Акт та протокол переоцінки: як знайти, хто і коли змінив ціну в програмі

Як подивитися, хто і коли змінив ціну товару

Якщо потрібно з’ясувати, хто і коли змінив ціну товару в Торгсофт, для цього використовуються кілька інструментів: форма «Змінення ціни продажу», «Протокол переоцінки», «Акт переоцінки» та журнали дій користувачів. Вони допомагають перевірити сам факт зміни ціни, переглянути перелік переоцінених товарів, визначити виконавця та, за потреби, побачити попереднє і нове значення ціни.

1. Відстеження через форму «Змінення ціни продажу»

Це основний інструмент для швидкого пошуку інформації про те, хто саме і в який час вплинув на вартість товару.

• Розташування.  Пункт головного меню Склад — Змінення ціни продажу.

• Призначення. Цей режим безпосередньо відображає зміну ціни продажу за певний період у розрізі центрів обліку. Технічна підтримка Торгсофт рекомендує використовувати саме цю форму, щоб переглянути, коли і ким було змінено відпускну ціну на товар.

• Як це працює? У списку товари впорядковані за датою зміни ціни. Тут фіксується кожна зміна відпускної ціни, що дозволяє легко знайти потрібну групу товарів і проаналізувати варіації. Разом із формою "Протокол дій користувачів" цей інструмент дає повну картину факту зміни ціни.

• Скасування змін. Якщо під час перевірки виявлено, що ціну було змінено помилково, ви можете виділити потрібний товар або групу товарів і натиснути кнопку «Скасувати зміну ціни».

2. Аналіз через «Протокол переоцінки»

Цей звіт акумулює дані про всі товари, які зазнали переоцінки.

• Розташування.  Пункт головного меню Документ — Протокол переоцінки.

• Призначення. Форма відображає інформацію про товари, щодо яких відбулася будь-яка зміна роздрібної ціни. Вона необхідна для перегляду переоцінених товарів на конкретному центрі обліку за вибраний період.

• Важливе налаштування. Щоб товари потрапляли до цього протоколу при зміні ціни, необхідно в меню Налаштування — Параметри активувати перемикач «Включати кількість товару до протоколу переоцінки (формувати протокол переоцінки)». Якщо цей перемикач вимкнено, Протокол переоцінки залишатиметься порожнім.

• Особливості аналізу. У протоколі можна фільтрувати товари за періодом, центром обліку, назвою, артикулом чи штрих-кодом. Проте варто пам'ятати, що колонка "Кількість" у цьому протоколі відображає кількість товару на складі саме в момент переоцінки, а не поточний залишок. Тому для аналізу актуальної кількості товару цей протокол використовувати не рекомендується.

3. Фіксація виконавця через «Акт переоцінки»

Для того щоб зміна ціни була задокументована належним чином ще на етапі її підготовки, використовується Акт переоцінки.

• Розташування.  Пункт головного меню Документ — Акт переоцінки.

• Призначення. Режим призначений для того, щоб підготувати зміну ціни і в певний момент застосувати її. На відміну від інших режимів, де ціна змінюється миттєво, тут ведеться сувора історія.

• Відстеження автора. Кожен створений акт переоцінки автоматично містить інформацію про номер, виконавця (користувача, який його створив), дату, час і коментар. При цьому поле "Виконавець" заповнюється автоматично системою без можливості внесення змін вручну, що унеможливлює фальсифікацію даних.

• Механіка роботи. Після додавання товарів та вказування нової роздрібної чи оптової ціни, користувач натискає «Застосувати переоцінку», і лише після підтвердження ціни оновлюються на обраних торгових точках. Саме після створення та застосування акта, товари потрапляють у вищезгаданий «Протокол переоцінки».

4. Глибинний аудит: «Протокол дій користувачів»

Якщо зміна ціни відбулася в обхід стандартних актів (наприклад, безпосередньо в картці товару чи в накладній), для розслідування інциденту використовується системне логування.

• Протокол дій користувачів (Файл — Протокол дій користувачів). Відображає будь-які дії в програмі (нові приходи, реалізації, зміни). Ці записи фіксуються автоматично, і жоден користувач (навіть власник із повними правами) не може відредагувати чи змінити цей протокол.

• Протокол дій користувача для форм редагування (Файл — Протокол дій користувачів для форм редагування). Цей інструмент дозволяє побачити точну зміну параметрів. У таблиці відображається дата, час, користувач, який редагував форму, а найголовніше — старе значення до редагування та нове значення після редагування. Це ідеальний спосіб знайти, яке значення ціни (чи іншого інпут-параметра) було змінено і на яке саме.

Порівняння інструментів для відстеження зміни цін у програмі

Для щоденного та швидкого моніторингу того, хто і коли змінив ціну, найкраще підходить форма «Склад — Змінення ціни продажу». Для загального зрізу переоцінених товарів по магазину використовується «Протокол переоцінки». А для найвищого рівня контролю та документування змін слід запровадити в магазині правило змінювати ціни виключно через «Акт переоцінки», який беззаперечно фіксує незмінне ім'я виконавця операції.

Ця структура дозволяє легко делегувати роботу в програмі: наприклад, звичайним адміністраторам можна залишити доступ до «Змінення ціни продажу» для оперативного виправлення помилок, тоді як «Акт переоцінки» та «Протокол дій користувачів» залишаються надійними інструментами контролю для керівника чи власника.