Обмін гарантійного товару в режимі «Ремонт»: нюанси обліку по підприємствах

Режим «Ремонт та гарантійне обслуговування» у програмі Торгсофт є важливим інструментом для сервісних центрів та магазинів, що дозволяє приймати товар від клієнтів, контролювати етапи виконання робіт, списувати матеріали та проводити обмін бракованої продукції. 

Проблематика, з якою найчастіше стикаються підприємці, полягає у втраті контролю за товарним обліком у розрізі різних ФОП (підприємств) під час обміну гарантійного товару. Суть проблеми зводилася до того, що під час автоматичного обміну програма створювала складські документи (видаткові накладні, повернення) з порожнім полем підприємства, навіть якщо в налаштуваннях стояв суворий облік. Оскільки первинний продаж міг проходити через один офіційний ФОП із фіскальним чеком, а обмін бракованої деталі сервісний центр проводив як формальну заміну без фінансових рухів, це призводило до серйозних перекосів в обліку залишків між підприємствами та створювало ризики штрафів від податкової. Щоб виправити це, розробники Торгсофт внесли низку суттєвих змін у логіку роботи режиму.

Механіка процесу: як працює обмін гарантійного товару

Коли товар, що перебуває на гарантії, не підлягає ремонту, у системі йому присвоюється відповідний стан (наприклад, «Гарантійний товар не підлягає ремонту»). Після цього стає доступною функція «Обмін товару».

Під час натискання на цю кнопку відкривається вікно, де працівник сервісу має ввести новий серійний номер товару, який є в наявності на складі і який буде видано клієнту замість бракованого. Після підтвердження операції програма автоматично генерує відразу три взаємопов'язані складські документи:

1. Повернення старого (бракованого) товару від клієнта.

2. Повернення цього старого товару постачальнику.

3. Реалізація (продаж) нового товару з новим серійним номером поточному клієнту.

Нюанси вибору Підприємства (ФОП) під час обміну

Щоб вирішити проблему «зависання» документів у повітрі без прив'язки до ФОП, механізм обліку було суттєво доопрацьовано:

• Автоматична підстановка ФОП. Тепер на формі редагування «Обмін гарантійного товару» з'явилося поле з випадаючим списком для вибору підприємства. За замовчуванням система самостійно підставляє туди те підприємство, яке було зафіксоване у первинній реалізації (коли товар вперше продавався).

• Обов'язковість вибору. Якщо в налаштуваннях програми (Налаштування — Параметри) активовано пункт «Вибір підприємства обов'язковий для складських і фінансових документів», то провести обмін товару, залишивши поле підприємства порожнім, буде технічно неможливо.

• Фінансові проводки. Автоматичні оплати, які створюються в програмі при поверненні товару постачальнику або при обміні серійних номерів, також тепер жорстко прив'язуються до відповідного підприємства (підставляється ФОП зі складського документа).

Розмежування прав доступу: обмін без повернення постачальнику

На практиці процеси обміну товару клієнту та повернення браку постачальнику часто розділені між різними співробітниками. Наприклад, сервіс-менеджер швидко робить заміну товару клієнту, а менеджер із закупівель згодом масово оформлює повернення постачальникам.

Якщо сервіс-менеджер забуде зняти галочку «Створити повернення постачальнику» під час обміну, виникає плутанина на складі. Щоб виключити людський фактор, розробники Торгсофт додали можливість налаштування рольового доступу.

Власник бізнесу може налаштувати права обмеженого користувача таким чином, щоб перемикач «Створити повернення постачальнику» був недоступним для сервіс-менеджера. Крім того, стан цього перемикача тепер зберігається в реєстрі Windows: якщо користувач один раз вимкнув автоматичне створення повернення постачальнику (або це зроблено через права доступу), при наступних обмінах програма просто замінить товар клієнту без генерації зайвих документів для відділу закупівель. (При цьому програма дозволяє здійснити обмін гарантійного товару без документа повернення постачальнику, що раніше викликало помилку алгоритму).

Завдяки цим доопрацюванням, режим «Ремонт» забезпечує фінансову прозорість, точність складських залишків у розрізі кількох підприємств та дозволяє гнучко налаштувати роботу персоналу.