Як прийняти товар на гарантійний ремонт без повернення коштів

Як прийняти від клієнта гарантійний товар (наприклад, електроніку чи техніку) за серійним номером, відправити його постачальнику на ремонт і не віддавати одразу гроші клієнту до рішення сервісного центру?

Для організації такого процесу в Торгсофт не потрібно відразу робити стандартне «Повернення товару», оскільки це автоматично вимагатиме повернення коштів. Замість цього використовується спеціальний режим ремонту, який дозволяє прийняти товар, перемістити його до постачальника та дочекатися рішення.

Для повноцінної роботи цього алгоритму у вашій програмі мають бути активовані дві додаткові платні опції: «Ремонт та гарантійне обслуговування» та «Облік гарантійного товару за серійними номерами».

Крок 1. Прийом гарантійного товару від клієнта (без повернення коштів)

1. Зайдіть у пункт головного меню Документ — Ремонт.

2. Натисніть кнопку «Додати», щоб створити нову картку ремонту. Програма автоматично присвоїть номер ремонту.

3. Виберіть клієнта з довідника (якщо це іменований клієнт з дисконтною карткою) або вручну введіть його ПІБ та контактний телефон.

4. В області вікна «Товар в ремонті» натисніть кнопку «Додати».

5. Відкриється вікно, де ви можете знайти товар, відсканувавши його серійний номер (якщо ведеться суворий гарантійний облік за серійними номерами) або штрих-код.

6. Вкажіть причину звернення у полі «Опис проблеми» зі слів клієнта та заповніть комплектацію (наприклад, «в коробці, з кабелем»).

7. Збережіть запис кнопкою «Записати».

8. Програма автоматично присвоїть цьому документу стан «Прийнято на ремонт».

9. Натисніть кнопку «Друк квитанції в ремонт» і видайте роздрукований документ клієнту як підтвердження того, що ви забрали техніку. Гроші на цьому етапі з каси не видаються.

Крок 2. Відправка товару до постачальника або сервісного центру 

Щоб у програмі було зафіксовано, що товар фізично не у вас у магазині, його потрібно перемістити:

1. Виділіть створений ремонт та натисніть групу дій «Передати ремонт».

2. Натисніть кнопку «Передати до сервісного центру».

3. У вікні, що відкриється, вкажіть контрагента (сервісний центр або вашого постачальника), якому ви відправляєте техніку. Також можна вказати номер ТТН Нової пошти, якщо ви відправляєте товар поштою.

4. Після цього в колонці ремонту з'явиться спеціальна піктограма , що ідентифікує перебування товару в сервісному центрі. Ви також можете вручну додати новий стан ремонту — наприклад, «Відправлений у ремонт».

Крок 3. Повернення товару з сервісного центру та фінальне рішення 

Коли постачальник поверне вам товар або надасть висновок, вам потрібно повернути техніку в систему магазину:

1. Натисніть кнопку «Повернення з сервісного центру»   та вкажіть центр обліку (магазин), куди товар повертається.

2. Далі ваші дії залежать від рішення сервісного центру:

• Сценарій А. Товар відремонтовано. Ви змінюєте стан на відповідний (наприклад, «Готово») і видаєте пристрій клієнту.

• Сценарій Б. Товар не підлягає ремонту. Виділіть ремонт і змініть стан товару на «Гарантійний товар не підлягає ремонту». Після встановлення цього статусу в програмі стануть активними спеціальні кнопки для вирішення ситуації:

• Варіант 1. Обмін товару. Якщо клієнт згоден на заміну, натисніть кнопку «Обмін товару». Програма попросить вас ввести серійний номер нового такого ж пристрою, який є у вас на складі. Після натискання «Записати» програма автоматично (у фоновому режимі) проведе три документи: повернення браку від клієнта, повернення бракованого серійного номера постачальнику та продаж нового серійного номера клієнту. При цьому рух коштів по касі не відбувається.

• Варіант 2. Повернення коштів. Якщо клієнт хоче забрати гроші, натисніть кнопку «Повернути клієнту гроші і повернути товар постачальнику». Програма змінить статус ремонту та автоматично згенерує два складських документи: накладна на повернення товару від клієнта (щоб ви могли видати йому кошти з каси) та накладна на повернення бракованого товару постачальнику.