Оприбуткування готівки: правила для ФОП, підприємств, РРО/ПРРО та здавання виручки

Готівка, яку бізнес отримує від продажу товарів, робіт або послуг, має бути оприбуткована своєчасно, у день її надходження та в повній фактичній сумі. Спосіб оприбуткування залежить від організації роботи: для підприємства, яке веде касову книгу, це відображення надходження у касовій книзі на підставі прибуткового касового ордера; для відокремленого підрозділу з РРО без касової книги — належне формування і зберігання фіскальних звітних чеків та, якщо використовується КОРО, внесення до неї необхідних даних; для ПРРО — формування фіскальних звітних чеків і передання фіскальних даних на сервер ДПС. ФОП касову книгу не веде, але повинен вести податковий облік доходів та дотримуватися правил РРО/ПРРО, якщо вони поширюються на його діяльність.

Окремого фінансового штрафу саме за «неоприбуткування», неповне або несвоєчасне оприбуткування готівки чинне законодавство не встановлює. Проте це не означає відсутності відповідальності взагалі: за конкретне порушення порядку готівкових розрахунків може наставати адміністративна відповідальність, а за непроведення продажу через РРО/ПРРО, проведення його на неповну суму або невидачу належного фіскального чека застосовуються окремі фінансові санкції. Тому підприємцю важливо контролювати не лише фактичну суму грошей у касі, а й відповідність цієї суми фіскальним документам, касовій книзі, касовим ордерам і документам про здавання виручки.

Що таке оприбуткування готівки

Положення НБУ № 148 визначає оприбуткування готівки як облік готівки в касі на повну суму її фактичного надходження у передбаченому законодавством обліковому документі: касовій книзі, відповідній формі обліку доходів і витрат, фіскальному звітному чеку, електронному фіскальному звітному чеку або розрахунковій квитанції — залежно від того, який спосіб розрахунків використовує суб’єкт господарювання.

Оприбуткування не слід ототожнювати лише з фізичним покладанням грошей у сейф або касову скриньку. Законодавство вимагає, щоб фактичний рух готівки був належно зафіксований установленим способом.

Як оприбутковується готівка в різних випадках

Оприбуткування готівки підприємством, яке веде касову книгу

Юридична особа, яка проводить операції з приймання та видачі готівки через касу із застосуванням касових ордерів, веде касову книгу. Коли готівка надходить до каси підприємства, її приймання оформлюється прибутковим касовим ордером — ПКО. Видача готівки оформлюється видатковим касовим ордером — ВКО або видатковою відомістю у передбачених Положенням № 148 випадках.

Записи до касової книги робляться в день приймання або видачі грошей на підставі відповідних касових документів. Це означає, що відкладати відображення фактично отриманої готівки на інший робочий день не можна, якщо законодавство не передбачає спеціальної ситуації.

Наприкінці робочого дня касир підсумовує операції, визначає залишок готівки та передає до бухгалтерії звіт разом із касовими документами. Підприємство внутрішнім документом визначає посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, а також порядок взаємодії касира, бухгалтерії та відокремлених підрозділів.

Якщо у штаті немає касира або касир тимчасово відсутній, виконання касових функцій має бути організаційно оформлене відповідним розпорядчим документом підприємства. Це важливо не лише для бухгалтерського обліку, а й для чіткого визначення відповідальної особи за фактичну готівку.

Готівка з касової скриньки РРО та передача до каси підприємства

Продаж через РРО і передання грошей із касової скриньки РРО до основної каси підприємства — це два різні етапи.

Під час продажу РРО реєструє розрахункову операцію та формує фіскальний чек. Якщо потім готівку фізично вилучають із місця проведення розрахунків не у зв’язку з поверненням коштів покупцю, таке вилучення реєструється через РРО/ПРРО операцією «службова видача». При надходженні цих грошей до каси юридичної особи, яка веде касову книгу, їх приймання оформлюється відповідними касовими документами. Для здавання готівки безпосередньо до банку Положення № 148 прямо вимагає оформити вилучення з місця розрахунків через «службову видачу».

«Службова видача» сама по собі не є продажем, поверненням товару чи іншою розрахунковою операцією з покупцем. Вона потрібна для правильного відображення зміни фактичної суми готівки у місці проведення розрахунків.

Так само «службове внесення» використовується для реєстрації готівки, яка вноситься до місця проведення розрахунків і не є виручкою від конкретного продажу.

Коли відокремлений підрозділ може працювати без касової книги

Відокремлений підрозділ підприємства, який проводить розрахунки через РРО та/або розрахункові книжки з КОРО, але не оформлює операції приймання та видачі готівки касовими ордерами, може не вести окрему касову книгу. Такий підрозділ має забезпечити виконання правил фіскального обліку та передачі виручки, установлених підприємством.

Сам факт наявності РРО не скасовує касову книгу для юридичної особи там, де підприємство фактично проводить касові операції за ПКО і ВКО. Тому порядок руху грошей між касовою скринькою магазину, касою підрозділу, центральною касою та банком доцільно детально закріпити у внутрішньому положенні.

Z-звіт при роботі з РРО та ПРРО

Якщо протягом дня проводилися розрахункові операції, Закон № 265 зобов’язує щоденно створювати фіскальні звітні чеки — Z-звіти — у паперовій та/або електронній формі залежно від виду реєстратора. Для ПРРО дані фіскальних документів реєструються на фіскальному сервері контролюючого органу.

Z-звіт підбиває фіскальні підсумки зміни. Він не замінює касову книгу юридичної особи, якщо підприємство зобов’язане її вести, так само як запис у касовій книзі не замінює фіскального чека РРО/ПРРО.

У разі надзвичайної ситуації, аварійного або тривалого відключення електроенергії чи інших обставин, які об’єктивно зробили формування Z-звіту неможливим, необхідно документально фіксувати обставини та діяти відповідно до законодавства і чинних роз’яснень ДПС. Це не слід перетворювати на звичайний порядок закриття зміни.

Що робити при поломці РРО або відключенні електроенергії

Для класичного РРО Закон № 265 передбачає спеціальний порядок. Під час виходу реєстратора з ладу, його ремонту або тимчасового відключення електроенергії розрахункові операції у передбачених законом межах можуть проводитися із застосуванням належним чином зареєстрованої КОРО та розрахункової книжки або через зареєстрований резервний РРО.

Якщо суб’єкт господарювання заздалегідь обрав модель, за якої під час поломки РРО або відсутності електроенергії продажі взагалі не проводяться до підключення резервного РРО чи відновлення роботи основного реєстратора, КОРО для такої мети можна не реєструвати. Але тоді приймати оплату в цей період не можна. Порядок визначений статтею 5 Закону № 265.

Тому КОРО не є обов’язковою для кожного підприємця лише через факт використання РРО.

ПРРО без інтернету та офлайн-режим

Відсутність зв’язку з фіскальним сервером і технічна несправність самого ПРРО — різні ситуації.

Якщо зв’язку із сервером ДПС немає, зареєстрований ПРРО, для якого передбачена робота офлайн, може продовжувати фіскалізацію із використанням зарезервованого діапазону фіскальних номерів. Загальне обмеження офлайн-режиму — не більше 36 годин безперервно та не більше 168 годин протягом календарного місяця. Після досягнення граничного строку ПРРО має припинити офлайн-роботу до відновлення онлайн-зв’язку.

Для періоду дії воєнного або надзвичайного стану та обставин непереборної сили законодавство передбачає спеціальні правила офлайн-роботи, але фіскальні номери для таких чеків усе одно мають походити із зарезервованого діапазону. Тому розраховувати на можливість необмежено працювати «без серверу» без попереднього налаштування ПРРО не можна.

Якщо проблема полягає не у зв’язку із сервером, а у несправності самого програмного реєстратора, розрахунки через такий ПРРО до усунення несправності проводити не можна, якщо немає іншого належно зареєстрованого засобу проведення розрахунків.

Як оприбутковує готівку ФОП

ФОП не веде касову книгу та не оформлює ПКО і ВКО так, як це робить юридична особа. Також для ФОП Положення № 148 не встановлює ліміт залишку готівки в касі та строки здавання виручки.

Але це не означає, що отримана готівка може залишатися поза податковим обліком.

Для ФОП діють такі основні правила:

• платники єдиного податку першої та другої груп і третьої групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів;

• ФОП третьої групи — платники ПДВ ведуть облік доходів і витрат за типовою формою, затвердженою наказом Мінфіну № 405;

• ФОП на загальній системі ведуть облік доходів і витрат за типовою формою, затвердженою наказом Мінфіну № 261, із відображенням операцій на підставі підтвердних документів;

• якщо ФОП зобов’язаний використовувати РРО/ПРРО, готівковий продаж має бути належно фіскалізований незалежно від способу ведення податкового обліку.

Отже, касова книга юридичної особи, податковий облік ФОП та фіскальний облік через РРО/ПРРО — це різні рівні обліку, які не слід змішувати.

Граничні суми розрахунків готівкою

Положення № 148 встановлює денні обмеження готівкових розрахунків за одним або кількома платіжними документами:

• між двома суб’єктами господарювання — до 10 000 грн включно;

• між суб’єктом господарювання та фізичною особою — до 50 000 грн включно.

Ці обмеження стосуються саме розрахунків готівкою та діють також тоді, коли готівковий розрахунок оформляється через РРО або розрахункову книжку. Платежі понад установлені суми потрібно проводити через надавачів платіжних послуг шляхом переказу коштів між рахунками або внесення готівки до каси надавача платіжних послуг для подальшого зарахування на рахунок отримувача. На останній спосіб денний ліміт прямого готівкового розрахунку не поширюється.

Обмеження не поширюються, зокрема, на розрахунки з бюджетами та державними цільовими фондами, добровільні пожертвування та благодійну допомогу, використання готівки на відрядження та виплати, пов’язані з оплатою праці. Повний перелік винятків містить пункт 8 розділу II Положення № 148.

Ліміт каси для підприємств

Юридичні особи, які здійснюють операції з готівкою, встановлюють ліміт каси — максимальну суму готівки, яку можна залишати в касі підприємства в позаробочий час.

Підприємство повинно самостійно розробити та затвердити внутрішнім документом порядок розрахунку ліміту каси. Ліміт визначається на підставі середньоденного надходження або середньоденної видачі готівки — залежно від рішення керівника — з урахуванням особливостей роботи підприємства і строків здавання виручки до банку.

Якщо змінюються обсяги надходжень, режим роботи, графіки змін або інші істотні умови, підприємство може переглянути ліміт каси та строки здавання виручки, документально оформивши підстави для такого рішення.

ФОП ці правила щодо встановлення ліміту каси не застосовує.

Коли юридична особа повинна здавати виручку до банку

Строк здавання готівкової виручки підприємство встановлює з урахуванням договору з банком. Пункт 48 Положення № 148 передбачає такі основні строки:

Якщо підприємство працює у вихідні або святкові дні й за умовами банківського обслуговування не може здати гроші звичайним способом, Положення № 148 допускає внесення виручки через банкомат або ПТКС у день її отримання або здавання безпосередньо до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку та підприємства.

ФОП ці нормативні строки за Положенням № 148 не встановлює, хоча може здавати виручку до банку у власному порядку.

Які документи підтверджують здавання виручки до банку

Залежно від способу передачі коштів підтвердним документом може бути:

1. квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена печаткою, якщо вона застосовується;

2. квитанція або чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;

3. супровідний касовий ордер до сумки з цінностями;

4. чек платіжного термінала — якщо інкасація проводиться в режимі реального часу з використанням платіжного термінала.

При вилученні готівки з місця розрахунків через РРО для здавання її до банку додатково проводиться операція «службова видача».

Таким чином, банківська квитанція підтверджує здавання грошей до банку, але не замінює касові документи підприємства, якщо такі документи мають оформлятися відповідно до Положення № 148.

Скільки зберігати Z-звіти та інші касові документи

Для електронних Z-звітів Положення № 148 відсилає до строків зберігання, визначених пунктом 44.3 Податкового кодексу. Тому формула «всі Z-звіти зберігати рівно 1095 днів» не повинна механічно застосовуватися до всього касового та бухгалтерського архіву.

ПКУ встановлює різні мінімальні строки залежно від категорії документа. Зокрема:

• 1825 днів — для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших податково значущих документів юридичних осіб, прямо зазначених у пп. 44.3.2 ПКУ;

• 1095 днів — для інших документів, які не належать до категорій із тривалішим строком;

• 1095 днів — для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за яким покладений на податкові органи;

• для окремих спеціальних податкових документів установлено довші строки.

За наявності перевірки, спору або зупинення строків давності фактичний період зберігання може подовжуватися.

Для бізнесу безпечніше формувати єдиний внутрішній графік зберігання касових, фіскальних і бухгалтерських документів із урахуванням найдовшого строку, який поширюється на конкретну категорію документа.

Внутрішній порядок оприбуткування готівки на підприємстві

Підприємство має закріпити власний порядок оприбуткування готівки у внутрішньому документі. Він повинен відповідати Положенню № 148 та фактичній організації роботи.

До такого документа доцільно включити:

• які каси та місця проведення розрахунків використовує підприємство;

• хто є касиром і хто має право підписувати ПКО та ВКО;

• як і коли гроші вилучаються з касової скриньки РРО;

• як оформлюється передача виручки з торгової точки до центральної каси;

• коли застосовується «службова видача» та «службове внесення»;

• хто формує та контролює Z-звіти;

• де і в якому електронному форматі зберігаються фіскальні звітні чеки та хто відповідає за їх збереження;

• як діє персонал при поломці РРО, відсутності електроенергії або інтернету;

• як і в які строки здається готівка до банку;

• якими документами підтверджується передання грошей між працівниками, касами та банком;

• як контролюється дотримання ліміту каси.

Такий документ особливо важливий для мережі магазинів, де час роботи торгових точок не збігається з графіком центральної бухгалтерії.

Відповідальність за порушення касових і РРО-правил

Відповідальність потрібно розділяти за видом порушення.

При цьому кожний окремий продаж без РРО/ПРРО або без належного розрахункового документа може розглядатися як окреме порушення. Тому системне невикористання РРО здатне призвести до значно більшої суми санкцій, ніж один помилково оформлений документ.

Приклад із практики податкових перевірок

Під час перевірки АЗС у Запоріжжі податківці встановили продаж пального за готівку без РРО/ПРРО, приховування частини готівкової виручки та порушення обліку пального. За повідомленням ДПС, очікувана сума штрафних санкцій за виявлені порушення становила близько 600 тис. грн.

Цей випадок показує, що при перевірці важливий не один окремий документ, а узгодженість фактичних продажів, готівкової виручки, даних РРО/ПРРО та товарного обліку.

Як у Торгсофт контролювати виручку, залишки каси та внутрішні переміщення грошей

У Торгсофт рух грошей можна вести окремо від товарного руху. Кошти від реалізації автоматично відображаються за статтею фінансового аналізу «Торгова виручка», а внутрішні фінансові операції — зокрема переміщення грошей між касами, здавання виручки, інкасація та операції між касою і банківським рахунком — фіксуються у фінансовому обліку програми. Це дозволяє контролювати, де фактично повинні знаходитися гроші після продажу та передачі виручки.

Для продавця в Торгсофт передбачена операція здавання виручки, а права персоналу можна обмежувати ролями. У стандартній логіці програми роль продавця може мати доступ до продажу, повернення та здавання виручки без доступу до зайвої фінансової інформації. Це допомагає розділити відповідальність касира і власника та зменшити ризик несанкціонованих касових операцій.

Для контролю фактичної каси у програмі доступні «Підсумки каси», у тому числі покупюрна перевірка та показники розбіжностей між фактично перерахованою сумою і залишком у системі. Звіт «Рух по касі» показує залишки грошей на початок і кінець дня за вибраний період. Такі інструменти дають змогу регулярно звіряти реальні гроші з обліковими даними до закриття касового дня.

Внутрішні фінансові документи Торгсофт використовуються для управлінського обліку підприємства. Вони не повинні вважатися заміною ПКО, ВКО, касової книги, фіскального чека РРО/ПРРО чи банківського документа у випадках, коли законодавство прямо вимагає оформлення відповідного документа. Тому налаштування Торгсофт варто узгоджувати із затвердженим на підприємстві порядком касових операцій.

Щоденний контроль готівки: що перевірити підприємцю

Перед завершенням роботи торгової точки варто переконатися, що:

1. кожний продаж, який підлягає фіскалізації, проведений через РРО/ПРРО на повну суму;

2. покупцям видані паперові або електронні розрахункові документи у встановленій формі;

3. сума фактичної готівки відповідає даним РРО/ПРРО з урахуванням службових внесень, службових видач і повернень;

4. сформовано необхідний Z-звіт;

5. у юридичної особи всі операції каси відображені належними ПКО, ВКО та записами в касовій книзі, якщо вона ведеться;

6. передача виручки між торговою точкою, центральною касою та банком оформлена документально;

7. не перевищено встановлений для підприємства ліміт каси;

8. дотримано строк здавання виручки до банку;

9. електронні Z-звіти, фіскальні дані та касові документи зберігаються у встановленому порядку;

10. фактичний залишок грошей збігається з даними внутрішнього фінансового обліку.

Офіційні джерела

Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148. Ключові норми: розділ I — терміни; пункти 6–12 — готівкові розрахунки та оприбуткування; пункт 14 — ліміт каси; пункти 26–29 — касові документи та здавання виручки; пункти 39–45¹ — касова книга і касові операції; пункти 48–55 — строки здавання виручки та ліміт каси.
Офіційний текст Положення № 148 на сайті Верховної Ради України

Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР. Ключові норми: стаття 3 — обов’язки при проведенні розрахунків і Z-звіти; стаття 5 — робота при несправності РРО та відключенні електроенергії; стаття 17 — фінансові санкції.
Офіційний текст Закону № 265/95-ВР

Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI. Ключові норми: стаття 44, зокрема п. 44.3 — строки зберігання документів; стаття 177 — облік ФОП на загальній системі; стаття 296 — облік ФОП — платників єдиного податку.
Офіційний текст Податкового кодексу України

Кодекс України про адміністративні правопорушення. Ключові норми: стаття 163-15 — порушення порядку готівкових розрахунків; стаття 164-4 — несвоєчасне здавання виторгу.
Офіційний текст КУпАП

Наказ Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547 — порядки реєстрації та застосування РРО, КОРО і розрахункових книжок.
Офіційний текст наказу № 547

Наказ Міністерства фінансів України від 23.06.2020 № 317 — порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО.
Офіційний текст наказу № 317

Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 — форма та зміст розрахункових документів і електронних розрахункових документів, а також звітність, пов’язана з КОРО.
Офіційний текст наказу № 13

Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс ДПС: офіційне роз’яснення щодо відповідальності за неоприбуткування готівки — окрема фінансова відповідальність за саме неоприбуткування не встановлена; за конкретні порушення можуть застосовуватися статті 163-15 і 164-4 КУпАП.
Роз’яснення ДПС щодо відповідальності за неоприбуткування готівки