РРО чи ПРРО для ФОП: кому потрібен і як обрати для магазину

Фізична особа — підприємець (ФОП) в Україні визначає потребу в реєстраторі розрахункових операцій (РРО) або програмному реєстраторі розрахункових операцій (ПРРО) за способом приймання оплати, системою оподаткування, асортиментом та умовами законного звільнення. Приймання готівки й оплати картками за товари, зокрема через інтернет-еквайринг, за загальним правилом потребує фіскального чека. Для першої групи єдиного податку, прямих банківських переказів з рахунку на рахунок та окремих видів діяльності діють свої правила.

Перед придбанням каси опишіть усі способи оплати та перевірте право на виняток. Якщо фіскалізація потрібна, оберіть апаратний РРО або ПРРО, зареєструйте його, налаштуйте товари, податки й касирів та перевірте чеки продажу і повернення. Заздалегідь визначте порядок роботи під час відключень: продовжувати розрахунки можна за умов, установлених законом, і в межах технічних можливостей вашого рішення.

Що таке РРО і ПРРО

Апаратний РРО реєструє операції та зберігає фіскальні дані у власній фіскальній пам’яті. Касовий апарат може працювати як окремий пристрій, а фіскальний реєстратор зазвичай використовують разом із касовою програмою. Передавання електронних копій чеків і фіскальних звітних чеків до податкової входить до обов’язків користувача РРО.

ПРРО працює на пристрої підприємця та виконує фіскальні функції через сервер Державної податкової служби України (ДПС). Під час роботи онлайн сервер реєструє документи й присвоює їм фіскальні номери. Для роботи без зв’язку ПРРО використовує заздалегідь отриманий діапазон номерів. Визначення та основні обов’язки встановлено статтями 2–3 Закону № 265/95-ВР.

Складський облік, клієнтська база, аналітика та обмін даними з банківським терміналом залежать від можливостей конкретної програми й підключених функцій. Під час вибору попросіть постачальника показати повний продаж вашого товару: від сканування до отримання покупцем фіскального чека.

РРО і закон: хто може працювати без фіскальної каси

Перевірте кожний спосіб оплати

Для визначення обов’язку важливо, як покупець здійснює платіж. Позначення «безготівкова оплата» у виписці охоплює різні операції, зокрема карткові розрахунки, які підпадають під Закон № 265/95-ВР.

Практична рекомендація: попросіть банк або платіжного провайдера письмово описати механізм кожного підключеного способу оплати. Зіставте опис із договором і випискою. Платіжне посилання, переказ за номером картки та прямий переказ за реквізитами рахунку потребують окремої оцінки, оскільки сама назва кнопки «Оплатити» не розкриває механізму платежу. Правову основу дають визначення розрахункової операції у статті 2 та обов’язки зі статті 3 Закону № 265/95-ВР.

Перша група єдиного податку

Платники єдиного податку першої групи не застосовують РРО та ПРРО відповідно до пункту 296.10 Податкового кодексу України. Підприємець має дотримуватися умов перебування у своїй групі. Перед зміною групи або розширенням діяльності перевірте, чи збережеться звільнення.

Для ФОП другої та третьої груп сам статус платника єдиного податку не створює загального звільнення від фіскалізації. Так само підприємець на загальній системі перевіряє фактичні розрахунки та спеціальні винятки.

Виняток для розрахунків за послуги

Пункт 14 статті 9 Закону № 265/95-ВР дозволяє проводити розрахунки за послуги без РРО, ПРРО та розрахункової книжки, якщо такі розрахунки відбуваються виключно за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування та/або сервісів переказу коштів. Цей пункт стосується оплати послуг. Для продажу товарів перевіряйте загальні правила та інші застосовні підстави звільнення.

Практична рекомендація: якщо користуєтеся цим винятком, зафіксуйте дозволені способи оплати в умовах обслуговування та інструкції працівникам. Приймання готівки за послуги порушує умову виключності. Якщо одночасно продаєте товари, окремо визначте порядок приймання та оформлення оплати за них.

Магазин у селі або селищі: коли можна використовувати розрахункові книжки

ФОП на єдиному податку, який здійснює роздрібну торгівлю непідакцизними товарами на території села або селища, може за умовами пункту 1 переліку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України № 1336, працювати з розрахунковою книжкою (РК) та книгою обліку розрахункових операцій (КОРО). Підприємець реєструє ці книги й видає покупцям розрахункові квитанції.

Граничний річний обсяг розрахункових операцій для цього пункту становить 167 розмірів мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня податкового року, на один пункт продажу. При перевищенні межі застосування РРО або ПРРО стає обов’язковим. Для контролю розрахуйте власний ліміт за формулою та накопичуйте обсяг операцій окремо за кожною торговою точкою.

Пункт 1 не застосовується за наявності хоча б однієї з таких обставин:

• у тому самому торговельному об’єкті також продають підакцизні товари;
• цей ФОП здійснює дистанційну торгівлю, зокрема через інтернет;
• сільська, селищна або міська рада ухвалила рішення про обов’язкове застосування РРО чи ПРРО для цієї форми діяльності на відповідній території.

Крім того, пункт 2-1 постанови № 1336 виключає з її дії суб’єктів господарювання, які здійснюють роздрібну торгівлю підакцизними товарами. Перед вибором РК і КОРО перевірте власний асортимент, усі канали продажу та рішення місцевої ради. Якщо спираєтеся на інший пункт переліку, використовуйте саме його умови й ліміт: формула зі 167 мінімальних зарплат установлена для пункту 1.

Порядок реєстрації та ведення РК і КОРО визначає наказ Міністерства фінансів України № 547. Касир спочатку заповнює корінець, потім відривну частину квитанції та видає її покупцю не пізніше завершення розрахунку, а відповідальна особа щодня веде передбачені записи в КОРО. Якщо працюєте з РК і не передаєте відповідну інформацію до ДПС електронними каналами в порядку, передбаченому законом, подавайте звітність, пов’язану з їх використанням, не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця. Цей обов’язок установлює пункт 7 статті 3 Закону № 265/95-ВР; форму звіту № ЗВР-1 та порядок його подання затверджено наказом Міністерства фінансів України № 13.

Як асортимент впливає на касу й товарний облік

Перед налаштуванням каси складіть перелік товарних груп. Для підакцизних товарів закон передбачає програмування найменування, ціни, кількості та коду товарної підкатегорії за Українською класифікацією товарів зовнішньоекономічної діяльності (УКТ ЗЕД). Для алкогольних напоїв зазначайте реквізити акцизного маркування у випадках, передбачених законодавством. ПРРО заборонено використовувати при оптовій та роздрібній торгівлі пальним — це прямо встановлено пунктом 1 статті 3 Закону № 265/95-ВР.

Окремо визначте, чи зобов’язані ви вести облік товарних запасів за наказом Міністерства фінансів України № 496. Його застосовують ФОП, на яких поширюється обов’язок із пункту 12 статті 3 Закону № 265/95-ВР. У межах цієї норми облік ведуть, зокрема, підприємці на загальній системі та платники єдиного податку, зареєстровані платниками податку на додану вартість (ПДВ).

ФОП на єдиному податку без реєстрації платником ПДВ звільнені від цих вимог, крім підприємців, які реалізують:

• технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
• лікарські засоби та вироби медичного призначення;
• ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Якщо ви зобов’язані вести такий облік, охопіть ним усі товарні запаси, які утримуєте для продажу, та організуйте облік за кожним місцем продажу. Якщо обов’язок виник через продаж окремої категорії товарів, до обліку включайте також решту асортименту. Якщо на дату виникнення обов’язку вже маєте товари, складіть опис їх залишків із найменуваннями, кількістю, одиницями виміру та самостійно визначеною вартістю й внесіть його першим записом до Форми обліку.

За відсутності залишків такий запис не потрібен. Нові надходження вносьте на підставі первинних документів до початку реалізації. Також відображайте документально підтверджене вибуття: внутрішні переміщення, повернення постачальнику, втрату, знищення, використання на власні потреби та продаж за безготівковим розрахунком без РРО чи ПРРО у дозволених законом випадках. Продажі через РРО або ПРРО до графи вибуття не вносять. Первинний документ має дозволяти встановити постачальника й отримувача, дату операції, найменування, кількість і вартість товару.

Для документів про знищення, втрату або використання товарів на власні потреби діє виняток: реквізити постачальника й отримувача не зазначають, а вартість указують за ціною придбання, підтвердженою обліком. Внутрішні переміщення між власними магазинами також оформлюйте документами.

Форму обліку та первинні документи зберігайте в місці продажу до вибуття останньої одиниці товару з відповідного документа. Під час перевірки підприємець або працівник, який фактично продає товари чи проводить розрахунки, надає ці документи податківцям. Якщо оригіналів первинних документів у магазині немає, пункт 11 розділу II Порядку № 496 дозволяє надати копії та за потреби пред’явити оригінали до закінчення перевірки. Електронну Форму обліку потрібно показати у форматі, придатному для перегляду та/або копіювання. Звільнення від спеціального обліку запасів не скасовує вимог щодо документального підтвердження показників податкового обліку за статтею 44 Податкового кодексу України.

Що обрати: апаратний РРО чи ПРРО

Обидва рішення можуть забезпечувати виконання вимог щодо фіскалізації. Вибирайте за сумісністю з вашим асортиментом, касовою програмою, обладнанням і сценарієм роботи під час перебоїв.

Практична рекомендація: перед оплатою перевірте три свої операції — продаж за готівку, продаж карткою та повернення. Оцініть, чи працівник бачить результат фіскалізації, чи правильно передаються податки та як він отримає копію чека після помилки друку.

Що потрібно для реєстрації РРО або ПРРО

Підготовка торгової точки

Перевірте, що ДПС отримала повідомлення про господарську одиницю за формою № 20-ОПП і об’єкт має належний статус. Назва й адреса точки повинні узгоджуватися з документами на її використання, реєстраційними даними каси та реквізитами чека. Неповідомлений, закритий або такий, що не експлуатується, об’єкт є підставою для відмови в реєстрації.

Апаратний РРО

1. Оберіть модель і модифікацію з Державного реєстру РРО, перевірте сферу застосування, можливість первинної реєстрації та строк служби.
2. Укладіть договір із ЦСО. Узгодьте введення в експлуатацію та порядок звернення при несправності.
3. Подайте заяву за формою № 1-РРО. Її можна подавати в електронній формі.
4. Після резервування фіскального номера забезпечте персоналізацію, опломбування та переведення пристрою у фіскальний режим через ЦСО.
5. Отримайте реєстраційне посвідчення та перевірте всі дані перед роботою. Зберігайте на місці проведення розрахунків реєстраційне посвідчення й останню довідку про опломбування РРО або їхні копії.

За главою 2 розділу II Порядку, затвердженого наказом № 547, рішення про можливість реєстрації за відсутності підстав для відмови приймають не пізніше двох робочих днів із дня надходження заяви. Роботи після резервування номера мають визначений триденний робочий строк, а завершення реєстрації залежить від отримання належних документів від ЦСО. Плануйте запуск після завершення всієї процедури.

Програмний РРО та касири

1. Оберіть програму й пристрій, який підприємець використовує на праві власності, володіння або користування.
2. Підготуйте електронний підпис. Закон допускає кваліфіковані й удосконалені електронні підписи та/або печатки за встановлених умов; сумісність конкретного ключа перевірте у постачальника програми.
3. Подайте електронну заяву за формою № 1-ПРРО, зазначте господарську одиницю, локальний номер каси та обраний порядок роботи при втраті зв’язку.
4. Отримайте квитанцію з результатом обробки та фіскальним номером.
5. Подайте повідомлення за формою № 5-ПРРО щодо сертифікатів відкритих ключів, які використовуватимуться в ПРРО.
6. Перевірте чинність сертифікатів і можливість відкрити зміну уповноваженою особою.

Результат обробки заяви на ПРРО надсилають у день отримання, якщо вона надійшла до 16:00 робочого операційного дня, або не пізніше наступного робочого дня, якщо пізніше. Підстави для відмови, правила роботи касирів і захисту ключів визначає Порядок, затверджений наказом Міністерства фінансів України № 317, розділи II та IV.

Практична рекомендація: призначте відповідального за строки дії ключів, зміну касирів і оновлення реєстраційних даних. Зберігайте ключі та паролі так, щоб доступ мали лише уповноважені особи. Перед перенесенням каси або зміною її реквізитів перевіряйте необхідність перереєстрації. Якщо у зв’язку з переходом на ПРРО відмовляєтеся від апаратного РРО, строк служби якого ще не закінчився, скасуйте його реєстрацію за Порядком № 547 і подайте передбачені законом звітні документи. Саме підключення ПРРО не скасовує реєстрацію апаратного РРО.

Вартість РРО та ПРРО: що включити до бюджету

Порівняйте витрати на однакову кількість кас і однаковий період використання. Для апаратного РРО врахуйте придбання або оренду пристрою, послуги ЦСО, ремонт, доопрацювання програмного забезпечення, зв’язок і витратні матеріали. Для ПРРО — пристрій, ліцензію або передплату за обране рішення, інтеграції, підтримку, електронні підписи, доставку електронних чеків, принтер за потреби та резервне живлення.

ДПС забезпечує безоплатне програмне рішення ПРРО, що передбачено статтею 2 Закону № 265/95-ВР. Витрати на обладнання та організацію роботи оцінюйте окремо. У комерційного постачальника уточніть, за що саме нараховується плата: за касу, робоче місце, період використання, повідомлення чи додаткову функцію.

Для апаратного РРО перевіряйте строк служби конкретного пристрою та умови його подальшого застосування. Стаття 12 Закону № 265/95-ВР пов’язує використання зареєстрованих моделей зі строком служби й передбачає, що проміжок між первинною реєстрацією та виключенням із Державного реєстру не може бути меншим за сім років. Це потрібно врахувати при оцінці залишкового строку роботи вживаного пристрою.

Відкриття та закриття касової зміни

Перед першою операцією касир перевіряє обладнання, доступ до каси, свій підпис для ПРРО та фактичну готівку. Відкриття зміни у ПРРО має супроводжуватися створенням і реєстрацією відповідного повідомлення. На одному ПРРО одночасно може бути відкрита одна зміна. Автоматичне відкриття залежить від можливостей програми та її налаштувань.

До першої розрахункової операції після фіскального звітного чека (Z-звіту) касир реєструє через «службове внесення» готівку, яка зберігається на місці розрахунків, зокрема залишений розмін. Додаткове внесення готівки, не пов’язане з оплатою покупця, також оформлюйте через «службове внесення», а її вилучення, не пов’язане з розрахунковою операцією, — через «службову видачу». Для повернення покупцю використовуйте передбачену для цього розрахункову операцію. При поверненні через апаратний РРО суми понад 100 грн касир або матеріально відповідальна особа складає акт про видачу коштів із даними документа, що посвідчує особу покупця, відомостями про товар, сумою повернення та номером, датою й часом чека купівлі.

При скасуванні помилково проведеної через апаратний РРО суми або помилково вибраної форми оплати також складають акт із даними помилки та реквізитами чека. Такі акти зберігають три роки відповідно до пункту 8 розділу III Порядку № 547. При поверненні понад 100 грн із використанням РК акт складають за пунктом 4 глави 2 розділу III Порядку реєстрації та ведення РК і КОРО.

У день, коли проводили розрахункові операції, створюйте фіскальний звітний чек — Z-звіт. Для закриття зміни ПРРО його направляють на реєстрацію до фіскального сервера; робота офлайн має окремий порядок формування і подальшого передавання документів. Основні вимоги містять стаття 3 Закону № 265/95-ВР та розділи IV–V Порядку № 317.

Робота з РРО без світла та інтернету

Апаратний РРО: визначте резервний порядок

Відсутність інтернету та відключення живлення створюють різні умови для апаратного РРО. Можливість реєструвати операції при втраті зв’язку залежить від пристрою, накопичення даних і передбачених блокувань. З’ясуйте ці умови в документації та ЦСО й запишіть їх в інструкції касиру.

На період поломки РРО та його ремонту або тимчасового відключення електроенергії тривалістю не більше семи робочих днів стаття 5 Закону № 265/95-ВР передбачає використання зареєстрованих КОРО і РК або належно зареєстрованого резервного РРО.

Підприємець може оформити рішення про припинення розрахункових операцій до підключення резервного РРО або відновлення електропостачання та повідомити про нього під час реєстрації. За такого порядку дозволено не реєструвати й не зберігати КОРО та РК. Касир має зупинити розрахунки при настанні відповідних обставин.

Якщо працювали з РК, після встановлення відремонтованого або резервного РРО чи відновлення електропостачання проведіть через РРО суми розрахунків за період роботи з РК окремо за відповідними ставками податків. Якщо оперативна пам’ять РРО обнулилася, також відновіть за контрольною стрічкою суми розрахунків, проведених до поломки або відключення. Після цього сформуйте Z-звіт і за потреби оформіть «службове внесення» фактичної готівки на місці розрахунків. Детальний порядок містить пункт 10 розділу III Порядку застосування РРО № 547.

ПРРО: перевірте офлайн-режим і збереження документів

Загальні строки роботи ПРРО офлайн становлять до 36 годин безперервно та до 168 годин протягом календарного місяця. Водночас пункт 13 розділу II «Прикінцеві положення» Закону № 265/95-ВР дозволяє перевищення цих строків на період дії правового режиму воєнного чи надзвичайного стану або обставин непереборної сили. Для конкретного ПРРО також діють його технічні можливості та налаштування.

Для роботи офлайн потрібен отриманий у ДПС діапазон фіскальних номерів. За пунктом 10 розділу V Порядку № 317 до часу офлайн зараховують також проміжок між завершенням однієї офлайн-сесії та початком наступної, якщо в цей проміжок фіскальний сервер не зареєстрував жодного розрахункового документа цього ПРРО онлайн. Враховуйте це під час контролю часових лімітів вашої програми. Якщо підприємець обрав роботу без офлайн-режиму, розрахунки через такий ПРРО відновлюють після встановлення зв’язку або використовують належно зареєстрований резервний РРО. Знеструмлений пристрій потребує резервного живлення, щоб програма могла працювати.

Після відновлення зв’язку забезпечте, щоб ПРРО сформував повідомлення за формою № 4-ПРРО про завершення офлайн-режиму та протягом години передав до фіскального сервера пакет із повідомленням про початок офлайн-режиму, накопиченими чеками й фіскальними звітними чеками та повідомленням про завершення цього режиму. Копії розрахункових документів мають бути передані до передавання електронного фіскального звіту або фіскального звітного чека за відповідний день. Документи зберігають у ПРРО до отримання підтвердження фіскального сервера про доставку. Практична рекомендація: перевіряйте результат обміну та наявність непереданих документів перед перевстановленням програми, заміною пристрою або очищенням даних.

Ремонт та обслуговування РРО і ПРРО

При несправності апаратного РРО або пошкодженні засобів контролю повідомте ЦСО протягом робочого дня виявлення, а контролюючий орган — протягом двох робочих днів після цього дня. Використовуйте письмове повідомлення або електронні комунікації та збережіть підтвердження. ЦСО зобов’язаний відновити роботу РРО протягом семи робочих днів. Якщо він не забезпечив гарантійний ремонт не пізніше сьомого робочого дня з дня прийняття РРО в ремонт, він має ввести в експлуатацію резервний РРО, належно зареєстрований на підприємця. Ці обов’язки встановлює стаття 14 Закону № 265/95-ВР. Ремонт і втручання в пристрій проводьте через ЦСО за правилами пунктів 14 і 16 статті 3 Закону № 265/95-ВР.

Несправність ПРРО також потребує повідомлення: протягом дня виявлення подайте форму № 2-ПРРО до контролюючого органу та повідомте виробника й/або ЦСО за наявності. На час несправності розрахунки на цьому ПРРО припиняють. Після усунення несправності подайте заяву з позначкою «Відновлення роботи»; якщо вона не надійде протягом місяця, реєстрацію ПРРО скасовують за пунктом 12 розділу II Порядку № 317.

Практична рекомендація: у разі помилки збережіть її текст, номер документа, час і результат оплати. Спочатку з’ясуйте, чи сервер уже зареєстрував чек і чи банк виконав платіж. Це допоможе обрати правильну дію для відновлення операції та уникнути повторного списання коштів.

Видача чеків: що налаштувати й перевірити

Форми та реквізити розрахункових документів установлює наказ Міністерства фінансів України від 21 січня 2016 року № 13. Перевіряйте чинну форму чека продажу й окремо форму чека видачі коштів для повернення.

Перед запуском перевірте в чеку такі дані з урахуванням умов їх застосування:

• найменування підприємця, назву й адресу господарської одиниці, податкові реквізити;
• назви товарів, кількість і ціну у випадках, передбачених формою, вартість позицій;
• форму та засоби оплати, належні суми й валюту операції;
• загальну суму, заокруглення та суму до сплати у відповідних випадках, решту при оплаті готівкою;
• фіскальні номери чека та каси, дату й час, двовимірний код для пошуку чека — QR-код, інші реквізити відповідного виду документа;
• для ПРРО — позначку режиму онлайн або офлайн та контрольне число для офлайн-документа;
• дані ПДВ для платника цього податку, акцизу й товарних кодів у випадках, коли вони потрібні;
• реквізити карткової операції, передбачені для термінала, з’єднаного або поєднаного з РРО чи ПРРО.

ФОП на єдиному податку без ПДВ може використовувати дозволену законом спрощену назву товару, яка відображає його споживчі ознаки та однозначно визначає належність до групи продукції за Державним класифікатором продукції та послуг ДК 016:2010. Ця можливість має винятки для підакцизних товарів, технічно складних побутових товарів із гарантійним ремонтом, лікарських засобів, медичних виробів та визначених законом ювелірних і побутових виробів із дорогоцінних матеріалів. Практично доцільно зберігати достатньо конкретні назви, щоб касир і покупець могли встановити, який товар продано.

Відсутність обов’язкового для відповідної операції реквізиту може призвести до неприйняття документа як розрахункового. Водночас пункт 3 розділу I Положення № 13 прямо зазначає: помилки чи неточності в назві товару, які не спотворюють інформацію про операцію, не є підставою для визнання документа нерозрахунковим.

Покупцю надають паперовий та/або електронний розрахунковий документ. Електронний чек можна передати на наданий номер телефону чи електронну адресу або забезпечити зчитування QR-коду для його ідентифікації. Касир реєструє продаж через РРО одночасно з розрахунковою операцією відповідно до пункту 5 розділу III Порядку № 547. ПРРО також створює електронний розрахунковий документ у момент розрахункової операції відповідно до статті 2 Закону № 265/95-ВР. Покупцю документ має бути виданий або створений в електронній формі не пізніше передання товару — це передбачено частиною 11 статті 8 Закону України «Про захист прав споживачів».

Практична рекомендація: запропонуйте паперовий чек або доступ через QR-код покупцю, який не надає контактів. Якщо збираєте телефон чи електронну адресу для доставки чека, визначте цю мету обробки даних. Для подальшого використання контактів у маркетингу забезпечте належну правову підставу відповідно до статей 6 і 11 Закону України «Про захист персональних даних».

Як працювати з банківським терміналом та РРО

Банківський термінал проводить платіж, а РРО або ПРРО реєструє розрахункову операцію. За відсутності законного звільнення підприємець забезпечує обидва етапи та видачу фіскального чека. Квитанція термінала підтверджує картковий платіж і має своє призначення.

Практична рекомендація: перед вибором обладнання окремо перевірте, чи зобов’язані ви забезпечити покупцям можливість безготівкової оплати за умовами, застосовними до вашої діяльності та місця торгівлі. При інтегрованому терміналі перевірте автоматичне передавання суми й результату платежу. При окремому терміналі касир звіряє суму, очікує успішного результату та проводить відповідну оплату в касовій програмі. У разі збою він перевіряє статус банківської операції до повторного приймання платежу.

Рядки 12–17 фіскального чека з даними еквайра, платіжного пристрою та карткової операції заповнюють за умови використання термінала, з’єднаного або поєднаного з РРО чи ПРРО. Саме таку умову встановлює пункт 4 розділу II Положення № 13. Перевіряйте фактичну взаємодію обладнання та налаштування передавання даних.

Умовний приклад. Покупець оплачує покупку на 1 200 грн: 400 грн готівкою та 800 грн карткою. Касир оформлює продаж на повну суму 1 200 грн і правильно відображає обидві частини оплати. Наприкінці зміни він звіряє 400 грн із рухом готівки та 800 грн із картковими операціями, враховуючи інші продажі, повернення й службові операції за день.

Фіскальні чеки та касові зміни в ПРРО Торгсофт

Опція «Програмний РРО» Торгсофт формує чеки в програмі обліку та передає їх до ДПС. Вона працює з ліцензіями Старт, Ультра й Термінал. Підприємець купує платну річну ліцензію на опцію для кожного робочого місця (каси), де відбувається фіскалізація. Торгсофт підтримує фіскалізацію через власну опцію ПРРО або сумісний апаратний фіскальний реєстратор; підключення сторонніх ПРРО не підтримується. З програми можна подати документи щодо господарської одиниці, ПРРО та касирів; для цього налаштовують підприємство й кваліфікований електронний підпис (КЕП) підприємця. Для подання заяв ключ має підтримувати шифрування даних — таке обмеження описане в офіційній довідці з реєстрації. Перед запуском перевірте квитанції про прийняття, фіскальний номер і готовність каси до роботи.

Для щоденних продажів налаштуйте ознаки фіскальності товарів, податки, касирів, друк і повернення.

• У стандартному сценарії касир використовує власний КЕП.
• Якщо одночасно активовано опції «Підключення програмного РРО» та «Зв’язування продажу кожного товару з продавцем» і вибрано режим «Для кожного товару», програма підписує всі фіскальні чеки загальним ключем ПРРО та не використовує особисті ключі працівників; перед увімкненням цього режиму перевірте тип загального ключа.
• Особистий ключ підпису працівника або підприємця не передавайте іншим касирам.
• Пункт 7 розділу II Порядку № 317 допускає використання електронного підпису особи, яка проводить операцію, або електронної печатки підприємця; доступ до ключа печатки має відповідати обмеженням пункту 2 розділу IV цього Порядку.
• До підтвердження постачальником підтримки електронної печатки в цьому режимі налаштуйте вибір касира перед роботою, щоб кожен працівник підписував чеки власним КЕП.
• Для автоматичного передавання даних термінала потрібна опція «Інтеграція з банківським терміналом», а для надсилання чеків електронною поштою, у Viber чи коротких текстових повідомленнях SMS — опція «Масові розсилки клієнтам», шаблон і налаштований сервіс доставки.
• Для смартфона використовують мобільний застосунок з окремо налаштованим ПРРО; одночасна робота одного ПРРО в настільній програмі та застосунку не передбачена.

За налаштованої підтримки офлайн Торгсофт накопичує документи локально й передає їх після відновлення зв’язку. Документовані технічні межі становлять 36 годин на одну безперервну сесію та 168 годин на місяць; вичерпання часу або діапазону номерів блокує роботу до відновлення зв’язку. Перше відкриття зміни потребує інтернету; до перебою перевірте успішне відкриття та отримання необхідних даних. Після відновлення зв’язку перевірте прийняття документів сервером. Особливості описані в інструкції з роботи ПРРО Торгсофт офлайн, а щоденні операції — в інструкції касира з продажів і касових змін.

Які штрафи за порушення правил РРО

За проведення розрахунку на неповну суму, непроведення через належний фіскальний РРО чи ПРРО або невидачу відповідного розрахункового документа пункт 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР передбачає фінансову санкцію:

• 100% суми продажу з порушенням — за порушення, вчинене вперше;
• 150% суми продажу з порушенням — за кожне наступне порушення.

Пункт 14 розділу II «Прикінцеві положення» цього Закону передбачає територіальне звільнення від відповідальності за порушення при продажу товарів і наданні послуг на тимчасово окупованих територіях, територіях активних або можливих бойових дій. Воно діє до відповідної дати завершення окупації, бойових дій або припинення можливості бойових дій за офіційним переліком. Звільнення не поширюється на порушення порядку розрахунків при продажу підакцизних товарів.

Для оцінки цього винятку зіставте місце продажу, дату порушення, категорію території та дати в офіційному переліку. Сам факт дії воєнного стану не створює загального звільнення від відповідальності за всі операції.

Для підприємців, на яких поширюється обов’язок обліку товарних запасів, стаття 20 Закону передбачає окрему санкцію за реалізацію необлікованих товарів та/або ненадання документів під час перевірки: вартість відповідних товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Межі застосування цієї норми враховують установлені законом винятки для ФОП на єдиному податку без ПДВ.

Чекліст запуску та щоденного контролю каси

1. Опишіть платежі. Перелічіть готівку, термінал, оплату на сайті, прямі перекази та розрахунки при доставці. Для кожного сценарію визначте отримувача коштів, підставу фіскалізації або звільнення та спосіб видачі документа покупцю.
2. Перевірте групу й товари. Зафіксуйте податковий статус, ПДВ, підакцизні товари та асортимент, який впливає на облік запасів і реквізити чека.
3. Порівняйте рішення. Отримайте перелік витрат на потрібну кількість кас, перевірте сумісність обладнання та продемонстровані постачальником операції.
4. Завершіть реєстрацію. Перевірте господарську одиницю, фіскальний номер, касирів, сертифікати й результат обробки заяв.
5. Перевірте налаштування. Перегляньте чек продажу, повернення, карткової та змішаної оплати, а також передавання даних термінала.
6. Підготуйте резервний порядок. Забезпечте живлення й зв’язок, перевірте офлайн-номери або зареєстровані РК та КОРО, визначте умови зупинення розрахунків.
7. Навчіть касирів. Відпрацюйте відкриття зміни, службове внесення, продаж, повернення, помилку оплати, повторний друк копії та закриття зміни.
8. Звіряйте підсумки. Наприкінці роботи перевіряйте готівку, карткові операції, повернення, Z-звіт та непередані документи.
9. Зберігайте документи. Організуйте доступний архів реєстраційних документів, квитанцій, звітів і первинних документів на товари та перевіряйте можливість їх відкрити.

Для контрольної стрічки апаратного РРО Закон № 265/95-ВР установлює трирічне зберігання, для використаних КОРО та РК — три роки після їх закінчення. Офлайн-документи ПРРО зберігають до передавання та отримання підтвердження доставки. Для податкових та інших підконтрольних ДПС документів ФОП у загальному випадку мінімальний строк зберігання становить 1 095 днів. Для документів, використаних під час складання податкової звітності, відлік починається з дня її подання, а якщо звітність не подано — з граничного строку її подання.

Для документів щодо виконання іншого підконтрольного ДПС законодавства строк рахують із дня відповідної господарської операції, а для дозвільних документів — із дня закінчення їх дії. Ці правила встановлено пунктом 44.3 статті 44 Податкового кодексу України. Враховуйте продовження строків у передбачених законом випадках, а документи, пов’язані з перевіркою або оскарженням, зберігайте до завершення відповідних процедур і щонайменше протягом установленого мінімуму.

Офіційні джерела для застосування правил

• Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР: статті 2–3, 5, 9–10, 12, 17, 20; пункти 13–14 розділу II «Прикінцеві положення».
• Податковий кодекс України № 2755-VI: стаття 44, пункт 296.10.
• Постанова Кабінету Міністрів України № 1336 «Про забезпечення реалізації статті 10 Закону України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг”»: пункти 2, 2-1 постанови та пункт 1 затвердженого переліку.
• Наказ Міністерства фінансів України № 547 про реєстрацію РРО та КОРО: розділи II–III Порядку реєстрації та застосування РРО.
• Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок і книг обліку розрахункових операцій, затверджений наказом № 547: розділи II–III.
• Наказ Міністерства фінансів України № 317 та затверджений ним Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО: розділи II–V.
• Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 і Положення про форму та зміст розрахункових документів: розділи I–III, форми чеків продажу та видачі коштів.
• Наказ Міністерства фінансів України № 496 про облік товарних запасів ФОП: розділи I–II та Форма ведення обліку товарних запасів.
• Закон України «Про захист прав споживачів» № 1023-XII: частина 11 статті 8 щодо розрахункового документа.
• Закон України «Про захист персональних даних» № 2297-VI: статті 6 і 11 щодо мети та підстав обробки контактів покупця.