Як організувати робочі файли магазину в Google Диску

Організацію файлів магазину почніть із простих домовленостей: де зберігати документи, як їх називати та хто може їх змінювати. Створіть папки за робочими завданнями й визначте права доступу для працівників.

План акцій ведіть в одному Google Документі без розсилання окремих копій. Перед погодженням переглядайте зміни, а після завершення завдання перевіряйте, кому ще потрібен доступ.

Створіть папки для робочих документів

Google Диск дозволяє створювати папки для впорядкування файлів. На комп’ютері натисніть кнопку створення, виберіть папку, введіть назву й підтвердьте створення. Послідовність наведено в довідці Google про організацію файлів.

Наприклад, у папці «Магазин» створіть підпапки:

• «Постачальники» — матеріали для роботи з постачальниками.
• «Прайси» — файли з цінами.
• «Маркетинг» — плани акцій і тексти оголошень.
• «Інструкції» — робочі інструкції для працівників.
• «Архів» — матеріали завершених завдань.

Змініть цей приклад під завдання магазину. Домовтеся про назви файлів: «Прайс — постачальник — дата» або «План акції — назва кампанії».

Шукайте файли за типом і датою зміни

Щоб звузити результати пошуку, застосуйте фільтри за типом файлу, людьми або датою зміни. Наприклад, шукаючи оновлений прайс, виберіть відповідний період зміни. Доступні фільтри описано в довідці Google про пошук файлів.

Надавайте доступ конкретним працівникам

Відкрийте налаштування спільного доступу до файлу, введіть електронну адресу працівника й виберіть роль. Google Диск передбачає права перегляду, коментування та редагування. Дії описано в інструкції з надання доступу.

• Перегляд — для читання погодженої інструкції.
• Коментування — для зауважень до плану.
• Редагування — для внесення змін у документ.

Перед наданням доступу до цілої папки перевірте її вміст. Файли й підпапки успадковують дозволи батьківської папки. Це правило пояснено в довідці Google про доступ до папок.

Працюйте над одним планом акцій

У Google Документах кілька людей можуть працювати одночасно й бачити зміни інших під час їх внесення. Цю функцію описано в довідці про спільну роботу в Google Документах.

Наприклад, власник магазину редагує умови акції, відповідальний працівник додає тексти оголошень, а продавці переглядають погоджений план. Домовтеся, хто змінює кожну частину документа.

Перевіряйте попередні версії

У Google Документах, Таблицях і Презентаціях можна переглядати внесені зміни. Для перегляду попередніх версій потрібен дозвіл на редагування. Перед погодженням плану перевірте його історію за інструкцією Google з перегляду змін у файлі.

Скасовуйте зайвий доступ

Спільний доступ можна скасувати будь-коли після його надання. Коли працівник або підрядник завершив завдання, перевірте, чи потрібен йому подальший доступ.

1. Відкрийте налаштування спільного доступу до файлу.
2. Знайдіть потрібного користувача.
3. У меню біля його імені виберіть «Remove access» — скасування доступу.
4. Збережіть зміни.

Порядок наведено в інструкції Google зі скасування доступу. Якщо доступ успадковано від папки, перевірте її дозволи. Перед їх зміною перегляньте, яких інших файлів це стосуватиметься.

Розміщуйте експортований прайс Торгсофт у папці «Прайси»

У Торгсофт можна зберегти ціни валютного прайс-листа у файл Excel.

Після експорту доручіть відповідальному працівнику вручну розмістити файл в обраній папці Google Диска, наприклад «Прайси». Домовтеся про назву файлу й перевірте доступ до папки. Можливість збереження цін валютного прайс-листа описано на офіційній сторінці програми складського обліку Торгсофт.