Účtovníctvo tovaru v detskom obchode: procesy a kontrola

Evidencia tovaru v obchode s detským tovarom: od príjmu až po online predaj

Jeden model overalu v troch farbách a šiestich veľkostiach vytvára 18 samostatných skladových položiek. Ak k oblečeniu pridáme obuv, hračky, hygienické potreby, detskú výživu a sezónny tovar, chyba v karte tovaru alebo počas predaja môže rýchlo viesť k zámene položiek a nepresným skladovým zásobám. Preto treba evidenciu v obchode s detským tovarom nastaviť ako postupný proces: klasifikovať sortiment, správne prijať a označiť každú položku, zaznamenávať predaje a vrátenia, pravidelne porovnávať skutočný stav, analyzovať sezónny dopyt a až potom plánovať nákupy.

Nižšie je opísané, ako tento proces zorganizovať v Torgsoft a ktoré nastavenia si vyžadujú osobitnú pozornosť.

Najprv určite štruktúru sortimentu

V Torgsoft je sortiment organizovaný ako strom druhov tovaru. Pre každý druh možno nastaviť vlastnosti, ktoré bude pracovník vypĺňať pri príjme: výrobca, kód položky, veľkosť, farba, materiál, pohlavie, sezóna a ďalšie parametre. Ak je vlastnosť povinná, program nový tovar bez jej hodnoty neuloží.

Rôzne veľkosti alebo farby jedného modelu treba viesť ako samostatné položky tovaru. Program potom zobrazuje skutočný stav každej varianty, nie iba celkové množstvo modelu bez rozlíšenia. Vďaka tomu možno zákazníkovi povedať, aká veľkosť je dostupná v konkrétnej predajni, a zistiť, ktoré varianty chýbajú pred ďalšou objednávkou u dodávateľa.

Strom druhov tovaru je vhodné vytvárať centrálne. Ak pracovníci na rôznych pracoviskách nezávisle pridajú kategórie «Hračka» a «Hračky», program ich bude považovať za dve rôzne vetvy. Výsledkom je, že tovar sa dostane do rôznych výberov a reporty ani inventúrne výkazy nepokryjú potrebnú skupinu úplne.

Pri tovare predávanom online môže byť potrebná vlastnosť «Vek». Zobrazí sa po aktivácii možnosti «Synchronizácia s internetovým obchodom» a nastavení doplnkových vlastností tovaru. Spolu s vekom možno ukladať údaje o balení, rozmeroch, napájaní a počte kusov v kartóne a následne tieto parametre prenášať na web.

Ako prijať veľkostný rad a označiť tovar

Pri oblečení a obuvi netreba zakaždým vytvárať každú veľkosť ručne. V režime «Veľkostný rad» pracovník vytvorí potrebnú veľkostnú tabuľku a priradí ju k výrobcovi. Pri príjme program tento rad doplní a pracovník uvedie množstvo pre každú veľkosť alebo rovnaké množstvo pre celú tabuľku. Ak prišla iba jedna veľkosť, možno ju zadať samostatne. Tento mechanizmus je podrobnejšie opísaný na stránke evidencie veľkostného tovaru.

Ak dodávateľ poskytuje faktúru v súbore Excel, zoznam tovaru možno importovať do príjmovej faktúry. Pred hromadným načítaním je potrebné zosúladiť štruktúru stĺpcov a skontrolovať, či sa správne párujú druh tovaru, kód položky, veľkosť, farba, ceny a množstvá.

Tovaru bez výrobného čiarového kódu Torgsoft vygeneruje interný kód. Etikety možno tlačiť priamo pri príjme, z príjmovej faktúry alebo zo stavu skladu. Pri detskom oblečení a obuvi je vhodné zobrazovať veľkosť na etikete ako samostatné pole: predajca tak jednoduchšie porovná tovar s údajmi v programe a nájde potrebnú krabicu v sklade.

Predaj podľa čiarového kódu znižuje riziko zámeny položiek

Pri predaji skenovanie pridá do dokladu konkrétnu položku tovaru a odpíše ju z vybraného účtovného strediska. To je obzvlášť dôležité pri rovnakých modeloch v rôznych veľkostiach. Ak pokladník naskenuje mikinu veľkosti 92, ale zákazníkovi vydá veľkosť 98, suma na pokladni sa nezmení, no v evidencii vznikne prebytok jednej veľkosti a manko druhej.

Pre rolu predajcu možno zakázať ručné zadávanie čiarového kódu pri predaji. Tovar sa potom pridá do dokladu pomocou skenera a pracovník nevyberá podobnú položku ručne. Toto obmedzenie nenahrádza inventúru, ale znižuje počet náhodných zámen medzi veľkosťami a farbami.

Vrátenie vybavujte podľa dokladu

Ak zákazník vracia tovar, pokladník naskenuje čiarový kód dokladu a vyberie potrebnú položku z konkrétneho predaja. Program použije sumu, ktorá bola za tovar skutočne zaplatená so zohľadnením zľavy alebo bonusov, a vytvorí doklad o vrátení.

V oprávneniach role možno vypnúť zadávanie čiarového kódu tovaru pri vrátení. V takom prípade pracovník vykoná operáciu iba podľa čiarového kódu dokladu. Právo na vrátenie bez dokladu je vhodné ponechať iba rolám, ktoré ho potrebujú podľa interných pravidiel predajne.

Inventúra: spôsob počítania a režim predaja sú dve samostatné veci

Tovar možno počítať skenerom, ručne alebo pomocou terminálu zberu dát. Terminál zrýchľuje skenovanie veľkého počtu položiek, ale sám neurčuje, či môže predajňa počas inventúry pokračovať v predaji. To závisí od režimu blokovania tovaru vo výkaze:

• blokovať po pridaní do výkazu — pre inventúru so zastavením predaja;

• blokovať po prvom skenovaní — tovar je dostupný do začiatku jeho počítania a po dokončení je opäť dostupný;

• neblokovať — predaj pokračuje, ale pracovníci musia presne zaznamenať okamih počítania a pohyb tovaru.

Pri inventúre počas prevádzky predajne sa v pomoci Torgsoft odporúča blokovanie po prvom skenovaní: položky sa počítajú postupne a predaj ostatného sortimentu pokračuje.

Aby pracovník neprispôsoboval skutočné množstvo evidovanému, možno v nastaveniach prístupu obmedziť inventúrny výkaz. Predajca neuvidí evidovaný zostatok, veľkoobchodnú cenu ani dokumenty s výsledkami. Pre konkrétnu rolu možno navyše počas inventúry skryť množstvo tovaru na sklade.

Po uzavretí výkazu program vytvorí príjem na prebytok a odpis na manko a zároveň vytvorí reporty o manku, prebytku a výsledku so zohľadnením zámen položiek. Tieto dokumenty ukazujú rozdiel, ale jeho príčinu určuje vedúci podľa denníkov operácií, pohybu tovaru a činností pracovníkov.

Sezónnosť treba zohľadniť v karte tovaru aj v analýze

Ak je pre druh tovaru aktivovaný príznak «Sezóna», pracovník vyberie sezónu pri príjme. Staré hodnoty možno deaktivovať, aby zbytočne nezaťažovali zoznamy. Pre každú sezónu možno nastaviť aj maximálne percento zľavy.

Report «Analýza predaja podľa sezón» zobrazuje množstvo a sumu dodávok, predajov a vrátení, nákladovú cenu predaja, obrat a tržby za zvolené obdobie a účtovné stredisko. Pomocou neho možno porovnávať výsledky jednotlivých sezón a zistiť, ktoré skupiny sa predávali lepšie. Hodnotu nepredaného zostatku tento report osobitne nepočíta, preto ju treba kontrolovať podľa zásob a ich nákladovej ceny v iných skladových reportoch.

Po skončení sezóny umožňuje možnosť «Sezónne balenie a skladovanie tovaru» zoskupiť položky do virtuálnych krabíc, vytlačiť čiarový kód a zoznam obsahu a presunúť tovar do pomocného skladu. Kým je krabica zostavená, jej obsah sa nezúčastňuje bežného predaja. Pred novou sezónou sa krabica rozoberie a tovar sa vráti do aktívneho účtovného strediska. Ak je v sklade potrebné adresné umiestnenie, možno navyše použiť možnosť «Miesto skladovania tovaru».

Nákupy plánujte podľa predaja a skutočných zásob

Na analýzu dopytu po detskom oblečení a obuvi je v Torgsoft k dispozícii report «Rebríček predajnosti veľkostí». Report zobrazuje počet predajov podľa veľkostí so zohľadnením vrátení za zvolené obdobie. Pomáha určiť, ktoré veľkosti sa predávali lepšie, ale nenahrádza rozhodnutie nákupcu: pri objednávke treba zohľadniť zásobu, dodacie lehoty, zmeny sortimentu a dopyt na konkrétnom predajnom mieste.

Na priebežné dopĺňanie zásob umožňuje možnosť «Minimálne a maximálne zásoby podľa skladov» nastaviť minimálnu zásobu samostatne pre každé účtovné stredisko. V objednávke dodávateľovi program vypočíta potrebu ako rozdiel medzi nastaveným minimom a aktuálnou zásobou príslušného miesta. Je to užitočné pri rýchloobrátkových položkách, ktoré majú byť stále dostupné: obľúbené veľkosti, plienky, dojčenská výživa alebo základné hygienické potreby.

Pri príjme pracovník uvedie dodávateľa a podmienky dodávky. Následné platby sa zaznamenávajú vo finančných dokumentoch, takže vedúci môže skontrolovať históriu vzájomných zúčtovaní a aktuálny dlh predajne alebo dodávateľa. Pri tovare prijatom do komisného predaja sa predaj a záväzok voči komitentovi analyzujú samostatne.

V sieti sa najprv plánuje presun a až potom sa vytvorí doklad

«Centrum riadenia sortimentu» zobrazuje príjem, predaj, vrátenia, odpisy, interné presuny a zásoby vo vybraných účtovných strediskách. Pomocou filtrov predaja a zásob môže vedúci nájsť tovar, ktorý sa v jednej predajni predáva pomaly a v inej je potrebný.

Presunutie položky medzi účtovnými strediskami ju iba pridá do plánu interného presunu. Po kontrole plánovaného množstva používateľ samostatne spustí príkaz na vytvorenie dokladu interného presunu. Až tento doklad zaeviduje skutočný pohyb tovaru.

Viacero účtovných stredísk a presuny medzi nimi nie sú dostupné v Torgsoft-Start. Pre viacero predajní v lokálnej databáze sa používa Torgsoft-Ultra, a pre vzdialené prevádzky, ktoré pracujú cez internet s jednou databázou, — Torgsoft-Terminal alebo Torgsoft-Online.

Databáza zákazníkov detského obchodu sa vedie s ohľadom na rodinu

V karte zákazníka možno vyplniť zloženie rodiny: uviesť mená, pohlavie a dátumy narodenia detí. V časti «Marketing — Zloženie rodiny» možno záznamy filtrovať podľa mesiaca a dátumu narodenia, veku, pohlavia, regiónu a typu zľavy. Vďaka tomu možno vytvoriť zoznam zákazníkov na blahoželanie alebo tematickú ponuku bez vytvárania samostatných kariet pre každé dieťa.

Narodeninová zľava sa nastavuje samostatne. Majiteľ určí percento, obdobie pred a po dátume, maximálny vek dieťaťa, počet použití a to, či narodeninová zľava nahrádza bežnú zľavu zákazníka alebo sa k nej pripočíta. V prípade potreby ju možno obmedziť na konkrétnu skupinu tovaru. Aby sa zľava uplatnila, zákazník musí byť v databáze, v jeho karte musí byť vyplnené zloženie rodiny a pri členovi rodiny musí byť uvedený dátum narodenia.

Ak sa zľava neuplatnila, treba skontrolovať práve tieto údaje a nastavenia: vybraného zákazníka, zloženie rodiny, dátum narodenia, interval platnosti, maximálny vek, povolený počet použití a skupinu tovaru. Problém netreba vysvetľovať iba jedným predpokladom bez overenia nastavení konkrétnej databázy.

Pri tovare s nízkou maržou možno maximálnu zľavu nastaviť na úrovni druhu tovaru. Napríklad pri plienkach alebo dojčenskej výžive možno percento obmedziť alebo nastaviť na nulu, aby všeobecná zákaznícka zľava neznížila cenu pod prijateľnú úroveň.

Možnosť «Zľavový klub» pridáva kumulatívny systém, v ktorom sa zľava mení po dosiahnutí určenej sumy nákupov podľa stanovených pravidiel. Bonusy s obmedzenou dobou platnosti sa používajú, ak majú získané bonusy platiť iba do určitého dátumu. Možnosť «Hromadné rozosielanie správ zákazníkom» umožňuje pridávať vybraných zákazníkov zo zloženia rodiny do SMS, Viber alebo emailovej kampane. Pred odoslaním treba skontrolovať príjemcov: telefón a kontaktné kanály sa ukladajú v karte zákazníka, nie ako samostatný garantovaný kontakt každého dieťaťa.

Možnosť «Overenie zľavovej karty cez SMS» potvrdzuje výber zákazníka pri predaji alebo vrátení pomocou kódu zo správy. Samostatné potvrdenie čerpania bonusov možno zapnúť v nastaveniach možnosti; predvolene je vypnuté. Overenie znižuje riziko použitia cudzej karty bez vedomia jej vlastníka, ale nezabráni pracovníkovi vedome použiť vlastné číslo. Takéto prípady je potrebné navyše kontrolovať pomocou reportov o zľavách a operáciách personálu.

Na predaj darčeka bez výberu konkrétneho tovaru sa používa možnosť «Darčekové poukážky». Poukážka má vlastný čiarový kód, predáva sa cez pokladňu a eviduje sa v programe.

Kontrola pracovníkov je založená na oprávneniach a denníkoch operácií

V reporte «Analýza používania zliav» môže vedúci filtrovať predaje podľa pracovníka, účtovného strediska a typu zľavy a zároveň kontrolovať zmenu percenta a predaje pod nákladovou cenou. Samostatne je vhodné zaznamenávať odstránenie tovaru z predaja, aby bolo v denníku vidieť, kto odstraňoval položky z dokladu.

Pre rolu predajcu sa nastavujú iba potrebné oprávnenia: možnosť meniť zľavu, vidieť nákupné ceny a maržu, vybavovať vrátenia, prezerať reporty a zadávať čiarové kódy ručne. Program zaznamenáva činnosti a obmedzuje prístup, pričom rozhodnutie o konkrétnej odchýlke vedúci prijíma po kontrole dokumentov a denníkov.

Ak odmena pracovníka závisí od predaja, prémií alebo iných ukazovateľov, výpočet možno viesť cez možnosť «Mzdy a motivácia personálu». Schému príplatkov si určuje samotná predajňa; pre segment detského tovaru neexistuje jednotný povinný model motivácie.

Ako preniesť veľkosti a farby do internetového obchodu

Pre vlastný web sa používa synchronizácia s internetovým obchodom, a pre samostatné platformy — špecializované integrácie s Prom.ua a Rozetka.ua. Hotový web prepojený s evidenciou Torgsoft je dostupný ako samostatné riešenie «Torgsoft Online Market».

Aby sa veľkosti a farby jedného modelu neexportovali ako samostatné produkty, v pravidle tvorby modelu sa vyberú vlastnosti, ktoré určujú samotný model. Veľkosť a farba, ak ide o jeho varianty, sa z pravidla vylúčia. Potom produkty získajú spoločný identifikátor modelu a veľkosť a farba sa prenášajú ako samostatné polia. Na Prom.ua je potrebné navyše zapnúť prácu s variantmi a nastaviť ich zobrazenie v účte platformy.

Objednávky z webu sa načítajú do Torgsoft a spracujú v režime predaja s vystavením faktúry. Vyhľadanie zákazníka podľa telefónu, automatické vytvorenie novej karty a aktualizácia kontaktných údajov závisia od nastavení synchronizačného objektu. Načítanie objednávky ešte nie je predaj: história nákupov a skladový pohyb sa zmenia až po vytvorení príslušných dokumentov.

Pre zásielky možnosť «Integrácia s Nova Poshta» vytvára a tlačí prepravný list z údajov výdajového dokladu. Ak musí predajňa fiškalizovať príslušnú platobnú operáciu, možno použiť «PRP» alebo kompatibilnú hardvérovú RP. Spôsob vytvorenia dokladu závisí od spôsobu platby a skutočného modelu predaja, preto ho treba nastaviť podľa procesov konkrétnej predajne.

Pre maloobchodný a drobný veľkoobchodný predaj v jednej databáze možnosť «Politika veľkoobchodných cien» použije príslušnú cenovú úroveň po dosiahnutí nastavenej quantity tovaru v doklade.

Doplnkové scenáre závisia od sortimentu predajne

Nie každá predajňa s detským tovarom potrebuje všetky špeciálne režimy. Zapínajú sa iba podľa reálnych procesov:

• «Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel» sa používa pri detských elektrických autíčkach, detských monitoroch, elektronických hračkách a inom tovare s individuálnymi sériovými číslami. V prísnom režime program pri príjme a predaji kontroluje dostupnosť čísla na sklade.

• «Prenájom tovaru» je potrebný pre predajňu, ktorá skutočne prenajíma kostýmy, váhy pre dojčatá, herné zostavy alebo iné veci. V programe sa eviduje obdobie, platba, záloha, zákazník, zodpovedný pracovník a vrátenie tovaru.

• Súpravy pre novorodencov možno viesť ako komplety. Najprv pracovník vytvorí zloženie kompletu a zostaví potrebné množstvo: jednotlivé komponenty prejdú do zostaveného produktu. Potom sa predáva hotový komplet. Rozkompletizáciu možno povoliť alebo zakázať a možno vyžadovať uvedenie dôvodu.

• Na balenie váženej detskej výživy a tlač etikety na váhach s tlačou dokladov sa používa možnosť «Balenie a označovanie váženého tovaru». Ak konkrétny model váh podporuje dobu spotreby, môže vypočítať dátum predaja. «Integrácia s váhami pri pokladni» rieši inú úlohu: prenáša hmotnosť tovaru do predaja bez ručného zadania.

• Darčekové balenie, doručenie alebo inú jednoduchú službu možno pridať do zoznamu tovarov a služieb bez skladového zostatku.

Čo nastaviť pred začiatkom práce

Pred hromadným vložením sortimentu je vhodné stanoviť základné pravidlá evidencie:

1. Vytvoriť jednotný strom druhov tovaru a určiť povinné vlastnosti pre každú skupinu.

2. Dohodnúť pravidlá názvov, kódov položiek, veľkostí, farieb a sezón.

3. Nastaviť šablóny etikiet a skontrolovať skenovanie čiarových kódov pri pokladni.

4. Určiť oprávnenia predajcu na ručné zadávanie, zľavy, vrátenia, inventúru a reporty.

5. Nastaviť obmedzenia zliav pre skupiny s nízkou maržou ešte pred spustením vernostného programu.

6. Nastaviť pravidlo modelu a polia variantov pred prvým exportom na web alebo marketplace.

7. Zosúladiť potrebné procesy s licenciou a doplnkovými možnosťami. Aktuálne rozdiely sú uvedené v porovnaní Torgsoft-Start a Torgsoft-Ultra.

Na overenie vlastného scenára pred nákupom si možno nainštalovať demo verziu Torgsoft a počas testovania zapnúť potrebné možnosti. Online demo je určené na oboznámenie sa a má funkčné obmedzenia, preto je na prácu s vlastnou testovacou databázou, zariadeniami a úplným súborom nastavení potrebná inštalačná verzia. Po overení procesov možno konfiguráciu programu, licencie a zariadenia upresniť na stránke programu pre obchod s detským tovarom.