Кожен підприємець стикається з рутинною і складною задачею — опрацюванням багатотисячних прайс-листів від постачальників. Робити це вручну означає витрачати дні на оновлення номенклатури, ризикувати помилитися під час перерахунку валютних курсів та створювати дублікати в базі. Ситуація ускладнюється, якщо прайс містить сотні нових позицій, які потрібно швидко класифікувати, згенерувати для них штрих-коди, розрахувати роздрібну ціну з урахуванням коливань курсу та актуалізувати залишки на складі.
Інструмент імпорту в Торгсофт дозволяє повністю автоматизувати цей процес. Він запускається через головне меню: Документ ➔ Прихід товару ➔ Додати (або Новий прихід) ➔ кнопка «Імпорт».
Ось детальний розбір того, як правильно налаштувати імпорт, спираючись на практику та досвід технічної підтримки.
1. Підготовка файлу
Для завантаження товарів використовується формат документів Microsoft Excel (.xls, .xlsx).
Текстовий формат комірок (критично): практика показує, що якщо якісь поля не імпортуються або імпортуються з помилками, причина у змішаних даних (текст + числа в одній колонці). Настійно рекомендується перевести всі комірки у текстовий формат за допомогою макросу Excel: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next:. Це додасть апостроф перед кожним числом.
Імпорт динамічних характеристик (чек-бокси): якщо в картці товару налаштовані додаткові динамічні характеристики-галочки (наприклад, "Топ продажів"), то в колонці Excel для цієї характеристики потрібно ставити цифри: 1 (якщо ознака є) або 0 (якщо її немає), а не слова "Так/Ні".
2. Налаштування області даних та автостворення товарів
Вибір області даних (для «брудних» прайсів): прайс-листи від постачальників часто містять логотипи зверху та підсумки знизу. Щоб програма не видала помилку через зайвий текст, замість опції «Завантажувати всі дані з аркуша» використовуйте «Використовувати вказаний діапазон комірок» (наприклад, A15:Z2000).
Параметри пошуку товару: вкажіть критерії ідентифікації. Найкраще працює зв'язка: спочатку «За штрих-кодом», другим критерієм — «За артикулом» або «Назвою».
Додавати новий товар до довідника: всі товари, яких програма не знайде за критеріями пошуку, будуть автоматично створені як нові картки.
Генерувати власні штрих-коди за відсутності: якщо постачальник не надав штрих-кодів, програма автоматично згенерує унікальні внутрішні штрих-коди для нових позицій.
3. Робота з валютою та ціноутворенням
Якщо прайс постачальника надається в доларах чи євро, Торгсофт дозволяє автоматизувати перерахунок:
Валюта накладної та курс: у шапці документа «Прихід» оберіть валюту постачальника. Курс підтягнеться з довідника (або ви можете змінити його вручну).
Введення цін закупівлі: під час налаштування імпорту вкажіть, що ціни у файлі вказані «У валюті накладної». Програма автоматично перерахує закупівельну ціну в національну валюту.
Еквівалент ціни продажу: якщо увімкнено налаштування «Автоматично розраховувати еквівалент ціни продажу в валюті аналізу», програма зафіксує роздрібну ціну нового товару в прив'язці до іноземної валюти. У майбутньому це дозволить масово переоцінювати товари однією зміною курсу.
4. Оновлення складських залишків
Щоб товар фактично збільшив залишки на складі:
На вкладці «Товар» (де вибудовується відповідність колонок) обов'язково вкажіть стовпчик для поля «Кількість».
Якщо товар уже є в базі, програма не створить його дубль, а просто оприбуткує нову партію, збільшивши поточний залишок.
Початкові залишки: для первинного занесення залишків магазину (щоб не створювати борг перед постачальником) під час створення прихідної накладної обов'язково встановіть галочку «Початкові залишки».
Типові проблеми з практики та їх вирішення (Troubleshooting)
На основі реальних звернень користувачів розберемо найчастіші помилки, що виникають під час імпорту прайсів, та способи їх уникнення:
1.
Назва товару формується як ***** (зірочки) або містить лише «Вид товару».
Причина: у налаштуваннях Торгсофт діє правило автоматичного формування назви товару (наприклад: Вид товару + Виробник + Артикул). Якщо під час імпорту унікальні характеристики (артикул, колір, розмір) не передаються, програма бачить їх як однакові. Щоб уникнути дублювання назв, вона заповнює їх символами *****.
Рішення: обов'язково заповнюйте або співставляйте колонки з унікальними характеристиками (найчастіше — Артикул), щоб кожен товар мав індивідуальні відмінності під час генерації назви.
2.
Затирання «гарних» власних назв товарів після імпорту.
Причина: увімкнений перемикач «Оновлювати параметри товару». Постачальники часто використовують у своїх прайсах скорочення (напр., "Кр-ка чол. зим. чорн"). Якщо програма знайде ваш товар і оновить його, вона затре вашу детальну назву і переформує її суто з полів файлу імпорту.
Рішення: якщо ваша мета — лише оновити ціни та залишки з прайсу постачальника, вимкніть галочку «Оновлювати параметри товару», або взагалі не співставляйте колонку «Назва товару» у налаштуваннях імпорту.
3.
У назву товару "прилипає" зайва інформація (наприклад, артикул дублюється в назві)
Причина: некоректно налаштоване «Правило формування назви товарів» у загальних параметрах програми.
Рішення: зайдіть у Налаштування ➔ Параметри ➔ Товар і перевірте алгоритм формування назви. Якщо артикул додається туди автоматично, вам не потрібно намагатися завантажити його з Excel безпосередньо в поле «Назва товару».
4.
Помилка: «Файлове джерело даних не було збережено».
Причина: відсутність прав доступу Windows на створення файлів конфігурації у системній папці, або нестандартне розташування файлу Excel.
Рішення: переконайтеся, що ви запускаєте програму від імені Адміністратора, та спробуйте розмістити файл імпорту на диску C:\ або D:\ у папці з простою назвою латиницею (наприклад, D:\Import\price.xls).
Повернутися до попереднього кроку