Магазин постраждав від обстрілу: як зафіксувати втрати, списати майно й відновити документи

Після обстрілу власник магазину має подбати про безпеку людей, зафіксувати пошкодження та зібрати документи про втрачене майно. Інвентаризацію проводять, коли є безпечний доступ до приміщення й товарів. На підставі належно оформлених результатів підприємство списує підтверджені втрати, оцінює придатні залишки та відображає зміни в обліку.

Якщо знищено документи, потрібно обрати застосовну податкову процедуру. За загальним правилом пункту 44.5 Податкового кодексу України (ПКУ) платник повідомляє Державну податкову службу України (ДПС) протягом п’яти днів від події та відновлює документи у встановлений строк. Для діяльності на територіях активних бойових дій або тимчасової окупації за відповідних умов діє підпункт 69.28 ПКУ. Якщо через наслідки обстрілу підприємець не може вчасно подати звітність, сплатити податки чи виконати інші податкові обов’язки, він окремо підтверджує цю неможливість за Порядком №225. Податкові наслідки списання залежать від виду майна, системи оподаткування та документів.

Що зробити одразу після події

Не заходьте в пошкоджену будівлю, щоб перерахувати товар або забрати папери, доки доступ небезпечний. Перед обстеженням будівлі уповноважені служби перевіряють територію на вибухонебезпечні предмети та знешкоджують виявлені предмети, за потреби демонтують небезпечні частини конструкцій і проводять пошук постраждалих та загиблих. Правоохоронці проводять необхідні слідчі дії. Працівники магазину не повинні виконувати ці роботи самостійно.

Власник або керівник може призначити відповідального, який збере доступні відомості та вестиме перелік отриманих документів. Практично варто розділити матеріали за подією, майном, втраченими документами й податковими обов’язками:

• Запишіть адресу магазину, дату й відомий час події, опис пошкоджень, контакти свідків. Відокремлюйте встановлені факти від припущень.
• Збережіть доступні фото й відео, записи камер, листування та повідомлення про обмеження доступу. Залиште початкові файли, а для роботи зробіть копії.
• Зберіть документи про право власності або користування приміщенням, придбання товарів та обладнання. Для орендованого майна чи товарів іншого власника зазначте, кому вони належать, і перевірте договірні умови повідомлення власника про пошкодження. Якщо майно застраховане, одразу перевірте спосіб і строк повідомлення страховика за договором та дотримайтеся цих умов. Уточніть, які докази страховик просить зберегти до прибирання або демонтажу, з урахуванням необхідних заходів безпеки.
• Збережіть доступні дані обліку до події: рух товарів, залишки, перелік обладнання, документи постачальників. Вони допоможуть визначити, що потрібно перевірити й відновити.
• Окремо перелічіть знищені або недоступні документи та податкові обов’язки, строки яких наближаються або вже минули.

Попередній перелік втрат можна доповнювати. Він допомагає організувати роботу, але сам собою не підтверджує фактичну наявність товарів, їх знищення чи право на податкові витрати.

Як звернутися до поліції та отримати документи

Якщо обставини свідчать про кримінальне правопорушення, власник майна, фізична особа — підприємець (ФОП) або представник підприємства подає заяву до поліції чи прокурора. У заяві варто описати подію, адресу, пошкоджене або втрачене майно, відомі обставини та додати доступні докази. Зазначте також, якої шкоди подія завдала вам або підприємству.

Уповноважена службова особа зобов’язана прийняти й зареєструвати заяву. Відмова в її прийнятті та реєстрації не допускається. Отримайте документ, який підтверджує подання й реєстрацію заяви, та збережіть його разом із копією звернення.

За частиною 1 статті 214 Кримінального процесуального кодексу України (КПК) слідчий, дізнавач або прокурор має внести відомості до Єдиного реєстру досудових розслідувань (ЄРДР) невідкладно, але не пізніше 24 годин після заяви чи повідомлення. Через 24 години після внесення відомостей заявнику надають витяг з ЄРДР.

Під час воєнного стану можливий спеціальний порядок за статтею 615 КПК. Якщо технічного доступу до ЄРДР немає, слідчий, дізнавач або прокурор приймає постанову про початок розслідування, а відомості вносить до реєстру за першої можливості. У невідкладному випадку огляд місця події може передувати постанові, яку тоді приймають одразу після огляду.

Статус потерпілого й участь в огляді

Потерпілим може бути фізична особа, якій правопорушення завдало майнової, фізичної або моральної шкоди, та юридична особа, якій завдано майнової шкоди. Права й обов’язки потерпілого виникають із моменту подання заяви про правопорушення щодо цієї особи або заяви про залучення її як потерпілого. Особа, яка прийняла заяву, вручає пам’ятку про процесуальні права та обов’язки.

Якщо провадження вже відкрили за іншою заявою, постраждалий власник або підприємство може подати заяву про залучення як потерпілого. За пунктом 5 частини 1 статті 303 КПК особа, якій відмовили у визнанні потерпілою, може оскаржити відмову слідчому судді. Стаття 304 встановлює строк 10 днів із дня отримання копії постанови. Збережіть постанову й підтвердження дати отримання.

Якщо витяг з ЄРДР не надійшов, з’ясуйте, чи внесено відомості до реєстру та чи застосовано спеціальний порядок за пунктом 1 частини 1 статті 615 КПК. Невнесення відомостей може оскаржити слідчому судді заявник, потерпілий, представник або законний представник потерпілого за пунктом 1 частини 1 статті 303. Загальний строк скарги — 10 днів із моменту бездіяльності; за звичайною процедурою вона виникає після спливу встановлених статтею 214 КПК 24 годин від подання заяви чи повідомлення. Збережіть підтвердження часу подання та отримані відповіді. Адвокат допоможе визначити строк з урахуванням обставин провадження.

Під час воєнного стану пункт 5 частини 1 статті 615 КПК передбачає виняток для процесуальних дій за статтями 220, 221 і 304, зокрема розгляду клопотань, ознайомлення з матеріалами та подання скарг. Якщо об’єктивно неможливо виконати відповідну дію у встановлений строк, її потрібно виконати невідкладно після появи можливості, але не пізніше ніж через 15 днів після припинення чи скасування воєнного стану. Обставини такої неможливості потрібно підтвердити.

Якщо строк скарги пропущено, разом зі скаргою подайте клопотання про його поновлення та докази поважних причин. За статтею 117 КПК поновлення оформлюють ухвалою слідчого судді або суду. У провадженні, яке здійснюють з урахуванням статті 615, клопотання про поновлення пропущеного строку має бути подане не пізніше 60 днів із дня припинення чи скасування воєнного стану. Подання клопотання не припиняє виконання оскарженого рішення.

Огляд приміщення, речей, документів і комп’ютерних даних проводять слідчий або прокурор. Огляд магазину як іншого володіння особи відбувається за правилами КПК для обшуку такого володіння. Потерпілого можуть запросити до огляду. Якщо ви берете участь, повідомте про непомічені пошкодження, втрачене обладнання чи документи та попросіть занести свої заяви й зауваження до протоколу.

Стаття 615 передбачає особливості фіксації процесуальних дій. Якщо неможливо скласти процесуальні документи, правоохоронці використовують доступні технічні засоби й складають протокол не пізніше 72 годин після завершення дії. Якщо залучити понятих — осіб, які засвідчують перебіг і результати процесуальної дії, — до обшуку або огляду володіння об’єктивно неможливо чи небезпечно для їхнього життя або здоров’я, дію проводять без них. У такому разі її перебіг і результати обов’язково фіксують безперервним відеозаписом доступними технічними засобами.

Як отримати матеріали огляду

Потерпілий може подавати докази та клопотання про процесуальні дії. За статтею 220 КПК слідчий, дізнавач або прокурор за загальним правилом розглядає клопотання протягом не більш як трьох днів від подання. Про результат повідомляють особу, яка подала клопотання; повну або часткову відмову оформлюють вмотивованою постановою. Її копію вручають цій особі, а якщо вручення об’єктивно неможливе — надсилають.

Нерозгляд клопотання у встановлений строк потерпілий, його представник або законний представник можуть оскаржити слідчому судді як бездіяльність за пунктом 1 частини 1 статті 303 КПК. За статтею 304 загальний строк скарги становить 10 днів із моменту бездіяльності після закінчення строку розгляду. Збережіть підтвердження подання клопотання. Відмову в задоволенні клопотання про проведення слідчих (розшукових) або негласних слідчих (розшукових) дій за пунктом 7 частини 1 статті 303 може оскаржити особа, якій відмовлено, її представник, законний представник чи захисник. Якщо відмову оформлено постановою, десятиденний строк починається з дня отримання її копії.

Для ознайомлення з матеріалами розслідування подайте відповідне клопотання. Стаття 221 КПК дозволяє робити виписки й копії, але передбачає винятки для матеріалів про заходи безпеки та матеріалів, розкриття яких може зашкодити розслідуванню. Загальнодоступний документ, оригінал якого є у справі, не можна приховати від ознайомлення на цій підставі. Право отримати копії матеріалів, які безпосередньо стосуються правопорушення щодо потерпілого, після завершення досудового розслідування також передбачене статтею 56 КПК.

Які документи отримати від ДСНС, якщо була пожежа

Факт пожежі засвідчує акт про пожежу за Порядком №2030. Уповноважена посадова особа Державної служби України з надзвичайних ситуацій (ДСНС) складає його на місці після огляду та опитування власника, користувача, балансоутримувача — особи, яка обліковує об’єкт на своєму балансі, — або їхнього представника. Посадова особа також опитує свідків, які мають відомості про пожежу. Свідки надають інформацію добровільно й можуть відмовитися. Малолітніх і неповнолітніх свідків можна опитувати лише з дотриманням вимог пункту 7 Порядку №2030 щодо участі батьків, законного представника, педагога або психолога та, за необхідності, лікаря.

Загальний строк складання акта — не пізніше 24 годин від завершення гасіння пожежі, повідомлення про неї або подання письмової заяви. Під час воєнного чи надзвичайного стану за достатніх підстав допускається вмотивоване складання акта протягом місяця від повідомлення або заяви. Якщо власника неможливо встановити, акт може не містити відомостей про нього.

ДСНС складає два примірники акта: один надає поліції, другий залишає у справі про пожежу. Якщо слідчо-оперативної групи на місці не було, акт передають до відповідного підрозділу поліції не пізніше трьох днів від його складання. Окремий висновок про причини пожежі посадова особа ДСНС оформлює протягом трьох днів від складання акта.

Щоб отримати засвідчені копії акта та висновку, власник, користувач, балансоутримувач, постраждалий або представник за дорученням подає заяву до ДСНС. Копії надають протягом 15 днів від надходження заяви. Акт про пожежу потрібний саме за наявності пожежі; для інших руйнувань збирають документи, які відповідають події.

Суб’єкт господарювання також веде облік пожеж і їхніх наслідків, аналізує причини та вживає заходів для запобігання пожежам. Пункти 4 і 11 Порядку №2030 передбачають журнал обліку пожеж за додатком 4 та щомісячне подання до ДСНС інформації про випадки пожеж і їхні наслідки до 10 числа за формою, визначеною МВС.

Як оформити пошкодження приміщення магазину

Щодо пошкодженої будівлі зверніться до виконавчого органу сільської, селищної чи міської ради, а за його відсутності — до військової адміністрації. Цей уповноважений орган організовує невідкладні роботи та обстеження за Порядком №473. Підставою можуть бути заяви громадян і підприємств, інформація ДСНС, поліції та інших визначених джерел.

За звичайною процедурою Порядку №473 обстежують будівлі та споруди приватної й комунальної власності. Звичайний порядок не застосовується на територіях активних бойових дій або тимчасової окупації, якщо в офіційному Переліку немає дати завершення відповідного періоду. Для частини територій бойових дій пункт 6¹ передбачає спеціальне обстеження, описане нижче. Тому власник перевіряє категорію території та її дати в офіційному Переліку.

Уповноважений орган визначає комісійне та/або технічне обстеження, черговість і строки у плані робіт з урахуванням пошкоджень та фінансування. Після отримання належного інформаційного повідомлення про пошкоджене чи знищене нерухоме майно за Порядком №380 він протягом десяти календарних днів повідомляє заявнику спосіб і строки обстеження електронною поштою або на вказаний номер телефону. Цей строк стосується повідомлення заявника; завершення обстеження залежить від застосовної процедури.

Комісійне та технічне обстеження

Перед обстеженням виконують необхідні заходи щодо вибухонебезпечних предметів, первинного демонтажу небезпечних частин, пошуку постраждалих і слідчих дій. Комісію створює уповноважений орган. У складі комісії має бути щонайменше один фахівець із вищою освітою в галузі знань «Інженерія, виробництво та будівництво» (G) за спеціальністю «Будівництво та цивільна інженерія» та/або «Архітектура та містобудування». Якщо потрібно обстежити пошкоджений об’єкт культурної спадщини, до складу комісії залучають представників органів охорони культурної спадщини. Відомості про склад і роботу комісії публікують на офіційних сайтах уповноваженого органу та обласної військової адміністрації. Член комісії з конфліктом інтересів має заявити самовідвід; питання відводу вирішує комісія.

Представника власника або управителя залучають за можливості, без права голосу. В акті комісійного обстеження зазначають об’єкт, адресу й характеристики, відомості про власника за наявності, обсяг і ймовірні причини пошкоджень, уже виконані відновлювальні роботи та висновки. До акта обов’язково додають фото, які показують характер і обсяг руйнувань. Якщо акт охоплює кілька об’єктів, дані наводять окремо щодо кожного.

Комісія реєструє відомості з акта в Реєстрі пошкодженого та знищеного майна. Якщо встановлено знищення будівлі, її житлові та нежитлові приміщення вважаються знищеними. Уповноважений орган за можливості надсилає власнику або управителю копію акта протягом трьох календарних днів від складання або через Портал Дія. Якщо під час обстеження відомостей про власника чи його місцезнаходження не було, доступ до акта надають на вимогу.

Якщо комісія не може визначити ступінь пошкоджень або встановити факт знищення, технічне обстеження обов’язкове, крім спеціального дистанційного випадку за підпунктом 2 пункту 6¹ Порядку №473. Виконавець технічного обстеження складає звіт та акт.

Власник або управитель, який сам замовив технічне обстеження, письмово повідомляє уповноважений орган про початок робіт, а після завершення безоплатно передає йому один примірник звіту та акта. Якщо обстеження замовив уповноважений орган, він письмово повідомляє власника або управителя про початок робіт і надає копію акта.

Коли можливе спеціальне обстеження

Пункт 6¹ Порядку №473 передбачає обстеження для фіксації знищення на територіях можливих бойових дій без дати припинення такої можливості та активних бойових дій без дати їх завершення, зокрема там, де функціонують державні електронні інформаційні ресурси. Комісійне та/або технічне обстеження на місці можливе, якщо немає безпосередньої загрози життю та здоров’ю людей і можна виконати заходи безпеки з пункту 8. В інших випадках підпункт 2 пункту 6¹ відсилає до дистанційного обстеження за постановою №815, крім об’єктів культурної спадщини. Для процедури за пунктом 6¹ план робіт не складають.

Пункти 1–5 Особливостей за постановою №815 обмежують дистанційний механізм житловими будинками, будинками садибного типу, садовими та дачними будинками, зокрема квартирами й іншими житловими приміщеннями в таких будинках. Об’єкт за попередньою інформацією уповноваженого органу має бути знищеним, а проведення інших видів обстеження на відповідній території — неможливим. На тимчасово окупованих територіях ці Особливості не застосовуються.

Самостійна торговельна будівля або окреме нежитлове приміщення магазину до визначених постановою №815 категорій не належать. Якщо магазин розташований у житловому будинку, для його приміщення має значення документально встановлене знищення всього будинку: пункт 8¹ Порядку №473 передбачає, що нежитлові приміщення знищеного об’єкта також вважаються знищеними. Втрати товарів та обладнання оформлюють окремо.

Акт обстеження будівлі підтверджує відомості про будівлю. Для товарів та обладнання магазину потрібно окремо оформити їх наявність, стан і втрати. Подання інформаційного повідомлення про нерухомість саме собою не встановлює права на компенсацію.

Як підприємству оформити втрату облікових документів

Якщо на підприємстві, на яке поширюється Положення №88, зникли або були знищені первинні документи, облікові регістри — журнали, відомості та інші записи про господарські операції, — чи звітність, керівник діє за пунктом 6.10 цього Положення. Для банків Положення №88 не застосовується:

1. Письмово повідомляє правоохоронні органи.
2. Наказом призначає комісію, яка встановлює перелік відсутніх документів і причини їх втрати або знищення.
3. Запрошує до роботи комісії представників слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду.
4. Затверджує акт із результатами роботи комісії.
5. Надсилає копію акта в десятиденний строк належним адресатам: органу, у сфері управління якого перебуває підприємство, якщо такий є, та відповідним територіальним податковим і митним органам.

Копію акта за Положенням №88 та податкове повідомлення за пунктом 44.5 ПКУ подають окремо. Для копії акта діє десятиденний строк за пунктом 6.10 Положення №88, а для податкового повідомлення — п’ять днів від події.

Положення №88 регулює документування й облік підприємств та установ у визначеній ним сфері. ФОП виконує застосовні до нього податкові вимоги й оформлює докази втрати; обов’язок створити корпоративну комісію за пунктом 6.10 на нього автоматично не поширюється.

Як провести інвентаризацію без ризику для людей

Положення №879 застосовується до юридичних осіб, створених за українським законодавством, а також визначених ним філій і представництв іноземних юридичних осіб. Для крадіжки, зловживань або псування цінностей інвентаризацію проводять на день встановлення факту в обсязі, який визначив керівник. У разі техногенної аварії, пожежі чи стихійного лиха інвентаризацію проводять на день після завершення явища в обсязі, який визначив керівник. Якщо інвентаризацію вимагає суд або уповноважений орган належно оформленим документом, діють зазначені в ньому строки й обсяг, але почати її потрібно не раніше отримання документа.

Пункт 8 розділу I стосується підприємств, які мали або мають місцезнаходження в районах воєнних (бойових) дій під час воєнного стану, а також підприємств, чиї структурні підрозділи або відокремлене майно розташовані в таких районах. Він також охоплює підприємства, які від початку тимчасової окупації мали місцезнаходження в Криму, Севастополі, на окупованих територіях Донецької та Луганської областей, територіях АТО або заходів із забезпечення національної безпеки й оборони в цих областях. Такі підприємства проводять інвентаризацію, коли уповноважені особи можуть безпечно та безперешкодно дістатися до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, у яких відображено зобов’язання та власний капітал.

Керівник може вирішити провести інвентаризацію окремо визначеного майна на день встановлення його викрадення, нестачі, знищення або псування. Таке рішення потрібно виконувати з урахуванням безпечного доступу. Після усунення перешкод підприємство зобов’язане провести інвентаризацію на перше число місяця, наступного за місяцем відновлення доступу, та відобразити результати у відповідному звітному періоді.

У річній фінансовій звітності відомості про недоступні активи, а також зобов’язання й власний капітал, які неможливо підтвердити через відсутність доступу до документів, відображають за даними бухгалтерського обліку відповідно до пункту 12 Порядку №419. Самої відсутності доступу недостатньо, щоб записати все майно як знищене.

Хто проводить інвентаризацію

Керівник створює інвентаризаційну комісію наказом або іншим розпорядчим документом. До неї включають представників управління, бухгалтерської служби та працівників, які знають майно, ціни й первинний облік. Участь у бухгалтерській частині можуть брати й фахівці, які ведуть облік підприємства за договором.

Комісію очолює керівник, його заступник або уповноважений керівник структурного підрозділу. Якщо керівник сам веде бухгалтерський облік, він сам очолює комісію. Інвентаризацію проводять повним складом комісії у присутності матеріально відповідальної особи. За судового рішення чи вимоги уповноваженого органу його посадові особи можуть бути присутні за їхньою згодою.

Якщо обсяг роботи великий, керівник створює робочі комісії та затверджує їхній склад. Матеріально відповідальну особу не включають до робочої комісії, яка перевіряє довірені їй активи. Одного й того самого працівника не можна два роки поспіль призначати головою робочої комісії для перевірки активів у тих самих матеріально відповідальних осіб.

Що перевірити й записати

1. До підрахунку перевірте справність ваговимірювальних приладів, завершіть обробку доступних документів про рух майна, сформуйте останні реєстри або звіти та визначте облікові залишки на дату інвентаризації.
2. Згрупуйте доступні активи так, щоб їх можна було перерахувати. Голова комісії ставить візу — свій підпис із позначкою «До інвентаризації на» та відповідною датою — на всіх прибуткових і видаткових документах, доданих до реєстрів або звітів. Матеріально відповідальні особи дають передбачені Положенням №879 розписки про документи й облік руху цінностей. Зміст розписок має відповідати фактам.
3. Перерахуйте, зважте або обміряйте фактично наявне майно. Для навалочних матеріалів допускаються обміри й технічні розрахунки з додаванням відповідних актів та розрахунків до описів.
4. Запишіть назву, кількість, одиницю виміру, стан та оцінку активів. Кількість товарів у непошкодженій упаковці постачальника можна визначати за документами, але частину цих товарів потрібно обов’язково перевірити на місці.
5. Складіть окремий опис непридатних або зіпсованих запасів. Зазначте причини, ступінь і характер псування та пропозиції щодо уцінки, списання або подальшого господарського використання.
6. Для основних засобів, які непридатні й не підлягають відновленню, складіть окремий опис із часом введення в експлуатацію та причинами непридатності. Майно інших власників облікуйте окремо.

До описів не можна переносити залишки зі слів працівника чи з облікової програми без перевірки фактичної наявності. Відомості про активи, які залишаються недоступними, потрібно відокремити від результатів фактичного огляду.

Перевірте також, чи подія зачепила готівку, грошові документи та бланки суворої звітності. Їх наявність фіксують в актах інвентаризації. За пунктом 15 розділу II Положення №879 такі акти також застосовують для фіксації фінансових інвестицій і перевірки повноти відображення коштів на банківських рахунках, дебіторської та кредиторської заборгованості, зобов’язань, цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів та забезпечень. Обсяг перевірки визначають відповідно до підстави інвентаризації та застосовного рішення керівника.

Описи й акти підписують усі члени комісії та матеріально відповідальні особи. Матеріально відповідальні особи також дають розписку, що перевірка відбулася в їхній присутності, вони не мають претензій до членів комісії та приймають перелічені в описі активи на відповідальне зберігання. Якщо є зауваження, зафіксуйте їх до підписання. У разі зміни відповідальної особи оформлюють розписки про передачу й отримання активів.

Бухгалтерська служба перевіряє підрахунки, зіставляє описи з даними обліку та складає звіряльні відомості. Вартість лишків і нестач у них визначають за оцінкою в облікових регістрах. Помилки в цінах і підрахунках виправляють та засвідчують підписами всіх членів комісії й матеріально відповідальних осіб; на останній сторінці опису роблять підписану відмітку про перевірку цін і підрахунків. Для чужого майна складають окремі звіряльні відомості й надсилають копії власнику.

Як затвердити результати

Комісія пояснює в протоколі, чому результати інвентаризації відрізняються від даних обліку, і пропонує, як відобразити ці розбіжності. У протоколі пояснюють причини нестач і втрат, пропонують, що списати, та зазначають, які заходи вже вжили для запобігання таким втратам. Якщо виявлено пересортицю — нестачі одних товарів і лишки інших, — бухгалтер перевіряє всі умови їх взаємного заліку за Положенням №879. Комісія вносить до протоколу пропозицію про залік лише після такої перевірки. Керівник затверджує протокол протягом п’яти робочих днів після завершення інвентаризації.

Бухгалтер відображає результати на підставі затвердженого протоколу в обліку й фінансовій звітності того періоду, у якому інвентаризацію завершили. Для інвентаризації після усунення перешкод доступу враховують також спеціальне правило пункту 8 розділу I Положення №879.

Норми природного убутку застосовують лише до фактично виявлених нестач за умовами Положення №879, після можливого заліку пересортиці. За відсутності норм нестача є понаднормовою. Знищення від обстрілу не оформлюють як природний убуток. Сам факт нестачі також не встановлює вини продавця чи іншого працівника.

Як списати товари й обладнання в бухгалтерському обліку

Для списання потрібні документи, які пояснюють, що сталося з майном, скільки втрачено та як визначена його вартість. До матеріалів інвентаризації й затвердженого протоколу додають застосовні документи про подію, а списання оформлюють первинним документом із належними реквізитами.

Наведені нижче правила стосуються юридичних осіб, які застосовують національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку (НП(С)БО) 7 «Основні засоби» та 9 «Запаси». Вони не поширюються на бюджетні установи та підприємства, які за законом складають звітність за міжнародними стандартами. Податковий облік ФОП має окремі правила.

Повністю втрачені та пошкоджені товари

За НП(С)БО 9 запаси є активом, якщо підприємство очікує економічні вигоди від їх використання та може достовірно визначити вартість. Вартість повністю втрачених, зіпсованих або відсутніх запасів списують на витрати звітного періоду. Пошкоджені товари, які можна безпечно й законно використати або продати, оцінюють за їхнім фактичним станом. Перед поверненням у продаж перевірте вимоги до безпечності та якості саме цієї категорії товарів; за потреби залучіть відповідного фахівця.

Запаси відображають за меншою з двох оцінок: первісною вартістю або чистою вартістю реалізації. Чиста вартість реалізації — очікувана ціна продажу одиниці товару за вирахуванням очікуваних витрат на завершення виробництва й продаж. Різницю між первісною вартістю та нижчою чистою вартістю реалізації списують на витрати.

Для матеріалів, призначених для виробництва, є окрема умова. Їхню первісну вартість не знижують, якщо готову продукцію очікують продати не нижче собівартості. Якщо зниження ринкової ціни матеріалів призведе до того, що собівартість продукції перевищить її чисту вартість реалізації, матеріали оцінюють за чистою вартістю реалізації.

Умовний приклад для підприємства, яке застосовує НП(С)БО 9: магазин мав 40 одиниць товару з обліковою вартістю 600 грн за одиницю, разом 24 000 грн. Із них 10 одиниць повністю знищені, 10 пошкоджені, а 20 залишилися придатними без зміни оцінки. Для пошкодженої одиниці очікувана ціна продажу становить 550 грн, витрати на продаж — 50 грн. Її чиста вартість реалізації дорівнює 500 грн.

У цьому прикладі витрати від повної втрати становлять 10 × 600 = 6 000 грн, від уцінки — 10 × (600 − 500) = 1 000 грн. Загалом витрати становлять 7 000 грн. Вартість залишків дорівнює 20 × 600 + 10 × 500 = 17 000 грн. Цей розрахунок показує бухгалтерську оцінку; право на податкові витрати визначають окремо.

Якщо на дату балансу раніше уцінені запаси залишаються активами, а їхня чиста вартість реалізації зросла, підприємство збільшує їхню вартість і визнає інший операційний дохід. Сума такого збільшення обмежена попередньою уцінкою.

Якщо підприємство застосовує План рахунків за Інструкцією №291, нестачі й втрати від псування відображають на субрахунку 947. Якщо винних осіб не встановлено, списану балансову вартість одночасно записують на позабалансовий рахунок 07, зокрема субрахунок 072. Це окремий облік уже списаних втрат, за яким підприємство надалі контролює їх відшкодування. Положення №879 передбачає такий облік до встановлення винних осіб або закриття справи відповідно до законодавства.

Коли встановлено осіб, які мають відшкодувати втрати, бухгалтер відображає належну до відшкодування суму як їхню заборгованість перед підприємством і дохід. Для суми, яка належить до відшкодування винуватцями, Інструкція №291 передбачає запис за дебетом субрахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» і кредитом субрахунку 716 «Відшкодування раніше списаних активів» з одночасним зменшенням суми на субрахунку 072. Облік ведуть окремо за кожним випадком втрати та боржником.

Повна або часткова ліквідація обладнання

Ці правила стосуються обладнання, яке підприємство обліковує як основні засоби. За НП(С)БО 7 об’єкт списують із балансу, коли він вибув або більше не відповідає критеріям активу. Для пошкодженого обладнання потрібно оцінити можливість відновлення й подальшого використання.

Фінансовий результат від вибуття визначають з урахуванням доходу від вибуття, залишкової вартості, непрямих податків та пов’язаних витрат. Регістри аналітичного обліку об’єкта додають до документів про його вибуття. За Інструкцією №291 залишкову вартість списаних необоротних активів і витрати на розбирання чи демонтаж відображають на субрахунку 976.

Якщо ліквідують лише частину об’єкта, його первісну або переоцінену вартість та знос зменшують на відповідні суми ліквідованої частини. Придатні компоненти, що залишилися, оцінюють окремо: для визнання запасами потрібні очікувані економічні вигоди та достовірна вартість.

Облікова вартість списаного майна, розрахунок збитків для позову чи компенсації та рішення про виплату мають різне призначення. Акт списання не визначає суму майбутнього відшкодування.

Як ФОП відобразити втрату товарів

ФОП спочатку перевіряє, чи зобов’язаний вести облік товарних запасів за пунктом 12 статті 3 Закону про застосування реєстраторів розрахункових операцій №265/95-ВР. Вимоги цього пункту не поширюються на ФОП — платників єдиного податку, які не зареєстровані платниками податку на додану вартість (ПДВ), крім тих, які продають:

• технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
• лікарські засоби та вироби медичного призначення;
• ювелірні й побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Для ФОП, який має цей обов’язок, діє Порядок №496. Він постійно вносить до Форми обліку відомості про надходження й вибуття товарів на підставі первинних документів. Якщо місць продажу кілька, облік веде також за кожним окремим місцем із документами про отримання та внутрішнє переміщення товарів. Первинні документи є обов’язковими додатками до Форми обліку; надходження записують до початку реалізації.

Знищення або втрату товарів оформлюють первинним документом. У ньому зазначають вартість за ціною придбання, підтвердженою товарним обліком. Реквізити постачальника й отримувача в такому документі не зазначають. Документ має містити дату операції, найменування, кількість і вартість товарів. Для зрозумілого оформлення також зазначте назву й дату документа, одиниці виміру, обставини втрати та особу, яка його оформила.

Загальну вартість вибуття за документом ФОП записує у графі 8 Форми обліку в хронологічному порядку. Початковий опис залишків призначений для початку обліку при виникненні відповідного обов’язку. Його не використовують для довільного відтворення втраченої історії закупівель.

Документування втрат потрібне й ФОП, який не має обов’язку вести товарний облік за Порядком №496: воно допомагає підтвердити подію, належність майна та його підприємницьке використання. Конкретний податковий результат залежить від його системи оподаткування.

Як відновити первинні документи

Бухгалтер або ФОП складає перелік втрачених документів із періодами, контрагентами та відомими реквізитами. Практично варто одразу зазначити, де можна отримати кожний документ, хто його запитує та коли отримано відповідь.

• Запитайте примірники або належно оформлені дублікати у постачальників, орендодавця й інших контрагентів.
• Отримайте доступні банківські виписки та платіжні документи.
• Перевірте системи електронного документообігу, збережені електронні примірники, архіви та резервні копії.
• Зіставте відновлені документи з регістрами, звітністю та рухом товарів, щоб виявити пропуски й повторні записи.

За пунктом 44.1 ПКУ показники податкового обліку мають спиратися на передбачені законом документи. Банківська виписка підтверджує платіж, але для підтвердження отримання конкретного товару потрібні відповідні документи про операцію. Дані товарної бази допомагають відновити облік, проте не замінюють усю первинну документацію.

Які реквізити перевірити

Стаття 9 Закону №996-XIV передбачає для первинного документа назву, дату складання, назву підприємства, зміст та обсяг операції, одиницю виміру, посади й прізвища відповідальних осіб та підпис або інші дані для їх ідентифікації. Для документів, вимоги до яких встановлює Національний банк України (НБУ), діють передбачені законом особливості. Неістотний недолік сам собою не означає невизнання операції, якщо документ дозволяє ідентифікувати її учасника та містить необхідні відомості про операцію.

Для окремих документів про послуги, роботи або оренду закон допускає відсутність посад, прізвищ і підпису з боку замовника чи орендаря. Для цього документ має містити дату або період послуг, робіт чи оренди, письмовий договір — передбачати такий порядок документування, а операцію потрібно відобразити в обліку в періоді її здійснення.

Цей виняток не охоплює операції за публічні кошти, оренду державного чи комунального майна, будівельний підряд, проєктно-вишукувальні роботи та договори про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу. Його також не можна застосовувати до будь-якого акта списання лише тому, що документ складено всередині підприємства.

Як зберегти електронні оригінали

За статтею 7 Закону №851-IV електронний оригінал — це електронний примірник з обов’язковими реквізитами, зокрема належним електронним підписом. Якщо такий документ зберігався на кількох носіях або був надісланий кільком адресатам, кожний відповідний електронний примірник може бути оригіналом. Скан паперового документа сам собою не набуває такого статусу.

Відновлюйте файли разом із підписами та даними, потрібними для перевірки цілісності й справжності. Первинні документи, які програма створює автоматично в електронній формі, застосовують в обліку за наявності електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства. Цілісність перевіряють через підпис або печатку чи інші передбачені законом засоби.

Стаття 13 Закону №851-IV вимагає зберігати електронні документи у формі, яка дозволяє перевірити їх цілісність і надалі використовувати інформацію. Потрібно забезпечити відновлення початкового формату та зберегти наявні дані про походження, призначення, дату й час відправлення або отримання. Строк зберігання має бути не коротшим, ніж для відповідного паперового документа. За умов, визначених цією статтею, документи дублюють на кількох носіях і періодично копіюють із перевіркою цілісності; якщо виконати ці вимоги неможливо, застосовують передбачене законом зберігання паперової копії.

Яку процедуру повідомлення ДПС обрати

Одна подія може потребувати кількох звернень із різною метою. Повідомлення про втрату документів не встановлює автоматично неможливості сплатити податок або подати звітність. Воєнний стан сам собою також не зупиняє всі податкові строки.

Загальна процедура за пунктом 44.5 ПКУ

Платник протягом п’яти днів від втрати, пошкодження або дострокового знищення документів письмово повідомляє контролюючий орган за місцем обліку. До повідомлення додає належно оформлені документи, які підтверджують подію. Якщо втрата стосується відповідних митних документів, повідомляє також орган, який здійснив митне оформлення, надав авторизацію або дозвіл на відповідні спрощення.

Повідомлення подають за правилами подання податкової звітності. Якщо ПКУ не передбачає іншого для вашого випадку, його можна подати особисто або через уповноважену особу, поштою з повідомленням про вручення та описом вкладення або електронно з дотриманням вимог до електронних документів і підпису. Збережіть підтвердження подання та надходження до органу.

Документи потрібно відновити протягом 90 календарних днів. Відлік починається з дня, наступного за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Якщо повідомлення подано належно й своєчасно, а через втрату документів перевірку провести неможливо, строки її проведення переносять до відновлення та надання документів у межах установлених правил, але не більше ніж на 120 днів. Ця норма не охоплює перевірки за статтею 200 ПКУ.

Якщо документи не відновлено або після використання процедури вони повторно втрачені, пошкоджені чи достроково знищені, за пунктом 44.5 їх вважають відсутніми на час складання відповідної звітності. Це правило також стосується виконання вимог митного, валютного та іншого законодавства, за дотриманням якого стежать контролюючі органи.

Пункт 44.6 також пов’язує ненадання документів до завершення перевірки або в строк за пунктом 86.7 із висновком про їх відсутність під час складання звітності. У цій нормі є виняток для виїмки чи іншого вилучення правоохоронними органами. Документи, подані після перевірки до прийняття рішення належним порядком за пунктом 86.7, контролюючий орган має врахувати.

Спеціальні правила за підпунктом 69.28 ПКУ

Підпункт 69.28 застосовується до платників податків і податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях та не можуть пред’явити первинні документи. Підставою може бути їх втрата, знищення чи зіпсуття або неможливість вивезти документи з відповідних територій через ризик для життя чи здоров’я або адміністративні перешкоди.

Для застосування норми потрібно перевірити точний населений пункт або територію, її код, категорію, дати відповідного періоду та докази фактичної діяльності. Перелік затверджено наказом Мінрозвитку №376. Постанова №1364 розрізняє території можливих і активних бойових дій та тимчасово окуповані території. Самої категорії можливих бойових дій недостатньо для територіальної умови підпункту 69.28.

У Переліку зазначають початок і завершення відповідних періодів. Якщо дати завершення немає, територію вважають такою, де тривають відповідні бойові дії, можливість бойових дій або окупація. При зміні дати завершення новий період починається наступного дня після завершення попереднього. Потрібно співвіднести ці відомості з діяльністю магазину та обставинами втрати документів.

Втрата, яка не пов’язана з бойовими діями на визначених нормою територіях, не дає права скористатися підпунктом 69.28. Також потрібно пояснити, чому саме ці документи неможливо пред’явити.

Платник подає до контролюючого органу повідомлення в довільній формі. У ньому зазначає:

• обставини втрати та/або неможливості вивезення документів;
• податкові або звітні періоди, яких вони стосуються;
• загальний перелік первинних документів, за можливості — з їхніми реквізитами.

Повідомлення підприємства підписують керівник і головний бухгалтер, як прямо передбачає підпункт 69.28. ФОП подає повідомлення як платник податків. Зберігайте примірник звернення та підтвердження його подання. П’ятиденний строк повідомлення і 90 календарних днів на відновлення належать до загальної процедури пункту 44.5; підпункт 69.28 власних таких строків не встановлює.

Якщо спочатку повідомили про неможливість вивезення, а згодом стало відомо, що документи втрачені, потрібно подати наступне повідомлення про втрату з описом її обставин.

Який захист дає повідомлення за підпунктом 69.28

За виконання умов норми показники звітності за зазначені в повідомленні періоди не можуть ставити під сумнів лише через відсутність первинних документів. Повідомлення також є підставою для збереження передбачених нормою витрат, від’ємного значення об’єкта оподаткування податком на прибуток, податкового кредиту та від’ємного значення ПДВ минулих періодів. Цей захист стосується відповідних показників і не створює права додати довільні витрати.

Після повідомлення про неможливість вивезення через перебування документів на визначених територіях запроваджується мораторій на документальні перевірки зазначених періодів. Платники, які подали повідомлення про втрату за цією нормою, не підлягають перевірці щодо зазначених періодів, зокрема після завершення воєнного стану.

У періодах, зазначених у повідомленні, підпункт 69.28 забороняє перегляд у бік збільшення:

• задекларованих податкових зобов’язань із податків і зборів;
• задекларованого від’ємного значення об’єкта оподаткування податком на прибуток;
• заявленої суми бюджетного відшкодування ПДВ.

Обов’язок довести відсутність підстав для застосування підпункту 69.28 покладено на контролюючий орган. Відмову він має оформити вмотивованим рішенням із підставами й доказами не пізніше одного місяця від отримання повідомлення. Рішення можна оскаржити адміністративно або в суді. До остаточного рішення у справі орган не може ставити під сумнів показники звітності чи ініціювати будь-яку перевірку щодо зазначених у повідомленні періодів.

Безпідставне застосування цієї норми має окремі наслідки: платника вважають таким, що ухиляється від сплати податків, і застосовують відповідальність за ПКУ та іншими законами. Тому територіальну умову, обставини й зв’язок втрати з бойовими діями потрібно описати правдиво та конкретно.

Як підтвердити неможливість виконати податкові обов’язки

Порядок №225 застосовують, коли наслідки військової агресії перешкоджають своєчасно виконати конкретний податковий обов’язок. Для підприємств і ФОП передбачені, зокрема, втрата документів чи обладнання, неможливість їх використати або вивезти, ризик для життя та здоров’я, законні заборони й обмеження, а також інші документально підтверджені форс-мажорні обставини. Територіальні підстави цього Порядку мають власний зміст; їх не підмінюють умовами підпункту 69.28.

Потрібно пов’язати подію з конкретним обов’язком і його граничною датою. Наприклад, у заяві слід пояснити, які саме втрачені документи чи обладнання завадили подати визначену звітність і чому доступні ресурси не дозволяли зробити це вчасно.

За підпунктом 69.1 ПКУ підтверджена неможливість дає звільнення від передбаченої ним відповідальності за несвоєчасну сплату податків, подання звітності й документів, реєстрацію податкових або акцизних накладних та інші охоплені обов’язки. Обов’язки зберігаються. Якщо можливість не відновилася раніше, їх потрібно виконати протягом шести місяців після припинення або скасування воєнного стану.

Якщо неможливість стосується лише філії, представництва, акцизного складу чи іншого структурного підрозділу, захист обмежений діяльністю через такий підрозділ. Для нього підпункт 69.1 окремо визначає звільнення від відповідальності на період до припинення або скасування воєнного стану.

Що зазначити в заяві

Заяву складають у довільній формі, але вона має містити передбачені Порядком №225 відомості:

• Повне найменування підприємства або прізвище, ім’я й по батькові фізичної особи за наявності.
• Код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) або податковий номер. Для фізичної особи — реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), а якщо вона через релігійні переконання відмовилася від нього, повідомила податкову й має відповідну відмітку в паспорті — передбачені Порядком паспортні дані.
• Податкову адресу, назву контролюючого органу та дату подання.
• Стисле пояснення обставин із посиланнями на докази.
• Конкретні податкові обов’язки, які неможливо було або неможливо виконати.
• Інформацію про податкові періоди, за які неможливо виконати обов’язки, або про передбачені Порядком обставини, що спричинили неможливість.
• Повний перелік додатків із назвами, датами, номерами, органами, які видали документи, та кількістю сторінок кожного документа.
• Підпис фізичної особи або посадових осіб підприємства, печатку за наявності.

Додайте один або кілька документів, які підтверджують саме вашу підставу. Залежно від події це можуть бути акт і висновок про пожежу, витяг з ЄРДР, документи про майно, інвентаризаційні матеріали, оцінка, страховий поліс і заява про страховий випадок, повідомлення за пунктом 44.5 або підпунктом 69.28, інші докази втрати чи недоступності.

Якщо ФОП додає передбачені пунктом 7 переліку для фізичних осіб документи про пошкодження, знищення чи втрату власного майна, потрібно підтвердити його належність фізичній особі та використання в підприємницькій діяльності. Для цього виду доказів майно також має бути об’єктом оподаткування, єдиним джерелом для сплати податків або перебувати в податковій заставі. Якщо підстава неможливості інша, подайте докази саме тих обставин, які завадили виконати конкретний податковий обов’язок. Порядок також передбачає подання фізичними особами інших підтвердних документів та інформації разом із документом, який посвідчує особу.

Усі документи з переліків Порядку №225 одночасно не потрібні. Акт про пожежу додають, якщо була пожежа, страховий поліс — якщо майно застраховане. Якщо підприємство використовує докази за пунктом 13 переліку для юридичних осіб, майно має перебувати на його балансі та бути об’єктом оподаткування, єдиним джерелом для сплати податків або перебувати в податковій заставі. Цей пункт також згадує протокол інвентаризаційної комісії з підписом представника територіального органу ДСНС. Перевірте, чи документи підтверджують відповідні умови та оформлені належно. Положення №879 не встановлює такого підпису як загальної вимоги до інвентаризації. Для заяви за Порядком №225 можна подати один або кілька документів, достатніх для підтвердження вашої підстави.

Як подати заяву та який строк діє для нового випадку

Заяву й документи можна подати через Електронний кабінет, у паперовій формі до органу за податковою адресою чи будь-якого сервісного центру контролюючого органу, або поштою з повідомленням про вручення.

Для платника, який виконував обов’язки, а потім через військову агресію втратив таку можливість, пункт 6 розділу II встановлює строк подання заяви й доказів: протягом 60 календарних днів із першого дня місяця, наступного за місяцем відновлення можливості подати заяву та документи.

Порядок розрізняє можливість подати заяву й можливість виконувати податкові обов’язки. Ці можливості можуть відновитися в різні моменти. Записуйте фактичні дати та підтверджуйте, що саме стало доступним.

Зберігайте оригінали доказів протягом строку давності, установленого ПКУ, та пред’являйте їх на законну вимогу ДПС. Якщо ДПС прийняла вмотивоване рішення про можливість своєчасно виконати податкові обов’язки, за Порядком №225 платника вважають таким, що має цю можливість.

Як ДПС розглядає документи

ДПС розглядає заяву й документи протягом 20 календарних днів із дня, наступного за днем отримання. Якщо доказів недостатньо, вона надсилає попереднє рішення з переліком конкретних додаткових документів не пізніше цього строку.

Платник може подати додаткові документи, пояснення та обґрунтування протягом десяти календарних днів із дня, наступного за днем отримання попереднього рішення. ДПС розглядає їх протягом 20 календарних днів із дня, наступного за днем отримання. Якщо доповнень немає, орган вирішує питання за вже поданими матеріалами.

ДПС може запитати додаткове підтвердження в компетентних органів. Вона має з’ясувати, як обставини вплинули саме на ваш магазин і чи могли ви виконати конкретний обов’язок до його граничної дати. ДПС повинна довести свій висновок про можливість або неможливість виконання обов’язку та пояснити підстави рішення.

Попереднє й остаточне рішення надсилають за правилами статті 42 ПКУ. При надсиланні до Електронного кабінету платнику одночасно повідомляють електронною поштою вид документа, дату й час надсилання. Належно сформований документ може вважатися врученим за правилами ПКУ, тому варто регулярно перевіряти кабінет. Відсутність відповіді на початкову заяву за Порядком №225 сама собою не означає її погодження.

Що зробити після відновлення можливості

Якщо можливість виконувати обов’язки відновилася, підпункт 69.1 ПКУ пов’язує звільнення від відповідальності з їх виконанням протягом 60 календарних днів із першого дня місяця, наступного за місяцем відновлення. Це стосується охоплених нормою обов’язків, граничні строки яких припали на період від 24 лютого 2022 року до відновлення можливості. Відлік залежить від фактичного відновлення, а не від дати рішення ДПС.

Платник, який отримав рішення про неможливість і відновив можливість виконання обов’язків, також повідомляє про це ДПС не пізніше 60 календарних днів із першого дня наступного місяця. У повідомленні зазначає свої ідентифікаційні дані, податкову адресу, орган і дату подання, дату та номер останнього рішення про неможливість, назву й місцезнаходження органу, який його прийняв, та дату відновлення можливості.

Бухгалтер контролює три окремі строки: коли подати заяву й докази; коли виконати податкові обов’язки; коли повідомити ДПС, що їх знову можна виконувати. Останнє повідомлення потрібне платнику, який отримав рішення ДПС про неможливість своєчасно виконати ці обов’язки.

Які податкові наслідки має списання

ПДВ за знищеними товарами

Для платника ПДВ пункт 32¹ підрозділу 2 розділу XX ПКУ передбачає спеціальне правило. Товари, придбані в оподатковуваних ПДВ операціях і знищені або втрачені через обставини непереборної сили під час воєнного чи надзвичайного стану, не вважають використаними в неоподатковуваних операціях або поза господарською діяльністю. За виконання цих умов пункт 198.5 ПКУ не застосовують. Умови стосуються товарів; поширювати їх автоматично на послуги не слід.

Підтвердьте документами придбання товарів в оподатковуваних ПДВ операціях, їх знищення або втрату, причини та відповідний період. Для засвідчення обставин непереборної сили можна звернутися до Торгово-промислової палати України (ТПП) або уповноваженої нею регіональної палати за статтею 14¹ Закону №671/97-ВР.

Форс-мажорні обставини засвідчують ТПП України та уповноважені регіональні палати. Стаття 14¹ Закону №671/97-ВР передбачає видачу сертифіката протягом семи днів від звернення за собівартістю, а для суб’єктів малого підприємництва — безкоштовно. Для звернення потрібно пояснити індивідуальні обставини й те, як вони вплинули на конкретне зобов’язання або обов’язок.

Підпункт 69.29 підрозділу 10 розділу XX ПКУ встановлює обмеження для бюджетного відшкодування: ПДВ із податкового кредиту за товарами, знищеними або втраченими через непереборну силу під час воєнного стану, не включають до розрахунку бюджетного відшкодування. Ці суми переносять до податкового кредиту наступного періоду до повного погашення.

ПДВ за ліквідованим обладнанням

За пунктом 189.9 ПКУ ліквідація основних засобів за самостійним рішенням платника загалом є постачанням за звичайними цінами, не нижчими за балансову вартість на момент ліквідації. Водночас норма передбачає винятки:

• знищення або руйнування внаслідок обставин непереборної сили;
• ліквідацію без згоди платника, зокрема підтверджене відповідно до законодавства викрадення;
• подання контролюючому органу відповідного документа про знищення, розібрання чи інше перетворення об’єкта, після якого його неможливо використовувати за первісним призначенням.

Це альтернативні підстави. Для конкретного об’єкта потрібно встановити застосовну підставу та належні документи.

За пунктом 189.10 при оприбуткуванні компонентів, частин чи відходів від ліквідації необоротних активів для господарського використання податкові зобов’язання з ПДВ за цією операцією не нараховують. Подальший продаж таких залишків оцінюють як окрему операцію.

Податок на прибуток підприємства

За підпунктом 134.1.1 ПКУ вихідною базою є бухгалтерський фінансовий результат із передбаченими податковими різницями. Перед розрахунком бухгалтер перевіряє, чи застосовує підприємство податкові різниці — передбачені ПКУ коригування бухгалтерського фінансового результату. Якщо підприємство має право не застосовувати ці різниці, потрібно перевірити, чи воно скористалося цим правом.

Якщо підприємство застосовує різниці за статтею 138, бухгалтер спершу визначає податкову категорію об’єкта. Якщо за податковими правилами він належить до виробничих основних засобів або нематеріальних активів, при ліквідації фінансовий результат збільшують на бухгалтерську залишкову вартість і зменшують на податкову. Ці суми можуть відрізнятися.

Для невиробничих основних засобів і нематеріальних активів бухгалтерська залишкова вартість при ліквідації також збільшує фінансовий результат. Передбачене пунктом 138.2 зменшення на первісну вартість та поліпшення в межах доходу стосується продажу невиробничого об’єкта. До його знищення це правило про продаж не застосовують.

ФОП на загальній системі

Об’єкт оподаткування ФОП — чистий оподатковуваний дохід: виручка за вирахуванням документально підтверджених витрат, пов’язаних із господарською діяльністю. Підпункт 177.4.1 визначає витрати, безпосередньо пов’язані з отриманням доходу, зокрема вартість відповідних товарів і матеріалів.

Акт списання непроданого знищеного товару сам собою не дає універсального права відняти його вартість із доходу. Потрібно перевірити оплату, зв’язок із доходом, документи та те, чи враховували ці витрати раніше. Якщо ФОП виконав умови підпункту 69.28 і подав повідомлення, ДПС не може ставити під сумнів показники звітності за зазначені періоди лише через відсутність первинних документів.

Підпункт 177.4.5 виключає непідприємницькі й документально непідтверджені витрати та передбачає спеціальні обмеження для основних засобів і нематеріальних активів. Для придбання активів, які підлягають амортизації, застосовують відповідні правила амортизації, а не довільне одноразове списання вартості.

Підпункт 177.4.6 дозволяє за бажанням підприємця враховувати амортизацію з окремим обліком і передбачає витрати на ліквідацію основних засобів у частині залишкової вартості. Це правило застосовують з урахуванням умов і виключень статті 177. Зокрема, земельні ділянки, житлова нерухомість і легкові автомобілі не підлягають амортизації за цією нормою; право списати їхню вартість при втраті з неї автоматично не випливає.

ФОП або підприємство на єдиному податку

За статтею 292 ПКУ вартість списаного майна не зменшує дохід як витрата. Саме знищення товару також не є отриманням доходу. Наслідки майбутніх виплат визначають за їхньою правовою природою та статусом отримувача.

Підпункт 1 пункту 292.1 виключає страхові виплати й відшкодування з доходу ФОП — платника єдиного податку. Для юридичної особи діє визначення доходу з підпункту 2 та відповідні застосовні правила. Висновок для ФОП не переносять автоматично на юридичну особу або будь-яку компенсаційну виплату.

Списання товарів зі складу в Торгсофт

Коли підстави втрати оформлені й погоджено перелік товарів, відповідальний працівник відображає списання в режимі «Списання товару зі складу». Перед додаванням товарів він перевіряє призначення документа, склад, дату й номер. Програма підставляє поточний центр обліку, тому склад потрібно перевірити окремо. Товари додають сканером або через вибір зі складу.

Щойно товар потрапив до документа списання, його кількість на складі вже зменшується. Тому перелік і кількість слід підготувати заздалегідь та перевіряти під час введення. Кнопка «Розрахунок собівартості» перераховує собівартість; списання обліковується за собівартістю.

Через «Друк» можна отримати акт за собівартістю або за роздрібними цінами. Для оформлення втрати перевірте суму, реквізити та необхідні підписи. Якщо ФОП веде товарний облік за Порядком №496, документ про втрату має містити вартість за ціною придбання, підтвердженою цим обліком. Перевірте, чи відповідає їй собівартість у Торгсофт; друк акта за роздрібними цінами сам собою цієї вимоги не виконує. Друкований документ потрібно включити до загального комплекту доказів і облікових матеріалів. Він сам собою не встановлює причину втрати, не відновлює первинні документи та не подає повідомлення до ДПС. Послідовність роботи наведено в офіційній інструкції зі списання товару.

Коли можлива відповідальність

За пунктом 121.1 ПКУ платника можуть оштрафувати, якщо він не зберігає документи протягом строків, установлених статтею 44, або не надає під час податкового контролю їхні оригінали чи копії у випадках, передбачених Кодексом. Щодо ненадання оригіналів норма містить виняток для документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних. Розмір — 1 020 грн. Якщо протягом року до платника вже застосували штраф за таке саме порушення, за повторні дії — 2 040 грн.

Це не автоматичний штраф за сам факт обстрілу або лише за пропуск п’ятиденного строку повідомлення. Потрібно встановити порушення й врахувати застосовність підпункту 69.28, підпункту 69.1 та Порядку №225. Підпункт 112.8.9 ПКУ також передбачає звільнення від фінансової відповідальності, якщо дія чи бездіяльність спричинена непереборною силою. Для цього потрібний зв’язок між обставинами й порушенням; норма сама собою не переносить строки подання чи сплати.

Адміністративна відповідальність потребує протиправної винної дії або бездіяльності. Кодекс України про адміністративні правопорушення (КУпАП) визначає різні порушення та осіб, яких можна притягнути до відповідальності:

Для розрахунку цих штрафів один неоподатковуваний мінімум дорівнює 17 грн. Це величина для суми штрафу; для кваліфікації правопорушень ПКУ передбачає інше правило. Наведені санкції не застосовують до кожного постраждалого магазину лише через втрату майна чи документів.

Як подати заперечення або оскаржити рішення ДПС

Якщо отримали акт перевірки

Якщо не погоджуєтеся з висновками акта, пункт 86.7 ПКУ дозволяє подати заперечення, додаткові документи й пояснення протягом десяти робочих днів із дня, наступного за днем отримання акта або довідки. Їх подають органу, який проводив перевірку. Можна додати докази відсутності вини, пом’якшувальних обставин або підстав звільнення від фінансової відповідальності.

Ці матеріали стають частиною матеріалів перевірки. Наведений порядок має виняток для документальної позапланової перевірки за підпунктом 78.1.5 ПКУ.

Якщо отримали рішення про відмову чи інше рішення

Адміністративну скаргу подають до контролюючого органу вищого рівня протягом 10 робочих днів, що настають за днем отримання рішення. Скарги на рішення територіальних органів ДПС подають до ДПС України. Одночасно письмово або належним електронним способом повідомляють орган, рішення якого оскаржують.

Скаргу можна подати письмово або електронно. Для електронного подання потрібно виконати умови пункту 56.3 ПКУ щодо електронної звітності та/або ідентифікації в Електронному кабінеті й дотриматися вимог до електронних документів. До скарги додають потрібні засвідчені копії, розрахунки та докази.

Якщо строк пропущено, протягом шести місяців від його закінчення можна подати скаргу з клопотанням про поновлення й доказами поважних причин за наявності. Орган поновлює строк, якщо визнає причини поважними.

У скарзі можна заявити про бажання брати участь особисто, через представника або у відеоконференції. Орган має повідомити дату, час і спосіб розгляду не пізніше ніж за п’ять календарних днів. Відсутність належно повідомленого платника не перешкоджає розгляду.

За пунктами 56.8–56.9 ПКУ орган має прийняти й надіслати вмотивоване рішення за скаргою протягом 20 календарних днів, наступних за днем отримання. Строк може бути продовжено загалом до 60 календарних днів, якщо платника повідомили до завершення початкових 20 днів.

Якщо рішення за скаргою не надіслано в належний строк, скарга вважається повністю задоволеною з наступного дня після його завершення. Такий самий наслідок передбачено, якщо рішення про продовження не надіслали до завершення початкового строку. Ці правила стосуються адміністративної скарги за ПКУ, а не початкової заяви за Порядком №225.

Коли звертатися до суду

Якщо оскаржуєте в суді рішення, яке не визначає грошового зобов’язання, зокрема відмову в застосуванні відповідної процедури, перевірте строк за статтею 122 Кодексу адміністративного судочинства України (КАС) та можливий спеціальний строк. Загальний строк — шість місяців від дня, коли особа дізналася або мала дізнатися про порушення своїх прав, якщо закон не встановлює іншого.

Якщо особа скористалася передбаченим законом адміністративним оскарженням, загалом діє тримісячний строк від вручення рішення за скаргою. Якщо рішення не прийняли та/або не вручили у встановлений строк, стаття 122 передбачає шість місяців від звернення зі скаргою. Для рішень про грошові податкові зобов’язання потрібно окремо визначити застосовні спеціальні строки.

Який комплект документів зберегти

Для подальшої роботи з бухгалтером, ДПС, страховиком або представником у справі варто зібрати матеріали в один упорядкований комплект. Залежно від обставин він міститиме:

• Докази події: заяву до правоохоронців і підтвердження її прийняття, витяг з ЄРДР або доступні документи про початок розслідування, матеріали огляду, акт і висновок ДСНС за наявності пожежі, фото та відео.
• Документи про майно: право власності чи користування, придбання товарів та обладнання, облікові регістри, акти обстеження приміщення, інвентаризаційні описи, звіряльні відомості, протокол і документи списання.
• Документи про втрату первинних документів: наказ і акт комісії для підприємства, перелік відсутніх документів, запити контрагентам, отримані примірники та електронні оригінали.
• Податкові звернення: повідомлення за застосовною нормою ПКУ, заяву за Порядком №225 із додатками, підтвердження подання, попередні й остаточні рішення, повідомлення про відновлення можливості та матеріали оскарження.

У кожному документі перевірте адресу, дату, назву власника, перелік майна, кількість, одиниці виміру й оцінку. Якщо відомості відрізняються, поясніть причину та належно виправте помилки. Такий порядок допомагає бачити, які факти вже підтверджені, а які документи ще потрібно отримати. Якщо магазин припинив роботу, змінив місце або втратив касове обладнання, окремо перевірте з бухгалтером потребу оновити відомості про об’єкт оподаткування за формою №20-ОПП та виконати відповідні процедури щодо РРО або ПРРО.

Офіційні джерела

• Податковий кодекс України №2755-VI: пункти 44.1, 44.5–44.6, 49.3, 56.3, 56.5, 56.8–56.9, 86.7, 112.8 і підпункт 112.8.9, пункт 121.1, підпункт 134.1.1, пункти 138.1–138.2, 177.2, підпункти 177.4.1, 177.4.5–177.4.6, пункти 189.9–189.10, 292.1; пункт 5 підрозділу 1, пункт 32¹ підрозділу 2, підпункти 69.1, 69.9, 69.28–69.29 підрозділу 10 розділу XX.
• Наказ Мінфіну №225 про підтвердження можливості чи неможливості виконання податкових обов’язків: розділ II, пункти 1–3, 5–8; розділ III, пункти 1–3; переліки підтвердних документів для юридичних і фізичних осіб.
• Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, наказ Мінфіну №88: пункти 1.1 і 6.10.
• Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, наказ Мінфіну №879: розділ I, пункти 2, 7–8; розділ II, пункти 1–2.4, 5–7, 14–15, 18–20; розділ III, підпункти 1.8, 4.2, 4.4; розділ IV, пункти 1–4.
• Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV: стаття 9, частини 1–2.
• Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» №851-IV: статті 7, 12–13.
• Порядок подання фінансової звітності, постанова КМУ №419: пункт 12.
• НП(С)БО 9 «Запаси»: пункти 2, 5, 24–28.
• НП(С)БО 7 «Основні засоби»: пункти 2, 6, 33–35.
• Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку, наказ Мінфіну №291: рахунок 07, субрахунки 072, 947, 976; записи за субрахунками 375 і 716 щодо відшкодування втрат.
• Закон про застосування РРО у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг №265/95-ВР: пункт 12 статті 3 щодо товарного обліку та винятків.
• Порядок ведення обліку товарних запасів для ФОП, наказ Мінфіну №496: розділ I, пункти 1–2; розділ II, пункт 1, підпункти 5–6 пункту 3, пункт 4.
• Кримінальний процесуальний кодекс України №4651-VI: статті 55–56 і 117, частини 1 і 4 статті 214, статті 220–221, частини 1–4 статті 237, статті 303–304, пункти 1 і 5 частини 1 статті 615.
• Порядок обліку пожеж та їх наслідків, постанова КМУ №2030: пункти 4, 7–11, додатки 1, 2 і 4.
• Порядок виконання невідкладних робіт щодо ліквідації наслідків збройної агресії, пов’язаних із пошкодженням будівель та споруд, постанова КМУ №473: пункти 1, 4, 6, 6¹–6², 8–8², 9.
• Постанова КМУ №815 щодо дистанційного обстеження знищених окремих категорій нерухомого майна: пункти 1–5 Особливостей щодо дистанційного обстеження визначених житлових об’єктів; до цього механізму відсилає підпункт 2 пункту 6¹ Порядку №473.
• Наказ Мінрозвитку №376 та затверджений ним Перелік територій бойових дій і тимчасової окупації: пункт 1 наказу та відповідний територіальний рядок Переліку.
• Постанова КМУ №1364 щодо формування Переліку територій бойових дій і тимчасової окупації: пункт 1¹ щодо категорій територій та дат періодів.
• Закон «Про торгово-промислові палати в Україні» №671/97-ВР: стаття 14¹.
• Кодекс України про адміністративні правопорушення №8073-X: статті 9, 163¹, 164¹–164², 234¹.
• Кодекс адміністративного судочинства України №2747-IV: стаття 122, частини 1–4.