ФОП змінив місце проживання: як змінити адресу в ЄДР, податковій, РРО/ПРРО та ліцензіях

Після зміни задекларованого або зареєстрованого місця проживання підприємцю потрібно оновити місцезнаходження ФОП у Єдиному державному реєстрі та окремо актуалізувати дані фізичної особи в Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків за формою № 5ДР. Платнику єдиного податку також потрібно проконтролювати внесення нової адреси до Реєстру платників єдиного податку. Якщо зміна адреси призводить до переходу до іншого податкового органу, частину податків до завершення бюджетного року продовжують сплачувати за попереднім місцем обліку, а ЄСВ і відповідну звітність — уже за новим основним місцем обліку.

Важливо відрізняти зміну адреси самого ФОП від переїзду магазину, офісу, складу чи іншої господарської одиниці. Якщо підприємець змінив лише місце проживання, а магазин продовжує працювати за старою адресою, не потрібно автоматично змінювати адресу магазину у формі № 20-ОПП або перереєстровувати РРО/ПРРО через адресу господарської одиниці. Якщо переїжджає і сам торговельний об’єкт, тоді додатково потрібно оновити форму № 20-ОПП, а за потреби — РРО/ПРРО та ліцензійні дані. Платнику ПДВ подавати форму № 1-ПДВ лише через зміну місця проживання не потрібно.

Зміна адреси ФОП і переїзд магазину — різні події

Для податкових і касових питань має значення, які саме дані змінилися.

Такий поділ потрібен тому, що форма № 20-ОПП стосується об’єктів оподаткування та об’єктів, через які провадиться діяльність, тоді як адреса ФОП у ЄДР характеризує самого підприємця.

Як змінити адресу ФОП у ЄДР

Нове місцезнаходження ФОП потрібно внести до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. Зробити це можна електронно через портал Дія або офлайн через суб’єкта державної реєстрації. Закон № 755-IV визначає порядок реєстрації змін, строки та адміністративний збір.

Зміна адреси через Дію

Портал Дія дозволяє змінити онлайн, зокрема, місцезнаходження ФОП. Підприємець авторизується, заповнює заяву та підписує її Дія.Підписом або іншим електронним підписом фізичної особи. За зміну адреси на порталі Дія зазначений адміністративний збір 250 грн. Автоматична реєстрація після подання належно оформленої заяви зазвичай займає до кількох хвилин.

Для платника єдиного податку Дія при зміні місцезнаходження формує та передає до податкової заяву щодо відповідних змін. Після реєстрації все одно варто перевірити результат у Електронному кабінеті ДПС, оскільки саме дані податкового реєстру визначають, яка адреса зафіксована за платником єдиного податку.

Зміна адреси офлайн

Заяву можна подати через ЦНАП, відповідний виконавчий орган або іншого уповноваженого державного реєстратора; законодавство також передбачає здійснення реєстраційних дій нотаріусами. Для зміни відомостей про ФОП використовується заява за формою 1. При поштовому поданні справжність підпису заявника має бути засвідчена нотаріально.

За державну реєстрацію зміни прізвища, імені, по батькові або місцезнаходження ФОП адміністративний збір становить 0,1 прожиткового мінімуму для працездатних осіб із застосуванням установленого законом порядку округлення. Для паперового подання у 2026 році це 330 грн. Центральне міжрегіональне управління Міністерства юстиції зазначає стандартний строк такої реєстраційної дії — 24 години.

Після внесення змін до ЄДР завантажте нову виписку та перевірте адресу. Це дає змогу виявити помилку до того, як нові реквізити почнуть використовуватися у податковому обліку, документах, РРО/ПРРО або ліцензіях.

Форма № 5ДР: адресу потрібно окремо змінити в реєстрі фізичних осіб

Зміна відомостей у ЄДР не скасовує обов’язку фізичної особи актуалізувати власні дані в Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків. Пункт 70.7 Податкового кодексу та розділ IX Положення № 822 вимагають повідомляти про зміну даних, що містяться в обліковій картці, протягом місяця з дня виникнення змін. Для цього подається заява за формою № 5ДР.

Заяву можна подати:

• особисто або через представника;

• через Електронний кабінет із необхідними електронними копіями документів;

• через мобільні електронні сервіси ДПС, у яких реалізовано цю функцію;

• ДПС також повідомляє про можливість електронного подання форми № 5ДР із використанням функціоналу Дії відповідно до спеціального порядку.

Для підтвердження нового місця проживання використовуються дані документа, що посвідчує особу, та відповідні підтвердні документи. ДПС, зокрема, називає витяг з реєстру територіальної громади, паспорт у формі книжечки, тимчасове посвідчення громадянина України, а для внутрішньо переміщених осіб у відповідних випадках — довідку ВПО.

Після подання форми № 5ДР доцільно перевірити податкову адресу та основне місце обліку в Електронному кабінеті.

Що відбувається з податковим обліком після переїзду

Якщо нова адреса належить до іншої адміністративно-територіальної одиниці і через це змінюється контролюючий орган, ДПС проводить процедуру зняття платника з обліку за попереднім основним місцем та взяття на облік за новим. Порядок цих процедур визначає розділ X Порядку обліку платників податків і зборів № 1588.

При цьому зміна податкової адреси не означає, що з дня переїзду всі без винятку платежі потрібно перераховувати на нові бюджетні рахунки. Для суб’єктів господарювання пункт 8 статті 45 Бюджетного кодексу передбачає перехідний порядок: платежі, на які поширюється ця норма, до завершення поточного бюджетного періоду продовжують зараховувати за попереднім місцезнаходженням. ДПС окремо зазначає, що інтегровані картки платників, які змінюють місцезнаходження протягом року, передаються до нового органу ДПС з 1 січня наступного року.

Куди платити та подавати звітність

ДПС прямо підтверджує для єдинників: після зміни податкової адреси зі зміною адміністративного району декларація подається за новим місцезнаходженням, але єдиний податок до завершення поточного бюджетного року сплачується за попереднім.

ЄСВ має інше правило. Закон № 2464-VI зобов’язує платника сплачувати єдиний внесок та подавати відповідну звітність за основним місцем обліку. Тому після переведення до нового органу ДПС і сплата ЄСВ, і Податковий розрахунок здійснюються вже за новим основним місцем обліку.

Якщо після переїзду підприємець відкрив магазин, офіс, склад або інший об’єкт на новій території, виникають додаткові правила обліку за неосновним місцем та правила сплати податків, пов’язаних із цим об’єктом. ДПС як приклад називає ПДФО та майнові податки. Тому перед першим платежем після переїзду потрібно перевірити реквізити саме того податку, який сплачується.

Як змінити адресу платнику єдиного податку

Для платника єдиного податку важливо, щоб нова податкова адреса була внесена не лише до ЄДР, а й до Реєстру платників єдиного податку.

Якщо зміни подаються через Дію, при зміні місцезнаходження платника єдиного податку відповідна заява до ДПС формується автоматично. Після завершення процедури потрібно перевірити «Облікові дані платника» та дані про реєстрацію платником єдиного податку в Електронному кабінеті.

Якщо заяву потрібно подавати підприємцю самостійно, Податковий кодекс установлює такі строки:

• для платників 1 та 2 груп — не пізніше 20 числа місяця, наступного за місяцем, у якому змінилася податкова адреса;

• для платників 3 групи — не пізніше останнього дня кварталу, в якому відбулася зміна податкової адреси.

Для третьої групи не потрібно чекати строку подання квартальної декларації: граничний строк повідомлення про зміну адреси визначений окремо пунктом 298.6 Податкового кодексу.

Після внесення змін варто сформувати або перевірити витяг із Реєстру платників єдиного податку. Для підприємця це підтвердження того, що податкова вже використовує правильну адресу.

Чи потрібно подавати форму № 1-ПДВ

Ні. Зміна місцезнаходження або місця проживання, навіть якщо через неї ФОП переходить до іншого адміністративного району, не є підставою для перереєстрації платника ПДВ.

Із пункту 183.15 Податкового кодексу підставу щодо зміни місцезнаходження платника було виключено. Тому форма № 1-ПДВ із позначкою «Перереєстрація» лише через зміну адреси не подається. ДПС підтверджує це і для юридичних осіб, і для ФОП.

Коли після переїзду потрібна форма № 20-ОПП

Форма № 20-ОПП стосується не самої адреси проживання ФОП, а об’єктів оподаткування та об’єктів, пов’язаних з оподаткуванням або через які провадиться діяльність.

Якщо ФОП змінив домашню та податкову адресу, але магазин, офіс і склад залишилися за тими самими адресами, лише через зміну місця проживання створювати новий запис про магазин у формі № 20-ОПП не потрібно.

Якщо ж змінилася адреса магазину, складу, офісу, майстерні, виробничого приміщення або іншого об’єкта, потрібно подати форму № 20-ОПП з оновленою інформацією. Порядок № 1588 передбачає подання інформації про створення, відкриття та зміну відомостей про об’єкт протягом 10 робочих днів.

Особливо важливо спочатку актуалізувати дані про господарську одиницю за формою № 20-ОПП, а вже потім перевіряти або змінювати РРО/ПРРО, оскільки реєстраційні дані каси пов’язані з інформацією про господарську одиницю.

Чи потрібно перереєстровувати РРО

Тут також потрібно розрізняти дві ситуації.

Якщо змінилася лише адреса ФОП і через це змінився основний орган ДПС, окрему заяву для переведення РРО до нового органу подавати не потрібно. Протягом двох робочих днів після переведення платника на обслуговування за новим місцем обліку ДПС перереєстровує РРО до нового органу за допомогою своєї інформаційної системи. Реєстраційне посвідчення, видане попереднім органом, залишається чинним до виникнення змін у даних, зазначених у ньому.

Якщо змінилася господарська одиниця або інші реєстраційні дані самого РРО, потрібна перереєстрація за правилами наказу Мінфіну № 547. Залежно від підстави подається реєстраційна заява з позначкою «Перереєстрація», а контролюючий орган проводить перереєстрацію в установлені строки.

Тому ФОП, який переїхав додому, але залишив магазин на старому місці, не повинен вказувати домашню адресу як нову адресу господарської одиниці РРО.

Що робити з ПРРО після зміни адреси

Для ПРРО діє аналогічний принцип. Якщо через зміну місця проживання ФОП змінився лише основний контролюючий орган, протягом двох робочих днів після переведення платника ДПС автоматично перереєстровує ПРРО до нового контролюючого органу.

Якщо ж змінилося найменування або адреса господарської одиниці, де фактично застосовується ПРРО, потрібно провести перереєстрацію. Для цього подається форма № 1-ПРРО з відповідною позначкою. Перед поданням заяви необхідно передати останній фіскальний звітний чек і закрити останню зміну на ПРРО.

Після будь-якого переїзду варто перевірити в Електронному кабінеті:

• адресу господарської одиниці;

• її ідентифікатор;

• фіскальний номер кожного РРО/ПРРО;

• контролюючий орган;

• дані, що відображаються у фіскальному чеку.

Якщо магазин фактично переїхав, не варто проводити продажі через РРО/ПРРО, зареєстрований на стару господарську одиницю, до належного оновлення реєстраційних даних.

Чи потрібно реєструвати нову Книгу обліку доходів

Реєструвати в новій податковій нову Книгу обліку доходів лише через зміну адреси ФОП не потрібно.

ФОП 1 та 2 груп, а також ФОП 3 групи, які не є платниками ПДВ, відповідно до пункту 296.1 Податкового кодексу ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів. Облік може бути паперовим або електронним.

ФОП 3 групи — платники ПДВ ведуть облік доходів і витрат за типовою формою, затвердженою наказом Мінфіну № 405. ФОП на загальній системі ведуть облік доходів і витрат за типовою формою та Порядком, затвердженими наказом Мінфіну № 261. Стару систему реєстрації книги для таких підприємців замінено чинними правилами ведення обліку.

Зміна податкової адреси не обриває облік: записи продовжують вести відповідно до своєї системи оподаткування, а первинні документи необхідно зберігати у встановлені Податковим кодексом строки.

Що робити з ліцензіями

Наявність ліцензії потребує окремої перевірки, оскільки строки і порядок зміни відомостей залежать від виду діяльності. Універсального правила «для всіх ліцензій подати одну заяву в один строк» немає.

Для торгівлі алкоголем, тютюновими виробами, рідинами для електронних сигарет, а також для діяльності з пальним застосовується Закон № 3817-IX. Якщо після отримання ліцензії змінилися відомості про ліцензіата, зокрема його місцезнаходження, заяву про внесення змін до відповідного реєстру потрібно подати протягом 30 календарних днів з дня події. Для алкогольної, тютюнової та пов’язаної продукції це передбачено частиною дев’ятою статті 34, для пального — частиною дев’ятою статті 35.

Якщо змінилося саме місцезнаходження ліцензіата, Закон № 3817-IX передбачає подання заяви до органу ліцензування за новим місцезнаходженням у випадках, установлених законом. Водночас зміна домашньої адреси ФОП не означає автоматичної зміни адреси місця роздрібної торгівлі: магазин та зареєстровані в ньому РРО/ПРРО залишаються окремими реквізитами ліцензійного обліку.

Для інших ліцензованих видів діяльності потрібно перевіряти профільний закон і ліцензійні умови. Працювати за новою адресою об’єкта, якщо конкретний вид ліцензії або дозволу прив’язаний до місця провадження діяльності, слід лише після виконання передбаченої для такого виду діяльності процедури.

Банки, договори, рахунки та інші документи

Після внесення нової адреси до державних реєстрів підприємцю варто привести у відповідність документи та інформаційні системи, в яких адреса ФОП використовується як реквізит. Насамперед це договори з контрагентами, рахунки, акти, накладні, банківський профіль підприємця, дані платіжних сервісів, договори оренди, кабінети перевізників та інтернет-магазину.

Законодавство не встановлює одного універсального строку для повідомлення всіх банків і контрагентів про зміну адреси. Строк може бути передбачений конкретним договором, правилами банку або спеціальним законодавством. Тому після зміни ЄДР варто перевірити договори та умови обслуговування, а не застосовувати до всіх контрагентів один довільний строк.

Для інтернет-магазину також важливо перевірити інформацію, за якою покупець ідентифікує продавця, якщо серед оприлюднених реквізитів зазначено місцезнаходження ФОП.

Як у Торгсофт оновити адресу ФОП, торгової точки та дані ПРРО після переїзду

У Торгсофт адресні дані використовуються в різних частинах обліку та друкованих документів. Зокрема, для визначення податкової адреси в окремих формах програма використовує поля Місто та Адреса торговельної мережі в меню Налаштування → Торговельна мережа → Змінити. Для даних про місце продажу використовується назва магазину, а якщо вона не заповнена — місто та адреса відповідного центру обліку. Тому після офіційної зміни реквізитів потрібно перевірити не тільки картку підприємства, а й торговельну мережу та центри обліку, щоб у документах не змішувалися податкова адреса ФОП і фактична адреса магазину.

Для ПРРО в Торгсофт важливо врахувати, що раніше додані в програму реєстраційні дані ПРРО не оновлюються автоматично лише тому, що інформація змінилася на сервері ДПС. У налаштуваннях ПРРО можна відкрити потрібний ПРРО, обрати редагування та повторно виконати Вибір господарської одиниці після того, як актуальні дані з’являться на сервері податкової. У довідці Торгсофт також зазначено, що оновлення інформації на стороні ДПС може відображатися із затримкою.

Після зміни адреси доцільно провести контрольну перевірку: сформувати документ із реквізитами ФОП, перевірити дані центру обліку, відкрити налаштування ПРРО і сформувати тестовий робочий чек під час наступної реальної розрахункової операції. Адреса ФОП, адреса господарської одиниці та дані ПРРО мають відповідати своїм реєстраційним джерелам і не підміняти одна одну.

Приклад: ФОП переїхав до іншої області

ФОП на єдиному податку переїхав до іншої області, змінив адресу в ЄДР та був переведений на основний облік до іншого органу ДПС. Магазин за старою адресою не переїжджав.

У такій ситуації підприємець подає форму № 5ДР, перевіряє нову адресу в Реєстрі платників єдиного податку та основне місце обліку. Декларацію платника єдиного податку він подає вже за новим місцезнаходженням, але єдиний податок до завершення бюджетного року сплачує за попереднім місцезнаходженням. ЄСВ і відповідний Податковий розрахунок подаються та сплачуються за новим основним місцем обліку. Оскільки магазин фактично не змінював адресу, лише домашній переїзд ФОП не є зміною адреси господарської одиниці магазину. Саме такий перехідний порядок щодо платежів і ЄСВ ДПС роз’яснює підприємцям при зміні місцезнаходження.

Чекліст ФОП після зміни місця проживання

1. Зареєструвати нове місцезнаходження ФОП у ЄДР.

2. Отримати та перевірити виписку з ЄДР.

3. Не пізніше місяця після зміни місця проживання подати форму № 5ДР.

4. Перевірити в Електронному кабінеті нову податкову адресу та основний орган ДПС.

5. Платнику єдиного податку — перевірити Реєстр платників ЄП; якщо зміни не внесені автоматично, подати заяву в строк, передбачений пунктами 298.5 або 298.6 ПКУ.

6. Якщо змінився адміністративний район — розділити платежі за правилами перехідного бюджетного періоду: єдиний податок та інші платежі, на які поширюється відповідне правило, до кінця року можуть залишатися за старим місцем, тоді як ЄСВ і пов’язана з ним звітність переходять за новим основним місцем.

7. Якщо переїхав магазин, склад, офіс чи інший об’єкт — протягом 10 робочих днів оновити форму № 20-ОПП.

8. Перевірити РРО/ПРРО. При зміні лише основного контролюючого органу їх переведення здійснює ДПС; при зміні господарської одиниці потрібна відповідна перереєстрація.

9. Платнику ПДВ не подавати форму № 1-ПДВ лише через зміну місця проживання.

10. Не реєструвати нову Книгу обліку через сам факт переїзду; продовжувати облік за правилами своєї системи оподаткування.

11. За наявності ліцензій перевірити спеціальні вимоги. Для ліцензій, що регулюються Законом № 3817-IX, зміна місцезнаходження ліцензіата потребує внесення змін до реєстру протягом 30 календарних днів.

12. Оновити адресу в документах, банківських і торговельних сервісах, а в Торгсофт — перевірити реквізити підприємства, торговельної мережі, центрів обліку та ПРРО.

Офіційні джерела

• Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 № 755-IV — статті 18, 26, 36: документи для реєстраційних дій, строки та адміністративний збір. Закон № 755-IV на сайті Верховної Ради

• Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI — статті 45, 63, 66, п. 70.7 ст. 70, п. 183.15 ст. 183, п. 296.1 ст. 296, пп. 298.5–298.6 ст. 298: податкова адреса, облік платника, форма № 5ДР, ПДВ, облік доходів та повідомлення єдинників про зміну адреси. Податковий кодекс України

• Бюджетний кодекс України від 08.07.2010 № 2456-VI — п. 8 ст. 45: порядок зарахування платежів при зміні місцезнаходження суб’єкта господарювання протягом бюджетного періоду. Бюджетний кодекс України

• Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI — ч. 2 ст. 6: сплата ЄСВ та подання відповідної звітності за основним місцем обліку. Закон № 2464-VI

• Наказ Мінфіну від 09.12.2011 № 1588 «Про затвердження Порядку обліку платників податків і зборів…» — розділи VIII і X: форма № 20-ОПП та переведення платника між контролюючими органами. Порядок № 1588

• Наказ Мінфіну від 29.09.2017 № 822 — розділ IX та додаток 12: порядок зміни даних фізичної особи і форма № 5ДР. Положення № 822

• Наказ Мінфіну від 14.06.2016 № 547 — Порядок реєстрації та перереєстрації РРО. Наказ № 547 на сайті Верховної Ради

• Наказ Мінфіну від 23.06.2020 № 317 — розділ II, зокрема пп. 9–11: реєстрація, зміна даних та перереєстрація ПРРО. Порядок реєстрації ПРРО № 317

• Наказ Мінфіну від 13.05.2021 № 261 — типова форма та порядок обліку доходів і витрат ФОП на загальній системі. Наказ № 261 на сайті Верховної Ради

• Наказ Мінфіну від 30.11.2022 № 405 — типова форма обліку доходів і витрат для ФОП 3 групи — платників ПДВ. Наказ № 405 на сайті Верховної Ради

• Закон України від 18.06.2024 № 3817-IX «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового… та пального» — ст. 34–35: ліцензування та внесення змін до відомостей про ліцензіатів, у тому числі при зміні місцезнаходження. Закон № 3817-IX на сайті Верховної Ради

• Офіційний сервіс Дія «Внесення змін про ФОП» — онлайн-зміна місцезнаходження ФОП, документи, вартість та передача заяви єдинника до ДПС. Внесення змін про ФОП у Дії

• Роз’яснення ДПС щодо зміни місцезнаходження платника — перехідний порядок сплати податків та сплата ЄСВ за новим основним місцем. Роз’яснення ДПС

• Роз’яснення ДПС щодо форми № 5ДР — строк один місяць та способи подання після зміни адреси. Роз’яснення ДПС від 2 вересня 2026 року