Повернення застави та оплата прокату/ремонту через банківський термінал

Оплата послуг та повернення застави через банківський термінал: як закрити ремонт чи прокат у Торгсофт

Сфера надання послуг, зокрема прокат товарів та сервісне обслуговування (ремонт), вимагає від підприємців особливого підходу до фінансового обліку. На відміну від звичайного продажу, тут часто фігурують такі поняття, як гарантійний платіж (застава) або часткова передоплата за запчастини чи діагностику. 

У підприємців зазвичай виникають такі питання: 

Усі ці процеси чітко регламентовані та автоматизовані в програмі Торгсофт, що дозволяє уникнути плутанини у фінансах та зберегти лояльність клієнтів.

Прийом оплат та застав через банківський термінал 

Програма Торгсофт підтримує інтеграцію з банківськими POS-терміналами за популярними протоколами (BPOS, JSON, PosApi тощо), що дозволяє автоматизувати не лише продаж товарів, а й оплату послуг.

Коли клієнт бере річ у прокат, програма може вимагати обов'язкового внесення застави (якщо це налаштовано в довіднику). 

Для прийому цих коштів безготівково, продавець у вікні "Прийом застави по прокату" обирає безготівкову форму оплати та вказує відповідний розрахунковий рахунок. Сума автоматично передається на термінал, і після успішної транзакції застава фіксується в системі. 

Аналогічно відбувається і прийом передоплати за ремонт: через кнопку "Оплата ремонту" створюється рахунок, який клієнт може миттєво сплатити банківською карткою через підключений термінал.

Повернення застави та передоплати на картку клієнта 

Одне з найважливіших правил фінансової дисципліни — кошти мають повертатися в тій самій формі, в якій були прийняті. Якщо клієнт залишав заставу або робив передоплату безготівково через термінал, повернення також має відбуватися на його банківську картку.

 У режимі «Прокат». Коли клієнт повертає орендовану річ, продавець змінює стан документа на «Прокат закінчений». Програма автоматично відкриває вікно «Повернення застави по прокату», куди самостійно підставляє реквізити: розрахунковий рахунок, на який вносилася застава, та суму. Також у налаштуваннях прокату можна увімкнути функцію "Зменшувати суму застави на вартість прокату" — тоді програма автоматично вирахує вартість послуг з гарантійного платежу, а на картку клієнту повернеться лише залишок.

 У режимі «Ремонт». Ситуації з поверненням коштів за ремонт бувають складнішими. У Торгсофт повернути передоплату за ремонт можна у двох випадках:

1. За рахунком ще не було створено видаткову накладну (тобто ремонт не завершено, і клієнт, наприклад, відмовився від послуги).

2. Сума внесеної передоплати за рахунком перевищує підсумкову суму, прив'язану до видаткової накладної (наприклад, діагностика показала, що ремонт обійдеться дешевше, ніж очікувалося).

Закриття прокату та ремонту 

Завершення надання послуг супроводжується закриттям відповідних документів. Якщо від самого початку сума передоплати за ремонт перевищувала його вартість, то під час закриття ремонту цю переплату можна або віднести до видаткової накладної (переплатити накладну), або залишити як передоплату для повернення клієнту. У разі, якщо ремонт уже має статус завершеного, сума переплати автоматично прив'язується до накладної, і повернути її стає неможливо (програма видасть відповідне попередження).

Що стосується закриття ремонту без оплати, програма передбачає і такий сценарій. Це особливо актуально для сервісних центрів, які працюють з юридичними особами (B2B) за договором і отримують оплату раз на місяць за всі виконані ремонти, або коли відремонтований товар відправляється клієнту післяплатою (накладеним платежем) поштою. 

У такому разі видаткова накладна, яка створюється за рахунком ремонту, не закривається. Оплата (як і повернення оплати) залишається доступною для закритого (завершеного) ремонту і не залежить від його етапу. Система просто зафіксує борг за клієнтом, який можна буде погасити пізніше, коли кошти надійдуть на розрахунковий рахунок або в касу.

Можливі складнощі під час безготівкового повернення 

Підприємці іноді стикаються з технічними затримками. Наприклад, при спробі повернути кошти, термінал може довго не відповідати або видавати помилку "DeviceBusy" чи "Перевищено тайм-аут". Найчастіше це означає, що термінал у цей момент зайнятий іншою операцією, або на ньому відкрито службове меню (наприклад, Х-звіт), через що він не може прийняти команду на повернення від Торгсофт. У таких випадках фахівці рекомендують перевірити стан екрана термінала, за потреби перезавантажити його та повторити операцію повернення в програмі. 

Також для коректного повернення на деяких терміналах (особливо ПриватБанку) має бути правильно налаштований так званий "мерчант повернення". Якщо налаштування мерчанта збилися, програма може відхилити безготівкове повернення.