Як підготувати магазин до Чорної п’ятниці: план від закупівель до підсумків

Почніть підготовку до Чорної п’ятниці за 30 днів: виберіть обмежений асортимент, порахуйте допустиму знижку, погодьте постачання та визначте, скільки покупців і замовлень зможе обслужити команда. До запуску реклами звірте фактичні залишки, перевірте ціни на всіх майданчиках і проведіть пробну покупку від вибору товару до отримання документа про розрахунок.

Під час акції контролюйте доступний товар, чергу замовлень і витрати на рекламу. Коли запас вичерпано, припиняйте рекламувати відповідну пропозицію та приймати нові замовлення на неї. Уже укладені договори виконуйте на погоджених умовах, звернення покупців опрацьовуйте незалежно від знижки, а фінансовий результат визначайте після врахування повернень і витрат на виконання замовлень.

За 30–21 день: визначте обсяг продажів, який магазин зможе обслужити

Власник має почати з можливостей магазину, сайту та команди. Організуйте коротке тренування: продавець оформлює покупку, працівник складу знаходить товар, пакувальник готує відправлення, менеджер відповідає на запит покупця. Заміряйте час кожного етапу та з’ясуйте, де накопичуються незавершені завдання.

За результатами встановіть робочі обмеження: скільки замовлень команда приймає за день, до котрої години готує відправлення та коли передає посилки перевізнику. Залиште час на консультації, помилки, перерви та звернення щодо вже проданих товарів. Якщо один працівник одночасно працює на касі й пакує посилки, не плануйте для нього повне навантаження на обох ділянках.

У невеликому магазині одна людина може відповідати за кілька ділянок. Запишіть, хто її підміняє та які завдання мають пріоритет у години найбільшого навантаження.

За 21–14 днів: виберіть асортимент і погодьте постачання

Складіть короткий перелік товарів, які команда встигає підготувати до продажу. Для кожної позиції зафіксуйте артикул, варіант товару, собівартість, звичайну й акційну ціну, доступну кількість, місце зберігання та очікувані витрати на продаж. Окремо оцінюйте розміри, кольори й комплектації: наявність однієї модифікації не означає, що доступні всі варіанти в рекламному оголошенні.

До акції можна включити товари зі стабільним попитом і частину запасів, які продаються повільно. Для кожного товару визначте конкретну причину участі: залучення покупців, продаж залишку або збільшення суми покупки. Якщо комплект потребує додаткового збирання, перевірте наявність усіх складових і час підготовки.

Закупівельник має письмово погодити з постачальником:

• найменування, кількість, закупівельну ціну та умови оплати;
• останню дату замовлення, за якої товар встигне прибути до акції;
• дату відвантаження та очікувану дату отримання;
• порядок дій за неповної поставки, браку або затримки;
• можливість додаткового постачання та умови повернення непроданого товару, якщо постачальник на це погоджується.

Призначте внутрішню граничну дату приймання: після неї нову поставку не включають у рекламу, доки працівники не отримають, не оглянуть і не порахують товар. Обіцянку постачальника тримайте окремо від запасу, який магазин уже може передати покупцеві.

Порахуйте внесок акції та рух грошей окремо

Внесок акції — це виручка після повернень за мінусом собівартості проданого товару та витрат, які ви віднесли до акції. Він показує, скільки залишається на покриття інших витрат магазину. Щоб визначити повний прибуток, потрібно також врахувати відповідні податки, постійні витрати та інші витрати бізнесу.

Рух грошей показує фактичні надходження й виплати. Оплата постачальнику може відбутися раніше за продаж, а кошти від покупців — надійти пізніше за відправлення. Тому перед акцією складіть календар платежів: закупівля, реклама, доставка, оплата додаткової роботи та резерв для повернення коштів.

Умовний приклад розрахунку

Припустімо, магазин закупив і повністю оплатив 100 одиниць товару по 600 грн, тобто витратив 60 000 грн. Під час акції він продав усі 100 одиниць по 900 грн та отримав 90 000 грн. Потім покупці повернули 10 одиниць, магазин відшкодував 9 000 грн, а придатний до подальшого продажу товар повернув на склад. Витрати магазину на рекламу становили 5 000 грн, пакування — 1 000 грн, доставку — 3 000 грн, зворотну доставку — 500 грн. Усі ці суми умовні; інших витрат у прикладі немає.

Різниця між внеском акції та чистим рухом грошей становить 6 000 грн — собівартість товару, який залишився на складі. До затвердження знижок власник має визначити мінімальну акційну ціну: до собівартості одиниці додайте очікувані витрати акції в розрахунку на одну остаточно продану одиницю та бажаний внесок на покриття інших витрат магазину. Врахуйте рекламу, пакування, доставку, комісії, додаткову роботу й очікувані витрати через повернення. Максимальну знижку у відсотках розрахуйте так: (звичайна ціна − мінімальна акційна ціна) ÷ звичайна ціна × 100.

Якщо мінімальна ціна перевищує звичайну, заплановані витрати й бажаний внесок не дозволяють надати знижку. Для власного плану повторіть розрахунок із більшою кількістю повернень і меншою кількістю продажів. Якщо за такого сценарію бракує грошей на обов’язкові платежі, зменште закупівлю, рекламний бюджет або глибину знижки.

За 14–7 днів: оформіть зрозумілі й чесні умови знижок

Для продажів споживачам в Україні — людям, які купують для особистих потреб, не пов’язаних із підприємницькою діяльністю чи роботою за наймом, — врахуйте вимоги статті 15 Закону України «Про захист прав споживачів». Знижка має стосуватися товару, який безпосередньо продає магазин, діяти протягом визначеного обмеженого періоду, а ціна повинна бути нижчою за звичайну. Розпродаж має охоплювати всі товари в певному місці або чітко визначену групу, бути обмеженим у часі та передбачати ціни нижчі за звичайні. Після публічного повідомлення про початок знижок або розпродажу покупцю потрібно показувати попередню та нову ціну. Ці правила діють також для харчових продуктів.

Власник затверджує єдині правила, за якими працюватимуть продавці, сайт і реклама. Зазначте товари та винятки, місця продажу, дати й години дії, ціни, кількісні обмеження та порядок поєднання з іншими знижками. Для комплекту покажіть його склад, загальну вартість і ціни складових окремо. Ціни для споживача мають включати всі податки й обов’язкові платежі, які він сплачує під час придбання. Збережіть історію цін і затверджену редакцію умов, щоб команда могла пояснити розрахунок покупцеві.

Частини 4 і 8 статті 8 Закону України «Про рекламу» вимагають зазначати в рекламі знижок місце, дати початку й закінчення та співвідношення нової ціни до попередньої або розмір знижки. Для товарів, які продають в Україні, рекламні ціни зазначають у гривнях. Для реклами в аудіальних медіа передбачено окреме правило: вона повинна вказувати, де дізнатися про умови знижок або розпродажу.

Перед публікацією маркетолог має зіставити кожне оголошення з конкретними товарами та їхніми цінами. Якщо найбільша знижка діє лише на частину асортименту, поясніть це зрозуміло. Не встановлюйте таймер, який після завершення запускається знову, і не повідомляйте про дефіцит без фактичної підстави: неправдиві обмеження строку чи кількості забороняє стаття 19 Закону «Про захист прав споживачів».

Як у Торгсофт відібрати товари для Чорної п’ятниці та перевірити знижки

Товарознавець може почати з меню «Аналіз → Аналіз товару, що залежався». Виберіть період і центр обліку — магазин або склад у Торгсофт, застосуйте вибір і натисніть «Оновити». Звіт відбирає товари з кількістю проданих одиниць, строго меншою за встановлений поріг: для поштучного товару поріг 1 показує нуль проданих одиниць. Увімкніть відбір товарів, наявних на початок періоду, щоб окремо оцінити давні запаси.

У «Склад → Стан складу» перегляньте кількість, собівартість і ціну зі знижкою. «Стан на дату» показує кількість на вибрану дату, а «Історія змін ціни та знижки» допомагає відновити попередні ціни. Комірник має зіставити обліковий залишок із фактичним товаром, а власник — погодити кількість для акції.

У звіті залежалого товару виберіть потрібні позиції, натисніть «Задати товарну знижку», введіть значення та натисніть «Продовжити». Перевірте стовпці «Відсоток знижки» й «Ціна зі знижкою», а через «Друк етикеток» виберіть «Друк етикеток зі знижкою». Товарна знижка має пріоритет перед іншими знижками клієнта й діє незалежно від наявності дисконтної картки. Перед масовою зміною проведіть пробну покупку та порівняйте суму з етикеткою. У вікні зміни ціни й знижки поля знижки доступні, коли вимкнено налаштування «На товар не поширюється знижка». Не використовуйте перемикач «Уцінка» лише для позначення акції: він також обмежує інші знижки та можливість повернення в програмі; законні вимоги покупця потрібно опрацьовувати незалежно від такого налаштування.

За 7–2 дні: зафіксуйте фактичний запас і перевірте оформлення покупки

Комірник перераховує акційні товари, перевіряє стан і комплектність, відокремлює брак та вже зарезервовані покупки. Після цього власник затверджує початкову доступну кількість для кожного каналу. Подальші продажі й переміщення мають зменшувати відповідний доступний запас. Якщо єдиного оперативного обліку між каналами немає, виділіть кожному окрему кількість і призначте працівника, який погоджує її перерозподіл.

Технічному спеціалісту доручіть перевірити сайт під погодженим навантаженням. Власник або адміністратор має пройти покупку з телефона й комп’ютера та зафіксувати результат кожного кроку:

1. Відкрити рекламне посилання й переконатися, що воно веде на потрібний товар за обіцяною ціною.
2. Вибрати варіант товару, змінити кількість і перевірити обмеження доступного залишку.
3. Застосувати знижку та порівняти суму в картці, кошику й на етапі оплати.
4. Перевірити вартість доставки, строк відправлення та можливість виправити дані до підтвердження покупки.
5. Пройти успішну й невдалу оплату та переконатися, що повторна спроба не створює зайвого замовлення.
6. Отримати підтвердження замовлення на контакти, зазначені для пробної покупки, знайти замовлення у відповідального менеджера та перевірити оформлення документа про розрахунок.

На сайті забезпечте прямий, простий і стабільний доступ до повного найменування юридичної особи або прізвища, імені та по батькові фізичної особи — підприємця. Для юридичної особи зазначте місцезнаходження та ідентифікаційний код, для підприємця — місце реєстрації, фактичного проживання та реєстраційний номер облікової картки платника податків. Для підприємців, які офіційно відмовилися від цього номера через релігійні переконання та мають відповідну відмітку в паспорті, закон передбачає зазначення серії та номера паспорта. Додайте адресу електронної пошти та/або інтернет-магазину, а для діяльності, що підлягає ліцензуванню, — відомості про ліцензію. Покажіть інформацію про включення податків у ціну та вартість доставки. Це передбачає стаття 7 Закону України «Про електронну комерцію». Не вимагайте для оформлення замовлення відомостей, без яких договір можна укласти й виконати.

За статтею 13 Закону «Про захист прав споживачів» до дистанційної покупки товару споживач має отримати відомості про продавця й порядок прийняття претензій, характеристики товару, ціну з доставкою, умови оплати та поставки, гарантійні зобов’язання, пов’язані послуги й порядок розірвання договору. Зазначте також період прийняття пропозиції; для періодичних поставок — мінімальну тривалість договору, а за відмінної від граничного тарифу вартості електронного зв’язку — таку вартість. Підтвердьте цю інформацію письмово або електронним повідомленням. Умови, підтверджені таким способом, продавець не може змінювати односторонньо. Підтвердження покупки за статтею 11 Закону «Про електронну комерцію» має також містити умови обміну й повернення, відомості про продавця, порядок прийняття претензій та гарантійні зобов’язання.

Напередодні: проведіть інструктаж і підготуйте відправлення

Адміністратор проводить коротке практичне заняття: кожен продавець пояснює умови акції, оформлює покупку й показує, кому передає спірне питання. Підготуйте одну доступну всій команді пам’ятку з цінами, винятками, строками та контактами відповідальних осіб.

• Касир перевіряє підсумкову ціну до розрахунку та забезпечує видачу належного розрахункового документа або його створення в електронній формі не пізніше передачі товару, як передбачає частина 11 статті 8 Закону «Про захист прав споживачів». Електронний документ надсилають на наданий покупцем номер телефону чи електронну адресу; закон також дозволяє показати на дисплеї програмного реєстратора розрахункових операцій код для зчитування та ідентифікації документа.
• Менеджер замовлень перевіряє наявність і погоджений строк відправлення, фіксує домовленості та передає завдання складу.
• Комірник звіряє артикул, варіант, кількість і комплектність перед пакуванням.
• Відповідальний за доставку перевіряє паковання, дані одержувача та фактичну передачу посилки перевізнику.
• Керівник зміни вирішує питання розбіжності цін, нестачі товару, затримок і звернень покупців.

Розкладіть паковання та витратні матеріали біля робочих місць. Пройдіть шлях одного замовлення від отримання до передачі перевізнику. Позначайте ці етапи окремо, щоб менеджер міг повідомити покупцеві фактичний стан його відправлення.

Під час Чорної п’ятниці: керуйте залишками, чергою та рекламою

Власник визначає контрольні моменти протягом дня, коли відповідальні звіряють доступні залишки, оплачені й незібрані замовлення, пропущені звернення та рекламні витрати. Після кожної звірки має бути зрозуміло, хто усуває конкретну проблему й до якого часу.

Якщо товар закінчився, маркетолог зупиняє відповідні оголошення, а менеджер прибирає можливість нового замовлення та виправляє інформацію на майданчиках. Якщо команда вже не встигає виконувати нові замовлення у заявлений строк, зменште рекламне навантаження й повідомте реальний строк до наступних покупок.

Для вже укладених договорів зберігайте погоджені ціни й умови. Момент укладення електронного договору залежить від пропозиції продавця та способу її прийняття покупцем; порядок має бути зрозумілим на сайті. Стаття 11 Закону «Про електронну комерцію» також вимагає оперативно підтверджувати отримання замовлення.

Якщо виконати дистанційний договір неможливо через відсутність товару, негайно повідомте покупця. Частина 6 статті 13 Закону «Про захист прав споживачів» встановлює для такого повідомлення крайню межу — 30 днів від одержання згоди на укладення договору. Вона також передбачає поставку в прийнятний строк, але не пізніше 30 днів від одержання такої згоди, якщо договором не визначено інше. Для власної роботи встановіть короткий строк реакції: щойно нестачу виявлено, менеджер зв’язується з покупцем і погоджує подальші дії. Заміна без окремого погодження можлива за заздалегідь повідомленою умовою договору: інший товар має відповідати меті використання замовленого, мати таку саму або кращу якість і коштувати не дорожче. Якщо такої умови немає, погодьте заміну з покупцем.

Після акції: приймайте звернення та завершіть розрахунки

Знижка сама по собі не позбавляє покупця законних прав. Приберіть формулювання «акційний товар обміну та поверненню не підлягає». Менеджер має з’ясувати причину звернення: недолік товару, обмін якісного товару чи розірвання дистанційного договору. Для цих ситуацій діють різні правила.

• Товар із недоліком. Прийміть звернення й товар та визначте вимогу покупця за статтею 8 Закону «Про захист прав споживачів». Для недоліків, виявлених протягом гарантійного строку, закон передбачає зменшення ціни, безоплатне усунення недоліків або відшкодування витрат на їх усунення. Заміна чи розірвання договору передбачені за встановлених законом умов для істотних недоліків з вини виробника або продавця чи фальсифікації. Вимоги не задовольняють, якщо продавець або виробник доведе, що недоліки виникли через порушення покупцем правил користування чи зберігання. Для вживаних непродовольчих товарів, проданих через роздрібні комісійні підприємства, задоволення цих вимог у межах незакінченого гарантійного строку залежить від згоди продавця. Для непридатного харчового продукту діє окреме правило: продавець замінює його на придатний або повертає кошти.

• Якісний непродовольчий товар. Стаття 9 передбачає право на обмін протягом 14 днів без урахування дня купівлі, якщо продавець не оголосив довший строк, коли товар не підійшов за формою, габаритами, фасоном, кольором, розміром або з інших причин не може використовуватися за призначенням. Потрібно врахувати невикористання товару, збереження його вигляду, властивостей, пломб, ярликів і розрахункового документа, зокрема електронного. Зіставте товар із переліком винятків у додатку № 3 до постанови Кабінету Міністрів України № 172: він стосується обміну й повернення якісних товарів із підстав статті 9.

  Якщо аналогічного товару немає, покупець може обрати інший товар із перерахунком, дочекатися надходження або розірвати договір і отримати кошти. У разі очікування повідомте покупця в день надходження товару. Кошти за цією підставою повертають за ціною купівлі в день розірвання договору, а якщо це неможливо — у погоджений строк, не пізніше семи днів.

• Дистанційна покупка товару. Стаття 13 встановлює окреме право повідомити про розірвання договору протягом 14 днів від підтвердження інформації або отримання товару чи першої поставки. Повернення матеріальної речі також свідчить про розірвання договору. Якщо підтвердження інформації неналежне, строк становить 90 днів від отримання товару чи першої поставки; якщо протягом цього строку покупець одержав виправлене підтвердження — 14 днів від його отримання. Окремо врахуйте винятки частини 5 статті 13, якщо договором не передбачено іншого: зокрема, для товару, виготовленого або переробленого на замовлення, який неможливо продати іншій особі або можна продати лише з істотними фінансовими втратами, а також для розпечатаних аудіо- чи відеокасет або носіїв комп’ютерного забезпечення та доставки періодичних видань.

  Не застосовуйте перелік для обміну за статтею 9 як автоматичну підставу відмовити в розірванні дистанційного договору.

Для розірвання дистанційного договору покупець має зберігати товар у незміненому стані. Відкриття упаковки, огляд чи перевірка товару та пов’язане з ними зменшення вартості самі по собі не позбавляють цього права; так само його не скасовує пошкодження не з вини покупця. Витрати на повернення за цією підставою покладаються на продавця відповідно до частини 7 статті 13 і частин 5–9 статті 12. Менеджер має окремо визначити правову підставу звернення, документи й застосовний строк, щоб не обіцяти всім покупцям однаковий порядок повернення.

У журналі звернень зазначайте дату, покупку, вимогу, отримані документи, відповідального та строк наступної дії. Повернений товар огляньте до повторного виставлення на продаж. Окремо зафіксуйте повернення коштів, зворотну доставку й можливу втрату вартості товару.

Одразу після завершення акції вимкніть оголошення та перевірте повернення звичайних цін на сайті, касі й цінниках. При цьому збережіть умови для вже укладених договорів. Відповідальний за облік має звірити:

1. Замовлення, відправлення, скасування та фактичний рух товару.
2. Продажі й повернення з розрахунковими документами.
3. Готівку, надходження на рахунки, комісії та платежі, які ще очікуються.
4. Закупівлю, рекламу, пакування, доставку й додаткову оплату роботи.
5. Незавершені повернення, претензії та інші зобов’язання перед покупцями.

Перший фінансовий підсумок позначте у внутрішньому обліку як попередній. Після надходження затриманих платежів і врахування повернень перерахуйте внесок акції та рух грошей. Для наступного розпродажу зафіксуйте конкретні рішення: які товари залишити, який обсяг замовлень команда обслуговує та які витрати потрібно скоротити.

Офіційні нормативні джерела

• Закон України «Про захист прав споживачів» від 12.05.1991 № 1023-XII — статті 1, 8, 9, частини 5–9 статті 12, статті 13, 15, 19: поняття споживача, розрахункові документи, вимоги щодо якості, обмін, дистанційні договори, інформація про ціни та заборона нечесної практики.
• Закон України «Про рекламу» від 03.07.1996 № 270/96-ВР — статті 7, 8, 10: достовірність реклами, оголошення знижок і розпродажів, зазначення цін.
• Закон України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII — статті 7, 11: відомості про продавця, оформлення замовлення, укладення договору та підтвердження покупки.
• Постанова Кабінету Міністрів України «Про реалізацію окремих положень Закону України “Про захист прав споживачів”» від 19.03.1994 № 172 — пункт 1, додаток № 3: перелік товарів належної якості, що не підлягають обміну або поверненню з підстав статті 9 Закону.