Як планувати закупівлі та зміни асортименту магазину

Плануйте зміну асортименту послідовно: визначте ціль, установіть обмеження, перевірте залишки, погодьте закупівлю та призначте перевірку результату. Для кожного товару запишіть, що саме хочете змінити й за якими показниками оціните рішення.

Перед наступним замовленням порівняйте фактичні продажі з прогнозом, а кінцевий залишок — із запланованим. На підставі цього перегляньте обсяг закупівлі. Не сприймайте початковий план як обов’язкову кількість товару, яку потрібно придбати незалежно від результатів.

Визначте ціль і строк перевірки

Сформулюйте конкретну, вимірювану й реалістичну ціль із визначеним строком. Перевірте, чи досяжна вона за доступного бюджету та місця для товару.

Запишіть обрану зміну: додати позицію, поповнити наявну або скоротити наступну закупівлю. Поруч зазначте прогноз продажів і бажаний залишок на кінець періоду. Оберіть дату, коли перевірите ці показники. Так ви заздалегідь визначите, які результати потрібно зіставити.

Обмежте закупівлю бюджетом і місцем

Планування асортименту передбачає розподіл бюджету та місця для зберігання кожного товару. До погодження замовлення визначте загальний ліміт закупівель на обраний період і частину цього ліміту для кожної запланованої зміни.

Принцип установлення ліміту закупівель на період використовує метод open-to-buy. Для свого плану зафіксуйте суму, яку дозволяєте витратити, та перевіряйте кожне замовлення щодо цього обмеження. Саму наявність невитраченого бюджету не використовуйте як підставу для додаткової закупівлі.

Окремо перевірте, де розмістите товар. Уточніть строк постачання, мінімальну партію та умови постачальника перед погодженням кількості й дати замовлення. Якщо партія не відповідає вашому бюджету або доступному місцю, перегляньте заплановану зміну.

Перевірте залишки до рішення про кількість

Під час перевірки запасів облікову кількість звіряють із фізично підрахованим товаром. Проведіть таку перевірку для позицій, щодо яких плануєте закупівлю. Зафіксуйте розбіжності та з’ясуйте їх перед остаточним рішенням.

Дотримуйтеся залежностей між завданнями: спочатку отримайте перевірений залишок, потім визначте кількість до закупівлі, після цього погодьте замовлення. Не затверджуйте наступний етап, поки дані попереднього потребують уточнення.

Ведіть короткий список рішень. Для кожної позиції заповніть:

• товар і перевірений поточний залишок;
• заплановану зміну та кількість до закупівлі;
• виділений бюджет і місце для зберігання;
• прогноз продажів і цільовий кінцевий залишок;
• строк перевірки;
• фактичні продажі, залишок і наступне рішення.

Умовний приклад: поповнення однієї позиції

Усі дані цього прикладу умовні. Власник планує за чотири тижні продати 30 одиниць товару й завершити період із залишком 10 одиниць. На закупівлю він виділяє до 3 000 грн. Місця вистачає для 40 одиниць.

За обліком залишилося 24 одиниці, фізичний підрахунок показав 20. Для прикладу припустімо, що розбіжність з’ясували, інших надходжень і вибуття не буде, а закупівельна ціна становить 100 грн за одиницю.

Розрахунок запланованої закупівлі: 30 одиниць для продажу + 10 одиниць кінцевого залишку − 20 наявних = 20 одиниць. Вартість становить 20 × 100 = 2 000 грн. Після надходження буде 40 одиниць. За умовами прикладу кількість відповідає обмеженням бюджету й місця.

Припустімо, за чотири тижні продали 24 одиниці та залишилося 16. Продажі нижчі за прогноз на 6 одиниць, залишок вищий за ціль на 6. Перед повторним замовленням власнику варто перевірити причини відхилення та переглянути кількість. Ці числа ілюструють порядок розрахунку й перевірки; вони не задають норму для інших магазинів.

Перегляньте результат перед наступною закупівлею

У визначений строк зіставте прогноз із фактичними продажами та цільовий залишок із фактичним. Зафіксуйте відхилення окремо для кожної позиції. Після перевірки причин оберіть наступну дію: залишити план, змінити кількість або відкласти закупівлю.

Для оцінки запасу можна використовувати частку проданого товару за період — sell-through rate. Показник означає відсоток запасу, проданого покупцям. В умовному прикладі без інших рухів товару продано 24 із 40 одиниць, тобто 60%. Не встановлюйте за цим прикладом поріг для вилучення товару. Розглядайте показник разом із власним прогнозом і ціллю.

Як задати мінімальний залишок у Торгсофт для кожного центру обліку

Якщо плануєте запас окремо для кількох центрів обліку, визначте мінімальну кількість конкретного товару для кожного з них. У Торгсофт можна встановити мінімальний залишок товару окремо для кожного центру обліку. Опис можливості наведено на сторінці керування залишками за складами.

Використовуйте задані значення як орієнтири у своєму плані: зіставляйте з ними перевірений залишок і вирішуйте, чи потрібне поповнення. Перед замовленням повторно перевіряйте бюджет, доступне місце та умови постачання.

Не трактуйте встановлений мінімум як доказ майбутнього попиту або готове обґрунтування закупівлі. Під час перегляду результатів повертайтеся до обраної цілі й вирішуйте, чи варто змінити цей орієнтир.