Ako viesť záznamy v obchode s obuvou: veľkosti, sezóna, vrátený tovar a zásoby

V predajni obuvi je vo výklade vystavený jeden vzor modelu a všetky páry sú uložené v škatuliach v sklade. Jeden model existuje v desiatich až dvanástich veľkostiach a vo viacerých farbách a zákazník prichádza práve po svoju veľkosť. Preto je evidencia obuvi založená na jednoduchom pravidle: jednotkou predaja je konkrétna veľkosť konkrétnej farby, zatiaľ čo jednotkou nákupu a analýzy zostáva model. Ak sa tieto dve úrovne zmiešajú, majiteľ prestane presne rozumieť tomu, čo má na sklade.

Ďalej je rozobratý celý pracovný cyklus predajne obuvi: ako skladník prijíma veľkostný rad, čo vidí predajca pri pokladni, ako predajňa spracúva vrátenia a sezónnu záruku, ako vykonať inventarizáciu tisícov škatúľ a ako vedúci rozhoduje, čo urobiť so zostatkami na konci sezóny. Pri každej etape je uvedené, aké údaje Torgsoft zaznamenáva a čo na ich základe kontroluje majiteľ.

Evidenčnou jednotkou obuvi je konkrétna veľkosť konkrétneho modelu

Skladník nastaví pre druh tovaru príznak veľkostného radu a následne každá veľkosť modelu dostane vlastnú kartu s vlastným skladovým zostatkom. Predaj veľkosti 38 odpíše zo skladu práve veľkosť 38 a neovplyvní veľkosť 39. Artikel pritom spája celý rad do jedného modelu, preto vedúci v prehľadoch sleduje model ako celok, keď plánuje doobjednanie.

Okrem veľkosti fungujú v karte tovaru charakteristiky, ktoré pri obuvi ovplyvňujú nákup aj vystavenie: artikel, farba, sezóna, pohlavie, materiál, výrobca a kolekcia. Torgsoft ponúka rovnaké polia aj ako filtre v analytických režimoch, takže majiteľ si môže samostatne pozrieť napríklad predaj dámskych čižiem jarno-jesenného sortimentu z konkrétnej kolekcie.

Číselník sezón spravuje administrátor alebo skladník. Každá sezóna má stav «Aktívna» alebo «Neaktívna» a druhý stav odstráni staré sezóny zo zoznamov výberu, pričom ich ponechá v predchádzajúcich dokumentoch. Bez tohto číselníka sa po troch rokoch práce zoznam sezón v karte tovaru stáva neprehľadným.

Časť doplnkových polí karty tovaru, medzi nimi «Vek», «Balenie» a rozmery balenia, Torgsoft zobrazuje až po aktivácii možnosti Synchronizácia s internetovým obchodom a zapnutí nastavenia «Používať doplnkové charakteristiky tovaru». Je vhodné s tým počítať vopred, ak predajňa plánuje exportovať na web produktové karty s úplným opisom.

Príjem podľa veľkostného radu, čiarové kódy a etikety

Veľkostný rad v Torgsoft je viazaný na výrobcu. Keď skladník prijíma novú dodávku, program doplní potrebný rad a zostáva zadať množstvo pri každej veľkosti alebo rovnaké množstvo pre všetky veľkosti naraz. Ak v dodávke prišla iba jedna veľkosť, skladník ju zadá samostatne. Hotový rad možno vybrať z už vytvorených alebo doň pridať veľkosť priamo vo formulári.

Ďalšou otázkou sú čiarové kódy. Pri obuvi výrobca často tlačí rovnaký kód pre celý veľkostný rad, a skener pri pokladni nerozozná veľkosť 37 od veľkosti 41. Torgsoft to rieši nastavením «Generovať vlastný čiarový kód tovaru (EAN13), ak sa formát čiarového kódu výrobcu líši od EAN13». Program vytvorí vlastný čiarový kód s prefixom 29 a každá veľkosť dostane samostatný kód. Ďalšie nastavenie, «Na etiketách tlačiť iba vlastné čiarové kódy», ponechá výrobný kód tam, kde je správny, a vlastný vytlačí iba pri tovare bez vhodného kódu výrobcu.

Tlačiareň etikiet vytlačí cenovku s veľkosťou. Ide o praktický detail, ktorý predajcovi šetrí čas: škatule sú uložené v stĺpcoch čelnou stranou smerom von a veľkosť na etikete musí byť čitateľná bez vyberania škatule z police. Šablónu etikety nastavuje administrátor a možno na nej zobrazovať potrebné charakteristiky vrátane veľkosti a percenta zľavy.

Fotografiu skladník pripojí k modelu a tá sa zobrazuje pri všetkých veľkostiach daného artikla. Každý pár nie je potrebné fotografovať samostatne. Ak predajňa fotografuje tovar priamo na pracovisku, môže využiť možnosť Fotografovanie tovaru pomocou webkamery. Licencuje sa pre každé pracovisko a nefunguje v terminálovej verzii, preto siete s terminálovým serverom fotografujú tovar iným spôsobom.

Predaj: skenovanie škatule, vyhľadanie veľkosti, fiškálny doklad

Pri pokladni predajca naskenuje čiarový kód zo škatule a Torgsoft pridá do predaja presne tú veľkosť, ktorá sa v nej nachádza. Takto funguje hlavná ochrana pred zámenou tovaru. Ak predajca vyberá tovar zo zoznamu ručne, môže zvoliť položku s rovnakou cenou, ale inou veľkosťou, a rozdiel sa prejaví až pri inventarizácii.

Druhým nástrojom na tejto úrovni je nastavenie «Čo robiť, ak pri predaji nie je na sklade dostatok tovaru». Administrátor vyberá jednu z možností: povoliť predaj do mínusu, upozorniť predajcu na nedostatok, zakázať predaj do mínusu, nastaviť pravidlo samostatne pre každé evidenčné centrum alebo pre každý druh tovaru. Zákaz predaja do mínusu znamená, že predajca nebude môcť predať pár, ktorý v databáze nie je, a skladník bude musieť najprv skontrolovať zostatok alebo zaevidovať príjem.

Ak zákazníkovi nevyhovuje vystavený vzor, predajca otvorí režim «Dostupnosť veľkostí modelu v obchodnej sieti» kombináciou Alt+W priamo z formulára predaja. Naskenuje čiarový kód vzoru a program zobrazí evidenčné centrá a množstvo každej veľkosti tohto modelu. Pred prvým použitím musí administrátor označiť potrebné evidenčné centrá v položke «Nastavenia — Výber evidenčných centier», inak zostane okno prázdne.

V predajniach, na ktoré sa vzťahuje povinnosť používať RP alebo RRP, je potrebné hotovostný predaj alebo platbu kartou realizovať v súlade s požiadavkami Zákona č. 265/95-VR. Možnosť Programová RP umožňuje predajcovi fiškalizovať doklad z toho istého okna predaja a vykonať fiškálne vrátenie. Možnosť sa licencuje pre každý počítač alebo zariadenie bez ohľadu na verziu programu, takže sieť počíta licencie podľa počtu pokladní.

Možnosť Integrácia s platobným terminálom prenáša sumu dokladu z programu do platobného zariadenia. Pokladník nemusí zadávať sumu do terminálu ručne a suma na doklade sa zhoduje so sumou, ktorú odpísala banka.

Vrátenie, výmena a sezónna záruka

Vrátenia sa pri obuvi vyskytujú častejšie ako vo väčšine maloobchodných segmentov a delia sa na dva rozdielne prípady s odlišnými zákonnými lehotami.

Prvý prípad — výmena páru bez vady, ktorý nevyhovuje veľkosťou alebo farbou. Článok 9 Zákona «O ochrane práv spotrebiteľov» poskytuje zákazníkovi na výmenu štrnásť dní bez započítania dňa nákupu, ak predajca neurčil dlhšiu lehotu. V Torgsoft túto lehotu nastavuje administrátor v poli «Maximálna lehota vrátenia (dní)». Predvolená hodnota je 14, možno ju zmeniť a nula odstráni obmedzenie úplne.

Druhý prípad — výrobná chyba, ktorú zákazník zistí počas nosenia. Obuv patrí medzi sezónny tovar a podľa platných pravidiel sa záručná lehota počíta od začiatku príslušnej sezóny: pri zimnom sortimente od 15. novembra, pri jarno-jesennom od 15. marca a od 15. septembra a pri letnom od 15. mája. Vyplýva to z časti 3 článku 7 Zákona «O ochrane práv spotrebiteľov» a zo sezónneho zoznamu v uznesení Kabinetu ministrov č. 172 z 19.03.1994. Mimosezónne obdobie sa do záručnej lehoty nezapočítava. Pár letných sandálov kúpený vo februári s 30-dňovou zárukou bude v záruke od 15. mája do 14. júna.

Tieto dátumy počíta vedúci alebo predajca podľa zákona. Torgsoft uchováva dátum predaja, model, veľkosť a sezónu tovaru, takže predajňa má údaje potrebné na výpočet, ale samotnú sezónnu záručnú lehotu program neeviduje.

Technicky môže predajca vykonať vrátenie tromi spôsobmi.

1. Podľa dokladu: naskenuje čiarový kód dokladu, vyberie zo zoznamu požadovaný pár a vráti peniaze.
2. Výberom dokladu: otvorí zoznam predajov a manuálne nájde príslušnú realizáciu.
3. Bez dokladu: naskenuje zľavovú kartu zákazníka a vyberie tovar zo zoznamu jeho nákupov alebo naskenuje čiarový kód samotného páru a podľa neho vyhľadá realizáciu.

Posledný spôsob rieši bežnú situáciu, keď zákazník príde bez dokladu, ale má kartu.

Ak predajňa spája realizáciu s konkrétnym predajcom, aj vrátenie sa priradí konkrétnemu predajcovi. Ovplyvňuje to výpočet jeho odmeny a majiteľ vidí, kto má podiel vrátení vyšší ako priemer siete.

Inventarizácia, ktorú možno vykonávať po častiach

Úplná inventarizácia predajne obuvi so zastavením predaja trvá jeden alebo dva dni. Preto predajne počítajú tovar po častiach: podľa druhov tovaru, výrobcov, dodávateľov alebo regálov.

Skladník otvorí «Sklad — Stav skladu», vyfiltruje potrebnú skupinu tovaru, označí ju a pridá do inventarizačného zoznamu. Pri vytváraní zoznamu zvolí režim blokovania. «Blokovať tovar pri pridaní do zoznamu» je vhodné, keď sa predajňa počas inventarizácie zatvorí: tovar je okamžite nedostupný na predaj. «Blokovať tovar po prvom naskenovaní» je určené na inventarizáciu počas predaja: tovar sa zablokuje až po prvom skutočnom naskenovaní, nie pri vytvorení celého zoznamu.

Pracovník môže počítať tovar tromi spôsobmi: skenerom s okamžitým zadaním výsledku do programu, ručne podľa vytlačeného zoznamu alebo pomocou terminálu na zber údajov s následným načítaním súboru do zoznamu.

Samostatne sa nastavujú práva pracovníkov, ktorí počítajú. Nastavenie «Obmedziť inventarizačný zoznam pre vykonanie inventarizácie predajcom» v časti «Prístup» skryje pred predajcom evidované množstvo, zakáže tlač dokumentov s výsledkami a skryje veľkoobchodnú cenu. Nastavenie «Skryť množstvo na sklade pri tovare v inventarizácii» v časti «Rola» robí to isté pre konkrétnu rolu. Predajca zadáva skutočne spočítané škatule a nevidí, koľko ich má byť.

Po uzatvorení zoznamu Torgsoft vytvorí prehľady o manku, prebytku a konečnom výsledku so zohľadnením zámeny tovaru. Vedúci vidí, pri ktorých konkrétnych veľkostiach sa údaje rozchádzajú, a kontroluje zmenu, ktorá s týmto tovarom pracovala.

Miesto uskladnenia a rýchlosť obsluhy

Predajca trávi najviac času hľadaním škatule v skladovej zóne. Možnosť Miesto uskladnenia tovaru umožňuje administrátorovi vytvoriť zoznam miest, napríklad regálov a skladových buniek, a každému tovaru priradiť jeho adresu. Torgsoft podporuje dva režimy: jedno miesto uskladnenia na tovar a viac miest. Pre predajňu obuvi je praktickejší druhý variant, pretože jeden model môže byť vystavený vo výklade, uložený v skladovej zóne a zároveň v škatuliach sezónneho uskladnenia. Predajca vidí adresu v programe a ide priamo po konkrétny pár.

Pre sieť to má ešte ďalší význam. Keď skladník vytlačí doklad interného presunu s uvedeným miestom uskladnenia, pracovník skladu zbiera tovar postupne podľa regálov.

Sezóna, nepredajný tovar a presuny medzi predajňami

Obuv rýchlo stráca aktuálnosť. Pár, ktorý sa predajni nepodarí predať do konca sezóny, zostáva na sklade do nasledujúceho roka a majiteľ má v ňom viazané peniaze.

Aby vedúci videl situáciu včas, otvorí «Analýza — Centrum riadenia sortimentu». Režim zobrazuje pohyb tovaru medzi evidenčnými centrami vo forme veľkostí s farebným zvýraznením typu pohybu: príjem, predaj, odpis, interný presun. Vedúci vyberie evidenčné centrá a obdobie, filtruje tovar podľa sezóny, pohlavia, veľkosti, farby alebo materiálu a vidí, kde model stojí bez pohybu a kde sa rýchlo predáva. Presunutím bunky naplánuje interný presun a doklad vytvorí samostatnou akciou v tom istom režime.

Druhým nástrojom sú akcie. Administrátor vytvorí akciu s percentuálnou alebo pevnou zľavou, uvedie skupinu tovaru, obdobie, typ predaja a evidenčné centrá, v ktorých platí. Skupina tovaru sa vytvára podľa druhu tovaru s upresnením výrobcu, sezóny a dodávateľa, takže zľavu možno spustiť cielene na konkrétnu kolekciu v konkrétnych predajniach. Samostatne sa zapína účasť akciového tovaru v kumulatívnom zľavovom systéme a priorita akcie pred obmedzením maximálnej zľavy.

Aby sa obľúbené veľkosti nevypredali skôr ako zvyšok radu, predajňa nastavuje limity pomocou možnosti Minimálne a maximálne zásoby podľa skladov. Minimálne zásoby možno nastaviť rovnako pre všetky sklady alebo samostatne pre každý z nich, čo je dôležité pre sieť s predajňami rôznych veľkostí.

Obuv stiahnutú z predaja do nasledujúcej sezóny predajňa zabalí a odošle na uskladnenie. Možnosť Sezónne balenie a skladovanie tovaru umožňuje evidovať takýto tovar v škatuliach, takže nasledujúci rok skladník nájde potrebnú dodávku bez prehľadávania celého skladu.

Nákup na nasledujúcu sezónu

Na konci sezóny majiteľ rozhoduje, koľko párov a aké veľkosti objednať. Tu sa používa prehľad «Analýza — Rebríček predajnosti tovaru»: ukazuje, ktoré veľkosti predajňa predala za zvolené obdobie a vo vybranom evidenčnom centre so zohľadnením vrátení.

Pri obuvi je tento prehľad dôležitý práve pre rozdielnu logiku dospelého a detského sortimentu. Ak sa minulý rok dobre predávala určitá veľkosť šľapiek, v predajni obuvi pre dospelých bude s veľkou pravdepodobnosťou žiadaná aj toto leto. V detskej predajni je logika iná: deti tých istých zákazníkov za rok vyrástli, preto je potrebné objednať o niekoľko veľkostí viac.

Prehľad «Analýza predaja podľa sezón» k tomu pridáva dynamiku podľa sezón: koľko predajňa predala z minulej kolekcie a koľko z aktuálnej. Možnosť Automatický výpočet skladových zásob pomáha vypočítať odporúčané normy zásob so zohľadnením predaja a dodacích lehôt. Skladník tieto údaje používa pri príprave objednávky dodávateľovi.

Príjmové doklady od dodávateľov nemusí skladník zadávať celé ručne. Torgsoft podporuje import zoznamu tovarov z Excelu, ak dodávateľ posiela doklady elektronicky alebo ak predajňa prenáša počiatočné zásoby z tabuľky.

Predajcovia: kto predal pár a aké činnosti vidí vedúci

Pri obuvi sa predajca-poradca aktívne podieľa na predaji a jeho odmena sa viaže na konkrétne páry. Možnosť Prepojenie predaja každého tovaru s predajcom umožňuje zaznamenávať autora každého riadku dokladu. Administrátor vyberá spôsob registrácie predajcu v nastaveniach: skenovanie identifikačnej karty pred každým predajom, pri prihlásení do programu alebo pred pridaním každého tovaru. Prvý variant je vhodný, keď na jednom počítači pracuje viac predajcov, druhý — keď má každý predajca pridelený vlastný počítač.

Možnosť Mzda a motivácia personálu na základe týchto údajov počíta sadzbu, percento z tržby, prémie za splnenie plánu a sankcie a vytvára výkaz. Vedúci vidí výpočet pri každom predajcovi a môže vysvetliť výslednú sumu.

Prístupové práva administrátor nastavuje pomocou rolí. Rola určuje, či predajca vidí nákupné ceny, môže meniť dátum predaja alebo má prístup do iných evidenčných centier. Formulár «Protokol činností používateľov» uchováva históriu činností, takže vedúci môže každú operáciu priradiť ku konkrétnemu používateľskému účtu. Program zaznamenáva činnosti a obmedzuje prístup, pričom rozhodnutie týkajúce sa konkrétneho pracovníka prijíma majiteľ.

Zákazníci, karty a opakované nákupy

Obuv sa nakupuje niekoľkokrát ročne, preto má databáza zákazníkov pre predajňu priamu hodnotu. Torgsoft uchováva kontakty, históriu nákupov a kumulovanú sumu a vypočítava kumulatívnu zľavu aj narodeninovú zľavu.

Plastové zľavové karty objednáva predajňa po sériách a pre každú sériu administrátor vytvorí rozsah čiarových kódov. Možnosť Overenie zľavovej karty prostredníctvom SMS umožňuje predajcovi nájsť zákazníka podľa telefónneho čísla a potvrdiť čerpanie bonusov kódom, ktorý zákazník dostane. Rieši to dve situácie naraz: zákazník zabudol kartu doma alebo sa niekto iný pokúša použiť cudzie nazbierané výhody.

Prísny klubový program, v ktorom zákazník získa trvalú zľavu po nazbieraní určitej sumy za stanovené obdobie, vytvára predajňa pomocou možnosti Zľavový klub. Aby sa zákazníci vrátili ešte pred začiatkom nasledujúcej sezóny, používa sa možnosť Bonusy s obmedzenou dobou platnosti.

Možnosť Darčekové poukážky rieši špecifickú situáciu pri obuvi: človek chce darovať pár topánok, ale nepozná veľkosť. Predajca pri pokladni naskenuje čiarový kód poukážky a Torgsoft skontroluje, či bola poukážka zaplatená a či už nebola použitá.

Možnosť Hromadné správy zákazníkom umožňuje marketérovi vytvoriť výber z databázy a odoslať správu cez SMS, Viber alebo e-mail. Pri obuvi možno výber vytvoriť podľa nákupu: napríklad rodičia, ktorí minulý rok kupovali detskú obuv veľkosti 24, môžu dostať správu o novej kolekcii vo veľkosti 26.

Možnosť Evidencia návštevníkov zhromažďuje údaje z počítadiel TK-01 a TK-04 prostredníctvom účtu na portáli GSM Counters. Majiteľ porovnáva počet návštevníkov s počtom nákupov, hodnotí výsledok akcie za tri obdobia a vidí hodiny najvyššej návštevnosti, aby mohol zostaviť rozpis zmien. Možnosť sa licencuje v počte jedna licencia na jednu predajňu.

Online kanál: web, marketplace, doručenie

Online predaj má pri obuvi vlastnú špecifiku. Zákazník má na webe vidieť jednu kartu modelu s výberom veľkosti a farby, zatiaľ čo sklad musí odpísať konkrétny pár.

Možnosť «Synchronizácia s internetovým obchodom» prenáša tovar, ceny a skladové zostatky na web a prijíma objednávky späť do programu. Výmena prebieha podľa nastaveného harmonogramu alebo manuálnym spustením, preto medzi predajom v kamennej predajni a aktualizáciou údajov na webe uplynie určitý čas. Interval synchronizácie nastavuje administrátor a pri predajni s vysokou obrátkovosťou obľúbených veľkostí je vhodné nastaviť kratší interval.

Pre marketplace fungujú samostatné možnosti: Integrácia s Rozetka.ua a Integrácia s Prom.ua. Predajniam, ktoré spúšťajú vlastný web od začiatku, vyhovuje platforma Torgsoft Online Market.

Odoslanie zásielky manažér vybaví z programu pomocou možností Integrácia s Nova Poshta a Integrácia s Ukrposhta. Prepravný doklad sa vytvorí z karty zákazníka a objednávka sa odošle na expedíciu bez potreby prechádzať do účtu dopravcu.

Vedúci to všetko kontroluje zo smartfónu prostredníctvom možnosti Mobilná aplikácia Torgsoft: predaje, zásoby, dostupnosť veľkostí podľa predajní a prehľady. Možnosť sa licencuje pre každý počítač alebo zariadenie bez ohľadu na verziu programu.

Peniaze, banka a výkazníctvo

Možnosť Bankové výpisy načíta výpisy z vybraných účtov priamo do Torgsoft. Účtovník alebo majiteľ vidí príjmy, vytvára platobné príkazy na výdavky a spracúva nerozpoznané platby, keď zákazník prevedie peniaze bez správneho účelu platby.

Torgsoft exportuje daňové faktúry vo formáte, ktorý prijíma M.E.Doc. Tým sa eliminuje opakované zadávanie rovnakých údajov do účtovného programu.

Na hodnotenie finančného výsledku predajňa používa prehľady programu: denný zisk z tovaru za obdobie, porovnávací mesačný prehľad, súhrnný prehľad za obdobie, priemernú obchodnú prirážku na predajniach a analýzu tržieb. Majiteľ vidí, ktoré modely prinášajú zisk, ako zľavy ovplyvnili prirážku a ktorý tovar sa dostatočne dlho nepredáva na to, aby bol zaradený do ďalšej akcie.

Zariadenia, ktorými sa začína automatizácia

Minimálna zostava vybavenia predajne obuvi vyzerá takto:

• skener čiarových kódov — predaj páru, príjem dodávky, inventarizácia;

• tlačiareň etikiet — cenovka s veľkosťou na každú škatuľu;

• tlačiareň dokladov — tlač predajných dokladov a interných dokumentov, ak je to potrebné v procese predajne;

• platobný terminál — platba kartou, pri pripojenej možnosti sa suma prenáša z programu;

• terminál na zber údajov — inventarizácia veľkého skladu bez vytlačených zoznamov.

Fiškálny doklad vytvára RP alebo RRP. Programová RP funguje na tom istom počítači a nevyžaduje samostatnú registračnú pokladnicu. Predajne, ktoré používajú klasický fiškálny registrátor, ho pripájajú prostredníctvom možnosti Integrácia s fiškálnym registrátorom.

Čo skontrolovať vo vlastnom procese

Ak už predajňa obuvi vedie evidenciu, najrýchlejší praktický prínos má kontrola štyroch vecí.

1. Má každá veľkosť vlastný čiarový kód alebo predajňa používa jeden výrobný kód pre celý veľkostný rad?

2. Čo je zvolené v nastavení predaja do mínusu a či platí rovnaké pravidlo vo všetkých predajniach?

3. Aký režim blokovania používa skladník pri čiastočnej inventarizácii a či je evidované množstvo skryté pred pracovníkmi, ktorí počítajú?

4. Koľko modelov z minulej sezóny stále leží na sklade a či majiteľ tieto čísla videl pred objednaním novej kolekcie?

Prvé tri body možno vyriešiť nastaveniami počas jednej pracovnej relácie. Štvrtý vyžaduje pravidelnú kontrolu pohybu tovaru medzi predajňami a práve ten určuje, koľko peňazí bude mať predajňa viazaných až do nasledujúcej sezóny.

Konfigurácia pre konkrétnu predajňu alebo sieť, zoznam licencií a zostava vybavenia sú opísané na stránke program pre predajňu obuvi.