Акт переоцінки і Протокол переоцінки: як правильно змінювати ціни

Якщо в Торгсофт потрібно масово змінити ціни, важливо не плутати Акт переоцінки з Протоколом переоцінки. Акт використовується для підготовки і застосування нових цін, а Протокол лише фіксує, що зміна вже відбулася. Саме через цю плутанину найчастіше виникають ситуації, коли користувач очікує зміну ціни, але дивиться не в той документ, або відкриває Протокол і думає, що система “нічого не показує”.

Чим відрізняється Акт переоцінки від Протоколу переоцінки

Щоб уникнути помилок, користувачу потрібно чітко розуміти різницю між двома інструментами:

• Акт переоцінки — це інструмент підготовки та застосування зміни ціни. У ньому ви збираєте перелік товарів, вказуєте нові ціни чи знижки, і лише після натискання кнопки «Застосувати переоцінку» ціни змінюються в базі.

• Протокол переоцінки — це фіксація факту того, що відбулося. Цей документ нічого не змінює, він працює як журнал або історія. Сюди потрапляють товари, роздрібна ціна яких уже була змінена, або ті товари, по яких була встановлена товарна знижка.

Симптом 1. Товари не переоцінилися або зникли з Акту переоцінки

Причина:

• Не правильно обраний (і) центр (и) обліку при застосуванні Акту переоцінки. Акт застосовується до конкретного (них) складу (ів), які можна обрати в момент виконання дії "Застосувати переоцінку" по створеному акту. Таким чином користувач міг обрати не правильний центр обліку, до якого потрібно було застосувати змінення ціни.

• На головній формі обраний центр обліку, на якому відсутній доданий товар в Акт переоцінки. Якщо товар відсутній на обраному центрі обліку на головній формі програми, то при відкритті форми "Акт переоцінки" товар в Акті переоцінки не буде відображатись.

Як перевірити:

1. Перевірте, які склади були позначені галочками у вікні «Вибір центрів обліку» під час натискання на кнопку «Застосувати переоцінку».

2. Зверніть увагу на те, який Центр обліку обрано на головній формі під час створення Акту і під час перегляду/редагування інформації в Акт.

Як виправити:

1. У вікні Акту переоцінки після натискання «Застосувати переоцінку» уважно оберіть потрібні центри обліку з переліку (або натисніть «Всі», якщо ціни змінюються для всієї мережі).

2.  Переконайтесь, що перед роботою з Актом переоцінки обраний правильний центр обліку на головній формі програми.

Симптом 2. В Протоколі переоцінки порожньо або відображається "неправильна" кількість

Причина:

• Не налаштовані фільтри. Протокол за замовчуванням відображає інформацію по центру обліку, який обраний на головній формі за поточний день.

• Використання Протоколу не за призначенням. Користувачі часто намагаються аналізувати поточні залишки товару через Протокол переоцінки, не розуміючи специфіки колонки «Кількість».

Як перевірити:

1. Перевірте фільтр «Період» та «Центр обліку» у формі Протокол переоцінки.

2. Запитайте клієнта, яку саме мету він переслідує (хоче побачити історію ціни чи поточні залишки?).

Як виправити:

1. Встановіть правильний період, у який фактично відбувалася зміна цін та оберіть правильний центр обліку.

2. Поясніть логіку: колонка «Кількість» у Протоколі переоцінки відображає не поточну кількість товару на складі, а його кількість саме в момент переоцінки по центру обліку, по якому відбувалась переоцінка.

3. Якщо клієнту потрібно аналізувати кількість товару, порекомендуйте використовувати форми, де предметом є кількість (наприклад, «Стан складу» або «Обігова відомість за кількістю»), а не протокол зміни цін.

Симптом 3. Ціну змінили, але в Протоколі переоцінки запису немає

Причина: 

У налаштуваннях програми вимкнено фіксацію цих подій.

Як перевірити та виправити: 

Перейдіть у меню Налаштування → Параметри → Облік. Перевірте стан перемикача «Включати кількість товару до протоколу переоцінки (формувати протокол переоцінки)». Якщо його вимкнено, Протокол переоцінки залишатиметься порожнім. Увімкніть його, щоб усі зміни ціни продажу автоматично фіксувалися у Протоколі переоцінки.

Як не плутати Акт і Протокол під час масової зміни цін

1. Правило послідовності. Спочатку створюємо Акт → додаємо товари → встановлюємо нові ціни → натискаємо Застосувати переоцінку (на конкретний склад) → і лише потім перевіряємо результат у Протоколі.

2. Контроль Центру обліку. Візьміть за правило завжди перевіряти фільтр Центру обліку в Протоколі переоцінки. Неможливо переоцінити товар на складі, якщо його там немає (або якщо обрано інший ЦО).

3. Аналітика за призначенням. Не шукайте поточні залишки в протоколі переоцінки - кількість по товару в протоколі відображається на момент переоцінки. Для кількості — використовуйте форму "Стан складу", "Обігова відомість за кількістю", для історії зміни роздрібних цін — Протокол переоцінки.

Поширені запитання про Акт і Протокол переоцінки

У чому різниця між актом і протоколом переоцінки? 

Акт переоцінки — це інструмент підготовки та застосування зміни цін. У ньому ви формуєте перелік товарів, вказуєте нові відпускні ціни або знижки, і ціни в базі змінюються лише після того, як ви натиснете кнопку «Застосувати переоцінку».

Протокол переоцінки — це документ, що фіксує сам факт події, яка вже відбулася. Він працює як історія або журнал, куди потрапляють товари одразу після зміни їхньої роздрібної ціни.

Чому товар не відображається в акті переоцінки? 

Найчастіше це трапляється через те, що на головній формі програми обрано неправильний центр обліку (ЦО). Якщо товар відсутній на цьому складі, або по ньому ніколи не було руху на обраному ЦО, програма не буде відображати його в акті переоцінки.

Як переоцінити лише один склад або магазин? 

Після того як ви додали товари до Акту переоцінки та встановили для них нові ціни, натисніть кнопку «Застосувати переоцінку». На екрані з'явиться вікно «Вибір торгових точок», у якому ви можете галочками позначити виключно той магазин або склад, де необхідно оновити ціни. Після підтвердження ціни будуть змінені лише на цій обраній торговій точці.

Як зробити масову зміну цін? 

Виділіть увесь перелік доданих товарів до Акту переоцінки комбінацією клавіш «Ctrl + A», натисніть кнопку "Змінити нові ціни продажу" та оберіть дію «Змінити відпускну ціну». У вікні, що з'явиться, ви зможете масово збільшити, зменшити або встановити нову ціну (у відсотках чи валюті), а також вибрати правила округлення.

Чи можна скасувати переоцінку? 

Так, скасувати переоцінку можливо. Якщо ви знаходитесь у вікні «Акт переоцінки», ви можете натиснути кнопку «Скасувати переоцінку» в блоці виконання. Крім того, скасувати зміну ціни на конкретний товар чи групу товарів можна у пункті меню «Склад» — «Змінення ціни продажу», де потрібно виділити потрібні позиції та натиснути кнопку «Скасувати зміну ціни».

Як перевірити, що нові ціни вже застосовані? 

Факт успішного виконання переоцінки одразу підтверджується записом у правій частині форми "Акти переоцінки" в області "Виконання переоцінки". Крім того, перевірити застосування нових роздрібних цін можна у «Протоколі переоцінки», куди переоцінений товар потрапляє автоматично. Відстежити історію ціни конкретного товару можна також через режим «Склад» — «Змінення ціни продажу» або у самому Стані складу в історії змін ціни.

Чому в різних центрах обліку різні результати? 

Результати переоцінки або самі ціни можуть відрізнятися на різних магазинах, якщо в налаштуваннях торгової мережі вимкнено параметр «Підтримувати однакові ціни на всіх торгових точках». Також ціни не будуть змінюватися на тих центрах обліку, де спеціально знята галочка «Дозволити синхронізацію цін з центром» в налаштуваннях центра обліку.

Який документ підтверджує, що переоцінка вже відбулася? 

Документом, що підтверджує факт зміни роздрібних цін, є «Протокол переоцінки». Він містить інформацію про всі товари, щодо яких була застосована зміна ціни.

 Варто пам'ятати важливу деталь: колонка «Кількість» у цьому протоколі відображає не поточний залишок товару на складі, а кількість товару, яка була в наявності саме в момент проведення переоцінки.