Подарунки покупцям на відкриття магазину: вибір, бюджет і контроль видачі

Оберіть невеликий подарунок, пов’язаний з асортиментом магазину. До закупівлі визначте бюджет, кількість для видачі, резерв і зрозумілі умови отримання. Призначте відповідальних за запас, видачу та звірку залишків.

Підготуйте короткий робочий план: що даруєте, кому, коли, скільки одиниць доступно і хто фіксує фактичну видачу. Після відкриття порахуйте видані подарунки, витрати та залишок. Так ви зможете перевірити виконання плану.

Оберіть подарунок із конкретним застосуванням

Складіть короткий перелік предметів, які знайомлять покупця з асортиментом або доповнюють його використання. Для кожного варіанта запишіть, що саме людина зможе з ним зробити. Віддайте перевагу тому, для якого можете пояснити користь одним реченням.

Перед замовленням огляньте зразок. Перевірте якість, комплектність, розмір і спосіб пакування. Якщо предмет має доповнювати основний товар, перевірте їхню сумісність. Не закуповуйте всю партію до цієї перевірки.

Порівняйте варіанти за вартістю одиниці, витратами на підготовку та зручністю видачі. Заздалегідь вирішіть, чи працівник передаватиме готовий подарунок, чи збиратиме комплект. Підготуйте комплекти до відкриття, якщо обрали другий варіант.

Порахуйте закупівлю разом із резервом

Помножте вартість одного подарунка на кількість, яку плануєте закупити. Окремо додайте пакування, доставку, друк та інші витрати, які виникають у вашому плані. Затвердьте загальну суму до замовлення.

Розділіть закуплену кількість на запас для оголошеної видачі та резерв. Визначте призначення резерву: наприклад, заміна пошкоджених одиниць. Право використати його для додаткової видачі залиште за власником. Не враховуйте резерв двічі в кошторисі.

Умовний приклад: кошторис і залишок

Припустімо, книгарня обрала закладку. У цьому прикладі закуповують 120 закладок по 20 грн і пакування для кожної по 5 грн. Для видачі планують 100 подарунків, ще 20 залишають у резерві. Усі числа умовні.

Резерв уже входить у 120 закуплених одиниць. Доставка, друк та інші витрати в цьому прикладі не задані. Для власного кошторису перевірте їх окремо.

Припустімо, видали 70 упакованих закладок, а ще дві виявилися пошкодженими. Придатний залишок: 120 − 70 − 2 = 48 одиниць. Якщо пошкоджені закладки зберігаються окремо, фізично в магазині є 50 одиниць: 48 придатних і дві пошкоджені.

На 70 виданих комплектів припадає 70 × 25 грн = 1 750 грн витрат на подарунки й пакування. Загальна закупівля за цими складовими залишається 3 000 грн. Решту розподіліть між придатним залишком і пошкодженими комплектами відповідно до фактичного стану.

Запишіть умови до публікації анонсу

Підготуйте один текст умов для покупців і працівників. Зазначте:

• кому видають подарунок і чи потрібна покупка;
• які покупки підходять, якщо видача пов’язана з придбанням;
• скільки подарунків видають одному отримувачу;
• строк, адресу та місце видачі в магазині;
• доступну кількість, дату й час початку та завершення видачі; передбачте припинення видачі після досягнення оголошеного ліміту або вичерпання придатного запасу;
• дії працівника після припинення видачі: повідомити відповідального за запас і покупців, оновити повідомлення про доступність;
• винятки та погоджені власником варіанти заміни; працівник може запропонувати заміну лише за оприлюдненими умовами.

До запуску анонсу узгодьте оголошену кількість із придатним запасом. Працівникам дайте той самий текст. Перевірте, чи зможуть вони однаково пояснити умови та визначити, хто має право отримати подарунок.

Для реклами заходів рекламного характеру частина третя статті 8 Закону «Про рекламу» вимагає зазначати строки, місце проведення та джерело інформації про умови й місце заходу. Визначення таких заходів у статті 1 охоплює безоплатне поширення зразків рекламованих товарів. Якщо рекламуєте в Україні захід із безоплатним поширенням зразків рекламованих товарів, включіть ці відомості з урахуванням правила для аудіальних медіа. В аудіальних медіа зазначте джерело інформації про умови, строки й місце. Зміни повідомляйте в тому самому порядку, що й початкову інформацію.

Розподіліть зберігання, видачу та звірку

Власнику варто затвердити подарунок, кошторис, умови та порядок використання резерву. Відповідальному за зберігання доручіть прийняти й перерахувати партію. Працівнику видачі — перевіряти умову отримання та фіксувати видану кількість. Обліковцю — звіряти записи із залишком. У невеликому магазині ці ролі можна поєднати.

1. Визначте місце зберігання основного запасу, резерву та пошкоджених одиниць.
2. Перерахуйте придатні подарунки перед початком видачі. Передавайте їх працівнику визначеними партіями.
3. Підготуйте журнал: дата або зміна, передано на видачу, фактично видано, пошкоджено, повернуто в запас, залишок, відповідальний.
4. Наприкінці зміни перерахуйте залишок у місці видачі та поверніть невидані одиниці відповідальному за зберігання.
5. Звірте загальний запас із видачею та пошкодженнями. Розберіть розбіжності до наступної передачі подарунків.

Цей журнал можна вести як окрему таблицю. Передачу працівнику та повернення в запас позначайте як внутрішній рух. Кількість отриманих покупцями подарунків рахуйте за фактичною видачею.

Списання товарів у Торгсофт: кількість і собівартість

Для виведення товарів зі складського обліку в Торгсофт є операція списання товару зі складу. Вона працює без оформлення продажу. Списання відбувається за собівартістю. Після додавання фактичної кількості натисніть «Розрахунок собівартості», щоб перерахувати собівартість товарів у документі. Використовуйте операцію списання для фактичних операцій, для яких у магазині визначено оформлення через списання.

Товар вважається списаним з об’єкта обліку відразу після додавання до документа. Тому додавайте фактичну кількість відповідно до погодженого порядку обліку. Заплановані подарунки та резерв завчасно до документа не вносьте.

На формі списання відображаються кількість списаного товару та кількість, що залишилася на складі. Звірте їх із журналом і фізичною наявністю, окремо врахувавши пошкоджені одиниці. Механіку описано в керівництві зі списання товару. Ці дані використовуйте для контролю складського руху; вони не показують впливу подарунків на продажі.

Після відкриття перевірте виконання плану

Зведіть фактичну видачу, придатний залишок, пошкодження та витрати. Порівняйте їх із затвердженим кошторисом. Збережіть добровільні коментарі покупців і запишіть запитання, на які працівникам було складно відповісти.

За результатом уточніть наступний робочий план: кількість закупівлі, розмір резерву, пакування або текст умов. Не робіть висновку про зростання продажів лише з кількості виданих подарунків.

Джерело правових вимог

Закон України «Про рекламу»: стаття 1 та частина третя статті 8.