Робота з актами списання: як знайти, відредагувати або скасувати документ

У процесі роздрібної торгівлі часто виникають ситуації, коли товар потрібно зняти з балансу магазину: закінчився термін придатності, виявлено брак, пошкодження, або власник бере товар для власних потреб. 

Для оформлення таких операцій у програмі використовується режим списання. Під час роботи з цим режимом найчастіше виникають такі питання: 

Розглянемо як це працює.

Як знайти створений акт списання

Знайти раніше створений документ списання можна кількома зручними способами:

1. Через "Перелік витрат". Зайдіть у меню Склад — Перелік витрат. Цей режим слугує для перегляду всіх видаткових накладних (списань, повернень постачальнику, витрат від розукомплектації тощо) за обраний період. За допомогою фільтрів ви зможете швидко знайти потрібний документ.

2. З вікна створення списання. Зайдіть у Документ — Списання товару зі складу та натисніть кнопку Вибрати існуючий документ. Після цього відкриється форма Перелік витрат, де в полі "Вид" буде вже зафіксовано тип "Списання". Вказавши потрібний період, ви побачите перелік актів і зможете виділити необхідну накладну, натиснувши кнопку Вибрати.

Якщо ви не можете знайти потрібний акт, переконайтеся, що ви шукаєте в правильному часовому періоді. Також, якщо ви шукаєте конкретний списаний товар, перевірте налаштування пошуку (за штрихкодом чи за артикулом).

Як відредагувати акт списання

Якщо в документі допущено помилку, його можна скоригувати, якщо він не є закритим.

• Зміна реквізитів документа. У вікні Перелік витрат виділіть документ і натисніть кнопку Змінити. Відкриється вікно "Документ складу", де можна відредагувати номер і дату документа, а також залишити чи змінити коментар.

• Перепризначення напрямку. За допомогою кнопки Змінити параметри безпосередньо в режимі списання можна змінити контрагента, тобто перепризначити напрямок даного акту (наприклад, змінити причину списання).

• Редагування складу акту. Ви можете видалити помилково доданий товар з документа або додати новий, використовуючи сканер або кнопки ручного вибору зі складу.

Підприємці часто питають про ціну списання. Списання товару відбувається не за роздрібною і не за закупівельною ціною, а виключно за його собівартістю. Якщо ви списуєте бракований товар (наприклад, зіпсований одяг), його собівартість йде у збиток, що занижує загальний прибуток підприємства. Якщо ж списуються матеріали для виробництва, їхня собівартість перетікає у вартість готового виробу і вплине на прибуток лише після його продажу. Щоб переконатися, що товар списався коректно, скористайтеся кнопкою Розрахунок собівартості в акті списання. При необхідності документ можна роздрукувати у двох форматах: за собівартістю або за роздрібними цінами.

Як скасувати (видалити) акт списання

Для повного скасування списання накладну необхідно видалити. Зробити це можна у Переліку витрат за допомогою кнопки Видалити. Після цього товар автоматично повернеться на баланс складу. Дія видалення суворо фіксується у Файл — Протокол дій користувачів, де записується тип документа, його номер, дата, сума та хто саме його видалив.

Це найпоширеніше питання, яке виникає при роботі зі списаннями. Заборона на редагування чи видалення спрацьовує у таких випадках:

1. Закритий період. Ви не зможете видалити запис, якщо дата документа потрапляє у закритий період.

2. Документ закрито вручну. Якщо документ має стан "Закритий", програма видасть помилку "Документ закритий. Всі операції заборонені". Щоб його відредагувати, у Склад - Перелік витрат потрібно застосувати дію Змінити стан — Відкрити.

3. Автоматичні списання. Це найсуворіше обмеження. Заборонено відкривати, змінювати або видаляти автоматичні акти списання. Вони створюються програмою самостійно і відразу зі статусом "закритий". До таких документів належать:

•   Списання, що виникають після закриття відомості інвентаризації (коли виявлено нестачу товару).

•   Списання матеріалів у виробництві. Заборонено змінювати стан такого матеріалу або скасовувати його списання напряму. Щоб скасувати таке списання, необхідно видаляти сам виробничий акт (якщо по ньому ще не розпочато випуск продукції).

•   Списання запчастин під час оформлення ремонту.

Якщо ви натрапили на автоматичний документ (програма видає повідомлення "Зміна заборонена. Документ створений автоматично"), вам необхідно шукати першоджерело його створення (відомість інвентаризації, виробничий акт чи ремонт) і вносити скасування чи редагування саме через первинний режим.