Де знайти надлишки, нестачі і документи після закриття відомості інвентаризації
Після інвентаризації “нічого не сталося”: де знайти результати закриття відомості
Якщо після натискання кнопки «Закрити відомість» в інвентаризації візуально нічого не змінилося, це не означає, що програма не спрацювала. У Торгсофт результати переобліку фіксуються не окремими яскравими повідомленнями, а через автоматично створені складські документи: надлишки ставляться на прихід, а нестачі списуються. Тому після закриття відомості важливо знати, у яких саме реєстрах шукати ці документи і як перевірити, що інвентаризація завершилася коректно.
Після закриття відомості не варто робити висновок про помилку лише тому, що програма не показала окреме повідомлення про списання або оприбуткування. Спочатку потрібно перевірити, чи відомість справді закрита, чи були розбіжності між фактом і обліком, і чи з’явилися автоматично створені документи в Переліку приходів та Переліку витрат. Якщо закриття виконали помилково, скасовувати його потрібно відразу, поки за цими товарами ще не було нового руху. Якщо ситуація виглядає незрозумілою або суми після інвентаризації не збігаються, краще звернутися до технічної підтримки.
Як виглядає проблема після закриття відомості
-
«Я підрахував товар, натиснув "Закрити відомість", але візуально нічого не сталося, де результати?»
-
«Після інвентаризації не відбулося списання нестачі зі складу».
-
«Де мені тепер подивитися, які товари додалися як надлишок, а які списалися?»
Як зрозуміти, що інвентаризація закрита, але результат незрозумілий
-
Ви завершили підрахунок (вручну, сканером чи ТЗД) і натиснули Закрити відомість.
-
На екрані не з'явилося яскравих сповіщень про списання чи оприбуткування товару.
-
Ви не знаєте, в яких саме пунктах меню програма зафіксувала знайдені надлишки та нестачі.
-
Залишки на формі «Стан складу» змінилися, але немає розуміння, якими документами це підтверджується.
Чому після інвентаризації може здаватися, що нічого не сталося
Відчуття, що «нічого не сталося», виникає через нерозуміння автоматичних процесів Торгсофт. Програма виконує всі коригування у фоновому режимі, щоб не перевантажувати користувача зайвими ручними операціями.
Причина А. Програма створює документи автоматично і без окремих повідомлень
Закриття відомості — це не просто зміна її статусу. В момент натискання кнопки програма порівнює ваш підрахунок з тим, що було в базі. При закритті відомості автоматично створюються два типи складських документів: документ приходу для товарів з надлишком і документ списання для товарів з нестачею.
Причина B. Відсутність розбіжностей
Якщо ваш фактичний підрахунок ідеально збігся з обліковою кількістю в програмі, то після закриття відомості Торгсофт не створить жодних коригуючих документів списання чи приходу. Програмі просто нічого вирівнювати.
Причина C. Відомість фактично не закрита
Іноді користувачі просто сканують товар і зупиняються на цьому, забуваючи натиснути фінальну кнопку Закрити відомість. Поки ця кнопка не натиснута, кількість товару на складі не зміниться і документи не створяться.
Алгоритм дій: як знайти результати інвентаризації по кроках
Щоб побачити, що саме зробила програма після закриття відомості, виконайте наступні кроки:
1. Перевірте, чи створено Акт списання (Нестача)
Усі товари, яких не вистачило під час переобліку, програма автоматично списує.
-
Зайдіть у пункт головного меню Склад → Перелік витрат.
-
Встановіть фільтр по даті закриття відомості.
-
У полі «Вид документа» оберіть Списання.
-
Ви побачите автоматично створений документ списання. У нижній частині вікна відобразиться перелік товарів, яких не вистачило.
2. Перевірте, чи створено Прихідну накладну (Надлишок)
Усі товари, які виявилися зайвими, програма автоматично ставить на прихід, щоб вони з'явилися на складі.
-
Зайдіть у пункт головного меню Склад → Перелік приходів.
-
Встановіть фільтр по даті інвентаризації.
-
Знайдіть прибуткову накладну. У приході від інвентаризації товар закріплюється за системним постачальником, який так і називається: ПРИХІД ВІД ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ.
Важливий нюанс: у цьому приході ціна на знайдений товар автоматично проставляється як остання собівартість його закупівлі (ціна закупівлі + додаткова вартість).
3. Обов'язково перерахуйте собівартість
Після закриття відомості та автоматичного створення приходів і списань необхідно актуалізувати фінансову аналітику.
-
Зайдіть в Аналіз → Період або на форму Стан складу та натисніть Перерахувати собівартість. Якщо цього не зробити, собівартість знайдених надлишків або загальна аналітика може відображатися некоректно.
4. Що робити, якщо відомість закрили випадково або з помилкою?
Якщо ви закрили відомість, але зрозуміли, що припустилися помилки:
-
Знайдіть закриту відомість і натисніть кнопку Скасувати закриття.
-
При цьому програма автоматично видалить створені коригувальні складські документи (приходи та списання).
Увага: це можна зробити тільки відразу після закриття. Якщо минув час і за цими товарами вже був рух (наприклад, щось встигли продати), скасувати закриття буде неможливо. У такому разі доведеться створювати нову відомість на проблемні позиції.
Як перевірити, що інвентаризація пройшла правильно
-
Відкрийте Склад → Стан складу та перевірте кількість товару, який брав участь в інвентаризації. Вона має точно відповідати тій кількості, яку ви ввели або відсканували під час підрахунку.
-
В «Переліку приходів» та «Переліку витрат» наявні документи, суми та кількість у яких збігаються з підсумками розбіжностей вашої інвентаризації.
Що важливо запам’ятати після закриття відомості
-
"Закрити відомість" — це активна дія, яка дає команду програмі: "Приведи склад у відповідність до мого підрахунку".
-
Програма не показує списання чи прихід яскравими вікнами, а тихо створює системні документи у Переліку приходів (надлишки) та Переліку витрат (нестачі).
-
Завжди перераховуйте собівартість після закриття переобліку, щоб фінансові звіти та аналітика прибутковості працювали коректно.
-
Якщо сталася помилка, скасовуйте закриття миттєво, до того, як магазин почне знову продавати проінвентаризований товар.
Поширені запитання
Закриття відомості — це активна дія, яка змушує програму привести залишки на складі у відповідність до вашого фактичного підрахунку. У момент натискання кнопки програма порівнює введену кількість із тією, що була в базі, та автоматично створює коригувальні документи: прибуткову накладну для товарів із надлишком і акт списання для товарів із нестачею. Кількість товару на складі після цього починає точно відповідати факту.
Відчуття, що нічого не сталося, виникає через те, що Торгсофт виконує всі коригування у фоновому режимі, не показуючи окремих яскравих спливаючих вікон про успішне списання. Документи створюються «тихо» у відповідних реєстрах. Крім того, якщо ваш підрахунок ідеально збігся з обліковими даними програми, системі просто немає чого вирівнювати, і коригувальні документи списання чи оприбуткування не створюються взагалі.
Товари, які виявилися зайвими (надлишок), програма автоматично ставить на прихід, закріплюючи їх за системним постачальником «ПРИХІД ВІД ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ». У цих приходах ціна на знайдений товар проставляється як остання собівартість його закупівлі. Товари, яких не вистачило (нестача), фіксуються в автоматично створених актах списання, які пов'язані з вашою відомістю інвентаризації.
Щоб знайти результати оприбуткування надлишків, перейдіть до головного меню «Склад» → «Перелік приходів». Там будуть накладні від системного постачальника інвентаризації. Акти списання нестач знаходяться у пункті меню «Склад» → «Перелік витрат». Для швидкого пошуку в цих формах можна встановити фільтр у полі «Вид документа» (Прихід або Списання) та вибрати дату проведення інвентаризації.
Так, якщо ви закрили відомість, але відразу помітили помилку, ви можете натиснути кнопку «Скасувати закриття». Програма автоматично видалить усі створені коригувальні складські документи (списання та приходи), і ви зможете продовжити редагування підрахунків.
Важливо: це можна зробити лише відразу після закриття. Якщо після цього за проінвентаризованими товарами вже був рух (наприклад, продаж або переміщення), скасувати закриття буде неможливо.
Якщо минув час і за товарами вже зафіксовано рух, скасувати закриття старої відомості не вийде. У такому випадку найкращим рішенням є створення нової відомості інвентаризації виключно на ті проблемні позиції товару, де була допущена помилка. Ви просто вносите правильну фактичну кількість, і програма створює нові документи коригування для вирівнювання залишків.
Найчастіше це відбувається, якщо не була розрахована собівартість акту ліквідації та підсумків інвентаризації (особливо якщо програма або сервер додатків були аварійно закриті під час розрахунку). Ситуацію вирішує кнопка «Перерахувати суми» у самій відомості або загальний перерахунок собівартості по товарах. Також сума нестачі може перекриватися пересортицею — коли нестача одного кольору чи розміру перекривається надлишком іншого тієї ж моделі. У такому разі сума нестачі розраховується як різниця між загальною сумою списань та сумою пересортиці і не може бути меншою за нуль.
У приході від інвентаризації ціна на товар береться як остання собівартість його закупівлі (ціна закупівлі плюс додаткова вартість товару). Якщо до цього в старих накладних були системні помилки (наприклад, замість ціни або кількості касир випадково відсканував штрих-код), собівартість розрахується некоректно і суми будуть аномальними. Крім того, відразу після закриття відомості необхідно обов'язково перерахувати собівартість, інакше у приході від інвентаризації може тимчасово відображатися нульова ціна.
-
07.05.2026
Де знайти надлишки, нестачі і документи після закриття відомості інвентаризації
Де знайти результати інвентаризації в Торгсофт: приходи надлишків, списання нестач і перевірку закриття відомості
-
06.05.2026
Внутрішня передача та «Товар у дорозі»: чому товар зникає між складами і як його правильно прийняти
Як знайти товар у дорозі в Торгсофт, прийняти внутрішню передачу, виправити завислі накладні, мінуси та дублювання прийомки
-
05.05.2026
Транспортні та накладні витрати: як правильно додати логістику до собівартості
Як у Торгсофт врахувати доставку, знижки й додаткові витрати в прихідній накладній: собівартість, борг і роздрібна ціна
Повернутися до попереднього кроку