Робочий час під час воєнного стану: графіки, відпочинок і оплата в магазині

Під час воєнного стану звичайний магазин має дотримуватися нормальної тривалості робочого часу — не більше 40 годин на тиждень. Збільшити норму до 60 годин можна лише для працівників, зайнятих на об’єктах критичної інфраструктури, з урахуванням установлених законом винятків і пропорційного збільшення оплати. Роботодавцю потрібно визначити норму для кожного працівника, оформити режим роботи, скласти графік із належним відпочинком і вести облік фактично відпрацьованих годин.

Воєнний стан дозволяє змінювати окремі правила організації праці, але зберігає вимоги до міжзмінного відпочинку, обмеження для неповнолітніх та інших захищених категорій, оплату нічних і надурочних годин. Нижче наведено правила українського законодавства для роботодавців в Україні, зокрема фізичних осіб — підприємців, які наймають працівників за трудовими договорами.

Яку норму робочого часу встановити працівникам

Основні правила містить Кодекс законів про працю України (КЗпП). Спеціальні умови на період воєнного стану встановлює Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15 березня 2022 року № 2136-IX. Його положення застосовуються до тих трудових відносин, які він безпосередньо регулює; решта відповідних вимог КЗпП продовжує діяти.

Право застосувати 60-годинну норму пов’язане із зайнятістю працівника на об’єкті критичної інфраструктури, зокрема в оборонній сфері або сфері забезпечення життєдіяльності населення. Сам факт продажу продуктів чи інших необхідних товарів не підтверджує такої підстави. Практично доцільно до зміни графіків зібрати документи, які підтверджують відповідний статус об’єкта та зайнятість на ньому конкретних працівників.

Збільшення норми є можливістю роботодавця, тому 60 годин не стають обов’язковими автоматично. Якщо роботодавець законно збільшує норму понад установлену законодавством, частина сьома статті 6 вимагає пропорційно збільшити оплату. Ці години в межах нової законної норми оплачують за спеціальним правилом збільшення норми; години понад неї потребують окремої оцінки як надурочні.

Умовний приклад. На об’єкті критичної інфраструктури повнолітньому працівнику без права на скорочений час збільшують тижневу норму з 40 до 60 годин. За незмінних інших умов місячний оклад 20 000 грн має зрости пропорційно: 20 000 × 60 ÷ 40 = 30 000 грн. Цей розрахунок не охоплює можливих нічних доплат та інших окремих нарахувань.

Підстави для норм і їх збільшення: статті 50–51 КЗпП та частини 1, 2, 7 і 8 статті 6 Закону № 2136-IX.

Як розрізняти скорочений, неповний час і підсумований облік

Скорочений робочий час передбачений законом для певних категорій або робіт. Наприклад, 36 годин для працівника віком 17 років є його повною законною тижневою нормою. Роботодавець не може встановити такому працівнику 40 годин лише тому, що решта продавців працює за цим графіком.

Стаття 51 КЗпП також дозволяє підприємствам, установам та організаціям за власні кошти встановлювати скорочений робочий час для осіб з інвалідністю, працівників із дітьми віком до 14 років або дитиною з інвалідністю, одиноких матерів і батьків, які виховують дитину без другого з батьків, зокрема через тривале перебування матері в лікарняному закладі. Це можливість роботодавця, яку потрібно оформити, якщо він вирішив нею скористатися. Наявність дитини чи інвалідності сама по собі не встановлює для всіх таких працівників обов’язкової скороченої тижневої норми.

Неповний робочий час установлюють за домовленістю працівника і роботодавця: це може бути коротший день, менша кількість робочих днів або їх поєднання. За статтею 56 КЗпП оплата залежить від відпрацьованого часу або виробітку, а обсяг трудових прав не обмежується. Тому в документах потрібно прямо зазначати неповний режим, а не називати будь-який коротший графік скороченою нормою.

На прохання вагітної жінки, жінки з дитиною віком до 14 років або дитиною з інвалідністю, зокрема під опікою, роботодавець зобов’язаний установити неповний день або тиждень. Такий самий обов’язок стаття 56 передбачає для жінки, яка доглядає хворого члена сім’ї відповідно до медичного висновку. Стаття 172 КЗпП також передбачає встановлення на прохання особи з інвалідністю неповного дня або тижня у випадках, визначених законодавством. Практично варто отримати заяву із бажаним режимом і документи, які підтверджують підставу, після чого зафіксувати години та порядок оплати.

За статтею 179 КЗпП мати, батько або інша зазначена в цій статті особа, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною, може за своїм бажанням працювати неповний час або вдома. До таких осіб належать родичі, які фактично доглядають дитину, усиновлювачі, опікуни, один із прийомних батьків чи батьків-вихователів. Якщо працівник натомість достроково припиняє цю відпустку, він має повідомити роботодавця не пізніше ніж за 10 календарних днів до дня її припинення. Для складання графіка роботодавцю потрібно з’ясувати, чи працівник працюватиме під час відпустки, чи припинить її.

Підсумований облік робочого часу дозволяє контролювати норму за обліковий період, коли умови роботи не дають змоги дотримуватися щоденної або щотижневої тривалості. За статтею 61 КЗпП його запроваджують за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації або профспілковим представником. Роботодавець визначає обліковий період і складає графік так, щоб загальна тривалість роботи за цей період не перевищувала належної працівнику норми.

За такого обліку окрема довша зміна сама по собі не визначає кількість надурочних годин: потрібно порівняти фактичний час із нормою за весь обліковий період. Водночас роботодавець має дотримуватися вимог до відпочинку й обмежень для конкретного працівника. Правила містять статті 56, 59, 61 і 106 КЗпП.

Ненормований робочий день не слід використовувати як назву для будь-якої роботи після закриття магазину. Для практичного обліку спочатку потрібно встановити, чи було перевищено належну тривалість роботи, хто доручив додаткову роботу і який режим оформлено для працівника. Запис «ненормований графік» у доповідній не скасовує вимог до оформлення та оплати надурочних годин.

Як скласти графік роботи магазину та відпочинку продавців

Під час воєнного стану роботодавець установлює п’ятиденний або шестиденний робочий тиждень і визначає початок та закінчення зміни. Ці повноваження передбачені частинами третьою і четвертою статті 6 Закону № 2136-IX. При цьому потрібно дотримуватися законної норми працівника, застосовних вимог до щоденної роботи та процедур погодження, які спеціальний закон не скасовує.

Для шестиденного тижня стаття 52 КЗпП передбачає щоденні межі: 7 годин за 40-годинної тижневої норми, 6 годин за 36-годинної та 4 години за 24-годинної. Якщо щоденну чи щотижневу тривалість неможливо витримати через умови роботи, потрібно належно вирішити питання підсумованого обліку. Самого наказу про довгі зміни недостатньо для довільного відступу від правил обліку часу.

Графік роботи магазину та графік конкретного продавця можуть відрізнятися. Для підприємств, які обслуговують населення, стаття 68 КЗпП містить правило про встановлення вихідних місцевими радами. Для безперервного обслуговування населення стаття 69 передбачає почергові вихідні різним групам працівників за погодженим графіком змінності. Тому неділя, коли магазин відкритий, не обов’язково є вихідним кожного його працівника.

Щотижневий безперервний відпочинок під час воєнного стану роботодавець може скоротити з передбачених статтею 70 КЗпП 42 годин до 24 годин. Водночас частина перша статті 67 КЗпП продовжує діяти: за п’ятиденного тижня працівнику надають два вихідні дні, а за шестиденного — один. Тому скорочення безперервного відпочинку до 24 годин саме по собі не дозволяє залишити працівнику лише один вихідний за п’ятиденного тижня. Для неповнолітніх зберігається мінімум 42 години безперервного відпочинку, оскільки частина восьма статті 6 Закону № 2136-IX забороняє застосовувати до них це скорочення.

Міжзмінний відпочинок продовжує регулювати стаття 59 КЗпП. Перерва між змінами має бути не меншою за подвійну тривалість попередньої зміни, включно з обідньою перервою. Призначати працівника на дві зміни поспіль заборонено. Отже, наявність 24-годинного щотижневого відпочинку не усуває потреби перевірити кожний перехід між змінами.

Перерву для відпочинку і харчування також потрібно передбачити в режимі роботи. За статтею 66 КЗпП вона не входить до робочого часу, триває не більше двох годин і зазвичай надається через чотири години після початку роботи. Якщо умови роботи не дозволяють установити окрему перерву, працівнику забезпечують можливість їсти протягом робочого часу за встановленим у цій статті порядком.

Жінкам із дітьми віком до півтора року стаття 183 КЗпП гарантує додаткові перерви для годування дитини не рідше ніж через три години, тривалістю щонайменше 30 хвилин кожна. За наявності двох і більше грудних дітей кожна така перерва має тривати щонайменше годину. Ці перерви входять до робочого часу й оплачуються за середнім заробітком, тому їх не можна обліковувати як неоплачуваний обід. Роботодавець установлює строки та порядок їх надання за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації або профспілковим представником і з урахуванням бажання матері.

Умовний приклад перевірки графіка змінності. У магазині запроваджено змінну роботу. Попередня зміна продавця триває з 09:00 до 18:00 з годинною обідньою перервою: до обліку роботи входять 8 годин. Для перевірки перерви між змінами за статтею 59 КЗпП враховують 9 годин разом з обідом, тому мінімальна перерва становить 18 годин. Якщо наступна зміна цього продавця починається о 09:00 наступного дня, він має лише 15 годин відпочинку, тому графік змінності потрібно виправити.

Норми для перевірки графіка: стаття 6 Закону № 2136-IX та статті 52, 57–59, 66–70 КЗпП.

Як рахувати години у святкові дати

Частина шоста статті 6 Закону № 2136-IX установлює точний перелік норм, які не застосовуються під час воєнного стану: стаття 53, частина перша статті 65, частини третя–п’ята статті 67, статті 71, 73, 78-1 КЗпП та частина друга статті 5 Закону України «Про відпустки». Оскільки окремі частини статті 67 вже виключені з КЗпП, під час роботи з документами потрібно читати також її чинний текст. Цей перелік не скасовує всі правила про працю, вихідні чи оплату.

Для графіка магазину це означає, що святкова дата зі статті 73 не створює автоматичного неробочого дня, перенесення вихідного чи скорочення роботи напередодні. Якщо така дата за графіком є звичайним робочим днем, години включають до норми й оплачують як звичайну роботу. Сам збіг із датою свята не створює обов’язку подвійної оплати.

Якщо працівника залучили до роботи саме в його вихідний за графіком, діє стаття 72 КЗпП. Сторони погоджують інший день відпочинку або грошову компенсацію в подвійному розмірі; оплату визначають за правилами статті 107. Практично варто зазначити обраний спосіб компенсації в наказі, щоб бухгалтер мав підставу для розрахунку.

Підстави: частина шоста статті 6 Закону № 2136-IX та статті 53, 67, 72–73 КЗпП.

Коли можна залучати до надурочної роботи

Під час воєнного стану не застосовуються лише кількісні межі частини першої статті 65 КЗпП — чотири години протягом двох днів поспіль і 120 годин на рік. Обов’язок вести персональний облік надурочних робіт зберігається. Статті 62 і 63 КЗпП, які визначають виняткові підстави та захищені категорії, спеціальний закон не скасовує.

Для магазину можливі підстави потрібно співвідносити з конкретною ситуацією: наприклад, необхідністю закінчити роботу після непередбаченої технічної затримки, якщо зупинка загрожує псуванням майна, або продовжити роботу через неявку змінника там, де робота не допускає перерви. В останньому випадку роботодавець зобов’язаний негайно шукати заміну. Пункт 4 частини третьої статті 62 також дозволяє надурочні вантажно-розвантажувальні роботи, якщо вони потрібні для недопущення або усунення простою рухомого складу чи скупчення вантажів у пунктах відправлення і призначення. Саме прибуття товару наприкінці зміни цієї підстави не підтверджує: роботодавець має встановити зазначені законом обставини. Звичайне збільшення потоку покупців саме по собі не назване у статті 62 окремою підставою для надурочних робіт.

Якщо створено первинну профспілкову організацію, потрібно врахувати процедури статей 62 і 64 КЗпП: інформування про застосування надурочних робіт та одержання дозволу її виборного органу або профспілкового представника. Для випадків, передбачених пунктами 1 і 2 частини третьої статті 62, допускається інформування протягом наступного робочого дня. Воєнний стан не дає підстав автоматично пропустити ці процедури.

1. Керівнику зміни доцільно зафіксувати подію, через яку роботу неможливо завершити вчасно, потрібних працівників і очікувану тривалість.
2. Відповідальному за кадри потрібно перевірити законну підставу, допустимість залучення кожного працівника, необхідні згоди та профспілкові процедури.
3. Роботодавцю варто оформити наказ із причиною, датою, переліком працівників і часом роботи, а відповідальному за облік — записати фактичні години.
4. Бухгалтер має окремо визначити надурочні години та нарахувати оплату за статтею 106 КЗпП.

Ця послідовність є практичною рекомендацією для організації документів. Юридичні підстави та обмеження встановлені статтями 62–65 КЗпП.

Як оплатити надурочні години та перевірити місячний підсумок

За погодинної системи надурочні години оплачують у подвійному розмірі годинної ставки. За відрядної системи за кожну надурочну годину виплачують доплату в розмірі 100% тарифної ставки працівника відповідної кваліфікації з погодинною оплатою. За підсумованого обліку як надурочні оплачують усі години понад установлену норму за обліковий період.

Замінювати оплату надурочних годин відгулом заборонено. Це правило статті 106 КЗпП потрібно відрізняти від компенсації роботи у вихідний за статтею 72, яка допускає інший день відпочинку за згодою сторін. У документах і розрахунку слід чітко визначити підставу додаткової роботи.

Умовний приклад підсумованого обліку. Магазин належно запровадив місячний обліковий період. Припустімо, індивідуальна норма повнолітнього працівника за цей місяць становить 160 годин, а графік передбачає 16 змін по 10 робочих годин із дотриманням відпочинку: 16 × 10 = 160 годин. Самі десятигодинні зміни за цих умов не утворюють надурочних годин.

Якщо за тих самих умов працівник фактично відпрацював 166 годин, перевищення становить 166 − 160 = 6 годин. За умовної годинної ставки 100 грн оплата цих надурочних годин дорівнює 6 × 100 × 2 = 1 200 грн. Приклад не містить нічних годин або роботи у вихідний; норму 160 годин не можна переносити на інші місяці без окремого розрахунку.

Підстава для нарахувань — стаття 106 КЗпП.

Кого не можна ставити в нічні та додаткові зміни

Нічним є час із 22:00 до 06:00. Під час воєнного стану не застосовуються частини перша і друга статті 54 КЗпП, тому автоматичного скорочення нічної зміни на годину немає. Нічні години потрібно обліковувати окремо, оскільки стаття 108 зберігає підвищену оплату: за умовами відповідних угод і колективного договору, але щонайменше 20% тарифної ставки або окладу за кожну нічну годину.

За загальними правилами статей 55 і 176 КЗпП вагітних жінок і жінок із дітьми до трьох років заборонено залучати до нічної роботи. Під час воєнного стану стаття 8 Закону № 2136-IX установлює спеціальне правило: вагітних жінок і жінок із дитиною до одного року можна залучати до такої роботи лише за їхньою згодою. Для жінок із дітьми віком від одного до трьох років ця спеціальна норма не встановлює вимоги згоди саме через вік дитини. Роботодавець має врахувати цю різницю під час складання нічних змін, а також перевірити інші обмеження, які можуть стосуватися працівниці.

Стаття 8 Закону № 2136-IX також прямо вимагає згоди осіб з інвалідністю, яким нічна робота протипоказана за медичними рекомендаціями: у цій частині діє спеціальне воєнне правило. Для інших осіб з інвалідністю стаття 55 КЗпП передбачає згоду та відповідність роботи медичним рекомендаціям. До затвердження графіка роботодавцю потрібно перевірити, яке правило застосовується до працівника, й отримати необхідну згоду. Якщо медичні рекомендації містять протипоказання, практично доцільно запропонувати денну роботу.

Спеціальне правило про згоду на нічну роботу не скасовує заборони надурочної роботи для вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років. Стаття 176 КЗпП також забороняє залучати цих працівниць до роботи в їхні вихідні за графіком. Незастосування статті 71 під час воєнного стану не скасовує цієї окремої гарантії. Стаття 63 також забороняє надурочні роботи неповнолітніх і працівників, які навчаються в закладах загальної середньої, професійної, фахової передвищої або вищої освіти, у дні занять. Для жінок із дітьми віком від трьох до 14 років або дитиною з інвалідністю потрібна згода на надурочну роботу; для осіб з інвалідністю — згода та відсутність суперечності медичним рекомендаціям.

Працівників молодше 18 років не можна залучати до нічних, надурочних робіт і роботи в їхні вихідні. Для них зберігаються скорочені вікові норми та щонайменше 42 години щотижневого безперервного відпочинку. Навіть письмова згода неповнолітнього не дає роботодавцю права відступити від цих заборон.

Перед призначенням зміни відповідальному за кадри потрібно перевірити вік, документально підтверджені пільги, медичні рекомендації та потрібні згоди конкретного працівника. За статтею 186-1 КЗпП гарантії статей 56, 176 і 177 поширюються також на батьків, які виховують дітей без матері, зокрема через її тривале перебування в лікувальному закладі, на опікунів і піклувальників, одного з прийомних батьків та одного з батьків-вихователів. За відповідних умов ці працівники мають право на неповний час, заборону нічної, надурочної роботи та роботи у вихідні при вихованні дитини до трьох років, а при вихованні дитини від трьох до 14 років або дитини з інвалідністю — на залучення до надурочних робіт лише за згодою.

Стаття 8 Закону № 2136-IX прямо встановлює виняток щодо нічної роботи для вагітних жінок і матерів дітей до одного року. Вона не встановлює такого винятку для батька, який виховує дитину до трьох років без матері, або інших осіб, на яких стаття 186-1 поширює гарантію статті 176. Тому їхню згоду не можна використовувати як підставу для нічної зміни всупереч цій забороні. Правила містять статті 6 і 8 Закону № 2136-IX та статті 51, 54–56, 63, 108, 172, 176–177, 186-1 і 192 КЗпП.

Як оформити зміну режиму та вести облік годин

Якщо роботодавець змінює істотні умови праці, зокрема режим роботи чи умови оплати, працівника потрібно повідомити не пізніше ніж до їх запровадження. Такий строк установлює частина друга статті 3 Закону № 2136-IX замість загального двомісячного строку для відповідних змін. Водночас стаття 32 КЗпП пов’язує зміну істотних умов зі змінами в організації виробництва і праці, тому в документах потрібно пояснити причину рішення. Якщо попередні істотні умови неможливо зберегти, а працівник не погоджується продовжувати роботу в нових умовах, трудовий договір припиняється за пунктом 6 статті 36 КЗпП.

Практично зручно оформити наказ, у якому зазначити працівників, правову підставу, дату початку, тижневу норму, вид обліку, обліковий період за його наявності та умови оплати. До наказу варто додати графік із початком і закінченням роботи, перервами та вихідними. Для збільшення норми на критичній інфраструктурі потрібно окремо зафіксувати пропорційне збільшення оплати.

До запровадження змін слід повідомити працівників і зберегти підтвердження повідомлення. Частина друга статті 7 Закону № 2136-IX дозволяє сторонам погодити альтернативні способи створення, пересилання і зберігання кадрових документів та доступний спосіб електронної комунікації. Практично таку домовленість варто зафіксувати разом із погодженими адресами або каналами зв’язку.

Частини третя і четверта статті 7 також зобов’язують сторони забезпечувати можливість зв’язку та повідомляти про зміну контактних даних невідкладно, але не пізніше ніж протягом 10 календарних днів. Якщо сторона не виконала цього обов’язку, повідомлення за останніми відомими контактами вважається належним. Якщо за цими контактами немає поштового зв’язку та/або технічних засобів електронної комунікації, закон передбачає незастосування вимоги повідомлення. Роботодавцю практично доцільно зберегти докази відповідних обставин і спроб зв’язатися з працівником.

Наприкінці кожної зміни відповідальна особа має звіряти фактичний час із графіком, а перед нарахуванням зарплати — окремо перевіряти нічні години, роботу у вихідні й надурочні. Час приймання товару, закриття каси або іншої дорученої роботи після завершення зміни також потрібно відобразити, якщо працівник фактично виконував роботу. Запланований графік не показує сам по собі, скільки годин людина відпрацювала.

Підстави для оформлення: статті 32, 57 і 65 КЗпП та статті 3 і 7 Закону № 2136-IX.

Облік змін і розрахунок зарплати продавців у Торгсофт

Додаткова функція Торгсофт «Зарплата та мотивація» дозволяє налаштувати зміни торгової точки, посади працівників і способи нарахування: погодинну оплату за графіком, оплату за вихід, ставку за період та інші передбачені налаштуваннями складові. Для посади можна вибрати розрахунок відпрацьованого часу за тривалістю зміни, журналом роботи співробітників або журналом роботи бригад. За варіанта «За тривалістю зміни» програма проставляє час лише для запланованих виходів, тому відповідальній особі потрібно звіряти його з фактичною роботою.

Для зміни з ознакою «Понаднормова» можна задати окремий спосіб нарахування за години або за вихід; автоматична реєстрація в таку зміну заборонена. Водночас тривалість зміни в налаштуваннях може відрізнятися від проміжку між указаним початком і закінченням, але її задають у межах доби. Тому перед розрахунком варто перевірити тривалість, джерело даних про час і ставки: сама назва зміни не визначає юридично надурочну роботу та не підтверджує дотримання вимог до її оплати.

Практично роботодавець спочатку затверджує законний режим, оформлює кадрові документи й визначає фактичні години та належні нарахування, після чого використовує відповідні налаштування програми для розрахунку. Функція працює з налаштованими даними й не замінює кадрового табеля, перевірки норми та законних підстав додаткової роботи. Можливості й умови налаштування описані в офіційній довідці Торгсофт «Зарплата та мотивація — Налаштування».

Нормативні джерела для оформлення графіків і нарахувань

• Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII: стаття 32 — зміна істотних умов праці; статті 50–59 — норми, режими та міжзмінний відпочинок; стаття 61 — підсумований облік; статті 62–65 — надурочні роботи; статті 66–73 — перерви, вихідні та їх компенсація; статті 106–108 — оплата надурочної роботи, роботи у вихідний і нічних годин; стаття 172 — неповний робочий час та умови залучення осіб з інвалідністю до нічної й надурочної роботи; статті 176–177 — заборони та вимоги згоди для працівниць із сімейними обов’язками з урахуванням спеціальних воєнних правил щодо нічної роботи; стаття 179 — робота під час відпустки для догляду за дитиною та повідомлення про її дострокове припинення; стаття 183 — оплачувані перерви для годування дитини; стаття 186-1 — поширення визначених законом гарантій на інших осіб, які виховують дітей; стаття 192 — заборони для неповнолітніх.
• Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX: стаття 1 — сфера застосування; частина друга статті 3 — повідомлення про зміну умов; стаття 6 — тривалість роботи, відпочинок, винятки та пропорційна оплата; стаття 7 — кадрові документи й комунікація; стаття 8 — нічна робота; пункт 3 Прикінцевих положень — період дії спеціальних правил.