Почніть перевірку магазину з фінансових показників, товарних залишків, економіки знижок і виконання задач. Розділіть продажі, собівартість, операційні витрати та рух грошей. Перед закупівлею перевірте запаси, а перед акцією — розрахунок за зниженою ціною.
Виберіть із наведених помилок ті, які стосуються вашого магазину. Для кожної призначте відповідального, визначте очікуваний результат перевірки та домовтеся, коли його розглянете.
1. Називати виручку прибутком
Валова виручка — загальна сума від продажу товарів і послуг. Валовий прибуток розраховують як виручку мінус собівартість проданих товарів. У власній таблиці підписуйте ці показники окремо. Коли оцінюєте продажі, поруч показуйте собівартість за той самий період.
2. Не перевіряти операційні витрати
Операційні витрати — повсякденні витрати, безпосередньо пов’язані з веденням бізнесу. Складіть їх перелік за обраний період. Для кожної суми збережіть пояснення та підтвердження. Перевіряйте ці витрати окремо від розрахунку валового прибутку.
3. Не відстежувати рух грошей
Звіт про рух грошових коштів відображає надходження та вибуття грошей за період. Ведіть окремий список фактичних надходжень і платежів. Перед новою закупівлею зіставте доступні кошти із запланованими платежами. Для плану окремо позначайте очікувані суми, які ще не надійшли.
4. Не звіряти облік із банківською випискою
Банківське звіряння допомагає перевірити відповідність облікових записів випискам банку. Оберіть однаковий період в обох джерелах. Зіставте операції, випишіть розбіжності та перевірте кожну з них. Не змінюйте запис лише для того, щоб підсумки збіглися.
5. Планувати закупівлю без перевірки залишків
Перед рішенням про поповнення запасу порахуйте вибрані товари та порівняйте фактичну кількість з обліковою. Для позицій із розбіжностями спочатку перевірте дані. Нижче описано, як інвентаризація в Торгсофт порівнює фактичну кількість товару з обліковою.
6. Визначати момент замовлення без строку постачання
Для порога повторного замовлення враховуйте строк постачання, прогноз попиту та цільовий страховий запас. Зберіть ці дані для товарів, які плануєте поповнювати. Переглядайте поріг, коли змінюється строк постачання або припущення щодо попиту.
7. Переносити попередні продажі в прогноз без перевірки
Прогнозування попиту спирається на сезонність, промоакції, рівні запасів і ринкові тенденції. Перед закупівлею позначте, які з цих умов впливали на попередній період. Запишіть, які умови очікуєте надалі, та перегляньте прогноз після отримання фактичних результатів.
8. Повторно закуповувати залежані товари без аналізу
Кошти, зв’язані в залежалих товарах, могли б бути вкладені в прибутковіші запаси. Перед повторним замовленням перегляньте кількість таких товарів і їхні продажі за обраний період. Для кожної позиції окремо вирішіть, чи потрібне поповнення та на яких даних ґрунтується рішення.
9. Призначати знижку без розрахунку
До запуску акції порахуйте валовий прибуток за звичайною та зниженою ціною. Використовуйте собівартість саме тих товарів, які плануєте продати. Окремо запишіть витрати, заплановані для проведення акції.
Умовний приклад: однакова кількість продажів зі знижкою
Припустімо, собівартість одиниці становить 600 грн, звичайна ціна — 1 000 грн, акційна — 900 грн. В обох варіантах магазин продає 10 одиниць. Усі дані умовні.
| Показник | Звичайна ціна | Акційна ціна |
|---|---|---|
| Виручка | 10 000 грн | 9 000 грн |
| Собівартість проданих товарів | 6 000 грн | 6 000 грн |
| Валовий прибуток | 4 000 грн | 3 000 грн |
За цих умов валовий прибуток зменшується на 1 000 грн. Приклад не враховує операційних витрат і не прогнозує кількість продажів під час акції. Перед рішенням підставте власні дані.
10. Оцінювати акцію лише за виручкою
Ефективність знижок оцінюйте за додатковим прибутком, а не лише за приростом виручки. Після акції перевірте фактичні продажі, собівартість і витрати на її проведення. Для порівняння оберіть період та запишіть відмінності в умовах: зокрема, сезонність і наявність товарів.
11. Передавати задачу без ресурсів і вказівок
Делегування передбачає надання ресурсів, вказівок і підтримки для досягнення очікуваного результату. Передаючи перевірку залишків або підготовку закупівлі, опишіть результат, який хочете отримати. Надайте потрібні дані та домовтеся, до кого звертатися по допомогу.
12. Не перевіряти результат делегованої задачі
Ефективне делегування потребує контролю. Відповідальність за результат залишається в того, хто делегує. Під час перевірки розгляньте підготовлений список, розрахунок або звіряння. Обговоріть невирішені питання та визначте наступні дії.
13. Приймати рішення за одним неперевіреним джерелом
Інші джерела даних можна використовувати для підтвердження точності основного. Для важливого рішення визначте спосіб звіряння: наприклад, фізичний підрахунок товару або банківську виписку. Якщо дані відрізняються, перевірте розбіжність перед затвердженням закупівлі чи фінансового розрахунку.
Як перевірити фактичні залишки в Торгсофт
Для перевірки кількості товару використовуйте інвентаризацію в Торгсофт. Вона порівнює фактичну наявність товару за кожною позицією з кількістю в обліку. Задача власника — організувати підрахунок і розглянути виявлені розбіжності.
Використовуйте результат порівняння як підставу для подальшої перевірки залишків перед закупівлею. Причину кожної розбіжності встановлюйте окремо. Для рішення про обсяг замовлення додатково перевірте прогноз попиту, строк постачання та цільовий страховий запас.
Повернутися до попереднього кроку