Щоб організувати безконтактну передачу замовлення, узгодьте з покупцем конкретний сценарій до виїзду кур’єра. Визначте, де залишити пакунок, коли покупець зможе його забрати та як повідомить про отримання. Не залишайте товар у місці, яке покупець не погодив.
Призначте працівника, який супроводжуватиме замовлення до завершення передачі. Доручіть йому передати кур’єру домовленості, повідомити покупця та з’ясувати результат невдалої спроби. Окремо фіксуйте відвантаження товару й повідомлення покупця про отримання.
Виберіть доставку за адресою або самовивіз
За локальної доставки магазин передає замовлення за адресою покупця в межах визначеної зони. За самовивозу покупець отримує замовлення в торговій точці. Виберіть спосіб, для якого можете організувати погоджену передачу.
| Що визначити | Доставка за адресою | Самовивіз |
|---|---|---|
| Місце отримання | Уточніть адресу й конкретне місце для пакунка. | Позначте місце видачі біля магазину. |
| Час | Погодьте проміжок, коли покупець зможе забрати замовлення. | Погодьте час прибуття й готовність замовлення. |
| Організація роботи | Визначте зону доставки та виконавця. | Призначте працівника для видачі. |
| Витрати магазину | Оцініть витрати на поїздку й роботу кур’єра. | Оцініть час працівника на підготовку та видачу. |
Для самовивозу заздалегідь поясніть покупцеві, що робити після прибуття: куди підійти, як повідомити працівника та де забрати пакунок. Перевірте, чи інструкція зрозуміла без додаткових пояснень на місці.
Запишіть домовленості перед передачею
Запропонуйте покупцеві місце, де пакунок залишатиметься в чистих і сухих умовах. Уточніть, чи кур’єр матиме доступ до нього. Якщо покупець має бути вдома, погодьте доступний часовий проміжок.
Занесіть домовленості до робочого запису замовлення. Не покладайтеся на усне повідомлення, яке доведеться переказувати між працівниками.
- Укажіть спосіб отримання та точне місце передачі.
- Запишіть погоджений час і необхідні пояснення щодо доступу.
- Визначте, хто повідомляє покупця перед прибуттям.
- Погодьте канал повідомлення про залишений пакунок і відповідь про отримання.
- Дайте кур’єру інструкцію на випадок недоступного або непридатного місця.
Закрийте пакунок і перевірте етикетку
Працівник, який пакує замовлення, має заклеїти посилку пакувальною стрічкою та надійно прикріпити етикетку. Адреса повинна залишатися видимою. Перед передачею кур’єру звірте пакунок із замовленням і погодженим місцем доставки.
Для товарів зі спеціальними умовами зберігання підготуйте окрему інструкцію пакування й перевезення. Загальна порада про закриття посилки стрічкою не охоплює температурні та інші вимоги конкретного товару.
Повідомте про прибуття та уточніть отримання
Заплануйте два повідомлення: перед очікуваною передачею та після залишення пакунка. У першому нагадайте погоджене місце й час. У другому вкажіть, де саме залишено замовлення, та попросіть покупця відповісти після отримання.
У робочому записі розділяйте повідомлення кур’єра «пакунок залишено» і відповідь покупця «замовлення отримано». Якщо використовуєте фото місця передачі, окремо уточніть отримання в покупця.
Умовний приклад передачі замовлення
Припустімо, покупець замовив набір зошитів і погодив передачу з 17:00 до 18:00. Він просить залишити закритий пакунок на сухій полиці у вестибюлі та написати після прибуття. Працівник записує ці домовленості й передає їх кур’єру.
Кур’єр прибуває, повідомляє покупця та залишає пакунок у погодженому місці. Працівник фіксує виконану передачу, а після відповіді покупця — отримання. Якщо вхід до вестибюля зачинений, кур’єр повідомляє працівника й не обирає інше місце самостійно. Працівник зв’язується з покупцем для нової домовленості.
Визначте порядок невдалої передачі
Якщо доступу до місця немає або погоджені умови виконати неможливо, доручіть кур’єру зафіксувати причину. Працівник магазину має зв’язатися з покупцем і погодити повторну доставку або самовивіз.
Запишіть новий спосіб, місце й час отримання. Власник має визначити внутрішній порядок очікування та зв’язку з покупцем, а для залученого перевізника — окремо узгодити доступний сценарій. Не позначайте невдалу спробу як завершену передачу.
Контролюйте відвантаження рахунків у Торгсофт
Для підготовки передачі знайдіть рахунки, за якими товар ще не відвантажено або відвантажено частково. У Торгсофт фільтр «Стан відвантаження» дає змогу вибрати стани «Не відвантажено», «Частково відвантажено» та «Повністю відвантажено».
Використовуйте цей відбір, щоб визначити рахунки, які потребують подальшого опрацювання. Для частково відвантаженого рахунка уточніть, яку частину замовлення ще треба передати. Погодьте з покупцем подальші дії й передайте працівникам актуальні домовленості.
Після створення рахунка інтернет-замовлення в Торгсофт отримує стан «Задоволено». Цей стан означає створення рахунка. Стан відвантаження також не засвідчує отримання товару покупцем. Для завершення погодженого сценарію окремо перевіряйте результат передачі.
Повернутися до попереднього кроку