Повітряна тривога під час закриття магазину: коли формувати Z-звіт

Якщо повітряна тривога охопила запланований час закриття магазину, продавці мають припинити продажі та вийти з торгового залу до укриття. Не затримуйте вихід заради останнього покупця, перерахунку готівки чи формування фіскального звітного чека (Z-звіту). За роз’ясненням Державної податкової служби України (ДПС), якщо через тривогу створити звіт неможливо, його потрібно сформувати не пізніше наступного робочого дня, до початку нових розрахункових операцій.

Після безпечного повернення відповідальний працівник перевіряє стан каси, останніх чеків і попередньої зміни, завершує передавання документів та формує відкладений звіт. Керівнику варто зберегти відомості про тривогу, звичайний час закриття магазину, фактичну перешкоду та результат закриття зміни. Наведений порядок стосується магазинів в Україні, які застосовують реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО).

Що зробити касиру, коли тривога почалася перед закриттям

ДПС прямо пов’язує порядок відкладеного Z-звіту з припиненням реалізації товарів і виходом працівників із торгового залу. Обов’язок підприємця організувати заходи цивільного захисту, евакуацію та навчання працівників передбачає також стаття 20 Кодексу цивільного захисту України.

Щоб касир діяв без додаткових погоджень, рекомендуємо заздалегідь закріпити в інструкції магазину таку послідовність:

1. Припинити приймання оплат і нові продажі. Не обслуговувати чергу під час виходу та не залишатися для проведення ще одного чека.
2. Перейти до укриття за встановленим маршрутом. Не чекати завершення друку, відповіді сервера чи підрахунку виручки. Повідомлення програми про необхідність закрити зміну не повинно затримувати вихід.
3. Повідомити керівника з безпечного місця. Вказати, на якій касі залишилася незакрита зміна та чи була операція, результат якої касир не встиг перевірити.
4. Після безпечного повернення перевірити фактичний стан документів. Якщо звіт уже сформувався, перевірити його реквізити й підтвердження, перш ніж повторювати команду закриття.

Для операції, яку перервала тривога, окремо з’ясуйте два результати: чи відбулася оплата та чи зареєстрований фіскальний чек. Саме відсутність паперового чека ще не дає підстав повторно списувати кошти або заново проводити продаж.

Коли Z-звіт обов’язковий і який строк діє після тривоги

Пункт 9 статті 3 Закону України № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» зобов’язує щоденно створювати фіскальні звітні чеки, якщо відбувалися розрахункові операції. Виняток у цьому пункті встановлений для автоматів із продажу товарів і послуг. Z-звіт містить підсумки проведених операцій; його створення фіксує ці підсумки у фіскальній пам’яті РРО або на фіскальному сервері для ПРРО.

В офіційному роз’ясненні ДПС окремо розглядає випадок, коли тривога тривала в запланований час закриття господарського об’єкта і завадила сформувати звіт. Тоді граничний строк — наступний робочий день до перших нових розрахункових операцій. Аналогічний підхід ДПС застосовує до аварійного зникнення електроенергії, через яке створити звіт неможливо.

Отже, орієнтуйтеся на фактичний графік роботи магазину. Формулювання ДПС не означає обов’язку повертатися до каси опівночі або неодмінно наступного календарного дня. Водночас тривога, яка закінчилася задовго до запланованого закриття й не перешкоджала звітуванню, сама собою не обґрунтовує перенесення звіту.

Умовний приклад. Магазин працює до 20:00, тривога почалася о 19:50 і тривала до 21:10. Наступного дня магазин за графіком не працює, а відкривається через день о 10:00. За описаним ДПС порядком звіт потрібно створити не пізніше цього наступного робочого дня, до першої нової розрахункової операції. Керівнику доцільно призначити перевірку каси до відкриття магазину, щоб покупці не чекали завершення попередньої зміни.

Формуйте документ із фактичними датою та часом. Не змінюйте годинник пристрою і не намагайтеся оформити Z-звіт заднім числом: причину затримки пояснюють збережені обставини та документи.

Якщо розрахункових операцій не було

Обов’язок щоденного Z-звіту за пунктом 9 статті 3 Закону № 265 виникає саме за наявності розрахункових операцій. Якщо магазин не працював і таких операцій не було, цей пункт не вимагає звіту лише через настання нового дня.

Однак перевірте, чи не залишилася відкритою зміна ПРРО. За пунктами 3 і 5 розділу IV Порядку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 317, одночасно може бути відкрита лише одна зміна, а нову відкривають після закриття попередньої. Для закриття касир формує фіскальний звітний чек і направляє його на реєстрацію. Перед відкриттям наступної зміни касир має закрити попередню, навіть якщо продажів не було. У звичайних умовах касир має закрити зміну ПРРО не пізніше ніж через 24 години після її відкриття. Таку максимальну тривалість зміни зазначає ДПС у роз’ясненні про закриття зміни ПРРО. Перед відновленням роботи перевірте час відкриття попередньої зміни. Якщо тривога охопила запланований час закриття магазину й завадила сформувати звіт, застосовуйте наведений вище порядок ДПС: створіть звіт не пізніше наступного робочого дня до нових розрахункових операцій. Не затримуйте вихід до укриття заради дотримання строку.

Роз’яснення ДПС визначає строк створення вимушено відкладеного звіту, коли тривога або аварійне знеструмлення завадили своєчасно його сформувати. У звичайних умовах, якщо протягом дня були розрахункові операції, касир має сформувати щоденний Z-звіт; закриття зміни лише перед наступним продажем не замінює цього обов’язку. До відновлення розрахунків касир має закрити попередню зміну й належним чином відкрити наступну. Якщо програма блокує закриття, збережіть повідомлення про помилку та зверніться до підтримки, щоб завершити зміну без повторного проведення вже оформлених операцій.

Як закрити попередню зміну перед відновленням продажів

Рекомендуємо доручити перевірку одному визначеному працівнику. Якщо кожен касир самостійно повторюватиме команди, буде складніше встановити, які документи вже зареєстровані.

1. Звірте касу та зміну. Перевірте фіскальний номер пристрою, номер відкритої зміни, касира й останній Z-звіт. Якщо в магазині кілька кас, виконайте перевірку для кожної окремо.
2. Перевірте останні операції. Знайдіть документи, під час яких припинилися друк, живлення або зв’язок. Зіставте фіскальні номери, статуси та результати оплати.
3. Визначте, чи є невідправлені документи. Для ПРРО перевірте чергу офлайн-документів і повідомлення про їх доставку. Дотримуйтеся послідовності передавання чеків і звіту.
4. Завершіть попередню зміну. Якщо Z-звіт ще не створений, сформуйте його. Якщо він уже створений, перевірте доставку та результат закриття, не створюючи документ повторно навмання.
5. Збережіть результат перевірки. Зафіксуйте номер і фактичний час Z-звіту, підтвердження сервера, а також помилки, які залишилися невирішеними.
6. Підготуйте касу до відновлення розрахунків. Для ПРРО перевірте закриття попередньої зміни та відкриття нової. Якщо після Z-звіту в касі залишається готівка, зокрема розмінні гроші, до першої розрахункової операції зареєструйте її суму операцією «службове внесення». Пункт 9 розділу IV Порядку № 317 передбачає цю операцію для обліку готівки на місці проведення розрахунків після Z-звіту. Перед прийманням оплати переконайтеся, що програма готова створювати фіскальні чеки.

Якщо результат останнього продажу невідомий, не оформлюйте автоматично повернення, скасування та повторний продаж. Спочатку перевірте початковий документ. Пункт 11 розділу V Порядку № 317 передбачає окремий механізм усунення дублювання, коли сервер уже зареєстрував онлайн-чек, але ПРРО не отримав відповідь і завершив операцію офлайн. Застосовувати його слід після встановлення саме такого дублювання.

Як діяти, якщо одночасно зникли електроенергія або інтернет

Спочатку виконайте дії для безпечного виходу. Технічний спосіб завершення зміни визначайте після повернення: він залежить від того, що саме недоступне — живлення пристрою, зв’язок із сервером чи сам реєстратор.

Як сформувати та передати Z-звіт ПРРО офлайн

За пунктом 7 розділу V Порядку № 317, коли строк формування звіту настав під час роботи офлайн, ПРРО створює його після останнього розрахункового документа зміни та до повідомлення про відкриття наступної зміни. Документи отримують послідовні номери із зарезервованого діапазону.

Під час переходу в офлайн ПРРО має сформувати повідомлення за формою № 4-ПРРО з позначкою про початок цього режиму. Після відновлення зв’язку ПРРО формує повідомлення про завершення офлайн-режиму та пакет із цими повідомленнями й накопиченими документами. Пакет підписують електронним підписом касира або електронною печаткою підприємця чи компанії, на яких зареєстровано ПРРО, і передають на фіскальний сервер протягом години після відновлення зв’язку. Під час перевірки передавання переконайтеся, що програма передала також повідомлення про початок і завершення офлайн-режиму. Копії розрахункових документів передають до передавання Z-звіту за день, коли ці документи були сформовані. Документи зберігають на ПРРО до отримання підтвердження доставки. Ці вимоги встановлюють стаття 5 Закону № 265 та пункти 4 і 8 розділу V Порядку № 317.

Практично це означає: забезпечте живлення і зв’язок, дайте програмі передати збережені документи та перевірте підтвердження. Не видаляйте локальні дані й не перевстановлюйте програму, поки залишаються невідправлені чеки.

Стаття 5 Закону № 265 встановлює загальні межі офлайн-роботи: 36 годин поспіль і 168 годин протягом календарного місяця. Водночас пункт 13 розділу II цього Закону дозволяє перевищувати ці строки на період дії воєнного чи надзвичайного стану або обставин непереборної сили. Ця спеціальна норма стосується строків офлайн-роботи та використання номерів. Вимога мати отриманий від податкового органу діапазон фіскальних номерів зберігається.

Окремо перевіряйте можливості конкретної програми: вона може технічно блокувати роботу після досягнення встановлених у ній лімітів. Законодавчий дозвіл перевищити строк не змінює налаштувань програмного забезпечення. Врахуйте також правило пункту 10 розділу V Порядку № 317: якщо між завершенням одного офлайн-періоду та початком наступного сервер не зареєстрував жодного розрахункового документа онлайн, цей проміжок також зараховують до часу офлайн-роботи. Тому коротке відновлення інтернету саме собою не означає, що відлік часу почався заново; перевіряйте залишок часу, який показує ПРРО або Електронний кабінет.

Коли потрібні резервний РРО та розрахункова книжка

Для апаратного РРО стаття 5 Закону № 265 передбачає розрахунки із застосуванням належно оформлених книги обліку розрахункових операцій і розрахункової книжки або зареєстрованого резервного РРО на час його несправності та ремонту, а також у разі тимчасового відключення електроенергії тривалістю не більше семи робочих днів. Якщо підприємець повідомив під час реєстрації РРО, що в таких обставинах припинятиме розрахунки, він не має права продовжувати їх без передбаченого резервного рішення.

За несправності ПРРО розрахунки через нього припиняють. За пунктом 12 розділу II Порядку № 317 підприємець протягом дня виявлення несправності надсилає повідомлення за формою № 2-ПРРО до податкового органу, виробника ПРРО та/або центру сервісного обслуговування, якщо він є. Після усунення несправності підприємець подає заяву з позначкою «Відновлення роботи». Якщо така заява не надійде протягом місяця, до реєстру внесуть запис про скасування реєстрації ПРРО. Звичайну втрату інтернету не слід автоматично оформлювати як несправність ПРРО: для неї передбачено офлайн-порядок.

Рукописна довідка про виручку, таблиця або самостійно створений файл зі звітом не замінюють фіскальний Z-звіт. Розрахункова книжка також застосовується лише за встановленою законом процедурою.

Які відомості зберегти керівнику магазину

ДПС пояснює, що обставина має об’єктивно перешкоджати виконанню обов’язку. Тому рекомендуємо оформити внутрішній запис про подію, коли працівники вже перебувають у безпеці. У ньому варто зазначити:

• адресу магазину, дату та звичайний час завершення роботи;
• час початку й завершення тривоги для відповідної місцевості та джерело цих відомостей;
• ім’я касира, фіскальний номер РРО або ПРРО та номер зміни;
• коли припинили продажі й чому не могли сформувати звіт у запланований час;
• чи були знеструмлення, втрата зв’язку або несправність, які повідомлення про помилки збереглися;
• фактичні дату, час і номер сформованого Z-звіту, результати передавання документів та перевірки закриття зміни;
• хто перевірив касу перед поновленням розрахунків.

До запису додайте доступні підтвердження: повідомлення про тривогу, графік роботи, знімки помилок програми, журнали обміну, звернення до технічної підтримки та відповіді сервера. Якщо звіт не вдалося створити й наступного робочого дня, окремо зафіксуйте причину подальшої затримки та дії для її усунення. Саме посилання на попередню тривогу не пояснює будь-яку наступну затримку.

Для фактичної несправності апаратного РРО діють також строки повідомлення за пунктом 16 статті 3 Закону № 265: центр сервісного обслуговування повідомляють протягом робочого дня виявлення, а податковий орган — протягом двох робочих днів після цього дня.

Як оцінити відповідальність за затримку звіту

Повітряна тривога сама собою не звільняє від відповідальності за всі порушення роботи каси. Підпункт 112.8.9 статті 112 Податкового кодексу України передбачає звільнення від фінансової відповідальності, якщо діяння стало наслідком обставин непереборної сили. Для конкретної ситуації потрібно встановити зв’язок між подією та неможливістю виконати обов’язок. Внутрішній запис або довідка не дають автоматичного звільнення від санкцій.

Не слід приписувати будь-якому запізнілому Z-звіту штраф у розмірі вартості продажів. Пункт 1 статті 17 Закону № 265 передбачає 100% суми продажу за перше та 150% за кожне наступне порушення для визначених ним випадків, зокрема непроведення розрахунку через фіскальний реєстратор або невидачі належного розрахункового документа. Пункт 10 цієї статті окремо встановлює санкцію за неподання обов’язкової звітності та копій документів — 30 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Підставу відповідальності визначають за фактично встановленим порушенням. Окремо стаття 26 Закону № 265 передбачає адміністративну відповідальність посадових осіб і працівників торгівлі за порушення його вимог згідно із законом. Тому оцінка наслідків затримки звіту не обмежується фінансовими санкціями для підприємця чи компанії.

Пункт 14 розділу II Закону № 265 передбачає територіальне звільнення від відповідальності за порушення під час продажу товарів і надання послуг на тимчасово окупованих територіях, територіях активних або можливих бойових дій — у межах установлених для них строків. Воно не поширюється на порушення порядку розрахунків під час продажу підакцизних товарів. Щоб оцінити застосовність цієї норми, потрібно перевірити статус конкретної території та відповідні дати за офіційним переліком. Оголошення тривоги в іншому населеному пункті не створює такого територіального звільнення.

Як закрити зміну ПРРО в Торгсофт після тривоги

Платну опцію «Програмний РРО» оплачують щороку на кожен пристрій, де фіскалізують продажі. Вона працює з ліцензіями Торгсофт Старт, Ультра та Термінал. Заздалегідь активуйте «Підключення програмного РРО» в меню «Налаштування», зареєструйте господарську одиницю, ПРРО й касирів, перевірте чинність кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Зазвичай касир обирає себе за бейджем або зі списку та працює з власним ключем. За зв’язування продажів із продавцем у режимі «Для кожного товару» програма використовує загальний ключ ПРРО; забезпечте доступ до нього лише уповноваженим особам. Після безпечного повернення перевірте останній Z-звіт, статуси чеків і невідправлені документи. За інструкцією касира, у формі «Реалізація» відкрийте «Фіскальний чек» → «Друк Z-звіту» та перевірте повідомлення про закриття зміни.

Документація офлайн-режиму дозволяє сформувати Z-звіт без зв’язку: Торгсофт зберігає документи локально та автоматично надсилає їх після відновлення з’єднання. Перше відкриття зміни потребує інтернету. Перед новими продажами перевірте завершення попередньої зміни й готовність наступної. Якщо зв’язок відновився, перевірте доставку документів і підтвердження сервера; без зв’язку перевірте дозвіл на офлайн-роботу, залишок номерів і часу. Програма блокує офлайн-роботу після перевищення 36 годин поспіль, 168 годин за календарний місяць або вичерпання номерів; законодавчий виняток цих технічних обмежень не усуває. Не перевстановлюйте програму й не очищайте базу з невідправленими чеками. Невідомий результат фіскалізації з’ясуйте з адміністратором або підтримкою перед повторною дією.

Норми та офіційне роз’яснення для перевірки порядку дій

• Закон України № 265/95-ВР про застосування реєстраторів розрахункових операцій: стаття 2 — визначення звіту; пункти 7, 9, 16 статті 3 — передавання документів, щоденний звіт і несправності; стаття 5 — резервний та офлайн-порядок; стаття 17 — фінансові санкції; пункти 13 і 14 розділу II — спеціальні умови.
• Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затверджений наказом Міністерства фінансів України № 317: пункт 12 розділу II — несправність; пункти 3 і 5 розділу IV — відкриття та закриття зміни; розділ V — офлайн-документи та їх передавання.
• Кодекс цивільного захисту України № 5403-VI: статті 20 і 21 — обов’язки підприємця та правила поведінки громадян.
• Податковий кодекс України № 2755-VI: стаття 112, зокрема підпункт 112.8.9, — умови фінансової відповідальності та обставини непереборної сили.
• Роз’яснення ДПС про Z-звіт, якщо тривога охопила запланований час закриття магазину — строк до наступного робочого дня перед новими розрахунковими операціями.