Релокація магазину в Україні: товар, працівники, документи й каса

Щоб перенести непродовольчий магазин в інше приміщення в Україні, оформіть оренду, погодьте переїзд із працівниками, порахуйте товар і підготуйте документи на його переміщення та перевезення. Повідомте ДПС про новий магазин і зміни щодо старого через форму № 20-ОПП. Якщо використовуєте РРО або ПРРО, перереєструйте касу для нової торговельної точки до початку розрахунків і перевірте адресу в чеку. Для нового приміщення перевірте підставу роботи за правилами пожежної безпеки: зареєстровану декларацію власника, власну декларацію або передбачений законом виняток.

Адреса магазину й податкова адреса можуть змінюватися окремо. Якщо переїжджає лише торговельна точка, це саме по собі не означає зміни податкової адреси. Якщо змінюється місце проживання ФОП або місцезнаходження юридичної особи, оновіть відповідні відомості в ЄДР та перевірте, де сплачувати податки й подавати звітність. Єдинники окремо повідомляють про зміну місця діяльності або податкової адреси. Державну допомогу з переїздом включайте в бюджет лише після підтвердження конкретних умов.

Для харчового бізнесу, аптек, торгівлі пальним, перевезення небезпечних вантажів або оренди державного чи комунального майна складіть окремий план із відповідними галузевими процедурами.

Уточніть доступну допомогу та порахуйте власний бюджет

На сторінці програми релокації Мінекономіки є повідомлення про тимчасову недоступність платформи relocate.prozorro.sale. Міністерство рекомендує звертатися з письмовим запитом щодо подання заявок. За описом Мінекономіки програма охоплює релокацію бізнесу з регіонів, що постраждали від бойових дій. Власнику магазину варто письмово з’ясувати, чи приймають нові заявки, чи відповідає його ФОП або підприємство умовам участі та які напрямки переїзду доступні.

У запиті вкажіть назву бізнесу, податковий номер, поточну адресу, бажане місце переїзду, кількість працівників, площу магазину й складу, обсяг та вагу майна. Опишіть потребу в транспорті й житлі для працівників. Попросіть письмово підтвердити доступну допомогу, перелік документів, витрати заявника та строки. Опис програми передбачає допомогу з пошуком приміщення, перевезенням і відновленням роботи після позитивного рішення.

Безоплатне перевезення майна Укрпоштою за постановою КМУ № 305 залежить від включення бізнесу до переліку, який формує Мінекономіки. Фінансування має встановлені межі; додаткові кошти з резервного фонду потребують окремого рішення уряду. Саме звернення не підтверджує наявності транспорту, коштів чи приміщення для вашого магазину.

Власник складає бюджет до замовлення транспорту й підписання нової оренди. Отримайте пропозиції перевізників із вартістю завантаження, розвантаження, очікування та додаткового рейсу. Окремо порахуйте пакування, монтаж обладнання, орендні платежі, витрати на працівників і запас грошей на період без продажів.

Умовний приклад потреби в коштах

Припустімо, ФОП переїжджає без найманих працівників. Він отримав такі умовні ціни та умови оренди:

Забезпечувальний платіж врахований як гроші, які треба мати на момент переїзду. Умови його повернення визначає договір. До 73 700 грн підприємець додає власний запас на поточні податки, закупівлі та інші витрати під час перерви в торгівлі. Якщо працівники переїжджають разом із бізнесом, їхні компенсації потрібно розрахувати окремо.

Оформіть нове приміщення та повернення старого

Власник перевіряє, кому належить нове приміщення і чи має орендодавець право його передати. Договір оренди будівлі або її частини укладають письмово. Для приватного приміщення договір на три роки й більше потребує нотаріального посвідчення, а право користування — державної реєстрації.

У договорі погодьте точну адресу й площу, використання під магазин і склад, дату передання, плату, забезпечувальний платіж, комунальні витрати, ремонт та умови припинення оренди. Визначте права, обов’язки й відповідальність сторін щодо пожежної безпеки. До оплати огляньте приміщення з орендодавцем: перевірте електропостачання, стан обладнання та можливість завезти товар.

Передання приміщення оформіть актом із підписами сторін. Зафіксуйте стан приміщення, недоліки, показники лічильників, передані ключі й обладнання. За статтею 795 Цивільного кодексу від цього моменту починається строк оренди, якщо договір не встановлює іншого.

Для старого приміщення перевірте порядок припинення договору. Якщо сторони погодили дострокове розірвання, оформіть домовленість у тій самій формі, що й договір оренди: письмово, а для нотаріально посвідченого договору — з нотаріальним посвідченням, якщо інше не встановлено договором або законом. Для безстрокової оренди нерухомості загальне правило — письмове попередження за три місяці, але договір або закон можуть встановлювати інший строк. Після припинення оренди поверніть майно й підпишіть акт повернення. Прострочення повернення дає орендодавцю право вимагати подвійну плату за час затримки.

Якщо через обставини, за які орендар не відповідає, можливість користуватися приміщенням істотно зменшилася, він має право вимагати зменшення плати. Якщо користування було неможливим, стаття 762 передбачає звільнення від плати за відповідний час. Зберіть докази неможливості користування, повідомте орендодавця й оформіть врегулювання платежів.

Виконайте вимоги пожежної безпеки до використання приміщення

ФОП особисто, а в юридичній особі — керівник, відповідає за пожежну безпеку бізнесу в межах закону. Перед початком використання нового приміщення попросіть у власника зареєстровану декларацію відповідності вимогам пожежної безпеки. Якщо власник зареєстрував декларацію саме на цей об’єкт, орендару не потрібно подавати власну декларацію на його використання.

За загальною процедурою, коли такого винятку немає, підприємець подає декларацію за постановою КМУ № 440 до ДСНС або через ЦНАП; передбачене також електронне подання через державний портал. Якщо суб’єкт господарювання належить до високого ступеня ризику, він до початку використання приміщення отримує позитивний висновок оцінки його протипожежного стану від суб’єкта з відповідною ліцензією та подає цей висновок разом із декларацією. Стаття 57 Кодексу цивільного захисту пов’язує право почати відповідні дії з днем подання, тобто надходження декларації до дозвільного органу. Збережіть підтвердження подання.

Інші винятки стосуються торговельних місць, кіосків і контейнерів на ринку, розміщених за погодженою з органом пожежного нагляду схемою, та об’єктів, які належно приймають в експлуатацію після будівництва, реконструкції, реставрації або капітального ремонту. Перевірте документи, які підтверджують саме вашу підставу.

Під час воєнного стану постанова КМУ № 314 передбачає також декларацію про провадження господарської діяльності для дій, які не входять до винятків у її додатку 2. Якщо обираєте цей порядок, уточніть у ДСНС його застосовність до вашого об’єкта, зазначте нову адресу, діяльність і документ, який замінює декларація, та подайте її через Дію або ЦНАП. Виконуйте вимоги пожежної безпеки. Після припинення чи скасування воєнного стану відповідні документи потрібно отримати до кінця того календарного року, але не пізніше трьох місяців від припинення чи скасування воєнного стану.

Погодьте переїзд із працівниками

Роботодавець до переїзду повідомляє кожному працівнику нову адресу, дату початку роботи, графік, оплату та умови переїзду. Переведення в іншу місцевість разом із підприємством за загальним правилом потребує згоди працівника. Отримайте письмову згоду, оформіть наказ і внесіть потрібні зміни до трудових документів.

Переміщення на інше робоче місце в тій самій місцевості в межах погодженої спеціальності, кваліфікації чи посади не потребує згоди за правилами статті 32 КЗпП. Робота не повинна бути протипоказана працівнику за станом здоров’я. Якщо змінюються істотні умови праці — наприклад, графік або оплата через зміни в організації роботи, — роботодавець повідомляє про них окремо. Під час воєнного стану він має зробити це не пізніше ніж до запровадження нових умов.

Воєнний стан дозволяє переведення на іншу, не погоджену трудовим договором роботу без згоди лише за спеціальних умов статті 3 Закону № 2136-IX: для відвернення або ліквідації наслідків бойових дій чи інших загроз життю та нормальним життєвим умовам людей. Потрібно врахувати здоров’я працівника й оплачувати роботу не нижче його попереднього середнього заробітку. Виняток не дозволяє переведення без згоди в місцевість, де тривають активні бойові дії.

Закладіть компенсації працівникам

При переведенні, пов’язаному з переїздом в інший населений пункт, роботодавець оплачує передбачені статтею 120 КЗпП та постановою КМУ № 255 витрати:

• Проїзд працівника і членів його сім’ї, якщо роботодавець не надав транспорт, за порядком і розмірами для відряджень.
• Перевезення майна: до 500 кг на працівника та до 150 кг на кожного члена сім’ї, який переїжджає, відповідними видами транспорту загального користування. Більшу вагу можна оплатити за згодою сторони, яка приймає працівника.
• Добові працівнику за кожен день у дорозі за встановленими для відряджень розмірами.
• Одноразову допомогу працівнику в розмірі місячного посадового окладу або тарифної ставки за новим місцем роботи та по 25% цієї допомоги кожному члену сім’ї, який переїжджає.
• Зарплату за підготовку до переїзду й облаштування на новому місці — не більш як за шість днів, а також за час у дорозі, виходячи з окладу або тарифної ставки за новим місцем роботи.

Для цих компенсацій членами сім’ї є чоловік або дружина, а також діти й батьки подружжя, які перебувають на їхньому утриманні та проживають разом. Проїзд членів сім’ї, перевезення їхнього майна й одноразову допомогу їм оплачують, якщо вони переїжджають на нове місце проживання працівника до закінчення одного року від фактичного отримання ними житла. Умови надання житла погодьте в трудовому договорі. Якщо точну суму витрат наперед визначити неможливо, сторони можуть погодити аванс.

Умовний приклад: працівника переводять із новим місячним окладом 20 000 грн, разом із ним переїжджає дружина. Одноразова допомога становить 20 000 + 20 000 × 25% = 25 000 грн. Це нарахована сума лише цієї допомоги; проїзд, перевезення майна, добові й оплату відповідних днів бухгалтер рахує окремо.

При прийнятті нового працівника на роботу в іншій місцевості за попередньою домовленістю діють передбачені компенсації, але одноразову допомогу сторони погоджують окремо. Якщо строк роботи не перевищує року й сім’я не переїжджає, сторони можуть погодити замість одноразової допомоги відшкодування тимчасового проживання, яке не перевищує 50% розміру добових.

За пунктом 5 постанови № 255 працівник повертає виплачені на переїзд кошти повністю, якщо без поважної причини не виходить на роботу або відмовляється почати її. Повернення передбачене також, якщо до закінчення визначеного строку роботи, а за відсутності такого строку — до закінчення одного року роботи, він звільняється за власним бажанням без поважної причини або його звільняють відповідно до законодавства. Якщо він не почав роботу з поважної причини, повертає кошти, крім вартості проїзду, перевезення майна та добових за час у дорозі.

Оформіть відмову від переїзду та остаточний розрахунок

Якщо працівник відмовляється від переведення в іншу місцевість разом із підприємством, роботодавець може припинити трудовий договір за пунктом 6 статті 36 КЗпП. Ця підстава також застосовується до відмови продовжувати роботу після належної зміни істотних умов, коли попередні умови зберегти неможливо. Зафіксуйте пропозицію, повідомлення і відмову працівника та видайте наказ із правильною підставою.

Роботодавець виплачує вихідну допомогу не менше середнього місячного заробітку, належну зарплату та компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток. За наявності права він також компенсує невикористану додаткову відпустку працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. У день звільнення видайте копію наказу й письмове повідомлення із зазначенням кожного виду нарахованих та виплачених сум. Остаточний розрахунок проведіть у день звільнення, а якщо працівник того дня не працював — не пізніше наступного дня після його вимоги про розрахунок. За спору щодо розміру виплат у цей строк виплатіть суму, яку роботодавець не оспорює. На вимогу працівника внесіть запис до трудової книжки, яку він зберігає. Для роботодавця — фізичної особи, призваного на військову службу під час мобілізації або за призовом резервістів в особливий період, стаття 47 КЗпП установлює спеціальний строк виконання передбачених нею обов’язків: протягом місяця після звільнення з такої служби без застосування санкцій та штрафів.

За затримку розрахунку з вини роботодавця стаття 117 КЗпП передбачає відшкодування середнього заробітку за час затримки, але не більш як за шість місяців; для спору щодо сум діють окремі умови цієї статті. Закон № 2136-IX передбачає звільнення від відповідальності за порушення строків оплати праці, якщо роботодавець доведе зв’язок із бойовими діями або іншими обставинами непереборної сили. Обов’язок виплатити зарплату зберігається.

Оновіть контакти для зв’язку

Під час воєнного стану роботодавець і працівник повинні підтримувати можливість зв’язку, зокрема під час призупинення трудового договору. Про зміну контактів кожна сторона повідомляє іншу невідкладно, не пізніше 10 календарних днів. Роботодавець — ФОП або юридична особа — виконує цей обов’язок через зміни відомостей у ЄДР.

Працівник надсилає нові контакти на адресу роботодавця або його електронну пошту з ЄДР. Якщо він не може скористатися поштовим зв’язком чи технічними засобами електронної комунікації, закон дозволяє текстове повідомлення на офіційний телефон роботодавця. Сторони також можуть погодити альтернативний обмін кадровими документами. Збережіть таку домовленість і підтвердження повідомлень.

Якщо одна сторона не оновила контакти, повідомлення іншої за останніми відомими адресою, електронною поштою або телефоном вважається належним. Якщо за останніми відомими контактами немає поштового зв’язку та/або технічних засобів електронної комунікації, роботодавець або працівник звільняється від установленої законодавством вимоги повідомляти іншу сторону про виникнення чи припинення трудових прав та обов’язків або припинення чи розірвання трудового договору. Збережіть докази відсутності зв’язку за цими контактами.

Порахуйте товар і оформіть його переміщення

Перед пакуванням власник призначає людей, які передають і приймають товар. Визначте момент, на який звіряєте залишки. Проведіть в обліку всі продажі, повернення та надходження до цього моменту. На час підрахунку зупиніть рух товару або фіксуйте подальші операції окремо, щоб не змішувати їх із залишками.

Складіть перелік товару й обладнання з назвами, артикулами, одиницями виміру та кількістю. Пронумеруйте коробки й запишіть їхній вміст. Документ на внутрішнє переміщення має показувати, звідки, куди, коли і скільки товару передали та хто це зробив. Збережіть накладні постачальників та інші документи про походження товару.

Для юридичної особи первинний документ оформлюють за статтею 9 Закону № 996-XIV: назва документа, дата, підприємство, зміст і обсяг операції, одиниця виміру, посади та прізвища відповідальних осіб, їхні підписи або інші дані для ідентифікації. Бухгалтер відображає переміщення в періоді, коли воно відбулося.

Коли потрібна обов’язкова інвентаризація

Положення № 879 поширюється на юридичних осіб. Серед застосовних підстав обов’язкової інвентаризації — зміна матеріально відповідальної особи, встановлення крадіжки або псування, пожежа чи інша передбачена надзвичайна подія. При зміні відповідальної особи інвентаризацію проводять у день приймання-передачі справ щодо активів, які вона зберігає. Сам переїзд не є окремою підставою в переліку пункту 7, але керівник може організувати інвентаризацію для контролю товару.

Керівник видає наказ про комісію, обсяг і строки. Комісія працює повним складом у присутності матеріально відповідальної особи: рахує, зважує або вимірює запаси. Перед початком бухгалтер завершує обробку документів руху товару, а відповідальні особи дають передбачені розписки. Записи лише зі слів працівника чи з облікової програми не підтверджують фактичної наявності. Якщо під час інвентаризації товар надходить або вибуває, документи оформлюють у присутності комісії з відміткою «після інвентаризації». Відпуск потребує дозволу керівника; у документах посилаються на відповідний опис або складають окремий опис за пунктом 9 розділу II.

Комісія складає описи за місцями зберігання й відповідальними особами. Товар у дорозі та зіпсовані запаси вносить до окремих описів. Учасники підписують документи; при зміні відповідальної особи одна підтверджує передання, інша — приймання. Бухгалтер готує звіряльні відомості, комісія — протокол із причинами розбіжностей і пропозиціями. Керівник затверджує протокол протягом п’яти робочих днів після завершення інвентаризації. Результати відображають у відповідному звітному періоді.

Пункт 8 розділу I Положення № 879 визначає особливий порядок для підприємств та їхнього окремого майна на охоплених ним територіях, зокрема тимчасово окупованих і в районах бойових дій. Інвентаризацію проводять за безпечного й безперешкодного доступу до активів та облікових документів. Коли перешкоди доступу зникають, підприємство зобов’язане провести інвентаризацію, яка показує фактичний стан майна на перше число місяця, наступного за місяцем усунення цих перешкод. Керівник може окремо вирішити провести інвентаризацію визначеного майна в день встановлення його викрадення, нестачі, знищення чи псування.

Які правила товарного обліку діють для ФОП

Якщо ФОП зобов’язаний вести облік товарних запасів за Порядком № 496, він відображає надходження й вибуття у встановленій Формі обліку на підставі первинних документів, зокрема документів на внутрішнє переміщення. При кількох місцях продажу облік ведуть також за кожною точкою. Дані про надходження вносять до початку продажу товару; у Формі зазначають актуальну назву й адресу магазину або місця зберігання. Первинні документи містять дані для ідентифікації відправника й одержувача, зокрема назви та податкові номери, дату операції, назву, кількість і вартість товару.

Ця вимога не поширюється на ФОП-єдинників без ПДВ, крім тих, хто продає технічно складні побутові товари, які підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби й медичні вироби або ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння. Наявність чи відсутність обов’язку за Порядком № 496 потрібно визначити за вашим податковим статусом і асортиментом.

Коли Порядок № 496 застосовується, забезпечте доступ до Форми обліку та документів у новому місці продажу до вибуття останньої одиниці товару з відповідного документа. ФОП або продавець має надати їх під час перевірки. Електронну форму потрібно показати у вигляді, придатному для перегляду й копіювання. Якщо на точці є копії первинних документів, за потреби оригінали пред’являють до закінчення перевірки.

Підготуйте паперову ТТН і прийміть вантаж

Для автомобільного перевезення звичайного товару підготуйте товарно-транспортну накладну — ТТН — за чинною формою додатка 7 до Правил № 363. Виняток для фізичних осіб, які перевозять вантаж власним коштом для власних потреб, не слід автоматично застосовувати до запасів магазину. ТТН оформлюють незалежно від умов оплати роботи автомобіля.

Вантажовідправник зазначає дату й місце складання, дані та податкові ідентифікатори відправника, перевізника й одержувача, дані водія та його посвідчення. Також потрібні відомості про автомобіль і причіп, їхні реєстраційні номери, довжину, ширину, висоту, загальну вагу, зокрема з вантажем, та масу брутто, пункти завантаження й розвантаження та відомості про вантаж. Якщо перелік товарів не вміщується, додайте товарний розділ із даними граф 1–10 ТТН і зробіть у ній посилання на додаток. Такий товарний розділ є невід’ємною частиною ТТН.

Для паперової ТТН вантажовідправник готує й підписує три примірники. Водій або експедитор після прийняття вантажу підписує всі три. Перший залишається відправнику, другий водій передає одержувачу, третій із підписом одержувача — перевізнику. Перевізник забезпечує документи на законне користування транспортом; водій має посвідчення відповідної категорії, реєстраційні документи та належний документ на вантаж.

Перед рейсом погодьте спосіб приймання за масою та кількістю місць, огляд упаковки, фіксацію часу й відповідальність сторін. У місці призначення вантаж здають за ТТН, за масою та кількістю місць — тим самим способом, яким його прийняли від відправника. Якщо кузов і пломби відправника не пошкоджені, вантаж видають без перевірки маси, стану та кількості місць за пунктом 13.3. Якщо кузов або пломби пошкоджені, одержувач має право перевірити ці показники під час приймання. Після розпакування відповідальний працівник звіряє також товарні позиції з документом внутрішнього переміщення.

Пошкодження, псування та розбіжності оформіть актом за додатком 4 до Правил № 363. Акт підписують представник відправника або одержувача та водій. Сторона, яка не погоджується зі змістом, може записати свою думку в особливих відмітках. Якщо інша сторона відмовляється складати акт або робити записи в ТТН, залучіть представника незацікавленої сторони. У ТТН зазначте дату й предмет акта; збережіть фото та документи для претензії.

Умовний приклад: магазин відправив 600 одиниць товару, а прийняв 598, серед яких три пошкоджені. Придатних одиниць — 598 − 3 = 595, нестача — 600 − 598 = 2. Якщо підтверджена ціна придбання кожної одиниці становить 200 грн, вартість нестачі — 400 грн, пошкодженого товару — 600 грн. Ці суми допомагають описати розбіжності; бухгалтер окремо визначає облік і податкові наслідки, а сторони — підстави та розмір відшкодування. У документах збережіть відправлені 600 і фактично отримані 598 одиниць.

Внутрішня передача та приймання товару в Торгсофт

Якщо старий і новий магазини заведені як окремі центри обліку, у Торгсофт відкрийте «Документ → Внутрішня передача» та створіть нове переміщення. Відправником буде поточний центр обліку, одержувачем виберіть новий магазин або склад. До додавання товару встановіть перемикач «Товар в дорозі» та вкажіть дату доставки. Потім додайте товар скануванням штрихкодів чи вибором зі складу й звірте кількість із фактично підготовленим вантажем.

У внутрішній передачі зі станом «Діє» без перемикача «Товар в дорозі» товар вважається переміщеним між центрами обліку вже після додавання до документа. Перед додаванням товару перевірте стан передачі: програма також дозволяє створювати відкладені передачі. Якщо перемикач установлено, у центрі-одержувачі відкрийте «Склад → Товар у дорозі», виберіть накладну та натисніть «Перевірити накладну». Внесіть фактично отриману кількість за кожною позицією, завершіть перевірку й натисніть «Прийняти накладну». За розбіжностей програма повідомляє про них і пропонує створення коригувальних документів; перевірте ці документи та збережіть звіт розбіжностей. Після приймання товар з’явиться на залишках одержувача, а зміни в прийнятій накладній будуть заборонені. Для виправлення потрібно спочатку скасувати її прийняття. Врахуйте права користувача на перемикач і налаштування створення передач на склад «Товар в дорозі» за замовчуванням.

Звіряйте програмні документи з підписаними документами відправлення та приймання. ТТН і акти транспортних розбіжностей оформіть за правовими вимогами окремо. Порядок роботи описаний в інструкції внутрішньої передачі Торгсофт.

Повідомте про новий магазин і зміни адреси

Власник разом із бухгалтером спочатку визначає, що саме змінилося. Податкова адреса ФОП — місце проживання, за яким його взяли на податковий облік. Для юридичної особи це місцезнаходження з ЄДР. Адреса торговельної точки — адреса об’єкта, через який бізнес працює.

У № 20-ОПП відобразіть припинення використання старого приміщення, завершення оренди або його подальше використання. Якщо магазин перепрофілювали на склад, подайте інформацію двома рядками: про закриття попереднього об’єкта та про новий об’єкт, створений на його основі, зі зміненим ідентифікатором. Дані нового об’єкта беріть із договору та акта. Користуйтеся чинною формою, збережіть підтвердження прийняття й перевірте відомості в Електронному кабінеті. Зміна відомостей у ЄДР не виконує за вас усі ці окремі дії.

Для зміни відомостей про ФОП у ЄДР потрібна заява, а документ про адміністративний збір — у передбачених законом випадках. Для юридичної особи також подають заяву та, коли це потрібно, документ про збір і нову редакцію установчого документа. Рішення органу управління за загальним правилом входить до пакета, але для зміни лише місцезнаходження частина 4 статті 17 Закону № 755-IV передбачає виняток. До звернення уточніть у реєстратора або ЦНАП склад документів, повноваження представника й доступний спосіб подання для вашої зміни.

Для № 5ДР підготуйте документ, що посвідчує особу, та документи, які підтверджують зміну даних. При зміні місця проживання заяву можна подати за новим місцем проживання або до будь-якого контролюючого органу за правилами Положення № 822. Представнику потрібні передбачені ним документи та нотаріально посвідчена довіреність.

Перевірте податкові платежі та звітність

Якщо зміна податкової адреси спричиняє зміну органу ДПС, податкова проводить переведення обліку за Порядком № 1588, зокрема на підставі відомостей із ЄДР. Бухгалтер перевіряє завершення переведення й отримує актуальні реквізити для кожного платежу. Якщо змінилася лише ДПІ обслуговування в межах того самого контролюючого органу, процедура відрізняється.

За правилами пунктів 10.2 і 10.13 Порядку № 1588, коли для звичайного ФОП або комерційної юридичної особи змінюється територіальна громада податкової адреси, визначені цими пунктами податки й збори продовжують сплачувати за попереднім місцем до кінця календарного року. Це стосується місцевих платежів і загальнодержавних податків, які розподіляють між державним та місцевими бюджетами. ЄСВ має окремі небюджетні рахунки: перевірте його облік і реквізити окремо.

ФОП другої групи перевіряє ставку відповідної місцевої ради. Якщо ФОП належить до першої групи, перед переїздом він перевіряє також право залишатися в цій групі: підпункт 1 пункту 291.4 Податкового кодексу дозволяє їй роздрібний продаж товарів виключно з торговельних місць на ринках і не дозволяє найманих працівників. Для торгівлі у звичайному магазині поза ринком ФОП першої групи має перейти до іншої дозволеної групи або на загальну систему. Для добровільної зміни групи він подає заяву до ДПС не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку наступного кварталу та відповідає вимогам обраної групи. Для добровільної відмови від спрощеної системи заяву подають не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку нового кварталу; перехід відбувається з його початку. Продажі в новому магазині починайте після набрання чинності відповідною зміною. Якщо ФОП першої або другої групи провадить діяльність на територіях більш як однієї сільської, селищної чи міської ради, за пунктом 293.7 Податкового кодексу він застосовує максимальний розмір ставки, встановлений цією статтею для відповідної групи. Декларацію єдинника подають за місцем податкової адреси.

Роботодавець подає податковий розрахунок доходів фізичних осіб, утриманих податків і нарахованого ЄСВ за основним місцем обліку. Для ФОП-податкових агентів звітний період — квартал із розбивкою по місяцях; строк — 40 календарних днів після його закінчення. Для юридичних осіб — місяць і 20 календарних днів після його закінчення. Розрахунок подають за умови нарахування відповідних доходів протягом звітного періоду. Якщо останній день строку припадає на вихідний або святковий день, діє перенесення на наступний операційний день за пунктом 49.20 Податкового кодексу. Якщо бізнес має відокремлені підрозділи, бухгалтер окремо визначає застосовний порядок звітування та сплати зарплатних податків.

Перереєструйте касу до розрахунків у новому магазині

Для магазину, який використовує апаратний РРО, власник або представник подає заяву з позначкою «Перереєстрація» для використання в іншій господарській одиниці та реєстраційне посвідчення. Якщо документи оформлені належно й немає підстав для відмови, ДПС проводить перереєстрацію не пізніше двох робочих днів від подання заяви. Узгодьте технічні роботи з центром сервісного обслуговування та збережіть належне опломбування.

Для ПРРО спочатку надішліть останній фіскальний звітний чек і закрийте останню зміну. Після цього подайте заяву № 1-ПРРО з позначкою «Перереєстрація», зазначивши нові дані господарської одиниці. Перевірте, що об’єкт уже повідомлений ДПС і має відповідний стан: відсутність даних про нього, закритий чи неексплуатований об’єкт або розбіжності в облікових даних можуть спричинити відмову.

Для ПРРО результат надходить у квитанції в день отримання заяви, якщо вона надійшла не пізніше 16:00 робочого дня, або не пізніше наступного робочого дня, якщо пізніше. Перевірте успішну перереєстрацію до розрахунків на новій точці. Автоматична перереєстрація РРО чи ПРРО до іншого органу ДПС після зміни основного місця обліку стосується органу обслуговування; зміну адреси самого магазину потрібно оформити за відповідною процедурою.

Назва та адреса господарської одиниці у фіскальному чеку мають відповідати документу на право користування приміщенням і даним № 20-ОПП. Власник перевіряє налаштування каси та реквізити чека перед початком роботи. Якщо після переїзду змінилися вид діяльності або спосіб розрахунків, окремо визначте, які правила застосування РРО/ПРРО діють для нового формату торгівлі.

Якщо на новій точці плануєте продавати алкоголь, тютюн або рідини для електронних сигарет, оформіть право торгувати саме в новому місці до відповідних продажів. Роздрібні ліцензії надають окремо на кожне місце діяльності. Якщо змінилося місцезнаходження ліцензіата або перелік фіскальних номерів кас, частина 9 статті 34 Закону № 3817-IX передбачає заяву про зміну відомостей протягом 30 календарних днів. Переїзд торговельної точки потребує окремих ліцензійних дій; зберігання таких запасів також перевірте окремо.

Перевірте документи й залишки перед відкриттям

Власник визначає день відновлення продажів після того, як відповідальні люди підтвердили готовність:

• Приміщення передане за актом, а застосовні вимоги пожежної безпеки виконані.
• Працівники знають місце, дату та умови роботи; кадрові документи й належні виплати оформлені.
• Товар прийнятий, кількість звірена, пошкодження й нестачі зафіксовані, документи доступні на новій точці.
• Дані про магазин повідомлені ДПС, потрібні зміни реєстраційних відомостей подані, підтвердження збережені.
• Каса перереєстрована для нового місця, реквізити чека правильні, потрібні ліцензійні дії виконані.
• Постачальники, перевізники й покупці отримали нову адресу та дату роботи; адреса доставки й самовивозу в інтернет-магазині правильна.

Строки подання документів внесіть у календар і призначте відповідального за кожну дію. Пункт 117.1 Податкового кодексу передбачає за визначені ним порушення облікових і реєстраційних обов’язків штраф 340 грн для самозайнятої особи та 1 020 грн для юридичної особи. За неусунення порушення або визначене цим пунктом повторення протягом року — 680 і 2 040 грн відповідно.

За перевезення без документів, передбачених статтею 48 Закону «Про автомобільний транспорт», на момент перевірки перевізнику загрожує адміністративно-господарський штраф 17 000 грн: 1 000 × 17 грн. За реалізацію необлікованих товарів або ненадання під час перевірки документів про їх облік стаття 20 Закону № 265/95-ВР передбачає санкцію в розмірі вартості відповідних товарів за цінами реалізації, але не менше 170 грн. Для ФОП-єдинників без ПДВ діє описаний вище виняток щодо товарного обліку з урахуванням асортименту.

За порушення, перелічені в пункті 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР, зокрема непроведення належної фіскальної розрахункової операції або невидачу відповідного документа, загальні санкції становлять 100% суми продажу за перше порушення та 150% за кожне наступне. Пункт 14 розділу II передбачає звільнення від відповідальності за порушення під час продажів на тимчасово окупованих територіях, територіях активних або можливих бойових дій — до відповідних дат завершення окупації, бойових дій або припинення їх можливості за офіційним переліком. Виняток не охоплює порушення порядку розрахунків при продажу підакцизних товарів. Бухгалтер перевіряє місце й дату конкретної операції; переїзд у безпечну громаду сам по собі не дає цього звільнення.

Офіційні джерела

• Програма релокації підприємств — Мінекономіки: повідомлення про письмові запити щодо подання заявок і опис підтримки.
• Постанова КМУ від 17.03.2022 № 305 «Про особливості роботи акціонерного товариства “Укрпошта” в умовах воєнного стану»: пункт 1, абзац четвертий; пункт 2, абзац шостий.
• Цивільний кодекс України № 435-IV: статті 651, 654, 761–763, 765–767, 785, 793–795.
• Кодекс цивільного захисту України № 5403-VI: стаття 55, частини 3, 11, 12; стаття 57, частини 2, 4, 5.
• Постанова КМУ від 05.06.2013 № 440 «Про затвердження Порядку подання і реєстрації декларації відповідності матеріально-технічної бази суб’єкта господарювання вимогам законодавства з питань пожежної безпеки»: пункти 1, 2, 5, 7 Порядку.
• Постанова КМУ від 18.03.2022 № 314 «Деякі питання забезпечення провадження господарської діяльності в умовах воєнного стану»: пункт 1, підпункти 1–3, 7; додатки 1 і 2.
• Кодекс законів про працю України № 322-VIII: стаття 32; пункт 6 статті 36; статті 44, 47, 83, 116, 117, 120.
• Закон України № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»: статті 3, 7, 10.
• Постанова КМУ від 02.03.1998 № 255 «Про гарантії та компенсації при переїзді на роботу в іншу місцевість»: пункти 1, 4–6.
• Закон України № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»: стаття 9, частини 1, 2, 5, 7, 8.
• Наказ Мінфіну від 02.09.2014 № 879, Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань: розділ I, пункти 2, 7, 8; розділ II, пункти 1, 5–7, 9, 10, 17, 18; розділ III, пункти 4.1–4.4; розділ IV, пункти 1–3.
• Наказ Мінфіну від 03.09.2021 № 496, Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку: розділ I, пункт 2; розділ II, пункти 1, 2, 9–11.
• Закон України № 2344-III «Про автомобільний транспорт»: стаття 48; частина перша статті 60, абзац третій.
• Наказ Мінтрансу від 14.10.1997 № 363, Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні: глава 1, визначення ТТН; пункти 11.1–11.6, 13.1–13.8, 15.1–15.6; додатки 4 і 7.
• Закон України № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань»: частина 4 статті 17, пункти 1, 2, 7, 8; частина 3 статті 18, пункти 1, 2.
• Наказ Мінфіну від 09.12.2011 № 1588, Порядок обліку платників податків і зборів: пункти 7.1, 7.2, 8.1–8.5, 10.1, 10.2, 10.4–10.14, 10.25.
• Наказ Мінфіну від 29.09.2017 № 822, Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків: розділ IX, пункти 1–4.
• Податковий кодекс України № 2755-VI: пункти 45.1, 45.2, 70.7, 117.1; підпункт «б» пункту 176.2; підпункти 49.18.1, 49.18.2; пункт 49.20; пункти 293.2, 293.7, 296.4, 298.5, 298.6; пункт 5 підрозділу 1 розділу XX. Підпункт 1 пункту 291.4; підпункти 298.1.5, 298.2.1, 298.2.2.
• Закон України № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування»: пункт 4 частини 2 статті 6; частина 6 статті 9.
• Закон України № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»: пункти 12, 14 статті 3; пункт 1 статті 17; стаття 20; пункт 14 розділу II.
• Наказ Мінфіну від 14.06.2016 № 547, Порядок реєстрації та застосування РРО: розділ II, глава 3, пункти 1, 3, 4.
• Наказ Мінфіну від 23.06.2020 № 317, Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО: розділ II, пункти 3–6, 8–11.
• Наказ Мінфіну від 21.01.2016 № 13, Положення про форму та зміст розрахункових документів: розділ II, пункт 2, реквізити рядків 1–3.
• Закон України № 3817-IX «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, біоетанолу, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального»: частина 9 статті 34; частина 8 статті 41; частина 1 статті 42.
• Указ Президента України № 596/2026 «Про продовження строку дії воєнного стану в Україні», пункт 1, та Закон України № 4928-IX про затвердження Указу Президента України «Про продовження строку дії воєнного стану в Україні», пункти 1, 2: продовження воєнного стану.