Облік ФОП у Торгсофт: товари, гроші та підготовка даних для податків

Щоб фізична особа — підприємець (ФОП) могла керувати магазином, потрібно документувати надходження, продажі, повернення та переміщення товару, а оплати й повернення коштів пов’язувати з відповідними операціями. Переміщення між власними складами не потребує оплати, а надходження чи продаж товару можуть відбуватися раніше за розрахунок. У Торгсофт можна контролювати складські залишки, продажі й касу. Для початку визначте дату запуску обліку, порахуйте товари, зберіть документи постачальників і призначте працівників, які відповідатимуть за внесення та звіряння операцій.

Окремо визначте свої обов’язки за українським податковим законодавством: який облік доходів і витрат вести, чи потрібна Форма обліку товарних запасів за наказом № 496 та які платежі проводити через реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО). Власник чи бухгалтер має підготувати й подати належну звітність, використовуючи документи та узгоджені облікові дані.

Визначте, які дані потрібні власнику та бухгалтеру

Управлінський облік допомагає з’ясувати, скільки товару є в магазині, за якою вартістю його придбали, що продали та скільки грошей залишилося. Для податків застосовуються окремі правила визначення доходів і витрат. Наприклад, відвантажений, але ще не оплачений товар і отримана передоплата потребують різного відображення залежно від мети обліку.

Ці вимоги встановлюють пункти 296.1 і 177.10 Податкового кодексу України. Для підприємця на загальній системі чистий оподатковуваний дохід визначається за статтею 177: витрати мають бути документально підтверджені та відповідати встановленим умовам. Сума всіх видатків магазину сама по собі такого показника не утворює.

Практичний порядок роботи варто закріпити письмово: продавець оформлює продажі й повернення, товарознавець — надходження та переміщення, власник звіряє гроші й залишки, бухгалтер або сам підприємець визначає податкові показники та подає декларації. Для кожного звітного періоду зберігайте також підтвердження прийняття поданої звітності.

Підготуйте каталог, магазини та дані підприємця

Центр обліку в Торгсофт — це магазин або склад, для якого програма веде товарні залишки. Одна фізична торгова точка може мати кілька центрів, наприклад торговий зал і склад. Поле «Підприємство» допомагає пов’язати документи з конкретним підприємцем або компанією. Перед початком роботи власник має визначити, кому належить товар і де він фактично зберігається.

1. Упорядкуйте товарні позиції. Для кожного окремого варіанта товару визначте артикул або інший однозначний ідентифікатор. Різні розміри, кольори чи одиниці продажу мають розрізнятися так, щоб продавець міг обрати потрібний товар без здогадок.
2. Усуньте дублікати. Перед створенням нової картки шукайте товар за штрихкодом, артикулом і назвою. Однаковий товар, записаний двічі, розділяє його історію та залишок.
3. Установіть правило вибору складу. Працівник повинен оформляти операцію за тим центром обліку, з якого товар фактично надходить або вибуває.
4. Розмежуйте підприємців. Якщо база спільна, перевіряйте належність кожного документа конкретному ФОП. Переміщення між магазинами одного власника товару та передання товару іншому підприємцю потребують різного документального оформлення.

У формі реалізації Торгсофт можна шукати товар за штрихкодом або артикулом. Якщо код відповідає кільком позиціям, програма пропонує вибір. Тому унікальність ідентифікаторів варто забезпечити власними правилами ведення каталогу.

Оформіть закупівлі та початковий залишок

Призначте дату, з якої всі операції магазину вноситимуться до програми. До цієї дати підготуйте перелік фактично наявного товару: назву, одиницю виміру, кількість, вартість і місце зберігання. Окремо складіть список боргів перед постачальниками. Внесіть фактично наявний товар до Торгсофт через «Документ → Прихід товару», зазначивши кількість і закупівельну вартість. Після внесення звірте залишки в програмі з результатами підрахунку та перевірте, що вже оплачений товар не створив повторної заборгованості перед постачальником. Фактичні борги звірте окремо за документами й оплатами.

Під час кожного приймання працівник має зіставити фактичну поставку з документом постачальника. Перевірте отримувача, дату, номер, назви, кількість і вартість товарів. Розбіжності зафіксуйте до того, як передасте товар у продаж. Збережіть документ так, щоб його можна було знайти за записом у програмі.

Для підприємців, які ведуть облік за наказом Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496, у документах постачальника перевірте найменування постачальника й отримувача та їхні ідентифікаційні реквізити: реєстраційний номер облікової картки платника податків або код Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України. Для осіб, які через релігійні переконання офіційно відмовилися від податкового номера та мають відповідну відмітку в паспорті, зазначають передбачені Порядком паспортні дані або номер ID-картки. Документ також має містити дату операції, найменування, кількість і вартість товару. Відомості про надходження вносять до Форми обліку до початку реалізації.

Опис початкових залишків за цим Порядком складає сам підприємець на дату виникнення обов’язку вести товарний облік. У ньому зазначають товари, кількість з одиницями виміру та самостійно визначену вартість. Якщо залишків немає, початковий запис не роблять. Перехід із попередньої облікової системи організуйте так, щоб зберегти історію обов’язкового обліку та його документи.

З’ясуйте, чи потрібен облік товарних запасів за наказом № 496

Обов’язок визначають пункт 12 статті 3 Закону № 265/95-ВР і сфера застосування Порядку № 496. Якщо ФОП здійснює розрахункові операції, передбачені цим Законом, обов’язок вести товарний облік поширюється, зокрема, на підприємців на загальній системі та платників єдиного податку, зареєстрованих платниками ПДВ. Вони повинні продавати лише товари, відображені в такому обліку. Для платників єдиного податку без ПДВ діє наведене нижче звільнення з винятками.

Від цієї вимоги звільнені ФОП — платники єдиного податку без ПДВ, крім підприємців, які реалізують:

• технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
• лікарські засоби та медичні вироби;
• ювелірні й побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Для такого винятку значення має діяльність підприємця з продажу перелічених категорій. Не обмежуйте обов’язкову форму лише цими товарами, залишаючи решту асортименту поза обліком. Звільнення від Форми обліку товарних запасів також не скасовує облік доходів і документальне підтвердження показників податкової звітності за статтею 44 Податкового кодексу України.

Якщо Форма обов’язкова, ведіть її хронологічно за кожним місцем продажу. Документи внутрішнього переміщення зберігайте разом з іншими підставами для записів. У графу 8 не включають дані продажів через РРО або ПРРО; водночас надходження товару для таких продажів підлягають обліку. Отже, застосування фіскальної каси саме по собі не звільняє від Порядку № 496.

Помилки у Формі виправляйте зі збереженням зв’язку між записами: Порядок передбачає позначки «анульовано», «анульовано — виправлено» та «виправлено» з відповідними номерами рядків. Форма й первинні документи мають бути доступні в місці продажу до вибуття останньої одиниці товару за відповідним документом. Електронну форму потрібно мати змогу показати та надати для копіювання. Якщо надаєте копії первинних документів, забезпечте можливість пред’явити оригінали до завершення податкової перевірки за потреби.

Як сформувати Форму обліку товарних запасів у Торгсофт

Для цього призначена платна додаткова опція «Облік товарних запасів». Під час активації враховується кількість робочих місць. До придбання узгодьте потрібні місця та сумісність із вашою ліцензією; комерційні умови додаткових опцій і умови ліцензій оприлюднені на сайті Торгсофт. Зокрема, «Старт» має один центр обліку та обмеження щодо переміщень між складами.

Увімкніть опцію та задайте межі обліку

Після активації відкрийте «Налаштування → Параметри → Додаткові опції → Форма обліку товарних запасів», увімкніть «Використовувати для поточного робочого місця» та збережіть налаштування. Далі перейдіть до «Склад → Форма ведення обліку товарних запасів».

1. Укажіть дату початку. Вона визначає, на який момент програма розрахує початковий товарний залишок.
2. Виберіть центри обліку однієї торгової точки. Якщо магазин має окремі торговий зал і склад у програмі, включіть обидва. Передачі між одночасно вибраними центрами у Формі не показуються. Для іншого магазину сформуйте належний йому набір даних.
3. Установіть підприємство. Це особливо важливо у спільній базі: складські документи повинні бути пов’язані з потрібним ФОП.
4. Не застосовуйте аналітичні фільтри без потреби. Перед звичайним формуванням Форми переконайтеся, що після попереднього аналізу не залишилися активними додаткові обмеження. «Вид документа» відбирає документи, а «Фіскальність товару» змінює суми залежно від ознаки товарів. «Тип документа» впливає лише на реалізації та повернення залежно від використання РРО. Зіставте результат із первинними документами: надходження мають бути повними, а продажі через РРО або ПРРО не повинні потрапляти до графи 8.

Послідовність налаштування описана в довідці опції «Облік товарних запасів». Ознака «фіскальний товар» у програмі та правовий обов’язок фіскалізувати конкретну оплату потребують окремого контролю.

Зіставте початкову суму, документи та реквізити

Торгсофт розраховує початкову суму за собівартістю товарів на вибрану дату. Якщо очікуваної суми немає, перевірте наявність залишків і розрахованої собівартості. Відкрийте склад рядка дією «Товар» та порівняйте його з початковим описом. Параметр урахування від’ємних залишків також впливає на результат; причини від’ємної кількості потрібно з’ясувати.

Перед друком власник або відповідальний працівник має пройти кілька конкретних документів: поставку, повернення постачальнику та переміщення між магазинами. Для кожного зіставте дату, номер, контрагента й суму з оригіналом. Послуги в розрахунок сум цієї Форми не включаються. Додаткові пояснення щодо початкових залишків і переміщень є на сторінці формування обліку товарних запасів у Торгсофт.

У попередньому перегляді після дії «Друк» звірте прізвище, ім’я та по батькові підприємця, податковий номер, податкову адресу, назву й адресу торгової точки. Ці дані залежать від заповнення підприємства, торговельної мережі та центру обліку. Збережіть сформовану Форму разом із документами, на яких ґрунтуються записи. Друк із програми сам по собі не підтверджує придбання товару та не замінює належних документів постачальника.

Оформлюйте продаж за фактичним способом оплати

Перед оплатою продавець має звірити товар, кількість, ціну після знижки та підприємця-продавця. У Торгсофт безготівкову оплату оформлюють із вибором відповідного рахунку. Коли зв’язок із банківським терміналом вимкнений, запис про оплату в програмі не засвідчує успішного списання з картки: касир повинен побачити підтвердження платежу.

За статтями 2 і 3 Закону № 265/95-ВР приймання готівки та карткові розрахунки належать до розрахункових операцій. Якщо немає застосовного звільнення, їх проводять на повну суму через належно зареєстрований РРО або ПРРО та надають покупцю розрахунковий документ. Безготівкова форма платежу сама по собі не означає звільнення.

Платники єдиного податку першої групи не застосовують РРО та ПРРО відповідно до пункту 296.10 Податкового кодексу України. Інші звільнення передбачає стаття 9 Закону № 265/95-ВР. Окремо стаття 10 допускає визначені Кабінетом Міністрів України форми й умови діяльності, за яких розрахунки проводять без РРО або ПРРО, але з розрахунковою книжкою та книгою обліку розрахункових операцій. Перед застосуванням такого порядку підприємець має з’ясувати, чи охоплює відповідний урядовий перелік його діяльність і які обмеження встановлено.

Пункт 14 статті 9 Закону № 265/95-ВР звільняє від застосування РРО, ПРРО та розрахункових книжок розрахунки за послуги, якщо їх проводять виключно через банківські системи дистанційного обслуговування та/або сервіси переказу коштів. Для продажу товарів таке звільнення за послуги не застосовуйте. Якщо покупці переказують гроші за реквізитами рахунку, з’ясуйте фактичну схему платежу та її відповідність визначенню розрахункової операції.

Якщо обираєте фіскалізацію через Торгсофт, для роботи з ПРРО потрібна окрема платна опція «Програмний РРО» з ліцензією на один рік, її активація та налаштування. Умови опції ПРРО врахуйте в бюджеті магазину. До початку розрахунків забезпечте реєстрацію ПРРО, правильні реквізити підприємця й господарської одиниці та належні засоби електронного підпису. Під час роботи контролюйте суму, форму оплати, фіскальний номер документа та його надання покупцеві. Для оптової й роздрібної торгівлі пальним застосування ПРРО заборонене пунктом 1 статті 3 Закону.

Для перебоїв зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером заздалегідь налаштуйте режим офлайн і отримайте діапазон фіскальних номерів: без нього працювати офлайн заборонено. Стаття 5 Закону встановлює загальні межі — 36 годин поспіль і 168 годин протягом календарного місяця. Пункт 13 розділу II дозволяє перевищувати ці межі на період воєнного, надзвичайного стану або обставин непереборної сили. Протягом години після відновлення зв’язку забезпечте передання копій офлайн-документів на фіскальний сервер і повідомлення контролюючого органу про початок та завершення роботи офлайн.

У розрахункових документах, створених офлайн, обов’язково зазначайте цей режим роботи. Копії таких документів передавайте на фіскальний сервер до передання електронного фіскального звіту та електронного фіскального звітного чека за відповідний день і зберігайте у ПРРО до отримання підтвердження доставки. Якщо несправний сам ПРРО, припиніть операції через нього до усунення несправності й протягом дня її виявлення повідомте контролюючий орган, виробника ПРРО та/або центр сервісного обслуговування за наявності у встановленій формі.

Щодня звіряйте продажі, повернення та гроші

Наприкінці дня касир рахує готівку, а відповідальний за магазин зіставляє її з операціями. У Торгсофт доступні денні звіти про реалізацію й касу та покупюрний підрахунок. Під час звіряння використовуйте однакові дату, часові межі, касу та підприємця.

• Продажі. Зіставте суми готівкових і карткових оплат з відповідними підтвердженнями. Окремо знайдіть неоплачені або помилково повторені операції.
• Повернення. Перевірте документ повернення, фактично отриманий товар і суму, повернуту покупцю. Якщо повернення підлягає фіскальному оформленню, звірте відповідний розрахунковий документ.
• Готівка. До початкового залишку додайте надходження та відніміть повернення й інші видачі. Порівняйте результат із фактичною сумою в касі.
• Фіскальні підсумки. За дні з розрахунковими операціями забезпечте створення фіскального звітного чека відповідно до пункту 9 статті 3 Закону № 265/95-ВР. Закриття внутрішньої каси програми потребує окремого контролю виконання цієї вимоги.

Умовний приклад. На початок дня в касі було 1 000 грн. Покупці сплатили готівкою 8 000 грн, їм повернули 500 грн, а до центральної каси передали 6 000 грн. Очікуваний залишок становить 1 000 + 8 000 − 500 − 6 000 = 2 500 грн. Карткові платежі до цього підрахунку готівки не входять.

Різницю розбирайте за конкретними операціями: перевірте решту, спосіб оплати, повернення та вилучення коштів. Коригування має пояснювати причину розбіжності й залишати документальний слід.

Обліковуйте банківську комісію окремо від оплати покупця

Для звіряння карткових оплат зіставляйте три величини: скільки сплатив покупець, скільки утримав надавач платіжних послуг і скільки надійшло на рахунок. Додайте дату продажу та дату зарахування: різниця між ними може пояснювати тимчасовий незбіг денних підсумків.

Умовний приклад. Покупці сплатили картками 10 000 грн. За умовами цього прикладу комісія становить 2%, тобто 200 грн. На рахунок зараховано 9 800 грн. Для управлінського контролю збережіть усі три суми: 10 000 грн оплати, 200 грн комісії та 9 800 грн надходження.

Для податкового обліку не переносіть автоматично чисте банківське зарахування в дохід. Підприємець або бухгалтер має визначити належні суму й дату за статтями 292 або 177 Податкового кодексу України, урахувавши договір і платіжні документи. Документи щодо повернень також зберігайте окремо: для єдиного податку відповідні умови встановлює підпункт 5 пункту 292.11.

Проводьте інвентаризацію та пояснюйте розбіжності

Власник визначає ділянку й момент підрахунку, а відповідальний працівник рахує фактичний товар. На час підрахунку зупиніть його рух на цій ділянці або окремо зафіксуйте всі операції, щоб кожна одиниця потрапила до результату один раз.

У «Склад → Стан складу» можна переглянути кількість товару, обрати склади та стан на дату, відкрити рух конкретної позиції або додати її до відомості інвентаризації. Спочатку переконайтеся, що порівнюєте фактичний підрахунок із потрібним центром обліку та моментом часу.

1. Повторно порахуйте позиції з різницею, урахувавши упаковки й одиниці виміру.
2. Перегляньте надходження, продажі, повернення та переміщення за цими товарами.
3. Знайдіть помилки вибору картки, складу, кількості або дати документа.
4. Виправте помилкові операції, а фактичну втрату, знищення чи використання на власні потреби оформіть відповідними документами.

Для обліку за Порядком № 496 документи про знищення, втрату чи використання на власні потреби містять вартість за ціною придбання, підтвердженою товарним обліком. Після завершення звіряння власник має отримати пояснений перелік різниць і узгоджений залишок.

Закріпіть права доступу та відповідальність за резервні копії

Власник налаштовує ролі працівників відповідно до їхніх завдань. Продавцеві залиште потрібні операції продажу й повернення, товарознавцю — роботу з товаром, а зміни фінансових даних і налаштувань доступу доручіть визначеним відповідальним особам. Після налаштування увійдіть під обліковим записом працівника та з’ясуйте, які дії йому фактично доступні.

Доступ до резервних копій має контролювати власник бізнесу. Практично зручно створювати копію після завершення робочого дня, зберігати її окремо від робочого комп’ютера та періодично відновлювати в окремому середовищі. Так відповідальний працівник зможе з’ясувати, чи відкривається база та які операції містить копія. Окремо зберігайте оригінали паперових і електронних документів.

Строк зберігання документів визначайте за пунктами 44.3–44.4 Податкового кодексу України з урахуванням виду документів, початку відліку, продовження строків і незавершених податкових перевірок або спорів. Завершення продажу товару потребує подальшого архівного зберігання належних документів.

Які дані передавати для складання декларації

Перед завершенням звітного періоду власник або бухгалтер має отримати узгоджений комплект: документи закупівель, підтвердження готівкових і безготівкових оплат, банківські виписки, документи комісій та повернень, а за наявності обов’язку — Форму обліку товарних запасів із додатками. Окремо перелічіть передоплати, неоплачені відвантаження та розбіжності, які ще потребують пояснення.

За цими документами відповідальна особа визначає податкові показники, заповнює належні облікові форми, складає та подає декларацію. Звіти Торгсофт використовуйте для звіряння й підготовки даних. Обов’язки зі складання податкової звітності та оформлення податкових накладних організуйте окремо відповідно до статусу підприємця.

Нормативні акти для організації обліку

• Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI: стаття 44 — документальне підтвердження та зберігання; стаття 177 — облік підприємця на загальній системі; стаття 292 — доходи платників єдиного податку; пункти 296.1 і 296.10 — облік та звільнення першої групи від РРО/ПРРО.
• Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР: статті 2, 3, 5 і 9; пункт 13 розділу II — розрахункові операції, товарний облік, звітні чеки, винятки та умови роботи офлайн.
• Наказ Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496 «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку»: розділ I, розділ II та додаток — документи, початкові залишки, записи, виправлення і Форма обліку.