Новорічні подарунки працівникам і дітям працівників: податки, ЄСВ, ПДВ, документи та облік

Підприємство або ФОП-роботодавець може дарувати новорічні подарунки працівникам, подарункові сертифікати або окремі подарунки їхнім дітям. Для негрошового подарунка у 2026 році діє неоподатковувана межа 2 161,75 грн на одну фізичну особу за місяць. У межах цієї суми ПДФО та військовий збір не сплачуються. Із суми перевищення утримують ПДФО за ставкою 18% із застосуванням «натурального» коефіцієнта та військовий збір за ставкою 5%. Грошовий подарунок під цю пільгу не підпадає і оподатковується повністю.

Окремо потрібно перевіряти ЄСВ і ПДВ. Новорічні подарунки працівникам, які перебувають у трудових відносинах, за загальним правилом включаються до бази ЄСВ на повну вартість, незалежно від неоподатковуваного ліміту для ПДФО. Натомість вартість святкових подарунків для дітей працівників прямо включена до переліку виплат, на які ЄСВ не нараховується. Для платника ПДВ безоплатна передача подарунка, як правило, є постачанням і створює ПДВ-зобов’язання. Тому для новорічних подарунків на підприємстві принципово важливо заздалегідь визначити, хто саме є одержувачем — працівник чи його дитина — і так само оформити первинні документи.

Новорічні подарунки співробітникам: що може подарувати роботодавець

Подарунки для працівників можуть бути різними:

• товар або готовий подарунковий набір;

• продукція власного виробництва підприємства;

• подарунковий сертифікат;

• квиток на захід;

• кошти.

Для оподаткування принципово відрізняються грошові та негрошові подарунки. Пільга, передбачена підпунктом 165.1.39 Податкового кодексу України, поширюється тільки на негрошові подарунки. Отже, якщо роботодавець замість набору товарів виплачує працівнику 2 000 грн «на подарунок», ця сума не стає неоподатковуваною лише через її святкове призначення.

Подарунковий сертифікат для цілей оподаткування доходу фізичної особи може розглядатися як негрошовий подарунок. ДПС прямо застосовує до подарункових сертифікатів той самий неоподатковуваний ліміт 25% мінімальної зарплати.

Для звичайних непродовольчих чи продовольчих подарунків окрема ліцензія на сам факт безоплатної видачі працівникам не потрібна. Водночас алкоголь, тютюнові вироби та інші товари зі спеціальним режимом обігу не слід прирівнювати до звичайного подарункового набору: для них діють окремі вимоги щодо ліцензування, акцизу, маркування та обмежень обігу.

Кому оформляти подарунок: працівнику чи дитині

Спосіб документального оформлення впливає не лише на список одержувачів, а й на податки.

Підпункт 165.1.39 ПКУ встановлює ліміт у розрахунку на місяць для платника податку, а не окремий ліміт для кожної коробки чи кожного подарункового набору. ДПС також роз’яснює, що при отриманні подарунків у різних місяцях неоподатковувана межа застосовується окремо до кожного місяця.

Якщо дитина визначена одержувачем подарунка, сам факт того, що відомість підписав один із батьків, не перетворює цей дохід на дохід батька чи матері. Цивільний кодекс визначає батьків та усиновлювачів законними представниками своїх малолітніх і неповнолітніх дітей.

При цьому документи повинні відповідати фактичним обставинам. Не варто формально записувати одержувачем дитину, якщо подарунок фактично є персональною винагородою працівнику.

Новорічні подарунки дітям до 14 років: чи є окрема податкова пільга

Податковий кодекс не встановлює окремого неоподатковуваного ліміту саме для новорічних подарунків дітям до 14 років. Вік 14 років може бути внутрішнім критерієм програми роботодавця: наприклад, підприємство може вирішити видавати подарунки дітям працівників, які на визначену дату не досягли 14 років.

За Цивільним кодексом особа до 14 років є малолітньою. Батьки є її законними представниками, тому при видачі подарунка дитині підпис у відомості може ставити батько, мати або інший законний представник.

Тобто формулювання «новорічні подарунки дітям до 14 років» саме по собі не створює додаткової податкової пільги. Для ПДФО та військового збору діє загальна норма про негрошові подарунки, а для ЄСВ — спеціальне звільнення для святкових подарунків дітям працівників.

Як оформити новорічні подарунки на підприємстві

Законодавство не встановлює обов’язкової уніфікованої форми «наказу про новорічні подарунки» або «відомості видачі подарунків». Водночас кожна господарська операція повинна бути підтверджена первинними документами. Стаття 9 Закону про бухгалтерський облік вимагає фіксувати в первинних документах відомості про здійснену господарську операцію.

Практичний комплект документів для підприємства може складатися з:

1. Наказу або розпорядження керівника. У ньому доцільно визначити мету видачі, категорії одержувачів, вид подарунків, дату видачі, відповідальних осіб та джерело фінансування. Для дитячих подарунків варто одразу визначити віковий критерій, якщо підприємство його застосовує.

2. Переліку одержувачів. Якщо подарунки отримують працівники — зазначають їхні дані. Якщо одержувачами є діти — персоніфікують дітей. Для податкової звітності потрібно мати дані, достатні для ідентифікації фізичної особи у 4ДФ.

3. Документів на придбання. Договір, рахунок, видаткова накладна, чек, податкова накладна — залежно від постачальника та статусу покупця.

4. Документів про оприбуткування подарунків на склад або до складу запасів підприємства.

5. Відомості або акта видачі. У документі зазначають одержувача, найменування подарунка, кількість, дату та підпис одержувача або законного представника дитини.

6. Документа на списання запасів після передачі одержувачам. Назва документа може бути іншою — важливо, щоб він фіксував зміст, кількість і вартість господарської операції та мав необхідні реквізити первинного документа.

Окремий кошторис для звичайного приватного підприємства не є обов’язковою універсальною вимогою. Його можна складати для внутрішнього бюджетування витрат.

Вартість новорічних подарунків без ПДФО і військового збору

Мінімальна заробітна плата з 1 січня 2026 року становить 8 647 грн. Отже: 8 647 грн × 25% = 2 161,75 грн.

Саме ця сума є граничною неоподатковуваною вартістю негрошових подарунків у розрахунку на одну фізичну особу за місяць.

Для ПДФО при негрошовому доході застосовується коефіцієнт, передбачений пунктом 164.5 ПКУ. За ставки ПДФО 18% він становить: 100 ÷ (100 − 18) = 1,219512.

Цей коефіцієнт застосовується саме для визначення бази ПДФО. Для військового збору «натуральний» коефіцієнт не застосовується.

Приклад оподаткування подарункового сертифіката

ДПС наводить приклад: підприємство подарувало фізичній особі сертифікат номіналом 3 000 грн.

Неоподатковувана частина — 2 161,75 грн.

Оподатковувана частина: 3 000 − 2 161,75 = 838,25 грн.

Саме 838,25 грн є сумою перевищення, до якої застосовуються правила оподаткування ПДФО та військовим збором.

Роз’яснення ДПС про подарунковий сертифікат номіналом 3 000 грн

Якщо у працівника двоє або більше дітей

Тут не можна автоматично складати вартість усіх дитячих подарунків і вважати її доходом одного працівника. Результат залежить від того, хто в документах і фактично є одержувачем доходу.

Наприклад, якщо підприємство видало двом дітям одного працівника по подарунку вартістю 1 800 грн, кожна дитина зазначена окремим одержувачем, а батько лише підписав відомість як законний представник, кожна дитина отримує власний негрошовий дохід 1 800 грн. Він не перевищує 2 161,75 грн.

Інша ситуація — наказ передбачає «видати працівнику по одному набору на кожну дитину», а одержувачем усіх наборів зазначений працівник. Якщо він отримує два набори по 1 800 грн протягом одного місяця, його сукупний подарунковий дохід становить 3 600 грн. Тоді загальна неоподатковувана межа для нього за цей місяць залишається 2 161,75 грн.

ЄСВ на подарунки працівникам

Неоподатковуваний ліміт 2 161,75 грн стосується ПДФО і військового збору, але не визначає базу ЄСВ.

Одноразові заохочення працівникам, не пов’язані з конкретними результатами праці, у тому числі в натуральній формі до святкових, ювілейних та пам’ятних дат, належать до фонду оплати праці відповідно до Інструкції зі статистики заробітної плати. Закон № 2464-VI включає до бази ЄСВ заробітну плату та інші заохочувальні й компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі. Тому подарунок чинному працівнику, як правило, є базою для ЄСВ у повній вартості, а не лише в частині понад 2 161,75 грн. Загальна ставка ЄСВ для роботодавця становить 22%, якщо для конкретного працівника законом не встановлена інша ставка.

Отже, подарунок працівнику вартістю 2 000 грн може повністю не оподатковуватися ПДФО і військовим збором, але при цьому бути базою ЄСВ.

ЄСВ на новорічні подарунки дітям працівників

Для дітей діє інше правило. Пункт 8 Переліку, затвердженого постановою Кабміну № 1170, прямо відносить вартість подарунків до свят і квитків на видовищні заходи для дітей працівників до виплат, на які ЄСВ не нараховується.

Тому для захисту підприємства в документах має бути чітко видно, що це саме святковий подарунок дитині працівника, а не додаткова винагорода самому працівнику.

Якщо подарунок отримує колишній працівник, який уже не перебуває з підприємством у трудових відносинах, вартість такого подарунка не включається до бази ЄСВ лише на підставі колишнього статусу працівника. ДПС пов’язує виникнення ЄСВ за подарунком саме з наявністю трудових відносин.

ПДВ при безоплатній видачі новорічних подарунків

Для підприємства — платника ПДВ безоплатна передача подарунків є окремим питанням від ПДФО та ЄСВ.

ДПС підтверджує: безоплатна передача товарів працівникам платником ПДВ є об’єктом оподаткування ПДВ. Для придбаного подарунка база оподаткування не може бути нижчою за ціну його придбання. Для самостійно виготовленої продукції база не може бути нижчою за звичайну ціну.

Наприклад, підприємство придбало подарунок за 1 200 грн і передає його працівнику безкоштовно. Факт того, що працівник нічого не платить, не означає автоматичної відсутності ПДВ: для мінімальної бази орієнтуються на ціну придбання.

Якщо підприємство саме отримало товар безоплатно і фактична ціна його придбання дорівнює нулю, ДПС роз’яснює, що база ПДВ для подальшої безоплатної передачі такого товару також може дорівнювати нулю.

За звичайної безоплатної передачі ДПС також вимагає оформлення податкових накладних за правилами мінімальної бази та їх реєстрацію в ЄРПН.

Якщо роботодавець не зареєстрований платником ПДВ, податкових зобов’язань з ПДВ через видачу подарунка у нього не виникає.

Податок на прибуток і бухгалтерський облік подарунків

Для підприємства — платника податку на прибуток вихідною величиною є бухгалтерський фінансовий результат із подальшими коригуваннями, передбаченими Податковим кодексом.

Підпункт 140.5.10 ПКУ передбачає збільшення фінансового результату при безоплатній передачі певним категоріям неплатників податку, але робить виняток для фізичних осіб, які є платниками ПДФО. Тому звичайна безоплатна передача подарунка працівнику або іншій фізичній особі — платнику ПДФО сама по собі не створює такого коригування за підпунктом 140.5.10.

У бухгалтерському обліку подарунки, придбані для подальшої видачі, до моменту передачі обліковують як запаси відповідно до НП(С)БО 9. Передачу одержувачу оформлюють первинним документом і списують вартість запасу на відповідні витрати. Якщо подарунок працівнику є виплатою, що входить до фонду оплати праці, бухгалтерський облік повинен також відобразити відповідні витрати на оплату праці та ЄСВ. Конкретні субрахунки залежать від призначення витрат та затвердженої облікової політики підприємства.

Універсальної проводки, яка однаково підходить для подарунка працівнику, дитині працівника, рекламного подарунка та подарункового сертифіката, законодавство не встановлює. Тому важливо спочатку правильно визначити економічну суть операції, а вже після цього обирати рахунки бухгалтерського обліку.

Як показувати новорічні подарунки у податковій звітності

Доходи у вигляді подарунків потрібно персоніфіковано відображати у відповідному додатку 4ДФ до Податкового розрахунку. Якщо одержувачем є працівник — зазначають дані працівника. Якщо одержувачем є дитина — у звітності має бути ідентифікована дитина, навіть якщо фактично подарунок отримав і розписався за нього один із батьків як законний представник.

Чинна форма 4ДФ передбачає ідентифікацію фізичної особи за РНОКПП, а за встановлених законодавством умов — за паспортними даними. Тому дані для персоніфікації дітей доцільно зібрати до моменту подання звітності.

З 17 липня 2026 року діють нові форми Податкового розрахунку, затверджені наказом Мінфіну № 243 із подальшими змінами. Юридичні особи подають Розрахунок щомісяця — протягом 20 календарних днів після закінчення звітного місяця. ФОП та особи, які провадять незалежну професійну діяльність і є податковими агентами, звітують щокварталу з розбивкою за місяцями — протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу.

Ознаку доходу слід обирати за чинним Довідником ознак доходів фізичних осіб у додатку 2 до Порядку № 4. Це особливо важливо для бухгалтерських шаблонів, створених до запровадження нових форм улітку 2026 року.

Чи потрібен РРО або ПРРО при видачі подарунків працівникам

Закон про РРО пов’язує застосування РРО/ПРРО з проведенням розрахункової операції — прийманням готівки, платіжної картки та іншого передбаченого законом засобу розрахунку за товар або послугу.

Якщо підприємство просто безоплатно передає працівнику або дитині працівника подарунок і під час видачі немає розрахунку, підприємство не приймає від одержувача коштів і така видача сама по собі не є типовою розрахунковою операцією для цілей Закону № 265/95-ВР.

Інша ситуація — оплата товару подарунковим сертифікатом. ДПС вимагає провести отримання товару за сертифікатом через РРО/ПРРО на повну суму покупки. У фіскальному документі форма розрахунку зазначається як безготівкова, а вид оплати може бути конкретизований як «подарунковий сертифікат». Якщо сертифікат покриває лише частину покупки, у чеку зазначають кілька форм оплати та відповідні суми.

Тобто сам факт безоплатного вручення працівнику сертифіката роботодавцем і подальший розрахунок цим сертифікатом у магазині — це різні операції, для яких потрібно окремо оцінювати податкові й касові наслідки.

Спеціальні правила для дитячих новорічно-різдвяних подарунків

В Україні продовжує діяти Закон № 2117-III про новорічно-різдвяні свята для дітей. Він застосовується щорічно в період з 15 листопада до 15 січня та передбачає спеціальні правила для визначених законом дитячих подарунків і джерел їх фінансування.

Для цілей саме цього Закону «дитячим святковим подарунком» є набір, що містить лише:

• кондитерські вироби;

• іграшки вітчизняного виробництва;

• фрукти.

Загальна вартість такого набору не може перевищувати 8% прожиткового мінімуму для працездатної особи, установленого на 1 січня відповідного року. Прожитковий мінімум для працездатної особи у 2026 році становить 3 328 грн, тому спеціальний граничний розмір подарунка за Законом № 2117-III дорівнює: 3 328 × 8% = 266,24 грн.

Цей спеціальний Закон не слід змішувати із загальним правилом Податкового кодексу про негрошові подарунки до 2 161,75 грн. Закон № 2117-III поширюється лише на визначені ним джерела фінансування та категорії операцій. Зокрема, спеціальна ПДВ-пільга стосується продажу дитячих святкових подарунків, придбаних за кошти профспілкових комітетів та інших прямо названих неприбуткових організацій. Звичайне комерційне підприємство, яке купує подарунки дітям працівників за власні кошти, не отримує цю спеціальну пільгу лише через те, що подарунки названі новорічними.

Облік новорічних подарунків працівникам у Торгсофт: списання зі складу та подарункові сертифікати

Для фізичних подарунків у Торгсофт можна використати механізм «Списання товару зі складу». У документ списання товари можна додавати скануванням штрихкоду або вручну зі стану складу. У документі відображаються найменування товару, штрихкод, артикул, кількість, роздрібна ціна, собівартість і залишок на складі. Це дозволяє зафіксувати фактичне вибуття подарункових товарів зі складського обліку та контролювати їхню собівартість.

Якщо підприємство використовує подарункові сертифікати, у Торгсофт передбачена окрема функція «Маркетинг → Подарункові сертифікати». Програма дозволяє випускати сертифікати з унікальними штрихкодами, продавати та перевипускати їх, а також використовувати сертифікати для оплати товарів і послуг. Для операцій із сертифікатами передбачено фіксацію відповідної оплати в документах продажу.

Складський документ Торгсофт може підтверджувати внутрішній рух і списання товару, але він не замінює наказ про корпоративну програму подарунків, персоніфіковану відомість видачі, бухгалтерське нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ або подання 4ДФ. Ці документи та податкові розрахунки мають відповідати фактичному одержувачу подарунка.

Основні податкові ризики при подарунках для працівників

Найчастіші ризики виникають не через саму можливість дарувати новорічні подарунки працівникам, а через неправильне визначення одержувача та податкового режиму операції.

Підприємству варто контролювати такі ситуації:

• кілька подарунків одному працівнику протягом одного місяця помилково розглядаються як окремі неоподатковувані доходи;

• подарунки фактично видані працівникам, але оформлені як дитячі лише для ненарахування ЄСВ;

• грошова виплата помилково прирівняна до негрошового подарунка;

• на подарунок чинному працівнику не нарахований ЄСВ;

• платник ПДВ списав подарунки без перевірки податкових зобов’язань за статтями 185 і 188 ПКУ;

• дохід дитини показаний у звітності за РНОКПП батька або матері;

• при оплаті товару подарунковим сертифікатом не сформований належний фіскальний чек;

• бухгалтер використовує стару форму Податкового розрахунку або застарілі налаштування 4ДФ.

За порушення правил утримання і сплати ПДФО та військового збору застосовується відповідальність, передбачена Податковим кодексом, за порушення правил нарахування та сплати ЄСВ — Законом № 2464-VI, а за непроведення передбаченої законом розрахункової операції через РРО/ПРРО — фінансові санкції за статтею 17 Закону № 265/95-ВР.

Що перевірити перед закупівлею подарунків

До закупівлі новорічних подарунків підприємству доцільно визначити:

1. Кому надаються подарунки — працівникам, дітям або обом категоріям.

2. Хто юридично є одержувачем кожного подарунка.

3. Віковий критерій для дитячих подарунків, якщо підприємство його встановлює.

4. Вартість подарунка на одного одержувача та всі інші подарунки цій особі в тому самому місяці.

5. Чи є подарунок негрошовим.

6. Чи виникає ЄСВ.

7. Чи є підприємство платником ПДВ.

8. Які персональні дані потрібні для 4ДФ.

9. Чи буде використовуватися подарунковий сертифікат і чи потрібна його подальша фіскалізація.

10. Якими первинними документами підтверджуватимуться придбання, видача та списання товарів.

Такий підхід дозволяє ще до видачі подарунків визначити реальну вартість корпоративної програми з урахуванням не лише закупівельної ціни, а й ЄСВ, ПДВ та податків із доходу фізичних осіб.

Офіційні джерела

Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI — п. 164.5, пп. 165.1.39, ст. 167–168, п. 176.2, п. 185.1, п. 188.1, пп. 140.5.10, підрозд. 10 розд. XX.
Податковий кодекс України — офіційний текст

Закон України «Про Державний бюджет України на 2026 рік» від 03.12.2025 № 4695-IX — ст. 7 і 8: прожитковий мінімум та мінімальна заробітна плата.
Закон про Державний бюджет України на 2026 рік

Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI — ст. 7 і 8.
Закон № 2464-VI про ЄСВ

Постанова Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 № 1170 — п. 8 Переліку: подарунки до свят і квитки на видовищні заходи для дітей працівників не є базою ЄСВ.
Постанова КМУ № 1170

Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5 — пп. 2.3.2 та розд. 3 щодо складу фонду оплати праці.
Інструкція зі статистики заробітної плати № 5

Наказ Міністерства фінансів України від 13.01.2015 № 4 — чинні форми Податкового розрахунку, 4ДФ та Порядок їх заповнення.
Наказ Мінфіну № 4 та чинна форма Податкового розрахунку

Наказ Міністерства фінансів України від 07.05.2026 № 243 — нова редакція форм Податкового розрахунку та Порядку їх подання.
Наказ Мінфіну № 243

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV — ст. 9 щодо первинних документів.
Закон № 996-XIV про бухгалтерський облік

НП(С)БО 9 «Запаси», наказ Мінфіну від 20.10.1999 № 246 — правила обліку запасів.
НП(С)БО 9 «Запаси»

НП(С)БО 16 «Витрати», наказ Мінфіну від 31.12.1999 № 318 — порядок визнання витрат.
НП(С)БО 16 «Витрати»

Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку, наказ Мінфіну від 30.11.1999 № 291.
Інструкція № 291 про застосування Плану рахунків

Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР — ст. 2, 3 та 17.
Закон № 265/95-ВР про РРО/ПРРО

Закон України «Про звільнення від оподаткування грошових коштів, які спрямовуються на проведення новорічно-різдвяних свят для дітей та на придбання дитячих святкових подарунків» від 30.11.2000 № 2117-III — ст. 2–4.
Закон № 2117-III про дитячі новорічно-різдвяні подарунки

Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV — ст. 31 та 242 щодо малолітніх осіб і законного представництва батьками.
Цивільний кодекс України