Зміна адреси юридичної особи: як оформити переїзд офісу, магазину чи складу

Якщо компанія переносить офіс, з якого керівництво щодня управляє бізнесом і веде облік, потрібно змінити її місцезнаходження в Єдиному державному реєстрі — ЄДР. Якщо переїжджає лише магазин або склад, а офіс управління залишається, зміна адреси компанії в ЄДР може не знадобитися. Проте бухгалтер має повідомити ДПС про зміни об’єктів за формою № 20-ОПП, а перед продажами в новому магазині — перевірити реєстрацію каси та ліцензії.

Цей порядок призначений для українських комерційних компаній — власників магазинів; питання статуту й голосування розглянуто на прикладі ТОВ. Для неприбуткових організацій та іноземних юридичних осіб діють окремі правила, яких ця стаття не охоплює.

Перед переїздом керівник визначає, які приміщення компанія залишає та які починає використовувати. Потім він призначає працівників, які підготують документи, повідомлять ДПС і налаштують касу. Кожен відповідальний працівник виконує своє завдання у встановлений строк: бухгалтер повідомляє про об’єкти незалежно від дати зміни ЄДР, а відповідальний за касу завершує її перереєстрацію до розрахункових операцій у новому магазині.

Яку адресу потрібно змінити

За статтею 93 Цивільного кодексу місцезнаходження юридичної особи — це фактичне місце діяльності або офіс, звідки компанією щодня керують і ведуть управління та облік. У побуті цю адресу називають юридичною. Податковою адресою юридичної особи є її місцезнаходження, зазначене в ЄДР.

Магазин, склад і офіс також можуть бути об’єктами, про які компанія повідомляє ДПС за формою № 20-ОПП. Це окремий облік приміщень та інших об’єктів, через які бізнес працює. Він не замінює відомості про компанію в ЄДР.

Умовний приклад: ТОВ має офіс і два магазини. Один магазин переїжджає в інше приміщення, директор і бухгалтер працюють у попередньому офісі. Сам переїзд магазину не означає, що компанія змінила місцезнаходження. Бухгалтер окремо оформлює зміни торговельних об’єктів і каси цього магазину.

Що підготувати до переїзду

Керівник має перевірити точну адресу нового приміщення та документ, за яким компанія ним користуватиметься: наприклад, договір оренди або документ про право власності. Узгодьте дату початку користування, передачу приміщення й завершення роботи за старою адресою. Ці дати допоможуть правильно визначити події для форми № 20-ОПП.

Для ТОВ перевірте статут: хто може вирішити питання переїзду та чи містить статут саму адресу. Не кожен переїзд потребує зміни статуту. Закон № 2275-VIII не включає місцезнаходження до обов’язкових відомостей статуту ТОВ, але учасники могли його туди записати.

Якщо адресу потрібно змінити в статуті, рішення ухвалюють загальні збори учасників. Загальне правило — три чверті голосів усіх учасників, які мають право голосу з цього питання; статут може встановлювати іншу допустиму законом кількість голосів. Якщо статут не змінюється, перевірте компетенцію директора та зборів за статутом. Директор може діяти лише в межах своїх повноважень.

Які документи подати для зміни адреси в ЄДР

Для звичайної української юридичної особи пакет залежить від того, чи змінюється лише адреса в ЄДР, чи також статут. Частина четверта статті 17 Закону № 755-IV передбачає такі документи, які стосуються переїзду:

• Заяву про державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу.
• Документ про сплату адміністративного збору, якщо немає законної підстави для звільнення.
• Статут у новій редакції, якщо змінюються відомості, записані в ньому.
• Примірник оригіналу або нотаріально засвідчену копію рішення уповноваженого органу — коли його подання потрібне для відповідних змін.
• Примірник оригіналу або нотаріально засвідчену копію документа про повноваження представника, якщо ці повноваження не зазначені в ЄДР. Якщо компанія уповноважує представника за довіреністю, для цієї реєстраційної дії довіреність має бути нотаріально посвідчена.

Для зміни лише місцезнаходження пункт 2 частини четвертої статті 17 робить виняток: рішення уповноваженого органу не входить до обов’язкового реєстраційного пакета. Водночас компанія має дотриматися власного порядку ухвалення рішення про переїзд. Якщо змінюєте статут, цей виняток не скасовує рішення про його нову редакцію.

Договір оренди не є обов’язковим документом у цьому пакеті для звичайної зміни місцезнаходження. Зберігайте його як документ про користування приміщенням, але не додавайте до переліку обов’язкових реєстраційних документів без відповідної законної підстави.

Підписи, спосіб подання та строк

Керівник або працівник, якому він доручив підготовку пакета, готує документи українською мовою, розбірливо, без необумовлених виправлень і помилок. Паперове рішення для реєстрації потрібно прошити й пронумерувати. За статтею 15 Закону № 755-IV його підписують учасники, уповноважені ними особи або голова та секретар загальних зборів, якщо закон не встановлює іншого порядку. Нотаріус засвідчує справжність підписів на рішенні з використанням спеціальних бланків нотаріальних документів. Для нової редакції статуту ТОВ діє окрема вимога частини третьої статті 11 Закону № 2275-VIII: її підписують учасники, які голосували за зміни, або особа, уповноважена органом, що ухвалив рішення, якщо це передбачено статутом. Паперову нову редакцію статуту також прошивають і нумерують, а нотаріус засвідчує справжність підписів. Винятки для документів, створених через державні електронні сервіси, наведено далі.

Для рішення, створеного на порталі електронних сервісів або через Єдиний державний вебпортал електронних послуг і підписаного кваліфікованим електронним підписом — КЕП, стаття 15 передбачає виняток із нотаріального засвідчення підписів. Для статуту, створеного через ці сервіси, закон передбачає підписання засобом електронної ідентифікації з високим рівнем довіри. Скан паперового документа сам по собі цих умов не виконує.

Керівник або уповноважений представник подає паперові документи особисто чи надсилає поштою до суб’єкта державної реєстрації, який надає цю послугу. Перед поданням перевірте в обраному ЦНАП або в нотаріуса, який працює державним реєстратором, чи приймають вони документи для вашої реєстраційної дії. При особистому поданні заявник пред’являє документ, що посвідчує особу. При надсиланні поштою нотаріус має засвідчити справжність підпису заявника на заяві. Електронні документи заявник подає через державний сервіс, якщо він забезпечує потрібну реєстраційну дію. Для паперового пакета отримайте опис із датою прийняття та кодом доступу до результату.

Звичайний строк розгляду — 24 години після надходження документів, без урахування вихідних і святкових днів. Реєстратор може відмовити, зокрема, якщо заявник не має повноважень, пакет неповний, документи суперечать закону або існує судова заборона реєстраційної дії. Після реєстрації перевірте адресу в ЄДР і збережіть документи про результат.

Як визначити адміністративний збір

Звичайний збір за зміну відомостей про юридичну особу становить 0,3 прожиткового мінімуму для працездатних осіб, установленого на 1 січня року подання. Суму округлюють до найближчих 10 гривень. Для реєстрації на підставі електронних документів закон установлює 75% відповідного збору; скористатися цим можна, якщо належне електронне подання доступне для вашої дії.

Умовний розрахунок: якщо прожитковий мінімум на 1 січня становив би 3 200 грн, звичайний збір дорівнював би 3 200 × 0,3 = 960 грн. Це приклад формули, а не сума до оплати. Перед платежем перевірте належну суму та реквізити.

Зміна адреси через перейменування вулиці або зміни адміністративно-територіального устрою звільнена від збору за умовами статті 36. Фактичний переїзд в інше приміщення сам по собі такого звільнення не дає. При відмові збір не повертають, але повторне подання для відповідної реєстрації протягом місяця після відмови не потребує нового збору.

Що повідомити ДПС після переїзду

ДПС отримує відомості про зміну місцезнаходження з ЄДР і проводить потрібні зміни податкового обліку. Звичайна юридична особа, відомості про яку є в ЄДР, не подає форму № 1-ОПП лише через зміну цієї адреси. Окремі зміни, наприклад щодо особи, відповідальної за бухгалтерський або податковий облік, мають власний порядок повідомлення.

Форму № 20-ОПП бухгалтер подає за основним місцем обліку протягом 10 робочих днів після реєстрації, створення чи відкриття об’єкта. Такий самий порядок і строк діє для зміни типу, назви, місцезнаходження, виду права або стану об’єкта.

Бухгалтер визначає початок строку за документами про приміщення. Для нового орендованого приміщення він бере дату, коли компанія набула права користування ним за договором та документами про передачу. Ця дата може передувати відкриттю магазину для покупців. Для зміни відомостей про наявний об’єкт бухгалтер бере дату відповідної зміни. Якщо компанія припинила користуватися старим орендованим магазином і відкрила інший, повідомте про закриття старого та відкриття нового об’єкта. Якщо змінюються відомості про той самий об’єкт, збережіть його ідентифікатор — обліковий номер у формі № 20-ОПП. При зміні призначення або перепрофілюванні Порядок № 1588 передбачає два рядки: закриття попереднього об’єкта й відкриття нового зі зміненим ідентифікатором.

Бухгалтер зазначає код ознаки надання інформації: «1» — для нового об’єкта, «3» — для зміни відомостей про наявний об’єкт, «6» — для його закриття. Тип об’єкта він вибирає з довідника ДПС, а стан і вид права — за фактичним використанням приміщення та документами про власність або користування. Код закриття об’єкта й код його стану — різні поля форми. Не повідомляйте про закриття власного приміщення лише тому, що магазин виїхав: компанія може й надалі володіти ним або передати його в оренду.

Якщо компанія відкриває об’єкт на території, де ще не перебуває на податковому обліку, бухгалтер протягом 10 робочих днів після відкриття подає форму № 17-ОПП для взяття на облік за неосновним місцем. Він може подати її до ДПС за основним місцем обліку або за місцезнаходженням об’єкта.

Інший спосіб — у формі № 20-ОПП поставити позначку в графі 16 навпроти відповідного об’єкта. За цією позначкою ДПС бере компанію на облік за неосновним місцем за адресою об’єкта; окрему форму № 17-ОПП тоді не подають. Бухгалтер зберігає квитанції та перевіряє об’єкти й місця обліку в приватній частині Електронного кабінету.

Куди сплачувати податки після зміни адреси

Бухгалтер має перевірити, чи змінився контролюючий орган та код територіальної громади за КАТОТТГ — державним кодифікатором територій. Переїзд у межах громади й переїзд до іншої громади можуть мати різні наслідки для обліку.

Після зміни місцезнаходження та реєстрації компанії як платника податків за новою адресою бухгалтер до кінця поточного року сплачує за попереднім місцем реєстрації дві категорії платежів: місцеві податки й збори та загальнодержавні податки й збори, які розподіляються між державним і місцевими бюджетами. Таке правило встановлює пункт 10.2 Порядку № 1588. Для решти платежів бухгалтер окремо перевіряє місце сплати, а для кожного платежу — актуальні реквізити.

• Для кожного податку перевірте місце сплати та чинні бюджетні реквізити окремо.
• Після переведення компанії на облік за новим місцезнаходженням бухгалтер сплачує ЄСВ за новим основним місцем обліку платника ЄСВ. Перед платежем він перевіряє відповідний рахунок для ЄСВ. Підстава — пункт 1 частини другої статті 6 Закону № 2464-VI; порядок після переїзду пояснює ДПС у роз’ясненні від 27 серпня 2026 року.
• Для ПДФО врахуйте пункт 168.4 Податкового кодексу. Податок із доходів працівників відокремленого підрозділу перераховують за місцезнаходженням підрозділу, зокрема коли його сплачує головна юридична особа.
• Для ПДВ врахуйте електронний рахунок у системі електронного адміністрування: його не слід прирівнювати до бюджетного рахунку за старою адресою.

Сама зміна адреси не потребує заяви № 1-ПДВ для перереєстрації платника ПДВ. Натомість юридична особа — платник єдиного податку третьої групи при зміні податкової адреси або місця діяльності подає відповідну заяву не пізніше останнього дня кварталу, в якому відбулися зміни.

Як оформити РРО або ПРРО для нового магазину

РРО — це апаратний касовий реєстратор, ПРРО — його програмний варіант. Якщо магазин залишається на місці, а через переїзд офісу змінюється лише основне місце податкового обліку компанії, ДПС автоматично перереєстровує РРО та ПРРО до нового контролюючого органу протягом двох робочих днів після переведення платника. Для апаратного РРО попереднє посвідчення залишається чинним до виникнення змін у даних, зазначених у ньому.

Якщо каса переїжджає в інший магазин, спочатку оформіть об’єкт за формою № 20-ОПП і перевірте його в обліку ДПС. Потім перереєструйте касу. Завершіть ці дії до розрахункових операцій за новою адресою.

• Для РРО подайте заяву № 1-РРО з позначкою «Перереєстрація» та реєстраційне посвідчення. За належного пакета й відсутності підстав для відмови ДПС перереєстровує РРО та надає нове посвідчення не пізніше двох робочих днів із дня подання заяви.
• Для ПРРО касир передає останній фіскальний звітний чек і закриває останню зміну. Після цього керівник або уповноважена особа подає електронну заяву № 1-ПРРО з позначкою «Перереєстрація» через Електронний кабінет або інший передбачений Порядком № 317 засіб електронного подання. Якщо заява надійшла не пізніше 16:00 робочого дня, ДПС надсилає результат цього дня; якщо пізніше — не пізніше наступного робочого дня. Перед продажами за новою адресою перевірте квитанцію про успішну перереєстрацію. Фіскальний номер ПРРО зберігається.

Перевірте результат у посвідченні або квитанції, назву й адресу господарської одиниці та реквізити чека. Редагування адреси лише в шаблоні друку не замінює перереєстрацію каси.

Що робити з ліцензією на алкоголь або тютюнові товари

Для роздрібної торгівлі алкоголем, тютюновими виробами та рідинами для електронних сигарет розрізняйте зміну місцезнаходження компанії й відкриття нового місця торгівлі. Ліцензійні відомості не слід вважати автоматично зміненими після запису в ЄДР.

Коли змінюється місцезнаходження ліцензіата, стаття 34 Закону № 3817-IX вимагає подати заяву про зміну відомостей протягом 30 календарних днів із дня події, що спричинила ці зміни. Для зміни зареєстрованого місцезнаходження такою подією є відповідна державна реєстрація. Заяву подають до органу ліцензування за новим місцезнаходженням ліцензіата. Зміна переліку кас у місці торгівлі також потребує заяви в установленому порядку.

Для фізичного переїзду роздрібного магазину оформіть ліцензію для нового місця торгівлі до продажу ліцензованих товарів. Перелік змін за статтею 34 не передбачає перенесення роздрібної ліцензії в інше приміщення через звичайну заяву про зміну адреси ліцензіата. Окремо вирішіть питання припинення ліцензії старого місця, якщо торгівлю там завершено.

Орган ліцензування розглядає заяву про зміну відомостей протягом п’яти робочих днів і надсилає витяг або рішення про відмову. Перейменування вулиці чи іншого об’єкта топоніміки та зміна відповідного територіального коду не потребують такої заяви за винятком, установленим статтею 34.

Стаття 46 передбачає припинення дії ліцензії, зокрема через зафіксовану під час перевірки невідповідність реєстрових відомостей фактичним даним або належно встановлену відсутність ліцензіата за зазначеним місцезнаходженням. Закон установлює винятки для перейменування та вимоги до фіксації порушення. Припинення ліцензії відбувається за рішенням органу ліцензування, а не автоматично через сам переїзд.

Як змінити адресу підприємства в Торгсофт

У Торгсофт відкрийте «Налаштування → Підприємство», виберіть потрібну компанію та натисніть «Змінити». Заповніть поля «Юридична адреса» й «Фактична адреса» відповідно до їхнього призначення. Торгсофт підставляє в рахунок юридичну й фактичну адреси з даних підприємства, яке користувач вибрав під час створення рахунка. Створіть новий рахунок і перевірте адресу в друкованому документі.

Щоб фіскалізувати продажі через ПРРО в Торгсофт, підключіть додаткову опцію «Програмний РРО». Вона працює з ліцензіями Торгсофт Старт, Ультра та Термінал; її підключають до кожного робочого місця, де фіскалізують продажі. Після переїзду звірте налаштування з актуальними зареєстрованими даними ДПС і результатом перереєстрації ПРРО. Перед першими продажами касир перевіряє інтернет-з’єднання та відкриває першу зміну ПРРО в онлайн-режимі, щоб програма отримала дані для можливої роботи офлайн. Наприкінці робочого дня, якщо проводилися розрахункові операції, касир формує Z-звіт і перевіряє закриття зміни. Порядок дій наведено в інструкції Торгсофт з відкриття та закриття зміни.

Зміна полів підприємства в Торгсофт не замінює реєстраційних дій у ЄДР, повідомлень ДПС чи ліцензійних заяв. Також не розраховуйте, що вона автоматично перепише всі раніше створені документи: перевіряйте потрібні рахунки й шаблони окремо.

Кого повідомити та як перевірити завершення переїзду

Керівник або відповідальний працівник повідомляє банк, постачальників, орендодавців і служби доставки за порядком, установленим договорами. Оновіть реквізити на сайті, адреси самовивозу, повернення та доставки, шаблони нових документів і відомості для покупців у магазині. Раніше укладені договори не стають автоматично недійсними через зміну адреси; перевірте їхні умови щодо повідомлень і додаткових угод.

Яка відповідальність можлива

Пункт 117.1 Податкового кодексу передбачає для юридичної особи штраф 1 020 грн за відповідні порушення податкового обліку: неподання потрібних заяв, прострочення, помилки або неповні відомості. За неусунення порушення або ті самі дії протягом року після застосування штрафу — 2 040 грн. Ці суми не є універсальним штрафом за будь-яку затримку зміни адреси в ЄДР. Перш ніж застосувати штраф, ДПС має встановити, яку саме заяву або відомості компанія була зобов’язана подати та як вона порушила цю вимогу. Якщо закон передбачає звільнення від відповідальності для обставин компанії, ДПС має врахувати його. Бухгалтеру варто зберегти квитанції про подання та документи, що підтверджують підстави такого звільнення.

Помилка в адресі чека також не означає автоматичного застосування однакового штрафу за кожну друкарську неточність. Водночас касир має видавати чек із правильними даними зареєстрованої господарської одиниці. Якщо виявили розбіжність, з’ясуйте, де вона виникла — у податковій реєстрації, налаштуваннях каси чи друкованому шаблоні — та виправте відповідні дані.

Офіційні джерела

• Цивільний кодекс України № 435-IV — стаття 93: місцезнаходження юридичної особи.
• Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» № 2275-VIII — статті 11, 30, 34: статут, компетенція зборів і голосування.
• Закон України про державну реєстрацію № 755-IV — статті 14–15, частина четверта статті 17, статті 26, 28, 36: документи, оформлення, строки, відмова та збір.
• Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну № 1588 — пункти 8.1–8.8, 10.1–10.13: об’єкти, форма № 20-ОПП та зміна місця обліку.
• Податковий кодекс України № 2755-VI — пункти 45.2, 66.1–66.5, 117.1, 168.4, 183.15, 298.6: податкова адреса, облік, відповідальність, ПДФО, ПДВ і єдиний податок.
• Порядок реєстрації та застосування РРО, затверджений наказом Мінфіну № 547 — глава 3 розділу II: перереєстрація РРО.
• Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО, затверджений наказом Мінфіну № 317 — пункти 2, 8–11 розділу II: номер ПРРО, перереєстрація та зміна контролюючого органу.
• Закон України про державне регулювання виробництва та обігу підакцизних товарів № 3817-IX — статті 34, 46: зміна ліцензійних відомостей і припинення дії ліцензії.

Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 2464-VI: статті 5–6 — облік і обов’язки платників ЄСВ.

Положення про реєстрацію платників ПДВ, затверджене наказом Мінфіну № 1130 від 14.11.2014: розділ IV — перереєстрація платника ПДВ.

Роз’яснення ДПС про сплату податків і ЄСВ після зміни місцезнаходження.