; це не означає автоматичного отримання грошей працівником.

Працівник або профспілка за його дорученням може оскаржити наказ до Держпраці. Якщо вона видасть передбачений статтею 13 припис про скасування наказу або інше усунення порушення, роботодавець має виконати його протягом 14 календарних днів із дня отримання. Роботодавець може оскаржити припис у суді протягом 10 календарних днів.

Зарплата, податки та ЄСВ під час зупинки

Бухгалтер окремо перевіряє мінімальну оплату виконаної роботи та мінімальну базу єдиного соціального внеску. За неповного часу мінімальну зарплатну гарантію застосовують пропорційно виконаній нормі за статтею 3-1 Закону «Про оплату праці». Оплату простою визначають за статтею 113 КЗпП; сам простій не означає, що працівнику потрібно нарахувати повну мінімальну зарплату за невідпрацьовану норму.

Оплата роботи, відпускні та оплата простою без вини працівника входять до бази ЄСВ. Загальна ставка — 22%. За основним місцем роботи, якщо працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацював усі робочі дні місяця за належним графіком, а ненульова місячна база нижча за мінімальну зарплату, роботодавець за загальним правилом нараховує ЄСВ із мінімальної зарплати. Тому коротший графік чи неоплачувана відпустка протягом частини місяця не завжди пропорційно зменшують внесок.

Умовний приклад: працівнику за основним місцем роботи нараховано 4 500 грн, трудові відносини тривали весь місяць, ставка ЄСВ — 22%, винятків немає. Позначимо законну мінімальну зарплату цього місяця літерою М. Якщо 4 500 грн менше за М, внесок становить М × 22%. Із фактичних 4 500 грн виходить 990 грн; додатковий внесок на різницю — (М − 4 500) × 22%. Це витрата роботодавця, яку не утримують із зарплати працівника.

Мінімальну базу не застосовують до доходу не за основним місцем роботи та інших винятків із підпункту 6 пункту 2 розділу III Інструкції № 449. Для працівника з інвалідністю ставка 8,41% застосовується за належного документального підтвердження, з дати отримання роботодавцем документів і протягом установленого строку. Підтвердженням може бути засвідчений витяг із рішення експертної команди або копія довідки МСЕК, виданої до 1 січня 2025 року. За цієї ставки внесок нараховують із фактичної бази.

Якщо весь місяць працівник перебував у неоплачуваній відпустці або дія договору була призупинена й роботодавець не нарахував жодних виплат, які утворюють базу ЄСВ, внесок із нульової бази не нараховують. Перед таким висновком бухгалтер перевіряє всі виплати за місяць. Відсутність роботи сама по собі не скасовує внесок із нарахованих сум.

Із зарплати, оплати простою та відпускних роботодавець утримує ПДФО за загальною ставкою 18% із відповідної бази та військовий збір за загальною ставкою 5%. Для ПДФО бухгалтер перевіряє право на податкову соціальну пільгу. Ставку ПДФО та правила визначення бази оподаткування зарплати пояснює ДПС, а ставку військового збору із зарплати — ДПС для найманих працівників. Усі розрахунки в цій статті показують нараховані суми до утримання податків.

Коли виплачувати гроші та сплачувати внесок

Строки зарплатних виплат установлюють колективним договором або нормативним актом роботодавця, погодженим із профспілковим чи іншим уповноваженим представницьким органом трудового колективу, а за їх відсутності — з обраними й уповноваженими представниками працівників. За спрощеного режиму строки визначає трудовий договір із дотриманням статті 115 КЗпП. Роботодавець виплачує зарплату щонайменше двічі на місяць: проміжок — не більше 16 календарних днів, виплата — не пізніше семи днів після завершення періоду, за який її нараховано. Якщо день виплати припадає на вихідний, святковий або неробочий день, зарплату виплачують напередодні. Під час воєнного стану враховуйте, що стаття 73 КЗпП не застосовується. Для відпускних діє окреме правило виплати до початку відпустки, якщо договір не визначає іншого строку.

ЄСВ роботодавець сплачує одночасно з виплатою доходу, крім установлених законом випадків уже сплаченого внеску або підтвердженої переплати. Остаточний строк сплати внеску за місяць для роботодавця магазину — не пізніше 20 числа наступного місяця. Якщо останній день строку припадає на вихідний або святковий день, граничний строк переноситься на перший наступний робочий день. Обов’язок не залежить від фінансового стану магазину та фактичної виплати нарахованої зарплати.

Якщо затримка зарплати спричинена бойовими діями чи іншою непереборною силою, роботодавець має довести цей зв’язок для звільнення від відповідальності за строк. Борг перед працівником залишається. Стаття 10 Закону № 2136-IX дозволяє відтермінувати виплату до відновлення діяльності, коли своєчасна виплата неможлива саме через бойові дії.

Документи та зв’язок із працівниками

Власник призначає відповідального за накази, заяви, погодження й облік часу. Щомісяця ця особа передає бухгалтеру години роботи та простою, дати відпусток і призупинення, документи про зміни режиму. Бухгалтер звіряє їх із нарахуваннями й зберігає розрахунки та підтвердження виплат.

Під час воєнного стану сторони можуть погодити доступний спосіб електронного обміну кадровими документами. Зафіксуйте канал, адреси й номери та зберігайте підтвердження надсилання й отримання. Обидві сторони мають забезпечувати зв’язок, зокрема під час призупинення, і повідомляти про зміну контактних даних невідкладно, але не пізніше 10 календарних днів. ФОП або юридична особа оновлює відповідні відомості в ЄДР. Працівник надсилає інформацію про зміну контактів на адресу місцезнаходження або електронну адресу роботодавця, зазначену в ЄДР. Якщо працівник не може скористатися поштовим зв’язком чи технічними засобами електронних комунікацій, він надсилає текстове повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця.

Якщо інша сторона не оновила контакти, повідомлення за останніми відомими даними вважається належним у межах цієї статті. Якщо за останніми відомими контактними даними відсутній поштовий зв’язок та/або технічні засоби електронних комунікацій, частина четверта статті 7 Закону № 2136-IX звільняє іншу сторону від законодавчої вимоги повідомляти про виникнення або припинення трудових прав та обов’язків, зокрема про припинення чи розірвання договору. Сторона, яка застосовує цей виняток, має зафіксувати фактичну відсутність відповідних засобів зв’язку та зберегти підтвердження. Спеціальний порядок кадрового діловодства на територіях активних і можливих бойових дій також вимагає достовірного обліку роботи та витрат на оплату праці.

Графік і фактично відпрацьовані години в Торгсофт

Додаткова опція «Зарплата та мотивація персоналу» допомагає планувати виходи працівників і вносити фактично відпрацьований час. Офіційна сторінка зазначає підтримку ліцензій Торгсофт-Ультра, Термінал і Торгсофт-Онлайн. Перед використанням потрібно активувати опцію та налаштувати відповідні торгові точки.

У закладці «Графік роботи» відповідальна особа планує роботу співробітників і заповнює фактично відпрацьований час. Офіційна сторінка опції також описує складання графіка з відпустками, лікарняними та відрядженнями. Для коротшого графіка це допомагає зіставити погоджені години з фактичною роботою продавця.

Причину відсутності та оплату бухгалтер звіряє з кадровими документами. Невихід під час законно оформленого простою, відпустки чи призупинення не слід позначати як прогул. Для періодів, які не мають окремого підтвердженого виду в графіку, ведіть однозначний кадровий облік і пояснювальні записи. Розрахунок законної оплати простою, відпускних, податків і ЄСВ бухгалтер перевіряє окремо.

Які санкції загрожують за неправильне оформлення

Стаття 265 КЗпП встановлює фінансові санкції для роботодавців. Розмір у гривнях залежить від мінімальної зарплати на момент виявлення порушення. Якщо роботодавець сплатить 50% накладеного за статтею 265 КЗпП штрафу протягом 10 банківських днів із дня вручення постанови, постанова вважається виконаною.

• Оформлення неповного часу за фактичної роботи протягом повного робочого часу — 10 мінімальних зарплат за кожного працівника. Для юридичних осіб і ФОП — платників єдиного податку першої–третьої груп за перше таке порушення передбачено попередження. Повторне порушення протягом двох років — 30 мінімальних зарплат за працівника.
• Недотримання мінімальних державних гарантій оплати, до яких належить оплата простою без вини працівника, — дві мінімальні зарплати за кожного працівника.
• Затримка належних виплат більш ніж на місяць або виплата не в повному обсязі — три мінімальні зарплати.
• Інші порушення трудового законодавства, для яких стаття не встановлює окремої санкції, — одна мінімальна зарплата за кожне порушення; повторне протягом року — дві.

Під час воєнного стану штрафи за статтею 265 не застосовують, якщо роботодавець повністю й у встановлений строк виконав припис за результатами позапланової перевірки — за умовами частини третьої статті 16 Закону № 2136-IX. Це правило не скасовує обов’язку виплатити належні суми та правильно оформити трудові відносини.

За ЄСВ діють окремі санкції статті 25 Закону № 2464-VI: за несплату або прострочення — 20% своєчасно не сплаченої суми; за несвоєчасне нарахування — 10% донарахованої суми за кожний повний або неповний звітний період, але не більше 50%; за несплату внеску одночасно з відповідною виплатою — 10%. Пеня становить 0,1% недоплати за кожний день прострочення.

Спеціальний пункт 9-24 розділу VIII Закону № 2464-VI передбачає скасування штрафів на суму ЄСВ і ненарахування пені, якщо платник протягом 30 календарних днів із дня, наступного за отриманням вимоги, сплатить ЄСВ, нарахований за результатами визначених цим пунктом документальних перевірок. Йдеться про перевірки, відновлені або розпочаті з 1 серпня 2023 року й завершені до припинення або скасування воєнного стану. Сплачена за цим порядком сума ЄСВ не підлягає оскарженню.

Офіційні джерела

• Кодекс законів про працю України № 322-VIII: статті 32, 34, пункт 6 статті 36, статті 44, 56, 74, 83, 103, 113, 115, 265.
• Закон «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX: статті 1, 3, частина шоста статті 6, статті 7, 10, 12, 13, частина третя статті 16, пункт 3 Прикінцевих положень.
• Закон № 4412-IX щодо обміну інформацією та призупинення дії трудового договору: пункт 3 розділу I, пункт 1 розділу II — введення в дію правил строку призупинення.
• Закон «Про відпустки» № 504/96-ВР: статті 6, 9–11, 21, 24–26.
• Рішення Конституційного Суду України № 3-р/2026 щодо права на відпустки: пункти 1–3 резолютивної частини.
• Постанова Кабінету Міністрів України № 100, Порядок обчислення середньої заробітної плати: пункти 2–5, 7, 8.
• Закон «Про оплату праці» № 108/95-ВР: статті 2, 3-1, 12.
• Закон про збір та облік єдиного внеску № 2464-VI: стаття 7, частини п’ята і тринадцята статті 8, частини восьма і дванадцята статті 9, частини десята, одинадцята і тринадцята статті 25, пункт 9-24 розділу VIII.
• Наказ Міністерства фінансів України № 449, Інструкція про порядок нарахування і сплати ЄСВ: підпункти 5 і 6 пункту 2 розділу III.
• Наказ Держкомстату України № 5, Інструкція зі статистики заробітної плати: підпункт 2.2.12 — відпускні та оплата простоїв без вини працівника.
• Податковий кодекс України № 2755-VI: підпункт 164.2.1, пункт 164.6, пункт 167.1, стаття 169, пункт 16-1 підрозділу 10 розділу XX.
• Указ Президента України № 64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні»: пункт 1 із продовженням строку за Указом № 596/2026.