До відпустки призначте відповідальних і заміну, передайте незавершені справи та запишіть межі самостійних рішень. Для кожної задачі визначте строк і результат, за яким працівники перевірять її виконання.
Домовтеся, які питання команда вирішує самостійно, коли надсилає підсумки та за яких обставин звертається до вас негайно. Перевірте цей порядок на одній передачі зміни й погодженні закупівлі до від’їзду. Власник залишається учасником рішень, які потребують його погодження.
Запишіть задачі, виконавців і критерії виконання
Складіть робочий план на весь період відсутності. Замість загального доручення «контролювати магазин» запишіть конкретні дії. Навпроти кожної ролі вкажіть ім’я працівника та його заміни.
Нижче — умовний приклад розподілу роботи. Ролі та строки ілюструють порядок передачі; для свого магазину погодьте їх до від’їзду.
| Задача | Виконавець і заміна | Строк | Критерій виконання |
|---|---|---|---|
| Перевірити залишки відібраних товарів | Відповідальний за товар; заміна — керівник зміни | До погодження закупівлі | Залишки звірено, розбіжності та пояснення передано керівнику зміни |
| Підготувати закупівлю | Відповідальний за постачання; заміна — призначений адміністратор | До надсилання замовлення | Уповноважений погодив перелік, кількість і суму |
| Прийняти поставку | Працівник приймання; заміна — відповідальний за товар | Під час фактичного отримання | Товар і кількість звірено, отримане оформлено, розбіжності передано відповідальному |
| Передати підсумки продажів і відкриті справи | Керівник зміни; заміна — призначений адміністратор | Перед передачею наступній зміні | Наступний керівник прийняв підсумок; невирішені задачі мають виконавця, наступну дію та строк |
Передавайте незавершені справи з наступною дією
Підготуйте спільний журнал передачі роботи. Зазначайте стан справи, уже ухвалене рішення, відому проблему, наступну дію, виконавця та строк. Додайте доступні команді документи й пояснення процесу.
- Незавершене замовлення покупця. Запишіть, що товар ще не готовий до передавання. Призначте працівника наступної зміни, який перевірить стан і повідомить погоджений наступний крок.
- Розбіжність залишку. Зазначте, що причину ще не встановлено. Доручіть відповідальному за товар звірити наявність і документи та передати результат у погоджений строк.
- Очікувана поставка. Передайте погоджений перелік товарів працівнику приймання. У день отримання він має звірити поставку й повідомити про розбіжності.
Визначте, хто приймає журнал наступної зміни. Невирішену справу передавайте далі зі станом і наступною дією, доки її не завершено.
Звірте залишки через Обігову відомість Торгсофт
Перед закупівлею погодьте дату перевірки та перелік позицій. Обігова відомість у Торгсофт дозволяє аналізувати залишки товару на певну дату. Передайте ці дані відповідальному за товар для зіставлення з фактичною наявністю відібраних позицій.
Доручіть працівнику пояснити виявлені розбіжності й передати невирішені питання керівнику зміни. Дані відомості використовуйте разом із результатом фактичної перевірки; виправлення розбіжностей оформлюйте за погодженим порядком магазину.
Визначте, хто перевіряє потребу в поповненні
У Торгсофт додаткова функція «Автоматичний розрахунок складських запасів» розраховує мінімальну кількість товару за даними про період поставок і реалізації. Перед використанням активуйте цю додаткову функцію. Використайте результат під час підготовки закупівлі.
Призначте працівника, який зіставлятиме розрахунок із фактичними залишками та очікуваними поставками. Встановіть час перевірки й порядок погодження кількості та бюджету. Замовлення постачальнику доручіть конкретному виконавцю; розрахунок мінімуму сам по собі не гарантує наявності товару.
Передайте порядок замовлення та приймання товару
Під час формування замовлення постачальнику в Торгсофт потрібну кількість зазначають у полі «Моє замовлення». Доручіть відповідальному внести погоджені кількості. Зміни переліку, ціни або суми понад установлену межу він має погодити окремо.
У режимі «Замовлення постачальникові» можна створити прихід за виділеними товарами. Якщо замовлення містить товар із партійного обліку, на це замовлення неможливо сформувати прибуткову накладну. До від’їзду перевірте такі замовлення й погодьте з відповідальним порядок оформлення фактичного надходження.
За часткової поставки реєструйте тільки отримані товари. Наприклад, у цьому умовному плані замовлено 12 одиниць, а надійшло 8. Оформіть отримані 8; решту 4 не позначайте отриманими. Передайте відповідальному за постачання незавершену справу: з’ясувати строк решти поставки й повідомити працівника приймання.
Узгодьте повноваження та права доступу
Запишіть дозволені самостійні рішення: закупівлі в погодженому переліку й бюджеті, передачу задач заміні, приймання погоджених поставок. Окремо перелічіть питання обов’язкового погодження. Конкретні суми та строки встановіть для свого магазину.
Роль у Торгсофт визначає доступні співробітнику пункти меню та функції. До від’їзду попросіть виконавців і заміну перевірити потрібні дозволи під власними обліковими записами. Узгодьте доступ із дорученими задачами; бюджет і порядок погодження зафіксуйте в робочому плані.
Доведіть інструкції до працівників
Опція «Сповіщення персоналу» надсилає повідомлення всім або вибраним працівникам, які користуються Торгсофт, і фіксує ознайомлення. Для її роботи комп’ютери мають бути в одній локальній мережі або використовувати термінальний сервер.
Надішліть відповідним працівникам порядок передачі справ і погодження закупівель. Перевірте ознайомлення, а виконання оцінюйте за результатами з плану. Прочитане повідомлення не підтверджує завершення задачі.
Домовтеся про звітування та термінові звернення
Визначте час перегляду підсумків, період звіту та працівника, який пояснює відхилення продажів і залишків. Оберіть звітування після погодженого етапу або регулярний огляд відповідно до задач магазину.
Запишіть ситуації негайного звернення: неможливо продовжити звичну операцію, відсутній виконавець і його заміна, потрібне рішення поза погодженими повноваженнями. Вкажіть основного відповідального, резервного, очікуваний час відповіді та два способи зв’язку. За відсутності відповіді звертайтеся до резервного відповідального за цим порядком.
Якщо зникло живлення чи зв’язок, доручіть повідомити призначеного технічного відповідального та записати, на яку задачу це вплинуло.
До від’їзду програйте передачу зміни й погодження закупівлі. Перевірте контакти, доступ до документів і зрозумілість наступних дій. Після повернення перегляньте підсумки та відкриті справи й внесіть конкретні зміни до плану.
Повернутися до попереднього кроку