Організацію роботи команди почніть із таблиці завдань зміни. Для кожної операції запишіть одного основного виконавця, заміну та критерій завершення. Один відповідальний за завдання усуває невизначеність щодо того, хто має його завершити.
Підготуйте короткий журнал передачі справ і навчальні сценарії продажу та приймання. Перевіряйте конкретні дії: які потреби покупця з’ясував продавець, яку кількість товару прийняв працівник, що залишив наступній зміні.
Розподіліть операції та визначте заміну
Випишіть роботи від підготовки магазину до завершення зміни. Для кожної зазначте вхідні дані: перелік товарів для викладки, замовлення постачальнику, повідомлення попередньої зміни. Замість «зайнятися поставкою» запишіть: «порахувати отримані товари, звірити коди із замовленням, оглянути стан і записати розбіжності».
Призначте основного виконавця та людину, яка підмінить його за потреби. Домовтеся, хто повідомляє про заміну і кому передає поточний стан роботи. Після заміни прямо назвіть того, хто відповідає за завершення операції.
Умовний приклад плану на 480 хвилин
Припустімо, у магазині працюють продавці А і Б, а власник перевіряє виконання. Нижче — умовний план продавця А на 8 годин, тобто 480 хвилин. Продавець Б може його підміняти. План Б потрібно скласти окремо й перевірити, чи підміна не збігається з його іншими завданнями. Часові блоки — ілюстрація планування, не норма праці.
| Операція | Час, хв | Основний виконавець | Заміна | Критерій завершення | Що передати, якщо не завершено |
|---|---|---|---|---|---|
| Підготовка до відкриття | 25 | А | Б | Пункти списку перевірено, відхилення записано | Невиконаний пункт і наступну дію |
| Обслуговування покупців | 250 | А | Б | Потреби з’ясовано, пропозиція їм відповідає | Незавершене звернення та домовленість |
| Приймання поставки | 60 | А | Б | Кількість, коди й стан перевірено; розбіжності записано | Неперевірені позиції та місце документів |
| Поповнення викладки | 45 | А | Б | Товари розміщено за підготовленим переліком | Позиції, які залишилося розмістити |
| Перерва | 40 | А | Б — підміна в обслуговуванні | Підміну передано й завершено | Поточні звернення покупців |
| Завершення та передача справ | 60 | А | Б | Список закриття заповнено, незавершені справи передано | Справу, виконавця і строк наступної дії |
Розрахунок: 25 + 250 + 60 + 45 + 40 + 60 = 480 хвилин. Обслуговування покупців тут подано сумарно за зміну. Якщо поставка потребує більше часу, змініть розподіл операцій і підміну. Не додавайте нове завдання до вже заповненого плану без перегляду часу.
Передавайте незавершені справи з наступною дією
Залишайте наступній зміні короткий запис про стан справ і нагальні потреби. Для робочого шаблону використайте поля: що залишилося, поточний стан, наступна дія, відповідальний, строк і місце документа. Перед завершенням зміни перегляньте записи разом із тим, хто приймає роботу.
У межах умовного прикладу запис може бути таким: «Поставка чашок: кількість і коди звірено, стан двох коробок ще не оглянуто. Б має оглянути їх до завершення приймання. Замовлення — у папці поставки на столі приймання». Уникайте запису «розібратися з товаром»: додайте конкретну дію та очікуваний результат.
Навчайте продажу через рольову вправу
Для навчання використайте сценарій, у якому колега грає покупця зі складним запитом. Умовна ситуація: покупець обирає чашку на подарунок, вагається між двома варіантами й просить порадити. Підготуйте два зразки та картки з їхніми фактичними характеристиками. Окремо проведіть умовну вправу оформлення продажу на демонстраційній базі: початкові залишки A1 — 3 одиниці, B1 — 2 одиниці; ціна A1 — 100 грн. Покупець купує 2 одиниці A1, інших операцій немає. Продавець створює демонстраційний запис продажу. Спостерігач перевіряє код A1, кількість 2, суму 200 грн, запис продажу та кінцеві залишки: A1 — 1 одиниця, B1 — 2 одиниці.
- Доручіть продавцю з’ясувати, для кого подарунок і які властивості потрібні покупцеві.
- Попросіть запропонувати варіант відповідно до названих потреб та очікувань.
- Нехай колега додасть умову, наприклад вимогу щодо місткості. Продавець має перевірити характеристику в картці та переглянути пропозицію за потреби.
Для цієї вправи задайте спостережувані критерії: продавець поставив запитання, правильно повторив потреби, пояснив відповідність запропонованого товару й не додав вигаданих характеристик. Позначте кожну дію як виконану або таку, що потребує повторення. Повторіть конкретний крок, який не вдався.
Умовний план окремої навчальної сесії
Власник окремо планує сесію для працівника та спостерігає за виконанням наведених вправ на демонстраційній базі.
| Етап | Тривалість | Дія та перевірка |
|---|---|---|
| Тестування | 50 хв | Працівник виконує вправи продажу й приймання; власник перевіряє записи, кількості, суму продажу, залишки та передачу справи щодо нестачі. |
| Навчання | 30 хв | Власник пояснює пропущені кроки, працівник повторює їх, власник перевіряє результат за тими самими критеріями. |
Тривалість цього умовного прикладу: 50 + 30 = 80 хвилин.
Відпрацюйте приймання на демонстраційній базі
Підготуйте окрему демонстраційну базу та умовне замовлення: 5 одиниць A1 і 1 одиниця B1. Фізично отримано 4 одиниці A1 і 1 одиницю B1. Працівник звіряє коди із замовленням, рахує товари й оглядає їхній стан.
Працівник записує результат: перевірено 5 одиниць, бракує 1 одиниці A1. До демонстраційної бази він вносить лише фактично отримане: 4 одиниці A1 і 1 одиницю B1. Спостерігач перевіряє коди, кількості, запис нестачі й демонстраційний запис приймання.
Незавершену справу щодо нестачі передайте призначеному відповідальному. У журналі зазначте нестачу 1 одиниці A1, наступну дію — з’ясувати з постачальником подальше постачання, виконавця, погоджений строк і місце замовлення. Спостерігач перевіряє також цей запис передачі.
Складіть короткий план перевірок керівника
- На початку зміни перегляньте призначення, заміни та справи, передані попередньою командою.
- Протягом зміни поспостерігайте за однією операцією. Зіставте дії працівника з її критеріями завершення.
- Наприкінці перевірте результат і записи про незавершені справи. Для кожного запису визначте наступного виконавця.
- Під час окремої перевірки перегляньте списки відкриття та закриття за останні сім днів: чи є дати й підписи.
Якщо дія пропущена, запишіть, який саме крок потрібно повторити або доповнити в інструкції. Перевіряйте його під час наступного виконання цієї операції.
Права доступу та сповіщення персоналу в Торгсофт
Після розподілу операцій перевірте доступ працівників до потрібних функцій програми. У Торгсофт роль — це шаблон прав доступу, який визначає доступні співробітнику пункти меню та функції. Зіставте роль із дорученими операціями. Програмний доступ описуйте окремо від того, які рішення ви доручили людині приймати. Докладніше — про права доступу в Торгсофт.
Для повідомлень потрібна додаткова платна опція «Оповіщення персоналу», мережева ліцензія Торгсофт Ультра або Термінал і локальна мережа або термінальний сервер. Після активації опції увімкніть колективне оповіщення в налаштуваннях торговельної мережі, збережіть зміни та перезапустіть програму. У журналі «Колективне оповіщення» є час доставки, час ознайомлення та швидкість реакції. Час ознайомлення і швидкість реакції заповнюються після натискання «Ознайомлений (а)», яким працівник підтверджує прочитання повідомлення. Опис можливості — на сторінці сповіщення персоналу в Торгсофт.
Переглядайте журнал, коли потрібно з’ясувати, чи працівник прочитав доручення. Завершення завдання перевіряйте за його результатом: записом про приймання, виконаним списком або переданою справою. Позначку про ознайомлення не використовуйте як підтвердження виконання.
Повернутися до попереднього кроку