Організація роботи комірника з внутрішніми передачами: відповідальність, кратність та контроль

Внутрішнє переміщення товару — це один із найважливіших складських режимів для підприємств, які мають центральний склад та кілька торгових точок, оскільки він дозволяє безперебійно постачати магазини необхідним асортиментом. 

Зазвичай підприємці стикаються із практичними питаннями щодо організації цього процесу: 

Програма Торгсофт має вбудовані інструменти, які органічно вирішують ці питання, зводячи до мінімуму людський фактор.

1. Персональна відповідальність: поле «Комірник»

Для того, щоб керівник або менеджер міг чітко розуміти, хто саме відповідає за збірку та відвантаження конкретного переміщення, у програмі реалізовано облік за комірниками.

• Призначення відповідального. Під час створення накладної у режимі «Документ» — «Внутрішня передача» або під час автоматичного розподілу товару по торгових точках, у користувача є можливість обрати зі списку відповідального співробітника у спеціальному полі «Комірник». Цей співробітник прив'язується саме до документа в цілому, а не до окремих товарів у ньому.

• Обов'язковість заповнення. Щоб персонал не забував вказувати відповідальну особу, у налаштуваннях форм розподілу можна активувати перемикач «Завжди вказувати комірника». Якщо це налаштування увімкнено, створення внутрішньої передачі без вказівки комірника буде неможливим.

• Фільтрація та друк. Інформація про відповідального співробітника відображається у вигляді окремої колонки в «Реєстрі внутрішніх передач», а також на формі «Товар в дорозі». Завдяки фільтру «Комірник» співробітник складу може швидко знайти ті накладні, які призначені саме для його збірки. Крім того, інформація з ім'ям комірника може бути виведена на друк у паперовому бланку накладної внутрішньої передачі.

2. Контроль кратності упаковки під час переміщення

Часто виникає ситуація, коли під час розподілу товару по точках комірник повинен відвантажити товар коробками, але в програмі облік ведеться поштучно. Через це виникає ризик вказати кількість, яка не ділиться націло на розмір упаковки, що призводить до пересорту або нестачі на магазинах.

Ця проблема вирішується за допомогою додаткової опції «Метричні характеристики товару».

• Налаштування кратності. У картці виду товару (або безпосередньо в товарі) задається параметр «Кількість в упаковці». Наприклад, якщо плінтус або плитка продається штуками, але переміщується лише цілими упаковками по 5 одиниць.

• Візуальний контроль. Під час формування внутрішньої передачі або розподілу товару відображається колонка «Кількість в упаковці». Якщо користувач вводить кількість товару, яка не кратна кількості в упаковці (наприклад, намагається передати 7 штук замість 5 або 10), програма виділяє цей рядок світло-рожевим або червоним кольором.

• Програмні обмеження. В «Умовах розподілу» можна налаштувати жорсткий контроль: програма може або просто виводити попередження про некратність, або ж повністю забороняти формувати передачу з некратною кількістю до упаковки.

3. Захист від помилок сканування: обмеження за видами товару

На великих складах (наприклад, з автозапчастинами), де безліч товарів візуально схожі між собою, комірник може випадково наклеїти неправильний штрихкод або відсканувати не ту деталь. Щоб виключити потрапляння чужорідного товару в накладну, використовується обмеження за видами.

Як це працює?

Під час створення нового переміщення необхідно встановити галочку «Використовувати обмеження за видами товару» та натиснути кнопку «Налаштувати». Відкриється вікно, де слід чітко вказати, які саме види товару допустимі для цієї передачі.

Контроль сканування

Якщо комірник під час збірки за допомогою сканера штрихкодів спробує додати товар, який не належить до дозволеного виду, програма не додасть цей товар до списку, видасть вікно повідомлення про помилку та відтворить звуковий сигнал. Це змушує комірника зупинитися і перевірити товар, який він тримає в руках.

4. Подвійна перевірка накладних та режим «Товар в дорозі»

Питання довіри та точності між складом-відправником та магазином-одержувачем вирішується через використання режиму «Товар в дорозі» та інструментів перевірки.

• Первинна та повторна перевірка. Програма дозволяє перевірити одну й ту саму накладну двічі. Спочатку комірник на складі-відправнику робить «Первинну» перевірку під час комплектації замовлення, скануючи весь товар. Потім, коли товар фізично приїжджає на магазин, приймаюча сторона через режим «Товар в дорозі» проводить «Повторну» перевірку своїм сканером.

• Захист від махінацій на місцях. Щоб недобросовісний персонал на приймаючому магазині не міг самовільно змінити прийняту кількість (наприклад, відмітити меншу кількість і привласнити різницю), доступна функція «Заблокувати повторну перевірку». Таким чином, накладна приймається суворо за результатами первинної перевірки складу, і зміни може вносити лише уповноважена особа.

• Фіксація розбіжностей. Якщо під час прийому накладної (або застосування результатів перевірки) виявляється, що фактично відсканована кількість не збігається з кількістю в документі, програма попередить про це. Користувач може прийняти товар у фактично перевіреній кількості, а на різницю роздрукувати «Звіт по розбіжностях» для керівництва. Залежно від налаштувань, програма автоматично створить коригувальні накладні на надлишок або нестачу товару.

Використання цих інструментів у Торгсофт дозволяє організувати прозорий, суворо контрольований процес переміщення матеріальних цінностей, у якому кожна помилка виявляється ще на етапі сканування штрихкоду, а відповідальність за кожну коробку чітко закріплена за конкретним працівником.