Frauda cu bonusuri: Cum să restricționezi drepturile vânzătorilor și să protejezi profiturile

Manipulări cu bonusurile: cum să configurați programul de evidență, să limitați drepturile vânzătorilor și să protejați profitul magazinului

Sistemul de reduceri prin bonusuri este un instrument puternic pentru lucrul cu cumpărătorii. Acesta permite magazinului să păstreze în circuit fondurile care altfel ar fi fost oferite pur și simplu clientului sub forma unei reduceri obișnuite, precum și să stimuleze cumpărătorul să revină regulat pentru noi cumpărături, pentru a utiliza bonusurile acumulate. 

Totuși, odată cu implementarea programelor de loialitate, proprietarii de afaceri se confruntă adesea cu probleme de control al personalului. Antreprenorii adresează în mod regulat specialiștilor în automatizare următoarele întrebări: «Cum putem controla ca cardurile emise să ajungă cu adevărat la clienți și să nu rămână la casieri?», «Ce facem dacă vânzătorii deschid carduri pe numele rudelor sau cunoscuților și își însușesc bonusurile?», «Cum putem preveni situația în care casierul introduce manual numărul cardului fără prezența clientului?» și «Cum putem limita drepturile personalului, astfel încât acesta să nu poată modifica singur prețurile, procentele de reducere sau să retragă bonusuri?». 

Răspunsurile la aceste întrebări constau în configurarea corectă a drepturilor de acces și a instrumentelor de control în sistemul de evidență.

Mai jos este prezentată o listă completă de metode și setări care vor ajuta să răspundă în mod firesc la întrebările antreprenorilor și să protejeze profitul magazinului împotriva acțiunilor necinstite.

1. Interzicerea introducerii manuale a numărului cardului de reducere

Una dintre cele mai răspândite scheme este situația în care vânzătorul memorează numărul cardului de bonus — al său sau al unei persoane cunoscute — și îl introduce de la tastatură la deservirea clienților care nu au propriul card. Astfel, bonusurile din cumpărăturile altor persoane ajung în buzunarul unui angajat necinstit.

 Soluție: în setările de acces ale programului (Setări - Parametri - Acces), trebuie activată bifa «Interzicerea introducerii de către vânzător a numărului cardului de reducere de la tastatură (doar cu scanerul)». Acest lucru va limita posibilitatea utilizării numerelor «străine», deoarece pentru identificarea clientului și acumularea bonusurilor va fi necesară prezența fizică a cardului.

2. Verificarea clientului și confirmarea retragerii bonusurilor prin SMS

Pentru a rezolva problema numerelor de telefon incorecte și pentru a preveni retragerea bonusurilor fără știrea proprietarului real, se utilizează funcția suplimentară de verificare prin SMS.

 Soluție: datorită opțiunii «Verificarea cardului de reducere prin SMS», atunci când clientul dorește să achite marfa cu bonusuri, sistemul trimite pe numărul său de telefon un mesaj cu un cod unic. Vânzătorul nu va putea efectua retragerea bonusurilor până când nu introduce acest cod în program. Acest instrument permite, de asemenea, adăugarea clientului în vânzare doar după numărul de telefon, trimițând un SMS pentru confirmarea identității, ceea ce exclude complet utilizarea cardurilor unor terțe persoane.

3. Limitarea drepturilor vânzătorului de a modifica prețurile, reducerile și de a vizualiza datele

Vânzătorii nu trebuie să aibă posibilitatea de a manipula prețurile și reducerile din bon, pentru a nu-și însuși diferența.

 Soluție:

• Dezactivați permisiunile "Este permisă modificarea prețului conform listei de prețuri în vânzare" și "Este permisă modificarea prețului de vânzare în vânzare" în fișa utilizatorului programului.

• Activați setarea «Ascunderea câmpurilor Data nașterii și Sex în fișa clientului» în formularul Setări - Parametri - fila Rol - Clienți. Acest lucru se face pentru ca angajatul să nu poată afla zilele de naștere ale clienților și să nu folosească prin fișa clientului reducerile aniversare ale clientului în scopuri personale prin regimul Setări - Setări roluri.

• Limitați accesul la editarea listei de clienți, permițând doar selectarea cardurilor deja existente, dacă nu se utilizează verificarea prin SMS.

4. Blocarea ștergerii mărfii din bon și controlul anulărilor

O altă schemă: vânzătorul scanează marfa, îi spune clientului suma, ia numerarul, dar nu tipărește bonul. Când clientul pleacă, vânzătorul pur și simplu șterge marfa din vânzare sau anulează întregul bon, iar banii îi păstrează.

 Soluție:

• Activați setarea «Vânzătorul nu poate șterge marfa din vânzare» în formularul Setări - Parametri - fila Acces. În acest caz, vânzătorul nu va putea deloc să șteargă din formularul Vânzare un produs adăugat greșit.

• Dacă interdicția completă nu este potrivită, se poate configura introducerea obligatorie a motivului anulării produsului dintr-o listă derulantă și scanarea badge-ului persoanei responsabile (administratorului), care confirmă această acțiune. Pentru aceasta, în formularul Setări - Parametri - fila Acces, trebuie activate setările "Înregistrarea ștergerii mărfii din vânzare" și "Scanarea badge-ului persoanei responsabile".

5. Protecție împotriva manipulărilor cu retururile

Manipulările pot avea loc în timpul procesării returului de marfă sub badge-ul altcuiva, pentru însușirea numerarului din casă.

 Soluție: utilizați obligatoriu setarea «Legarea vânzării de vânzător» și solicitați scanarea badge-ului sau introducerea parolei pentru fiecare operațiune, inclusiv retururile. Interziceți introducerea manuală a codului de bare al angajatului activând setarea corespunzătoare în formularul Setări - Parametri - fila Acces, astfel încât să nu fie posibilă introducerea de la tastatură a codului unui coleg.

6. Limitări economice ale plății cu bonusuri

Pentru ca sistemul de bonusuri să nu devină nerentabil pentru afacere, proprietarul trebuie să reglementeze strict limitele economice ale plății cu puncte.

 Soluție:

• În setările tipului de card de reducere, indicați obligatoriu «Procentul maxim de plată cu bonusuri» (de exemplu, nu mai mult de 30% sau 50% din suma bonului). Acest lucru nu îi va permite vânzătorului, chiar și cu acordul clientului, să ofere marfa complet gratuit.

• În setările tipului de card de reducere, activați parametrul «În vânzare este obligatorie prezența unei mărfi fără plată cu bonusuri». Aceasta înseamnă că pentru utilizarea bonusurilor în bon trebuie să existe cel puțin o poziție care este achitată cu bani reali.

7. Audit: jurnalul acțiunilor utilizatorilor

Dacă apar suspiciuni privind corectitudinea personalului (de exemplu, acumulări ciudate de bonusuri de 100% sau anulări suspecte), proprietarul poate apela oricând la instrumentele de control.

 Soluție: în program există formularul «Fișier» - «Protocolul acțiunilor utilizatorilor», «Fișier» - «Jurnalul modificării documentelor», «Depozit» - «Mărfuri anulate din vânzări», «Analiză» - «Analiza mișcării bonusurilor». Cu ajutorul informațiilor din aceste formulare se pot urmări acțiunile utilizatorului, se poate afla sub contul cui a fost stabilit procentul de reducere pentru marfă, se poate determina cine a acumulat manual bonusuri, cine și când a anulat marfa etc.

Concluzie:

Automatizarea comerțului și sistemul de bonusuri funcționează în beneficiul afacerii doar atunci când proprietarul delimitează clar drepturile de acces. Configurând rolurile, interzicând introducerea manuală a cardurilor, conectând verificarea prin SMS și controlând anulările bonurilor, veți putea reduce numărul manipulărilor din partea vânzătorilor, care pot afecta negativ profitul magazinului dumneavoastră.