Чому виникає розбіжність на кілька копійок у накладних та як це виправити

Проблема "копійок" та округлення: що робити, якщо підсумкова сума в програмі відрізняється від накладної постачальника на 2-3 копійки, і через це не сходяться звіти або не працює імпорт у бухгалтерські програми?

Проблема розбіжності сум на 2-3 копійки між Торгсофт та накладними постачальників (і, як наслідок, неможливість імпорту в бухгалтерські програми) є відомою системною ситуацією, з якою часто стикаються користувачі.

Чому виникає "проблема копійок"?

Головна причина полягає в архітектурній різниці між управлінським та бухгалтерським обліком. Програма Торгсофт створювалася саме як інструмент управлінського обліку, а не суворого бухгалтерського. Тому в самій архітектурі системи ціни за товари та суми за товарними позиціями під час математичних обчислень (наприклад, при виділенні ПДВ, розрахунку знижок чи розподілі витрат) не обмежують себе жорстко двома знаками після коми (копійками).

Коли ви намагаєтеся експортувати ці дані у бухгалтерські програми, які вимагають суворої відповідності до копійки, виникає конфлікт: імпорт не проходить через розбіжність підсумкових сум. Також іноді проблема проявляється безпосередньо при постановці товару на прихід, коли програма Торгсофт проводить округлення накладної не зовсім так, як це зробила облікова система постачальника.

Що можна зробити вже зараз: практичні кроки

Ви можете мінімізувати розбіжності за допомогою правильних налаштувань всередині Торгсофт:

1. Увімкніть округлення закупівельної ціни 

Зайдіть у меню Налаштування -> Параметри -> вкладка Документи. Знайдіть та активуйте перемикач Округлювати ціну закупівлі у прибутковій накладній. Якщо це налаштування увімкнено, то для накладних, де застосовується параметр "Додавати ПДВ до закупівельної ціни", ціна постачальника при розрахунках буде примусово округлена до копійок.

2. Коригування розрахунку ПДВ 

Після оновлень програми алгоритм розрахунку ПДВ іноді вираховується від значення з двома знаками після коми, що може порушувати суми, якщо в накладній є дрібний товар. Переконайтеся, що ви використовуєте останню версію програми, де додано можливість змінювати налаштування розрахунку ПДВ.

3. Використовуйте "Вдосконалений режим" для рахунків 

Якщо розбіжності виникають при роботі в режимі "Торгівля з випискою рахунка" (ТВР), увімкніть розширені налаштування (перемикач Використовувати вдосконалений режим). При увімкненому параметрі стає доступним налаштування "Використовувати округлення в Торгівлі з випискою рахунка",  яке дозволяє використовувати в ТВР округлення по чеку і округлення по виду товару. Використовуйте дію коригування ціни рахунка для друку ПДВ.

4. Правильно розподіляйте витрати накладної 

При оприбуткуванні товару, після того, як ви ввели всі додаткові витрати, знижки накладної чи податки, обов'язково натискайте кнопку Перерахувати ціни в накладній. Це змусить програму заново перерахувати ціни постачальника, додаткову собівартість та розрахувати нові ціни продажу для кожної одиниці товару.

5. Налаштування округлення у "Виді товару" 

Перевірте налаштування дерева видів товару (Товарознавство -> Вид товару). У блоці "Округлення ціни" переконайтеся, що встановлено необхідне вам значення (наприклад, "Округляти до копійок", щоб ціна округлялася суворо до 2 знаків після коми).

Якщо після застосування цих налаштувань певні накладні все одно не сходяться на кілька копійок з даними постачальника, наразі єдиним виходом залишається ручне коригування підсумкових сум або знижок у накладній в Торгсофт перед експортом, або ж ручне коригування імпортованого документа безпосередньо в бухгалтерські програми.