Які документи потрібні в магазині для перевірки РРО/ПРРО

Перевірка РРО/ПРРО: які документи мають бути в торговій точці

Законодавство не встановлює єдиного документа, який податкова служба завжди повинна вимагати першим. Для торгової точки важливо не просто мати зареєстрований РРО або ПРРО, а забезпечити правильне оформлення продажів, видачу фіскальних чеків, відповідність готівки даним каси, законне походження товару, належне оформлення працівників, можливість безготівкової оплати та наявність ліцензій для регульованих товарів.

Не всі документи підприємця повинні постійно лежати в магазині. Витяг з ЄДР, договір оренди, договір еквайрингу, повідомлення за формою № 20-ОПП та оригінали кадрових документів можуть зберігатися централізовано. Водночас Форма обліку товарних запасів і пов’язані з нею первинні документи для ФОП, які зобов’язані вести такий облік, повинні бути доступні саме за місцем продажу. Для апаратного РРО в торговій точці також зберігаються визначені реєстраційні документи, а ліцензійна та товарна документація розміщується або надається відповідно до спеціальних правил.

Які документи повинні бути доступні у торговій точці

Для ФОП, які зобов’язані вести товарний облік, первинні документи та Форма обліку повинні зберігатися у місці продажу до вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких документах. За відсутності оригіналів у точці продажу можуть бути надані копії. Якщо контролюючому органу потрібні оригінали, їх необхідно надати до завершення відповідної перевірки. Електронні документи повинні бути доступні для візуального перегляду та копіювання.

Для апаратного РРО порядок реєстрації та застосування прямо вимагає зберігати за місцем його використання реєстраційне посвідчення та останню довідку про опломбування або їх копії. КОРО і розрахункова книжка потрібні лише тоді, коли суб’єкт зареєстрував їх та обрав порядок роботи з ними на випадок несправності РРО або відключення електроенергії.

Які документи не обов’язково постійно тримати в магазині

Загального обов’язку зберігати у кожній торговій точці паперові примірники таких документів законодавство не встановлює:

• витяг або виписку з ЄДР;

• договір оренди чи документ про право власності на приміщення;

• повідомлення за формою № 20-ОПП та квитанцію про його прийняття;

• договір з банком або іншою установою про еквайринг;

• документи на придбання POS-термінала;

• оригінали наказів про прийняття працівників;

• оригінали письмових трудових договорів;

• кадрові, зарплатні та податкові документи за всі періоди діяльності;

• окремий універсальний «наказ про призначення касира».

Ці документи повинні бути належно оформлені та зберігатися у підприємця, в бухгалтерії або в електронному архіві протягом установлених строків. Під час документального підтвердження конкретного питання їх надають у порядку та строки, передбачені Податковим кодексом або спеціальним законом.

Витяг з ЄДР доцільно мати у швидкому доступі, але державна реєстрація підприємця перевіряється за даними реєстру. Постанова № 833 вимагає державної реєстрації та наявності передбачених законом ліцензій і дозволів, але не встановлює постійного зберігання паперового витягу з ЄДР у магазині.

Реєстрація торгової точки та форма № 20-ОПП

Магазин, кіоск, склад, салон, кафе, пункт видачі, офіс або інший об’єкт, через який ведеться діяльність, необхідно відобразити у податковому обліку. Заяву за формою № 20-ОПП подають протягом 10 робочих днів після реєстрації, створення, відкриття, придбання або отримання права користування об’єктом. Відомості також оновлюють у разі зміни адреси, назви, виду права або стану об’єкта.

РРО або ПРРО повинен бути зареєстрований на правильну господарську одиницю. У фіскальному чеку мають відображатися актуальні реквізити продавця та адреса місця проведення розрахунків. Закриття господарської одиниці або зміна її статусу потребує одночасної перевірки реєстраційних даних РРО, ПРРО та ліцензій.

Копію форми № 20-ОПП не потрібно постійно тримати біля каси, але підприємець повинен мати підтвердження її подання та контролювати відповідність даних у податковій службі фактичному місцю діяльності.

Основні вимоги до РРО та ПРРО

РРО або ПРРО застосовується під час здійснення розрахункових операцій, якщо конкретна операція не підпадає під винятки, передбачені статтею 9 Закону про РРО, Податковим кодексом або постановою Кабінету Міністрів № 1336.

Підприємець повинен:

• проводити через РРО або ПРРО повну суму покупки;

• створювати розрахунковий документ установленої форми;

• видавати покупцю паперовий та/або електронний фіскальний чек;

• правильно зазначати форму оплати;

• проводити повернення коштів через РРО або ПРРО;

• забезпечувати відповідність готівки на місці розрахунків даним денного звіту;

• застосовувати РРО або ПРРО лише у зареєстрованій господарській одиниці;

• не допускати до роботи з ПРРО осіб, електронні підписи яких не внесені до Реєстру програмних РРО;

• програмувати найменування, ціну та кількість товарів;

• для підакцизних товарів зазначати код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД;

• для алкогольних напоїв у передбачених законом випадках передавати цифрове значення штрихового коду марки акцизного податку;

• контролювати відкриття та закриття касових змін і передавання фіскальних документів на сервер ДПС.

Фіскальний чек потрібно надати покупцю не пізніше моменту передання товару або надання послуги. Це правило поширюється також на замовлення, оформлені через інтернет. Електронний чек може бути надісланий на номер телефону, електронну пошту або наданий через QR-код чи іншим способом, який дозволяє покупцю отримати документ.

Товарний чек, накладна, банківська квитанція або квитанція POS-термінала не замінюють фіскальний чек, коли операція підлягає проведенню через РРО або ПРРО.

Чи потрібен окремий наказ про касира

Закон про РРО не встановлює універсальної форми документа під назвою «наказ про касира», який повинен бути в кожного ФОП.

Для юридичної особи повноваження працівника можуть оформлюватися наказом, посадовою інструкцією, трудовим договором або іншим внутрішнім документом. ФОП також може видати розпорядження про допуск працівника до каси, визначити матеріальну відповідальність і правила використання КЕП. Це допомагає розмежувати повноваження, але не замінює оформлення трудових відносин та реєстрацію касира для ПРРО.

Для роботи з ПРРО потрібно повідомити ДПС про сертифікат електронного підпису або печатки касира за формою № 5-ПРРО. Проводити операції може лише особа, дані про яку внесені до Реєстру програмних РРО. Особистий ключ працівника не можна передавати іншому продавцю.

Облік товарних запасів та документи на походження товару

Обов’язок вести Форму обліку товарних запасів за наказом Мінфіну № 496 поширюється не на всіх підприємців.

Її ведуть, зокрема:

• ФОП на загальній системі оподаткування, на яких поширюється пункт 12 статті 3 Закону про РРО;

• ФОП — платники єдиного податку, зареєстровані платниками ПДВ;

• ФОП — платники єдиного податку, які продають технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;

• ФОП, які продають лікарські засоби та медичні вироби;

• ФОП, які продають ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів і каміння.

ФОП — платники єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ і не продають перелічені спеціальні категорії товарів, за загальним правилом не зобов’язані вести Форму за наказом № 496. Водночас вони повинні виконувати інші вимоги до документів на товар, якщо такі вимоги встановлені податковим, митним, ліцензійним, санітарним або галузевим законодавством.

Облік ведеться окремо за кожним місцем продажу. Якщо товар переміщується між складом і магазином або між двома магазинами одного ФОП, оформлюється первинний документ на внутрішнє переміщення. Такий документ стає частиною товарного обліку відповідної точки.

Запис про надходження товару потрібно внести до Форми до початку його продажу.

Первинними документами можуть бути:

• накладні;

• видаткові накладні постачальника;

• акти закупівлі;

• акти приймання-передачі;

• митні декларації;

• транспортні документи;

• фіскальні або товарні чеки, якщо вони підтверджують придбання товару;

• опис початкових залишків;

• документи про внутрішнє переміщення;

• інші документи, що дають змогу ідентифікувати постачальника, одержувача, дату операції, назву, кількість і вартість товару.

Товарно-транспортна накладна не завжди самостійно підтверджує придбання товару. Вона насамперед підтверджує перевезення. Для підтвердження господарської операції доцільно мати також накладну, акт або інший документ про передання товару.

Документи, виписані лише на невизначену «фізичну особу», без можливості ідентифікувати покупця-ФОП, товар, кількість і вартість, можуть не відповідати вимогам наказу № 496.

Працівники торгової точки

Працівника не можна допускати до роботи до оформлення трудового договору та подання повідомлення до ДПС. Повідомлення подається до початку роботи працівника. Для роботодавця-ФОП письмова форма трудового договору є обов’язковою.

Комплект кадрових документів залежить від форми роботодавця та умов роботи, але зазвичай охоплює:

• письмовий трудовий договір;

• наказ або розпорядження про прийняття на роботу;

• підтвердження подання повідомлення до ДПС;

• посадову або робочу інструкцію;

• табель чи інші документи обліку робочого часу;

• документи про нарахування і виплату заробітної плати;

• документи з охорони праці;

• договір про повну матеріальну відповідальність, якщо для нього є законні підстави;

• особисту медичну книжку, якщо працівник належить до категорії, яка проходить обов’язкові медичні огляди.

Загального правила, за яким оригінали всіх кадрових документів повинні постійно зберігатися в магазині, немає. Проте роботодавцю доцільно забезпечити доступ до електронних копій або належним чином засвідчених копій документів на працівників, які фактично перебувають у торговій точці.

POS-термінал і безготівкова оплата

Більшість торговців повинні забезпечувати покупцю можливість безготівкової оплати. Вимога поширюється також на дистанційний продаж. Вона не означає, що кожен магазин зобов’язаний використовувати виключно класичний POS-термінал: розрахунок може прийматися за допомогою електронного платіжного засобу, платіжного застосунку, платіжного пристрою або іншого передбаченого законодавством рішення.

Відстрочення до трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану передбачене для:

• ФОП — платників єдиного податку першої групи;

• торгівлі через торгові автомати;

• виїзної та виносної торгівлі;

• продажу власноручно вирощеної або відгодованої продукції.

Окреме звільнення діє для торговців на територіях бойових дій, тимчасової окупації, оточення або блокування та протягом трьох місяців після припинення відповідних обставин.

Договір еквайрингу та документи на POS-термінал повинні бути належно оформлені, але загальної вимоги постійно зберігати їх паперові примірники біля каси немає. Працівник повинен уміти провести оплату і повернення, а дані банківської операції мають відповідати фіскальному чеку.

Реквізити платіжного термінала зазначаються у фіскальному чеку в обсязі, передбаченому наказом Мінфіну № 13, зокрема коли термінал з’єднаний або поєднаний з РРО чи ПРРО.

Куточок покупця та інформація в магазині

Постанова Кабінету Міністрів № 833 продовжує діяти до набрання чинності новим Законом України «Про захист прав споживачів» № 3153-IX і новими Правилами торговельного обслуговування. Чинний порядок вимагає розміщувати на видному та доступному місці куточок покупця.

У куточку покупця розміщують:

• інформацію про найменування власника або уповноваженого ним органу;

• адреси й телефони органів, що забезпечують захист прав споживачів;

• іншу інформацію, обов’язкову для конкретного виду торгівлі.

На фасаді торговельного об’єкта повинна бути вивіска із найменуванням суб’єкта господарювання. Біля входу розміщується інформація про режим роботи. На вимогу покупця відповідальний працівник повинен надати для ознайомлення правила торговельного обслуговування, законодавство про захист прав споживачів, санітарні норми та правила продажу окремих видів товарів.

Приміщення, обладнання, маркування і зберігання товарів

Приміщення, будівля, обладнання та місце торгівлі повинні відповідати вимогам щодо:

• безпечного зберігання товарів;

• продажу відповідної продукції;

• санітарних норм;

• охорони праці;

• пожежної безпеки;

• технічного стану обладнання;

• температурного режиму;

• товарного сусідства;

• повірки вимірювальних приладів, якщо вони використовуються.

Цінники, меню, етикетки та інформація про товар повинні бути оформлені відповідно до законодавства. Споживач має отримати необхідну, доступну, достовірну та своєчасну інформацію про продукцію до її придбання.

Спеціальні вимоги залежать від товару.

Ліцензія не замінює документи на товар, а наявність документів на товар не замінює ліцензію.

Інтернет-торгівля, доставка та післяплата

Інтернет-магазин повинен надавати покупцю інформацію про продавця, товар, ціну, умови оплати, доставки, повернення та гарантії. Електронне замовлення і підтвердження його прийняття повинні давати змогу встановити зміст домовленості між продавцем і покупцем.

Необхідність РРО або ПРРО визначається не назвою способу доставки, а тим, чи відбувається розрахункова операція:

• оплата карткою через інтернет-еквайринг зазвичай пов’язана з проведенням розрахункової операції;

• приймання готівки або картки кур’єром потребує визначення, хто саме приймає кошти та формує фіскальний чек;

• при післяплаті через поштового або логістичного оператора обов’язки продавця та оператора визначаються схемою платежу й укладеними договорами;

• фіскальний чек продавця, коли він необхідний, має бути наданий покупцю не пізніше передання товару;

• транспортна накладна перевізника не замінює фіскальний чек і документи на придбання товару.

Ліцензії та припинення їх дії

Торгівля алкоголем, тютюновими виробами, рідинами для електронних сигарет і пальним регулюється Законом України № 3817-IX. Ліцензія оформлюється на відповідний вид діяльності, а для роздрібної торгівлі — з урахуванням конкретного місця торгівлі та відомостей, які подаються до ліцензійного реєстру.

Дія ліцензії може бути припинена лише з підстав, прямо передбачених законом. До них, залежно від виду ліцензії, належать:

• заява ліцензіата;

• припинення юридичної особи або підприємницької діяльності ФОП;

• смерть ФОП;

• рішення суду;

• несплата чергового платежу за ліцензію;

• установлення недостовірності відомостей, поданих для отримання ліцензії;

• відсутність суб’єкта за заявленим місцем у випадках, визначених законом;

• продаж товарів у місці, не внесеному до ліцензійного реєстру;

• повторні або інші прямо визначені Законом № 3817-IX порушення правил обігу підакцизних товарів.

Податкове порушення або помилка у чеку не анулює будь-яку ліцензію автоматично. Припинення можливе лише тоді, коли конкретна підстава передбачена спеціальним законом і оформлена рішенням уповноваженого органу.

Основні фінансові ризики

Санкції за порушення правил РРО встановлені статтями 17 і 20 Закону № 265/95-ВР. Відповідальність за неоформлених працівників визначена статтею 265 КЗпП.

Робочий перелік для торгової точки

Перед початком роботи магазину варто перевірити:

• торгову точку внесено до форми № 20-ОПП;

• РРО або ПРРО зареєстрований на правильну господарську одиницю;

• адреса та назва продавця у фіскальному чеку актуальні;

• касири зареєстровані для роботи з ПРРО;

• усі товари правильно запрограмовані;

• підакцизні товари мають коди УКТ ЗЕД та інші обов’язкові реквізити;

• покупцю видається фіскальний чек;

• доступна безготівкова оплата, якщо немає законного винятку;

• у користувача апаратного РРО є реєстраційне посвідчення та довідка про опломбування;

• Форма обліку товарних запасів ведеться, якщо вона обов’язкова;

• записи про товар зроблено до початку продажу;

• первинні документи на товар доступні у точці продажу в паперовій або електронній формі;

• переміщення товарів між магазинами і складами оформлюється документами;

• працівники оформлені до фактичного допуску до роботи;

• ліцензії чинні, а адреси й інші реєстраційні дані правильні;

• товари мають належне маркування, ціни та документи про відповідність;

• приміщення і зберігання відповідають вимогам для відповідної продукції;

• оформлено куточок покупця, вивіску та режим роботи;

• електронні й паперові документи регулярно архівуються.

Як ці завдання реалізовані у Торгсофт

Торгсофт дозволяє вести кількісний і складський облік товарів, оформлювати прихідні та видаткові накладні, внутрішні переміщення, повернення, списання та інвентаризації. У програмі можна зберігати відомості про постачальників, партії товарів, сертифікати якості, коди УКТ ЗЕД, місця зберігання і рух кожної товарної позиції. Це допомагає зіставляти фактичні залишки з документами про надходження товару та контролювати переміщення між торговими точками.

Додаткова опція «Форма ведення обліку товарних запасів» призначена для формування обліку на підставі введених у програму товарних документів. Опція не замінює первинні документи постачальників: накладні, акти, чеки, митні та транспортні документи потрібно отримувати, перевіряти й зберігати окремо. У Торгсофт також передбачені підключення програмного РРО, фіскального реєстратора та банківського термінала. Програма підтримує формування фіскальних чеків реалізації й повернення, роботу з касирами та надсилання покупцю посилання на електронний чек.

Для віддалених торгових точок Торгсофт Гібрид підтримує продаж, повернення, перегляд залишків, друк звичайних і фіскальних чеків та роботу з ПРРО. Частина операцій може виконуватися без постійного з’єднання з основним сервером із подальшою синхронізацією. Підключення ПРРО, фіскального реєстратора та POS-термінала здійснюється через відповідні додаткові опції.

Офіційні джерела

1. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР
   Ключові норми: стаття 3 — проведення розрахунків, видача чека, програмування товарів і товарний облік; стаття 9 — винятки; стаття 17 — санкції за порушення розрахункових операцій; стаття 20 — відповідальність за необліковані товари.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/265/95-%D0%B2%D1%80

2. Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI
   Ключові норми: стаття 44 — первинні документи та їх зберігання; стаття 63 — облік об’єктів; статті 75, 80–86 — податковий контроль; статті 117 і 121 — відповідальність за окремі порушення.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/2755-17

3. Наказ Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496 «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку»
   Ключові норми: розділи I–II; Форма ведення обліку товарних запасів.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/z1411-21

4. Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів…»
   Ключові норми: обов’язкові реквізити фіскальних чеків, форми оплати, реквізити платіжного термінала.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/z0220-16

5. Наказ Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547
   Ключові норми: реєстрація та застосування РРО, ПРРО, КОРО і розрахункових книжок; документи, що зберігаються за місцем використання РРО.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/z0918-16

6. Постанова Кабінету Міністрів України від 15.06.2006 № 833 «Про затвердження Порядку провадження торговельної діяльності та правил торговельного обслуговування на ринку споживчих товарів»
   Ключові норми: пункти 5, 10–13, 21–23, 32–35 — державна реєстрація, приміщення, куточок покупця, вивіска, режим роботи та правила обслуговування.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/833-2006-%D0%BF

7. Постанова Кабінету Міністрів України від 29.07.2022 № 894
   Ключові норми: строки та винятки щодо забезпечення можливості безготівкових розрахунків.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/894-2022-%D0%BF

8. Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII
   Ключові норми: стаття 24 — оформлення трудового договору і допуск до роботи; стаття 265 — відповідальність роботодавця.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/322-08

9. Постанова Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 № 413
   Ключова норма: повідомлення ДПС про прийняття працівника до початку його роботи.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/413-2015-%D0%BF

10. Наказ Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588 «Про затвердження Порядку обліку платників податків і зборів»
    Ключові норми: розділ VIII, форма № 20-ОПП і строки повідомлення про об’єкти оподаткування.
    https://zakon.rada.gov.ua/go/z1562-11

11. Закон України від 18.06.2024 № 3817-IX «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, біоетанолу, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального»
    Ключові норми: ліцензування роздрібної торгівлі, місця торгівлі, облік, контроль, фінансові санкції та припинення дії ліцензій.
    https://zakon.rada.gov.ua/go/3817-20

12. Закон України «Про захист прав споживачів» від 12.05.1991 № 1023-XII
    Ключові норми: статті 8, 9, 15 і 17 — права покупця, інформація про товар, документи про придбання та вимоги до продавця.
    https://zakon.rada.gov.ua/go/1023-12

13. Закон України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII
    Ключові норми: статті 7–13 — інформація про продавця, електронний договір, замовлення, оплата та підтвердження правочину.
    https://zakon.rada.gov.ua/go/675-19

14. Закон України «Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктів» від 23.12.1997 № 771/97-ВР
    Ключові норми: державна реєстрація потужностей, експлуатаційні дозволи, простежуваність, гігієна та процедури безпечності харчових продуктів.
    https://zakon.rada.gov.ua/go/771/97-%D0%B2%D1%80