Подарунок працівнику від ФОП у 2026 році: неоподатковуваний ліміт, ЄСВ і документи

У 2026 році негрошові подарунки працівнику в межах 2161,75 грн за календарний місяць звільняються від податку на доходи фізичних осіб — ПДФО — та військового збору. До закупівлі підсумуйте звичайну вартість усіх подарунків цього ФОП тому самому працівнику за місяць. Матеріальне заохочення працівника входить до зарплатної бази єдиного соціального внеску — ЄСВ.

За загальної ставки 22%, зарплати вже не нижче мінімальної та місячної бази в межах максимуму подарунок вартістю 2000 грн потребує ще 440 грн ЄСВ. Оформіть придбання, нарахування й прийняття товару працівником. Сплатіть внесок під час вручення та включіть відповідні суми до ФІЗ-4ДФ і ФІЗ-Д1 квартального Розрахунку ФОП/НПД.

Для якого подарунка підходить інструкція

Цей порядок стосується ФОП на єдиному податку, неплатника ПДВ, який разово передає дорослому штатному працівнику придбаний звичайний товар особистого користування або побутового призначення. Сукупна звичайна вартість подарунків цьому працівнику за місяць залишається в межах неоподатковуваного ліміту.

Розрахунок нижче передбачає працівника без інвалідності та без спеціальної пільгової категорії. Його зарплата вже не нижча за мінімальну, а сукупна місячна база ЄСВ разом із подарунком не перевищує 172940 грн. Гроші, сертифікати, послуги, майнові права та дитячі подарунки потребують іншого розрахунку.

Перевірте залишок місячного ліміту

Підпункт 165.1.39 Податкового кодексу України встановлює неоподатковувану частину вартості негрошових подарунків: 25% місячної мінімальної зарплати на 1 січня звітного року. Для 2026 року це 8647 × 25% = 2161,75 грн на місяць. Ця частина звільняється також від військового збору.

1. Визначте календарний місяць вручення.
2. Зберіть записи про інші подарунки цього ФОП працівнику в цьому місяці.
3. Відніміть їхню сукупну звичайну вартість від 2161,75 грн.
4. Порівняйте звичайну вартість запланованого товару із залишком.
5. Перед врученням повторіть перевірку, якщо після закупівлі були інші подарунки.

Збережіть документи, що обґрунтовують вартість товару. У робочому розрахунку окремо запишіть ціну придбання та звичайну вартість подарунка, зазначте використані документи. Якщо місячний ліміт перевищено, перевищення оподатковується. Наведений нижче бюджет для повністю неоподатковуваного подарунка тоді не застосовуйте.

Розрахуйте ЄСВ і бюджет закупівлі

Матеріальні заохочувальні виплати належать до структури зарплати за статтею 2 Закону «Про оплату праці». Стаття 7 Закону №2464-VI включає такі виплати, зокрема в натуральній формі, до бази ЄСВ роботодавця. Звільнення подарунка від ПДФО та військового збору не звільняє це заохочення від ЄСВ.

Перевіряйте внесок за сукупною місячною базою працівника. Для звичайного працівника її максимум у 2026 році становить 20 мінімальних зарплат — 172940 грн. Якщо зарплата вже не нижча за мінімальну, сукупна база з подарунком не перевищує максимуму й діє ставка 22%, додатковий внесок дорівнює вартості подарунка × 22%.

Умовний приклад: подарунок за 2000 грн

Припустімо, ФОП придбав побутовий товар за 2000 грн. Його звичайна вартість також дорівнює 2000 грн. Інших подарунків цьому працівнику від ФОП за місяць немає. Нарахування й вручення відбуваються в одному місяці. Працівник без інвалідності, до нього застосовується загальна ставка ЄСВ; зарплата вже не нижча за мінімальну, а сукупна база з подарунком не перевищує 172940 грн.

• Придбання подарунка — 2000 грн.
• ПДФО та військовий збір із подарунка — 0 грн.
• Додатковий ЄСВ: 2000 × 22% = 440 грн.
• Бюджет придбання та внеску: 2000 + 440 = 2440 грн.

Це умовні дані для ілюстрації арифметики. За спеціальної ставки, потреби в доплаті до мінімальної бази або перевищення максимальної бази перерахуйте внесок за відповідними умовами. Перевищення подарункового ліміту також змінює податковий розрахунок.

Витрати на подарунок і ЄСВ не зменшують єдиноподаткові зобов’язання: для другої групи ставка фіксована й залежить від мінімальної зарплати, для третьої — визначається у відсотках до доходу. Не віднімайте ці витрати від доходу для обчислення єдиного податку.

Оформіть придбання, нарахування й передачу

За пунктом 44.1 ПКУ показники податкової звітності мають спиратися на документи. ЄСВ обчислюють за документами, на підставі яких нараховують виплату або які підтверджують її нарахування. Підготуйте комплект, за яким можна зіставити товар, одержувача, вартість і дату передачі.

Відомість передачі складіть у власній формі. Додайте назву й дату документа, дані ФОП, посилання на наказ та підписи учасників. Це рекомендований склад відомості для зв’язку між закупівлею, нарахуванням і врученням.

Договір дарування предмета особистого користування або побутового призначення можна укласти усно. Право власності працівника виникає з моменту прийняття подарунка. Якщо договір від імені ФОП укладає представник, у дорученні обов’язково зазначте ім’я обдаровуваного: без нього доручення є нікчемним.

Використайте дані, достатні для ідентифікації працівника й зв’язку з нарахуваннями та звітністю. Не додавайте до відомості зайві копії паспортів, домашні адреси або сімейні відомості. Склад персональних даних має відповідати меті обробки та бути ненадмірним.

Сплатіть ЄСВ під час вручення

Під час видачі натурального доходу роботодавець одночасно сплачує нарахований на нього ЄСВ. Винятки: внесок на цю виплату вже сплачено або за результатами звірення з податковим органом визнано переплату, яка дорівнює належному внеску чи перевищує його.

Загальний строк сплати ЄСВ роботодавцем за календарний місяць — не пізніше 20 числа наступного місяця. Для вручення подарунка виконайте вимогу одночасної сплати. Якщо заохочення нараховано, але ще не передано, внесок нараховують незалежно від фактичної видачі.

Відобразіть подарунок у ФІЗ-4ДФ і ФІЗ-Д1

ФОП подає Розрахунок ФОП/НПД за основним місцем обліку протягом 40 календарних днів після останнього дня кварталу, з розбивкою за місяцями. Якщо останній день припадає на вихідний або святковий день, строк переноситься на наступний операційний банківський день. Окремого річного розрахунку не подають.

У ФІЗ-4ДФ покажіть неоподатковуваний подарунок з ознакою доходу «160». За умовами прикладу в графах 3а «Сума нарахованого доходу» та 3 «Сума виплаченого доходу» відобразіть по 2000 грн. ПДФО та військовий збір із подарунка не нараховуються.

У ФІЗ-Д1 включіть подарунок до зарплатного доходу відповідного місяця. Для описаного працівника застосовується категорія застрахованої особи «1». У графі 16 покажіть загальний нарахований зарплатний дохід із подарунком, у графі 17 — базу в межах максимуму, у графі 20 — нарахований ЄСВ. За умовами прикладу місячний внесок збільшується на 440 грн.

Для звичайного поточного нарахування подарунка графу 09 із кодом типу нарахувань не заповнюйте: вона призначена лише для випадків, визначених Порядком №4. Зіставте показники графи 20 ФІЗ-Д1 із рядком 3.1 Розрахунку ФОП/НПД за відповідний місяць. Подання звітності після нарахування доходу або внеску не залежить від фактичної передачі подарунка чи сплати ЄСВ.

Установіть строки зберігання за видами документів

Строки Переліку №578/5 застосовуються до ФОП, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин. Для створених у цьому процесі документів установіть такі строки:

• Кадровий наказ про заохочення — 75 років за статтею 16б.
• Розрахунково-платіжна відомість працівника — 75 років за статтею 317а.
• Персоніфіковані відомості ФІЗ-Д1 — 75 років за статтею 687.

Загальний відлік за Переліком починається з 1 січня року, наступного за роком завершення документів діловодством. Для документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів та внесків, діє спеціальний відлік від подання звітності, для складання якої їх використано.

Для інших податкових документів, які не підпадають під підпункти 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ, мінімум становить 1095 днів. Не застосовуйте його замість 75 років до перелічених кадрових, зарплатних і персоніфікованих документів. Строки за пунктом 44.3 ПКУ продовжуються у випадках зупинення відліку давності за пунктом 102.3. Документи щодо перевірки або оскарження зберігайте до завершення відповідних процедур і не менше встановленого мінімуму.

Як перевірити собівартість списаних подарункових товарів у Торгсофт

Якщо товари для подарунка працівникові обліковуються в Торгсофт як запаси й уже додані до акта списання, їхню собівартість можна перерахувати кнопкою «Розрахунок собівартості». Цю можливість описано в довідці зі списання товару та описі рішення для списання товарів.

Вручну зіставте складську собівартість із документами закупівлі, а назви й кількість подарункових товарів — із підписаним списком видачі подарунків. Складську собівартість і звичайну вартість подарунка для податкових цілей розглядайте окремо: таке зіставлення не визначає податкову вартість.

Офіційні джерела

• Податковий кодекс України №2755-VI: пункти 44.1, 44.3–44.4, підпункт 165.1.39, підпункт «б» пункту 176.2, пункт 293.1; підпункт 1.7 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу XX.
• Закон «Про Державний бюджет України на 2026 рік» №4695-IX: статті 8 і 32.
• Закон «Про оплату праці» №108/95-ВР: стаття 2.
• Закон про збір та облік ЄСВ №2464-VI: стаття 7, частина 5 статті 8, частини 2 і 8 статті 9.
• Наказ Мінфіну №4 від 13.01.2015 та Порядок заповнення податкових розрахунків: пункти 6–9 розділу I, підрозділ 2 розділу II, розділ III, додатки 1 і 2.
• Роз’яснення ДПС щодо негрошових подарунків і відображення доходу з ознакою «160».
• Цивільний кодекс України №435-IV: частина 1 статті 719, частина 4 статті 720, частина 1 статті 722.
• Закон «Про захист персональних даних» №2297-VI: частина 3 статті 6.
• Перелік типових документів, затверджений наказом Мін’юсту №578/5 від 12.04.2012: пункти 1.4 і 2.10, статті 16б, 317а та 687.