Масове оновлення характеристик через імпорт: як не втратити або не затерти існуючі дані

Імпорт даних з Excel — це один із найшвидших способів масово оновити каталог товарів у програмі Торгсофт. Однак, неправильне використання налаштувань імпорту може призвести до втрати важливої інформації, зокрема назв товарів або історії їх переоцінки. Нижче детально розібрано головні нюанси масового оновлення бази.

Нюанси використання налаштування «Оновлювати параметри товару»

Під час імпорту користувач може увімкнути перемикач «Оновлювати параметри товару». Ця функція працює так: якщо програма знаходить у базі товар за заданими параметрами пошуку (наприклад, за штрих-кодом або артикулом), вона автоматично оновлює його дані відповідно до значень, вказаних у файлі імпорту.

У чому полягає проблема затирання назв? 

Якщо цей параметр увімкнено, програма може некоректно оновити поля «Назва товару» та «Коротка назва товару» для існуючих позицій. Це відбувається через те, що програма формує нову назву суто з тих полів, які присутні у файлі імпорту і які входять до вашого правила формування найменування.

Наприклад, якщо ваша повна назва товару в базі складається з Виду товару, Виробника, Кольору та Артикулу, а ви завантажуєте файл Excel лише з Артикулом та Новою ціною, програма перепише назву, залишивши в ній лише артикул. Уся інша інформація з назви зникне.

Як вирішити цю проблему?

Щоб оновити характеристики товарів і не пошкодити назви, важливо правильно підготувати файл імпорту та перевірити поля, з яких у Торгсофт формується найменування товару.

Рекомендований порядок дій:

1. Розділіть великий файл імпорту на менші частини — краще за категоріями товарів. Так буде легше перевіряти результат і знаходити потрібні накладні після імпорту.
2. Перед імпортом перевірте, чи є у файлі всі поля, з яких формується назва товару: вид товару, виробник, колір, артикул або інші характеристики, які використовуються у вашому правилі найменування.
3. Під час імпорту виберіть саме ті характеристики, які потрібно оновити, та переконайтеся, що вони заповнені коректно.
4. Проведіть імпорт з увімкненим параметром «Оновлювати параметри товару».
5. Після імпорту перевірте, чи правильно оновилися характеристики та назви товарів. Лише після цього переходьте до наступної частини файлу.

Дію «Оновити назву товарів» варто використовувати не як обов’язковий крок після кожного імпорту, а як спосіб виправлення, якщо під час підготовки файлу або вибору полів для імпорту були допущені помилки й назви товарів сформувалися некоректно.

Особливості фіксації цін при імпорті товару в нульовій кількості

Часто імпорт використовують для масової переоцінки: завантажують прайс-лист постачальника, щоб оновити роздрібні ціни. Проте користувачі стикаються з тим, що зміна роздрібної ціни не відображається у «Протоколі переоцінки» та формі «Змінення ціни продажу».

Чому не фіксується переоцінка? 

Ця ситуація виникає, якщо переоцінка відбувається шляхом імпорту товару в нульовій кількості з новою роздрібною ціною. Логіка програми полягає в тому, що факт зміни ціни продажу не фіксується у формі «Змінення ціни продажу» по центру обліку прихідної накладної, оскільки товару фактично немає на балансі цього складу.

Однак, якщо цей самий товар фізично присутній (є залишки) на інших центрах обліку вашої торгової мережі, і у вас увімкнена синхронізація цін між магазинами, то для тих складів зміна ціни буде успішно зафіксована в історії.