Товарний облік у продуктовому магазині: порядок роботи

Як організувати товарний облік у продуктовому магазині

У продуктовому магазині одночасно продаються штучні й вагові товари, регулярно змінюються закупівельні ціни, частина продукції швидко псується, а протягом дня проходять сотні дрібних продажів. За таких умов достовірний залишок можна отримати лише тоді, коли кожен рух товару зафіксований у програмі: прихід, продаж, повернення, списання, переміщення та результат інвентаризації.

Торгсофт пов’язує ці операції в єдиному обліку. Після оформлення документа програма змінює кількість товару на відповідному складі, зберігає ціну й автора операції та формує дані для звітів. Працівник реєструє фактичну подію, а керівник працює з уже зведеним результатом.

З чого почати облік у магазині, який уже працює

Спочатку потрібно створити структуру товарів. У Торгсофт кожна позиція належить до певного виду товару. Через види зручно розділити бакалію, молочні продукти, напої, овочі, заморожені товари та інші групи. Ця структура потрібна для пошуку, фільтрів, звітів і групових налаштувань. Надто докладне дерево ускладнює роботу, а одна загальна група не дає нормально аналізувати асортимент.

Товари із заводськими штрихкодами варто одразу вносити з цими кодами. Для позицій без придатного штрихкоду Торгсофт може сформувати власний EAN-13 і надрукувати етикетку. Перед масовим завантаженням потрібно перевірити дублікати: якщо одна й та сама вода або пачка масла потрапить у дві картки, продажі та залишки розділяться між ними.

Для товару, який уже лежить у магазині, створюють прибуткову накладну з ознакою Початкові залишки. Номенклатуру можна внести вручну або імпортувати з Excel. Перед запуском продажів потрібно перевірити назви, штрихкоди, фактичну кількість і роздрібні ціни; закупівельну ціну зазначають, якщо вона відома. Це окрема стартова операція; звичайна інвентаризація надалі використовується для звірки вже наявного комп’ютерного обліку з фактом.

Як прихід впливає на залишок і собівартість

Кожну нову поставку оформлюють прибутковою накладною. Торгсофт додає кількість на обраний склад, зберігає закупівельну ціну та пов’язує товар із документом постачальника. Якщо позиція вже є в довіднику, її знаходять за штрихкодом або артикулом. Нову позицію спочатку описують у картці, щоб наступні поставки й продажі потрапляли в той самий облік.

Під час приймання працівник має звірити накладну з фактичною поставкою. Програма правильно розрахує залишок лише з тих даних, які внесені в документ. Помилка в кількості, ціні або виборі картки товару переходить у складський облік і далі впливає на собівартість та прибуток.

Коли змінюється роздрібна ціна, у Торгсофт оформлюють переоцінку й друкують нові цінники. Це дозволяє синхронно змінити ціну в базі та на полиці. Старий цінник при новій ціні в касі створює конфлікт із покупцем, тому ці дві дії краще виконувати як один процес.

Два способи продавати ваговий товар

Для вагового товару недостатньо додати до картки одиницю виміру. Програма має правильно перетворити дані з ваг на кількість у кілограмах. Для цього у виді товару вмикають ознаку Штрих-код товару містить кількість і задають кількісний коефіцієнт. Наприклад, коефіцієнт 0,001 перетворює грами зі штрихкоду на кілограми в обліку.

Далі обирають один із двох сценаріїв.

1 Зважування під час продажу

Ваги підключають до касового комп’ютера. Касир вибирає товар, кладе його на платформу, а Торгсофт отримує масу й розраховує суму. Ручне перенесення показника не потрібне. Для такого робочого місця використовується опція Інтеграція з вагами на касі.

2 Попереднє фасування або самообслуговування

Торгсофт передає перелік товарів у ваги з чекодруком. Після зважування ваги друкують етикетку, у штрихкоді якої закодована кількість. На касі програма розпізнає товар і масу після одного сканування. Цей процес забезпечує опція Фасування та маркування вагового товару.

Ознака вагового штрихкоду, його структура та коефіцієнт у Торгсофт мають відповідати налаштуванням вагів. Якщо вони різняться, каса може не знайти товар або неправильно визначити кількість. Для магазину, де частину продукції фасують заздалегідь, а частину зважують на касі, обидва способи можна використовувати паралельно.

Що відбувається під час продажу

Після сканування Торгсофт знаходить товар, підставляє актуальну ціну й додає позицію до реалізації. Після оплати програма зменшує складський залишок, записує виторг і спосіб оплати. Завдяки цьому одна операція на касі одразу потрапляє в товарний і фінансовий облік.

Додаткове обладнання прибирає повторне введення даних. Інтеграція з банківським терміналом передає суму з вікна оплати на POS-термінал. Програмний РРО реєструє розрахункові операції та формує фіскальний чек. Це окремі опції; вони не входять до базової касової операції автоматично.

Якщо в одній базі ведеться облік товарів різних підприємств, у Торгсофт можна пов’язати вид товару з підприємством. Після ввімкнення параметра Пов’язувати вид товару з підприємством та розділяти по ньому реалізацію програма під час оплати розділяє початкову реалізацію за підприємствами. Перед запуском такої схеми потрібно окремо налаштувати підприємства, каси та засоби фіскалізації. Для замовлення клієнта це автоматичне розділення не застосовується.

Повернення, списання і розбіжності в залишках

Повернення оформлюється окремим документом. Касир може сканувати штрихкод чека, після чого Торгсофт показує товари цієї покупки. Працівник вибирає фактично повернуті позиції, а програма реєструє операцію і коригує залишок. Правила фіскального повернення залежать від налаштованого РРО або пРРО, тому касовий регламент потрібно перевірити до початку роботи.

Прострочений, зіпсований або пошкоджений товар не можна просто прибрати з полиці. У Торгсофт для цього створюють документ списання з фактичною кількістю та причиною. Тоді в системі зберігається пояснення, чому товар зник зі складу, а сума списання потрапляє в аналіз витрат.

Продаж у мінус варто налаштувати свідомо. Якщо його дозволити, програма проведе реалізацію навіть за недостатньої облікової кількості та покаже від’ємний залишок. Це може бути тимчасовим сигналом про невнесений прихід або неправильну картку товару. Систематичні мінуси спотворюють складські дані й ускладнюють пошук причини нестачі.

Термін придатності й швидкість продажу — різні задачі

У продуктовому обліку легко змішати три різні показники:

• дата випуску — характеристика, яку можна ввімкнути для товару й зазначати в обліку;

• термін придатності або дата реалізації на етикетці — дані, які опція фасування передає в підтримувані моделі ваг;

• період реалізації партії — час, за який товар продається після приходу.

Звіт Аналіз залишків за періодом реалізації показує, яка частина поставки була продана протягом заданих інтервалів після надходження. Він допомагає знаходити повільний товар і коригувати закупівлі. Цей звіт не визначає, чи закінчився строк придатності конкретної одиниці.

Контроль прострочення потребує окремого регламенту магазину: перевірки дат під час приймання, регулярного огляду полиць, своєчасного зняття товару з продажу та оформлення списання. Якщо ваги підтримують відповідні поля, Торгсофт може передати їм термін придатності або дату реалізації для друку на етикетці. Підтримка залежить від моделі ваг.

Як провести інвентаризацію без спотворення результату

У Торгсофт можна створити відомість для всього складу або для вибраних груп. Товар рахують зі сканером, терміналом збору даних, мобільним інструментом або за надрукованою відомістю. Для великого магазину часткова інвентаризація за відділами чи групами зазвичай керованіша, оскільки кожна відомість охоплює конкретний перелік позицій.

Режим блокування визначає, як враховуються продажі під час підрахунку:

• блокувати під час додавання у відомість — товар одразу стає недоступним для реалізації;

• блокувати після першого сканування — зручно, коли магазин продовжує працювати; після початку підрахунку конкретну позицію вже не продають;

• не блокувати — потребує зміни стану позиції на «Закінчено підрахунок» і точного врахування руху;

• блокувати для ручного обліку — використовується для паперової відомості.

Справка Торгсофт рекомендує перші два режими як точніші. Для працюючого магазину практичним варіантом є блокування після першого сканування: продаж інших позицій триває, а вже порахований товар не рухається.

Щоб працівник не підганяв результат під цифру в програмі, для його ролі можна ввімкнути параметр Приховувати кількість на складі для товару на інвентаризації. Після закриття відомості Торгсофт автоматично створює прихід для надлишків і списання для нестач. Облікова кількість стає рівною фактичній.

Програма показує розбіжність, але не встановлює її причину. Нестача може виникнути через невнесений прихід, продаж не тієї картки, помилкове списання, бій або крадіжку. Одночасна нестача одного товару й надлишок схожого часто вказують на пересортицю. Для висновку керівник звіряє відомість із рухом товару та діями користувачів.

Як планувати закупівлі за даними програми

Мінімальний залишок дозволяє відокремити нормальний запас від товару, який уже час замовляти. У режимі формування замовлення постачальнику Торгсофт відбирає позиції з нульовою, від’ємною або меншою за мінімум кількістю. Програма готує список, а працівник перевіряє потребу й визначає остаточну кількість замовлення.

Для мережі, де норма запасу відрізняється між точками, опція Мінімальні та максимальні залишки за складами задає окремі межі для кожного складу. Опція Автоматичний розрахунок складських запасів розраховує рекомендовані межі за продажами та умовами постачання. Обидва інструменти допомагають підготувати рішення, але замовлення постачальнику потребує перевірки людиною.

Товар, який більше не слід купувати в певного постачальника, можна внести до переліку заборонених для замовлення. Він не потрапить у наступне формування замовлення цьому контрагенту. Для продукції, отриманої з оплатою після продажу, у приході передбачений спосіб оплати Під реалізацію, а окремий аналіз показує проданий товар і борг перед постачальником.

Як програма допомагає перевіряти дії персоналу

Ролі користувачів визначають, які дані та операції доступні касиру, товарознавцю або адміністратору. Можна закрити перегляд оптових цін і фінансових показників, обмежити роботу з документами та встановити максимальну знижку для певних товарних груп. Обмеження мають відповідати реальним обов’язкам працівника, інакше касир отримує зайві права або не може виконати звичайну операцію.

Протокол дій користувачів автоматично записує події в системі. Записи в ньому не редагуються засобами програми. Журнал зміни документів ведеться після ввімкнення відповідного параметра й показує зміни складських та фінансових документів. Скасовані позиції з реалізації також можна переглянути окремо.

Ці дані дають послідовність подій: хто створив або змінив документ, коли скасував товар, оформив повернення чи застосував знижку. Рішення щодо причини та відповідальності приймає керівник після звірки протоколів із касовою зміною, інвентаризацією та первинними документами.

Якщо магазин продає онлайн або працює через віддалений сервер

Коли фізична точка й інтернет-магазин використовують один склад, продаж у касі спочатку змінює залишок у базі Торгсофт. На сайт оновлені дані потрапляють під час наступного обміну. Опція Синхронізація з інтернет-магазином передає товари, ціни й залишки та завантажує замовлення за налаштованим способом обміну. Періодичність залежить від конфігурації; називати таку синхронізацію миттєвою без перевірки конкретної схеми не слід.

Для каси, підключеної до бази на віддаленому сервері, втрата інтернету зупиняє обмін із сервером. Торгсофт-Гібрид дає змогу продовжити локальні продажі й передати накопичені дані після відновлення зв’язку. Можливість безготівкової оплати та фіскалізації під час збою залежить від окремого обладнання, сервісів і їхніх автономних режимів.

Нестандартні операції, які треба передбачити заздалегідь

Деякі продуктові магазини продають набори, розділяють комплекти на складові або надають послуги. Для кожного такого сценарію потрібна правильна картка та документ.

Під час комплектації Торгсофт списує складові й ставить на облік готовий комплект. Розукомплектація виконує зворотну операцію. Послуга сама не має складського залишку та закупівельної ціни, але до її складу можна додати матеріали; тоді під час продажу вони списуються зі складу. Тому доставку, помел кави або обробку продукту не варто проводити випадковою товарною позицією.

Перед запуском нового процесу потрібно визначити, який документ змінює залишок і хто має право його створювати. Після цього Торгсофт зможе звести продажі, залишки, списання й фінансовий результат без ручного перенесення цифр між таблицями.

Що перевірити перед початком роботи

1. Для кожного товару є одна актуальна картка й правильний штрихкод.

2. Початкові залишки відповідають фактичній кількості на полицях і складі.

3. У вагових видах товару правильно задані ознака штрихкоду та коефіцієнт.

4. Прихід, повернення, списання й переоцінка оформлюються окремими документами.

5. Продаж у мінус має свідомо обраний режим.

6. Для інвентаризації визначено спосіб блокування товару та права працівників.

7. Відповідальний працівник регулярно перевіряє строки придатності й оформлює списання.

8. Мінімальні залишки та порядок формування замовлень відповідають реальним строкам постачання.

9. Журнал зміни документів увімкнений, якщо він потрібен для внутрішнього контролю.

10. Для онлайн-продажів і віддалених кас відома фактична періодичність обміну та сценарій роботи без зв’язку.

Конфігурація ліцензії, опцій і касового обладнання залежить від кількості торгових точок, способу роботи з ваговим товаром, фіскалізації та онлайн-каналів. Ці варіанти зібрані на сторінці програми для магазину продуктів.