12 додаткових опцій Торгсофт: як обрати й протестувати перед покупкою

Обирайте додаткові опції Торгсофт під конкретні завдання магазину: передавати замовлення із сайту, оформлювати доставку, звіряти оплати або працювати з віддаленою базою під час перебоїв зв’язку. Перед покупкою визначте відповідального працівника, перевірте сумісність із вашою ліцензією та обладнанням і пройдіть повний робочий сценарій. Купувати всі 12 опцій немає потреби.

У кошторис включіть ліцензії на потрібну кількість робочих місць, налаштування, навчання, зовнішні сервіси та подальше обслуговування. Строк оплати й одиниця ліцензування відрізняються залежно від функції. Попросіть зазначити їх у рахунку та зіставте з комерційними умовами Торгсофт. Для тестування підготуйте товари, клієнта й документи, на яких працівник зможе оцінити результат кожної операції.

1. Торгсофт Онлайн Маркет: готовий інтернет-магазин з обліком

Торгсофт Онлайн Маркет доречний, якщо вам потрібен готовий сайт, пов’язаний із товарним обліком. Платформа отримує з Торгсофт каталог, ціни, фотографії та залишки, а замовлення передає в програму. Для запуску потрібні ліцензія «Ультра» або «Термінал», активована платна підписка й підготовлений каталог. Власник відповідає за наповнення та правила продажу, команда підключення — за технічний запуск. Вбудований обмін із Торгсофт врахуйте при замовленні, щоб не оплачувати окрему універсальну синхронізацію для цього самого завдання без необхідності.

До запуску погодьте домен, способи оплати, доставку, склад пакета й доступні серверні ресурси. На сторінці Торгсофт Онлайн Маркет наведено пакети, умови підписки та безкоштовного тесту на 30 днів. Попросіть зафіксувати в пропозиції місткість вашого каталогу, обсяг фотографій і включені інтеграції. Окремо призначте відповідального за оплату підписки та продовження домену: прострочення підписки може призвести до блокування й подальшого видалення магазину.

Перевірка перед покупкою: менеджер змінює ціну й залишок тестового товару, запускає обмін та звіряє картку на сайті. Потім оформлює замовлення й знаходить його в Торгсофт із правильними товарами, кількістю та резервом. Узгодьте фактичний порядок оновлення: частина даних передається за розкладом або командою, тому доступність товару слід оцінювати з урахуванням налаштувань і зв’язку. Строк запуску плануйте після підготовки каталогу, оплат і доставки.

2. Синхронізація з інтернет-магазином: обмін із вашим сайтом

Ця платна опція підходить для сайту, який уже працює або створюється окремим розробником. Потрібні «Ультра» чи «Термінал» і сайт, здатний приймати та повертати погоджені файли обміну. Система керування сайтом сама по собі не визначає сумісність: розробник має налаштувати обробку товарів і замовлень. Торгсофт вивантажує товарні дані, а замовлення менеджер опрацьовує в режимі «Торгівля з випискою рахунка».

Перед оплатою складіть разом із розробником перелік полів: ідентифікатор товару, назва, категорія, характеристики, ціна, залишок, фотографії, дані покупця та статус оплати. Погодьте формати, місце передавання файлів, розклад і порядок повідомлення про помилки. У умовах синхронізації з інтернет-магазином зазначено підключення на окреме робоче місце, локальну мережу або термінальний сервер залежно від конфігурації та 30-денну демоверсію. Вартість доробок сайту включіть у кошторис окремо.

Перевірка перед покупкою: спочатку вручну передайте невеликий набір товарів, змініть одну ціну й кількість, а потім завантажте замовлення назад. Менеджер має побачити правильні позиції та суму без дублювання товарів або документів. Після цього перевірте той самий сценарій за розкладом. Обмін залежить від роботи обох систем; замовлення, отримане в програму, ще потребує обробки, відвантаження й належного оформлення оплати.

3. Інтеграція з Новою поштою: оформлення та контроль відправлень

Опція допомагає менеджеру створювати товарно-транспортні накладні (ТТН), друкувати етикетки й відстежувати відправлення з Торгсофт. Потрібні «Ультра» або «Термінал», платна річна опція, обліковий запис відправника Нової пошти та ключ доступу до програмного інтерфейсу сервісу — API. Для друку підготуйте відповідний принтер. Доступність післяплати й контролю оплати залежить від договору відправника з перевізником.

Адміністратор додає відправника та ключ, менеджер створює рахунок і видаткову накладну, а з неї — ТТН. Для типових посилок зручно зберегти шаблони габаритів і послуг. Автоматичне оновлення статусів потребує завдання за розкладом і роботи сервера застосунків — служби, яка виконує фонові завдання програми. Умови інтеграції з Новою поштою передбачають річну оплату та 30-денну демоверсію; кількість ліцензій залежить від окремих робочих місць, локальної мережі або сервера.

Перевірка перед покупкою: менеджер формує накладну для погодженого пробного відправлення та звіряє отримувача, відділення, платника доставки, вагу й суму післяплати. Після друку перевіряє читабельність етикетки та отримання статусу. ТТН оформлює доставку й не замінює фіскальний чек. Надсилання покупцю повідомлення з її номером потребує окремо налаштованої опції масових розсилок, а зарахування коштів слід звіряти з фінансовими документами.

4. Масові розсилки: SMS, Viber та електронні листи клієнтам

Платна річна опція дозволяє працівнику відбирати покупців і надсилати їм рекламні або сервісні повідомлення з Торгсофт. Потрібні «Ультра» чи «Термінал», контакти клієнтів і налаштований канал: зовнішній сервіс для коротких текстових повідомлень SMS та Viber або поштовий клієнт чи сервіс для електронних листів. Вартість SMS і Viber оплачується окремо; довгий текст може тарифікуватися кількома повідомленнями. Умови розсилок передбачають ліцензування на робочі місця «Ультра» або сервер «Термінал» і тест на 30 днів.

Для українського магазину рекламну кампанію доцільно будувати на зафіксованій згоді клієнта й простому способі відмови. Стаття 10 Закону «Про електронну комерцію» встановлює правило згоди та окремо допускає повідомлення без неї за можливості відмовитися від подальших надсилань. Комерційне повідомлення має чітко позначати свій рекламний характер і забезпечувати прямий, простий доступ до відомостей про відправника за статтею 7 цього Закону. Умови отримання знижок, премій і подарунків мають бути доступними й однозначними. Якщо повідомлення містить ціну, зазначте, чи включено податки, а для товару з доставкою — також вартість доставки. Працівник має враховувати відмови в наступних кампаніях; позначка в картці клієнта повинна відповідати його волевиявленню.

Перевірка перед покупкою: створіть шаблон із назвою магазину, зрозумілою пропозицією та способом відмови, надішліть його на власні контакти й перевірте підстановку імені, посилання, доставку та фактичну вартість. Окремо перевірте виключення клієнта, який відмовився від реклами. У налаштуваннях масової розсилки врахуйте вимоги провайдера до шаблонів і підпису. Для оцінки кампанії порівнюйте витрати, покупки й маржу: сам виторг після повідомлення не доводить, що всі ці продажі спричинила реклама.

5. Бонуси з обмеженим строком: правила нарахування й списання

Опція додає строк дії бонусам у програмі лояльності на ліцензіях «Ультра» та «Термінал». Власник визначає правила, адміністратор активує платну функцію й налаштовує тип дисконтної картки — набір умов знижок і бонусів для групи клієнтів. На вкладці «Бонусна система» виберіть автоматичне списання прострочених бонусів і встановіть строки. Потім у меню «Маркетинг — Клієнти» відкрийте картку потрібного клієнта, виберіть спосіб нарахування знижки «Бонусна система» та призначте налаштований тип дисконтної картки.

Строк дії відраховується від дати нарахування бонусів: якщо вони стають доступними пізніше за день продажу, врахуйте цю затримку. Для повернених бонусів задайте окремий строк; якщо поле порожнє, застосовується загальний строк дії. Якщо нараховуєте тимчасові бонуси вручну, строк повернених бонусів у типі картки має бути більшим за нуль, інакше після повернення оплаченого ними товару ці бонуси стануть безстроковими. Умови придбання та 30-денного тесту визначають ліцензування для окремих місць, локальної мережі або сервера.

Адміністратор має перевірити завдання списання за розкладом. Для повідомлень про початок або завершення дії бонусів потрібні окрема платна опція масових розсилок, шаблони, сервіс доставки та відповідні завдання. Налаштування строків бонусів передбачають окремі правила для повернень; дату завершення раніше безстрокових бонусів установлюйте після погодження умов із власником, оскільки повернути цим бонусам необмежений строк дії після такого налаштування неможливо. Покупець повинен розуміти строки й обмеження до участі в програмі.

Перевірка перед покупкою: на тестовій картці проведіть нарахування бонусів, а в наступній реалізації застосуйте «Додаткові дії — Оплатити бонусами». За замовчуванням у реалізації має залишатися хоча б один товар без оплати бонусами; цю умову можна вимкнути в налаштуваннях типу дисконтної картки. Потім перевірте повернення товару й завершення строку невикористаних бонусів. Звірте баланс і дати в аналізі руху бонусів. Додатково проведіть тестові продажі товару з товарною знижкою, товару, що бере участь в акції, і товару за гуртовою ціною. Переконайтеся, що бонуси за ці товари не нараховано. Ефект оцінюйте за повторними покупками та маржею з урахуванням використаних бонусів і повідомлень.

6. Профіль клієнта та дзвінки Binotel: домовленості й телефонні звернення

Опція потрібна, коли менеджери ведуть багато телефонних звернень і мають бачити попередні покупки, інтереси та домовленості. У програмі вона називається «Система взаємодії з клієнтами». Базова картка й історія придбань доступні окремо від цієї надбудови; платна опція додає інтереси, нагадування та роботу з телефонією. Потрібні «Ультра» або «Термінал». Умови опції «Профіль клієнта та дзвінки Binotel» передбачають щорічну оплату на робоче місце «Ультра» або сервер «Термінал» і тест на 30 днів.

Для телефонних функцій потрібні обліковий запис Binotel, параметри доступу від його підтримки та налаштування конкретного користувача. Для вихідних викликів налаштовують програмний телефон. Завантаження журналу дзвінків за час, коли Торгсофт був вимкнений, потребує дозволу для вашої мережевої адреси на стороні Binotel. Без телефонії можна працювати з інтересами й нагадуваннями. Менеджер повинен записувати результат розмови та наступну дію, щоб колега міг продовжити спілкування.

Перевірка перед покупкою: зателефонуйте з номера тестового клієнта, перевірте відкриття правильного профілю, запишіть домовленість і створіть нагадування. Потім перевірте журнал пропущених викликів. Не збирайте дані, зайві для обслуговування, і обмежте доступ працівників: статті 6, 11, 12 і 24 Закону «Про захист персональних даних» визначають вимоги до мети, підстав обробки, інформування клієнта й захисту даних. Рекламні повідомлення за інтересами потребують окремої опції розсилок.

7. Мобільний додаток: залишки, переоблік і звіти зі смартфона

Мобільний додаток підходить власнику для перегляду показників, а працівникам — для роботи з товаром біля полиць. Платну опцію ліцензують на кожен комп’ютер або мобільний пристрій за умовами підключення. Потрібні сумісні програма й операційна система телефона, сервер застосунків та права користувача. Для доступу поза магазином сервер має бути ввімкнений, мати інтернет, статичну мережеву адресу й налаштований порт. Сторінка мобільного додатка містить вимоги сумісності, комерційні умови та 30-денний тест.

Почніть із конкретного завдання: комірнику відкрийте переоблік і залишки, власнику — звіти, продавцю — дозволені операції продажу. Центр обліку в Торгсофт — це магазин або склад, за яким програма веде товари й операції; перевірте, до яких центрів працівник має доступ. Для інвентаризації без зв’язку відомість попередньо завантажують на смартфон, після підрахунку результат передають на сервер. Фото товару потрапляє на сайт через окремо налаштовану синхронізацію.

Перевірка перед покупкою: працівник сканує товар, звіряє ціну й залишок у потрібному магазині та вносить результат пробного підрахунку. Адміністратор перевіряє його в основній базі й переконується, що працівнику недоступні заборонені дані. Офлайн-інвентаризація не означає автономної роботи всіх режимів. Для фіскальних продажів і приймання карткових оплат потрібні окремі налаштування, відповідні опції та сумісні банківські застосунки.

8. Банківські виписки: отримання операцій і прив’язка оплат

Платна функція банківських виписок допомагає бухгалтеру або власнику отримувати операції ПриватБанку, monobank та УКРСИББАНКУ й переносити їх у фінансовий облік Торгсофт. Потрібні доступ до відповідного рахунку, банківські параметри підключення та права користувача в програмі. Для ПриватБанку налаштовують «Автоклієнт», для monobank — токен доступу, для УКРСИББАНКУ — ключі й авторизацію. Перед тестуванням отримайте письмову пропозицію саме на опцію «Банківські виписки»: сумісну ліцензію, одиницю ліцензування, строк оплати й умови тестового доступу. Включіть ці витрати в кошторис разом із вартістю основної програми за комерційними умовами Торгсофт.

Адміністратор пов’язує банківський рахунок із рахунком обліку та визначає, хто бачить надходження, витрати або всі операції. Бухгалтер отримує виписку за період, переглядає платника й призначення платежу, передає операцію у фінансовий документ. Надходження можна оформити як невизначену оплату — платіж, який ще не прив’язаний до конкретного рахунка покупця, — і потім пов’язати з потрібним документом. Послідовність дій описана в налаштуваннях банківських виписок.

Перевірка перед покупкою: оберіть відомий вхідний платіж, звірте суму, дату, напрям руху та рахунок отримувача. Передайте операцію в Торгсофт, пов’яжіть створену невизначену оплату з потрібним рахунком покупця й лише після цього перевірте, чи правильно зменшилася заборгованість клієнта. Операцію, яку вже внесли вручну, позначте переданою, щоб уникнути дублювання. Для УКРСИББАНКУ врахуйте повторну авторизацію після завершення строку токена. Імпорт виписки сам по собі не оформлює продаж і не створює фіскальний чек; правила врахування банківської комісії потрібно налаштувати окремо.

9. Хмарний архів даних: резервні копії в Google Drive

Опція створює копії бази або каталогу програми й передає їх у Google Drive за розкладом. Вона працює зі «Старт», «Ультра» та «Термінал», оплачується щороку; ліцензування залежить від окремих робочих місць, локальної мережі чи сервера. Потрібні обліковий запис Google, достатній обсяг сховища, інтернет і працююча служба сервера застосунків. Умови хмарного архіву передбачають безкоштовний тест на 30 днів.

Адміністратор створює завдання, обирає його тип, розклад, строк зберігання та проходить авторизацію Google. Архів бази, каталог програми й синхронізація фотографій мають різне призначення, тому спершу визначте, що необхідно відновити після збою. Адміністратор має рознести локальне й хмарне архівування в часі: якщо локальний архів створюється за стандартним розкладом о 17:00, хмарне завдання слід призначити не раніше 17:10. У налаштуваннях хмарного архівування зверніть увагу на видалення застарілих файлів: службову папку не використовуйте для сторонніх документів.

Перевірка перед покупкою: дочекайтеся виконання завдання за розкладом, перегляньте журнал, знайдіть архів на Google Drive й відновіть його в окремому тестовому середовищі, не замінюючи робочу базу. Звірте дату останніх документів і доступність потрібних налаштувань. Призначте працівника, який контролюватиме помилки та вільне місце. Вимкнений комп’ютер, зупинена служба або помилка авторизації можуть залишити магазин без нової копії до наступного виконання за розкладом.

10. Програмний РРО: фіскальні чеки в Торгсофт

Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) формує фіскальні чеки й передає їх до Державної податкової служби України (ДПС). Платна річна опція працює зі «Старт», «Ультра» та «Термінал» і купується на кожне робоче місце, де проводять фіскалізацію. До запуску потрібні реєстрація господарської одиниці та ПРРО, дані касирів, чинний кваліфікований електронний підпис (КЕП), налаштовані товари, податки й інтернет. Комерційні умови ПРРО Торгсофт передбачають 30-денний тест.

Власник із бухгалтером визначає реєстраційні та податкові параметри, адміністратор налаштовує робоче місце, касир відпрацьовує відкриття зміни, звичайний продаж, видачу чека й закриття зміни. Для надсилання чека через SMS, Viber або електронну пошту потрібні налаштовані шаблони, сервіс доставки й опція масових розсилок. Для мобільного додатка ПРРО налаштовують окремо; один ПРРО не використовують одночасно в настільній програмі та смартфоні.

Перевірка перед покупкою: у тестовому режимі касир проводить продаж, адміністратор звіряє продавця, товари, суму, податки та статус документа. Після переходу до робочого режиму контролюйте реєстрацію чеків і завершення зміни. Роботу без зв’язку із фіскальним сервером плануйте окремо: технічну готовність програми та допустимі для вашої каси правові умови офлайн-режиму потрібно погодити до початку таких операцій. Підключення опції саме по собі не визначає податкові обов’язки магазину.

11. Торгсофт-Гібрид: продажі без зв’язку з віддаленим сервером

Торгсофт-Гібрид потрібен для ліцензії «Термінал», коли база розміщена на віддаленому сервері. Окремий застосунок на касовому комп’ютері Windows зберігає операції локально й передає їх на сервер після відновлення з’єднання. Платну опцію купують на кожне клієнтське підключення — робоче місце, що звертається до серверної бази. Для локальних «Старт» та «Ультра» ця опція не призначена. Умови Торгсофт-Гібрид передбачають 30-денний тест без повторної безкоштовної активації, якщо його вже використали.

Адміністратор заздалегідь установлює застосунок і проводить перший продаж онлайн. Версії Торгсофт-Гібрид та сервера застосунків мають збігатися; після оновлення сервера потрібно також оновити Гібрид на касовому комп’ютері. Для роботи потрібне живлення касового комп’ютера й обладнання. Банківський термінал, ваги та фіскалізація безпосередньо в Гібриді потребують відповідних окремих опцій для Гібрида з річною оплатою. Для основної програми та Гібрида використовують різні ПРРО з різними фіскальними номерами; порядок фіскальної роботи налаштовують окремо від обміну товарними даними.

Перевірка перед покупкою: після початкового налаштування тимчасово від’єднайте касу від сервера, проведіть погоджену пробну операцію, відновіть зв’язок і звірте передавання пакетів, продаж та залишок у центральній базі. Повернення доступне лише онлайн. В офлайн-режимі недоступні складні маркетингові акції та робота з клієнтами зі статусом «VIP-клієнт», який дозволяє відкладену оплату, зокрема продаж їм у борг. Приймання карток залежить також від зв’язку термінала з банком. Працівник має знати, як діяти, якщо черга операцій не передається після відновлення мережі.

12. Інтеграція з банківським терміналом: передавання суми й контроль оплати

Опція передає суму покупки на платіжний POS-термінал і повертає результат операції в Торгсофт. Потрібні договір еквайрингу — послуги банку з приймання карткових оплат, сумісна модель і протокол обміну, належне підключення та платна річна опція на кожен комп’ютер або пристрій. Вона працює зі «Старт», «Ультра» та «Термінал». Умови інтеграції з банківським терміналом передбачають одноразову безкоштовну активацію тесту на 30 днів.

Банк надає параметри термінала й потрібні драйвери, адміністратор налаштовує кожне робоче місце та мерчанта — профіль торговця, який визначає отримувача оплати. Якщо на касі працює кілька підприємців, окремо звірте відповідність профілів розрахунковим рахункам. Передавання даних оплати у фіскальний чек залежить від налаштувань каси та здатності термінала повертати ці дані. Особливості підключення наведено в інструкції інтеграції термінала.

Перевірка перед покупкою: проведіть погоджену пробну оплату, звірте суму на пристрої, підтвердження банку й запис у програмі. Окремо перевірте повернення коштів за пробною оплатою, скасування — якщо його підтримує ваше підключення, — та ситуацію, коли час очікування відповіді вичерпано. Після скасування звірте результат у банку й обліку Торгсофт: службова операція скасування може не створювати фінансових документів у програмі. Перед повторною спробою касир повинен установити статус першої транзакції через термінал або банк, щоб не стягнути кошти двічі. Сліп термінала підтверджує платіж і не замінює фіскальний чек. Тестуйте саме ваше підключення, особливо якщо Торгсофт працює через віддалений робочий стіл.

Як власнику визначити черговість підключення

Запишіть проблему, її частоту та час працівника на одну операцію. Призначте відповідального за тест і погодьте ознаку успішного результату. Якщо обладнання або зовнішній сервіс ще не готові, спочатку завершіть підготовку, щоб тестовий період дозволив оцінити весь процес.

Як порахувати повну вартість і можливу економію

Умовний приклад, який не є тарифною пропозицією. Припустімо, потрібні ліцензії на перший рік коштують 6 000 грн, налаштування — 3 000 грн, навчання — 1 500 грн. Внутрішня підготовка займає 10 годин за вартістю праці 200 грн/год, тобто ще 2 000 грн. Зовнішні сервіси коштують 300 грн на місяць, або 3 600 грн на рік. Повна вартість першого року становить 6 000 + 3 000 + 1 500 + 2 000 + 3 600 = 16 100 грн.

Якщо після впровадження працівник заощаджує одну годину протягом кожного з 22 робочих днів місяця, вартість вивільненого часу становить 1 × 22 × 200 = 4 400 грн на місяць. За умови, що цей час використовується для корисної роботи, після щомісячних витрат на сервіси залишається 4 100 грн розрахункового ефекту. Початкові витрати 12 500 грн співвідносяться з ним приблизно як 3,1 місяця. Це оцінка за умовними припущеннями: якщо зарплатні витрати фактично не зменшилися, вивільнений час потрібно оцінювати через виконані додаткові завдання.

Після тесту власник має отримати короткий підсумок: які операції виконано, скільки часу вони зайняли, які помилки залишилися та хто їх усуватиме. До оплати зафіксуйте перелік опцій, кількість ліцензій, строки продовження, включені роботи й витрати зовнішніх сервісів.

Правові вимоги до роботи з клієнтськими даними

Для клієнтської бази, розсилок, доставки й резервних копій установіть мету обробки даних та належну підставу для кожного процесу. Під час отримання даних від покупця повідомте, хто їх обробляє, для чого, які саме відомості збирає, кому передає та які права має людина. Стаття 12 Закону «Про захист персональних даних» для інших випадків збирання передбачає повідомлення протягом 30 робочих днів, крім установлених законом винятків.

Передавайте контакти перевізнику й сервісу повідомлень за згодою клієнта, а без неї — лише у випадках, визначених законом. Повідомте клієнту, кому передаватимете його дані, та обмежте доступ до резервних копій. Визначте, хто обробляє звернення про доступ, виправлення даних і відкликання згоди відповідно до статті 8 цього Закону. Фізична особа — підприємець особисто забезпечує захист персональних даних, якими володіє, відповідно до статті 24.

Офіційні нормативні джерела

• Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI: стаття 6 — мета, відповідність і строки обробки; стаття 8 — права особи; стаття 11 — підстави обробки; стаття 12 — інформування при збиранні; стаття 14 — передавання даних; стаття 24 — їх захист.
• Закон України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII: стаття 10 — згода, можливість відмови та вимоги до комерційних електронних повідомлень.