Щоб порахувати бюджет запуску програми обліку, зберіть в одну таблицю програму, потрібні опції, обладнання, перенесення даних, навчання та супровід. Суми й періодичність платежів беріть із комерційних пропозицій. Окремо підсумуйте одноразові витрати та регулярні платежі за перші 12 місяців роботи.
Спочатку опишіть потрібні операції магазину. Потім попросіть постачальників розписати склад рішення, обсяг робіт і комерційні умови. Для кожної позиції визначте, який результат потрібно отримати та хто його перевірить.
Підготуйте один запит для збирання пропозицій
Власнику варто скласти запит разом із керівником магазину та працівниками, які користуватимуться програмою. Перед зверненням до постачальників запишіть:
- Кількість магазинів, складів і робочих місць, зокрема місць для одночасної роботи.
- Операції для запуску: наприклад, прихід товару, продаж, повернення, переміщення між складами.
- Потребу у віддаленій роботі та підключеннях до інших сервісів.
- Наявне обладнання й пристрої, які плануєте придбати.
- Джерела та склад даних для перенесення.
- Ролі працівників для навчання, потрібний супровід і бажаний строк запуску.
Попросіть менеджера зазначити тип ліцензії, кількість місць, назви опцій, моделі обладнання та включені послуги. Для конкретних пристроїв запросіть підтвердження сумісності з обраним рішенням. Якщо отримуєте кілька пропозицій, передайте постачальникам однаковий перелік задач.
До кожної пропозиції попросіть додати строк чинності цін, прийнятні способи оплати, необхідні аванси та дати платежів. Окремо позначте, які роботи включені, які оплачуються додатково, а які ще потребують оцінки.
Складіть таблицю витрат і результатів
Обладнання та встановлення зазвичай належать до одноразових витрат. Підписка на програму й договори постійного супроводу — до регулярних. Для свого бюджету визначайте періодичність за умовами конкретної пропозиції.
Використайте такий шаблон для збирання даних. Виконавців і результати погодьте з відповідними постачальниками.
| Позиція | Що зібрати | Кого залучити | Результат погодження |
|---|---|---|---|
| Програма та опції | Тип ліцензії, назви опцій, кількість місць, строк використання | Власник і менеджер постачальника | Перелік позицій для потрібних операцій |
| Обладнання | Моделі, кількість, сумісність, налаштування | Постачальник обладнання та виконавець налаштування | Специфікація пристроїв і робіт |
| Перенесення даних | Джерела, записи, поля, підготовка, пробні перенесення | Відповідальний за дані та виконавець перенесення | Обсяг робіт і порядок звірки |
| Навчання | Ролі, операції, учасники, години, перевірка навичок | Керівник, працівники та виконавець навчання | План занять і перевірки результату |
| Супровід | Включені роботи, ліміти, канали звернення, додаткові ставки | Власник і постачальник супроводу | Опис послуг та умов оплати |
Для кожного рядка додайте кількість, одиницю виміру, ціну за одиницю, суму, періодичність і дату платежу. Зазначте виконавця та документ, з якого взято умови. Послугу, включену у вартість іншої позиції, позначте як включену й не додавайте її суму повторно.
Зробіть окремі підсумки одноразових, щомісячних і щорічних витрат. Для першого року додайте до одноразових витрат усі регулярні платежі, які припадають на перші 12 місяців. У календарі збережіть погоджені дати оплати: середня сума на місяць не показує, коли саме потрібні кошти.
Як врахувати ліцензії та опції Торгсофт
Зіставте задачі магазину з обраною ліцензією. Торгсофт-Старт не підходить, якщо потрібні переміщення між складами. Внесіть цю операцію до запиту й попросіть постачальника зазначити відповідний варіант у пропозиції.
Термінальна версія Торгсофт забезпечує роботу через інтернет з єдиною базою на сервері; комп’ютери підключаються через віддалений робочий стіл. Якщо потрібен такий спосіб роботи, зазначте його у вимогах. Окремо запросіть склад і вартість серверного забезпечення та налаштування: опис способу роботи не встановлює повного бюджету цих позицій.
Для інтеграції Торгсофт із банківським терміналом є ліцензія на один рік. Опція оплачується щороку й купується на кожен комп’ютер або пристрій незалежно від типу ліцензії програми; доступна з версії 9.3.6 (БД 472). Внесіть кількість і щорічну оплату до таблиці. Суму та дату платежу візьміть із пропозиції й покажіть окремо від щомісячних витрат.
Визначте обсяг перенесення даних
Призначте відповідального за вихідні дані. Разом із виконавцем запишіть джерела файлів, перелік даних, кількість записів, відповідність полів і потрібну підготовку. Погодьте строк, вартість та кількість пробних перенесень. Перед переходом на нову систему заплануйте повторні перевірки.
Імпорт товарів із Excel у Торгсофт
Торгсофт підтримує імпорт товарів із Excel. Під час налаштування потрібно вибрати зі списку назву відповідного стовпчика файла. Підготуйте файл і погодьте з виконавцем, як його стовпчики відповідають даним товару.
Після пробного імпорту перевірте записи й поля створеної прихідної накладної та переконайтеся, що товари оприбутковані. Звірте кількості та залишки; якщо товари не відображаються в обліку, погодьте з виконавцем потрібні дії. Розбіжності внесіть до протоколу перевірки. Окремо погодьте роботи з іншими даними старої системи: імпорт товарів із Excel не означає перенесення всієї бази й не визначає вартості таких робіт.
Погодьте навчання, супровід і перевірку запуску
Для навчання зберіть від керівника та працівників перелік потрібних операцій і наявних навичок. Попросіть виконавця запропонувати завдання, кількість годин, вартість і спосіб перевірки результату. Навчіть користувачів до приймального тестування — перевірки, чи відповідає рішення погодженим потребам магазину.
У запиті на супровід зазначте включені роботи, ліміт годин, канали й години обслуговування, період оплати та додаткові ставки. Час відповіді й умови розв’язання звернень попросіть описати окремо. Внесіть до бюджету лише погоджений обсяг і ціну.
Запропонуйте сторонам таблицю етапів: етап, виконавець, результат, перевіряльник, критерій приймання, дата та платіж за погодженими умовами. Як сценарії перевірки можна запропонувати прихід тестового товару, продаж, повернення, звірку залишків і перевірку імпортованих записів.
Для кожного погодженого сценарію запишіть тестові дані, очікуваний і фактичний результат. За виявленою проблемою закріпіть відповідального, дату виправлення та повторну перевірку. Дати платежів узгоджуйте окремо; зв’язок оплати з прийманням має бути прямо погоджений сторонами.
Умовний приклад бюджету першого року
Припустімо, одноразова оплата програми становить 10 000 грн, навчання — 3 000 грн, обладнання — 2 000 грн. Регулярний платіж — 500 грн щомісяця протягом 12 місяців. Щорічних та інших витрат у прикладі немає. Це умовні суми, не реальні ціни Торгсофт і не актуальна комерційна пропозиція.
- Одноразові витрати: 10 000 + 3 000 + 2 000 = 15 000 грн.
- Регулярні витрати за 12 місяців: 500 × 12 = 6 000 грн.
- Бюджет першого року: 15 000 + 6 000 = 21 000 грн.
У власній таблиці додайте всі погоджені позиції та перевірте календар платежів. Незаповнену ціну залиште позначеною як «очікує пропозиції». Приклад показує розрахунок витрат; для оцінки окупності чи прибутковості цього розрахунку недостатньо.
Повернутися до попереднього кроку