ФОП у 2026 році: податки, РРО/ПРРО, документи, працівники, ліцензії та штрафи

ФОП у 2026 році: податки, РРО/ПРРО, документи, працівники, ліцензії та штрафи

Фінансові ризики для ФОП виникають тоді, коли фактична діяльність не відповідає обраній системі оподаткування, отриманий дохід перевищує встановлений ліміт, розрахункова операція не проведена через РРО/ПРРО, товар не підтверджений документами, працівник допущений до роботи без оформлення або діяльність здійснюється без необхідної ліцензії. Наслідками можуть бути ставка єдиного податку 15% щодо окремих доходів, перехід на загальну систему, штрафи у розмірі 100% або 150% вартості операцій, штраф у розмірі вартості необлікованого товару, санкція 86 470 грн за неоформленого працівника та припинення дії ліцензії.

Надійна модель роботи підприємця передбачає контроль податкової групи і КВЕДів, своєчасне внесення податків та ЄСВ, фіскалізацію всіх розрахункових операцій, наявність первинних документів на товар, правильне оформлення персоналу, реєстрацію господарських об’єктів і отримання галузевих ліцензій. Воєнний стан передбачає окремі пільги, але більшість із них застосовується лише за встановлених законом умов і не є загальним звільненням від податків, звітності або РРО.

Основні податкові показники для ФОП у 2026 році

Мінімальна заробітна плата становить 8 647 грн на місяць, а прожитковий мінімум для працездатної особи — 3 328 грн. Від цих показників залежать розміри єдиного податку, військового збору, ЄСВ, трудових та окремих ліцензійних санкцій.

Для першої та другої груп наведено максимальні ставки. Конкретний розмір єдиного податку визначає відповідна місцева рада, тому він може бути нижчим. Єдиний податок і військовий збір підприємці першої та другої груп сплачують щомісячними авансовими внесками незалежно від того, чи був отриманий дохід, якщо немає законної пільги.

На загальній системі оподатковується не вся виручка, а різниця між отриманим доходом і документально підтвердженими витратами, безпосередньо пов’язаними з господарською діяльністю. Витрати без належних документів не зменшують базу оподаткування.

Яку діяльність дозволяють групи єдиного податку

Перша група

Перша група призначена для ФОП без найманих працівників, які:

• торгують товарами з торговельних місць на ринках;

• надають населенню побутові послуги, перелік яких встановлений Податковим кодексом;

• не перевищують річного ліміту доходу.

Торгівля через звичайний магазин, інтернет-магазин або окреме приміщення поза торговельним місцем на ринку не відповідає умовам першої групи.

Друга група

Друга група дозволяє:

• виробництво та продаж товарів;

• ресторанну діяльність;

• надання послуг населенню та платникам єдиного податку;

• використання праці не більше 10 працівників одночасно.

Послуги підприємствам і ФОП на загальній системі за загальним правилом не відповідають умовам другої групи. Обмеження стосується саме послуг. Продаж товарів покупцю на загальній системі сам по собі не забороняється.

Третя група

Третя група не має окремого обмеження за кількістю працівників і колом контрагентів, але ФОП повинен:

• дотримуватися граничного доходу;

• не здійснювати заборонених для спрощеної системи видів діяльності;

• проводити розрахунки у грошовій формі;

• мати відповідні види діяльності в реєстрі платників єдиного податку.

Умови перебування на спрощеній системі, обмеження за видами діяльності та порядок розрахунків встановлені статтями 291–299 Податкового кодексу України.

КВЕД і реєстр платників єдиного податку

Запис КВЕД у Єдиному державному реєстрі та відомості в реєстрі платників єдиного податку виконують різні функції.

Перед початком нового напряму роботи ФОП має:

1. додати відповідний КВЕД до Єдиного державного реєстру;

2. подати до ДПС заяву про внесення виду діяльності до реєстру платників єдиного податку;

3. перевірити отриманий витяг із реєстру;

4. переконатися, що діяльність дозволена для обраної групи;

5. за потреби отримати галузеву ліцензію або дозвіл.

Наявність КВЕД не замінює ліцензії. Наприклад, КВЕД на роздрібну торгівлю алкоголем не дає права продавати алкоголь без ліцензії.

Коли застосовується ставка єдиного податку 15%

Ставка 15% не застосовується автоматично до всього доходу ФОП. Нею оподатковується конкретна сума доходу, отримана з порушенням правил спрощеної системи, зокрема:

• сума перевищення річного ліміту;

• дохід від діяльності, не зазначеної в реєстрі платників єдиного податку;

• дохід від діяльності, забороненої для спрощеної системи;

• дохід від діяльності, яка не відповідає умовам першої або другої групи;

• дохід, отриманий із застосуванням негрошового способу розрахунків, забороненого пунктом 291.6 ПКУ.

Крім сплати 15%, підприємець повинен перейти до іншої групи або на загальну систему в строки, встановлені Податковим кодексом. Якщо порушення виявить ДПС, реєстрація платника єдиного податку може бути анульована за рішенням контролюючого органу.

Розрахунки, які створюють ризик для єдинника

Платники першої — третьої груп повинні здійснювати розрахунки за товари, роботи та послуги у грошовій формі — готівковій або безготівковій. Ризик виникає при:

• бартері;

• зарахуванні зустрічних однорідних вимог;

• передачі товару замість оплати;

• погашенні боргу іншим майном;

• використанні векселів або інших негрошових способів, якщо закон прямо не дозволяє відповідну операцію.

Несвоєчасна сплата податків: які санкції застосовуються

Крім штрафу, за правилами статті 129 ПКУ може нараховуватися пеня. Податковий борг може спричинити направлення податкової вимоги, виникнення податкової застави та стягнення коштів або майна у порядку, встановленому статтями 59 і 87–95 ПКУ.

Перед сплатою необхідно перевіряти актуальні бюджетні рахунки та призначення платежу. Переказ на неправильний рахунок не завжди зараховується як своєчасне виконання відповідного податкового обов’язку.

ЄСВ: обов’язок, пільги та відповідальність

Мінімальний страховий внесок за місяць становить 1 902,34 грн, а за квартал — 5 707,02 грн. Сплата мінімального ЄСВ забезпечує один місяць страхового стажу за умови своєчасного та повного внесення платежу.

Закон передбачає звільнення від сплати ЄСВ за себе для окремих категорій, зокрема за дотримання встановлених умов:

• пенсіонерів за віком або за вислугою років, які отримують пенсію;

• осіб з інвалідністю, які отримують пенсію або соціальну допомогу;

• ФОП, які одночасно працюють за трудовим договором, якщо роботодавець сплатив за відповідний місяць внесок не менше мінімального;

• мобілізованих підприємців у випадках, передбачених законом;

• інших осіб, прямо визначених статтею 4 Закону № 2464.

Для ФОП на загальній системі база ЄСВ пов’язана з чистим доходом. Якщо чистого доходу за окремий місяць немає, підприємець має право не визначати базу внеску за себе або добровільно сплатити внесок у межах, установлених законом.

За несплату або несвоєчасну сплату ЄСВ застосовується штраф у розмірі 20% своєчасно не сплаченої суми. Пеня становить 0,1% недоплати за кожний день прострочення, починаючи з наступного дня після граничного строку і до дня фактичної сплати включно. Заборгованість може бути передана на примусове виконання.

Податкова звітність ФОП

Платники єдиного податку першої та другої груп подають декларацію за рік, а платники третьої групи — за квартал. Підприємці на загальній системі подають річну декларацію про майновий стан і доходи з відповідними додатками.

ФОП, які є роботодавцями або іншими податковими агентами, у 2026 році подають об’єднаний Податковий розрахунок із ПДФО, військового збору та ЄСВ щокварталу з розподілом показників за кожним місяцем кварталу. Розрахунок за другий квартал 2026 року подається не пізніше 10 серпня 2026 року. Якщо звіти вже подавалися за окремі місяці кварталу, квартальна форма заповнюється лише за місяці, за які дані ще не подавалися: дублювати вже прийняті відомості не потрібно.

Перед поданням звітності потрібно перевірити:

• чинний електронний формат форми;

• правильність податкового номера;

• ознаки доходу;

• кількість працівників;

• дати прийняття та звільнення;

• суми ПДФО, військового збору й ЄСВ;

• наявність квитанції № 2 про прийняття звіту.

Квитанція про відправлення документа не підтверджує його прийняття. Підтвердженням є позитивна квитанція № 2.

Як самостійно виправити податкову помилку

Помилку потрібно виправляти до початку перевірки шляхом подання уточнюючої декларації або відображення уточнення в поточній звітності — залежно від форми та правил відповідного податку.

Під час дії воєнного стану підпункт 69.38 підрозділу 10 розділу XX ПКУ звільняє платника від штрафу 3% або 5%, передбаченого пунктом 50.1 ПКУ, та від пені, якщо він самостійно виправляє занижене податкове зобов’язання з дотриманням порядку, вимог і обмежень статті 50 ПКУ. Сам податок або збір, який був занижений, необхідно доплатити.

Ця норма не означає, що будь-яке порушення автоматично звільняється від відповідальності. Вона стосується саме самостійного виправлення податкових помилок у порядку статті 50 ПКУ і не скасовує санкцій за порушення законодавства про РРО, працю, ліцензування чи обіг підакцизних товарів.

Первинні документи: що повинен зберігати ФОП

ФОП повинен вести облік доходів, витрат і господарських операцій на підставі документів. Для єдинника витрати зазвичай не зменшують суму єдиного податку, але документи все одно потрібні для підтвердження:

• походження та придбання товару;

• фактичного надходження товару;

• його кількості й вартості;

• переміщення між магазинами та складами;

• повернення постачальнику або покупцем;

• списання, пошкодження чи нестачі;

• законності використання торговельної марки або програмного забезпечення;

• гарантійних зобов’язань;

• взаєморозрахунків із контрагентами;

• витрат ФОП на загальній системі.

До документів можуть належати договори, рахунки, видаткові та товарно-транспортні накладні, акти приймання-передачі, акти виконаних робіт, чеки, платіжні інструкції, банківські виписки, митні декларації, інвентаризаційні відомості, акти списання, сертифікати та декларації відповідності.

Первинний документ повинен містити достатні дані для ідентифікації операції: назву документа, дату, дані сторін, зміст та обсяг операції, одиницю виміру, відповідальних осіб, підпис або інший ідентифікатор, передбачений законодавством.

Для більшості звичайних документів ФОП мінімальний строк зберігання становить не менше 1 095 днів за правилами статті 44 ПКУ. Для окремих операцій закон установлює довші строки. Документи не можна знищувати до завершення перевірки, адміністративного чи судового оскарження, навіть якщо основний строк уже минув.

Хто зобов’язаний вести облік товарних запасів

Форму обліку товарних запасів за наказом Міністерства фінансів № 496 зобов’язані вести, зокрема:

• ФОП на загальній системі, які продають товари та проводять розрахункові операції;

• ФОП-єдинники, зареєстровані платниками ПДВ;

• ФОП, які продають технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;

• продавці лікарських засобів і виробів медичного призначення;

• продавці ювелірних та побутових виробів із дорогоцінних металів і каміння.

Товар має бути внесений до обліку до початку його реалізації. Записи формуються на підставі документів про надходження, переміщення та вибуття. Первинні документи або доступ до їх електронних копій повинні бути у місці продажу.

За реалізацію необлікованих товарів або ненадання під час перевірки документів, які підтверджують їх облік у місці продажу, стаття 20 Закону № 265 передбачає штраф у розмірі вартості таких товарів за цінами реалізації, але не менше 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян — 170 грн. Ця санкція не застосовується до єдинників, які не є платниками ПДВ, за винятком продавців підакцизних товарів, технічно складної побутової техніки, ліків, медичних виробів і ювелірних товарів.

Документи, надані лише після початку перевірки, можуть не усунути порушення, якщо під час перевірки товар уже знаходився у місці продажу без належного документального підтвердження.

РРО/ПРРО: коли чек обов’язковий

РРО або ПРРО застосовується під час розрахункової операції, зокрема при:

• прийманні готівки;

• оплаті карткою через POS-термінал;

• оплаті карткою на сайті;

• інтернет-еквайрингу;

• оплаті через платіжне посилання або платіжний QR-код;

• прийманні оплати власним кур’єром;

• поверненні покупцю коштів за раніше придбаний товар.

Платіжний термінал не замінює РРО. Термінальний сліп підтверджує банківську операцію, а фіскальний чек — продаж товару або послуги.

РРО може не застосовуватися, зокрема:

• ФОП першої групи;

• при оплаті виключно банківським переказом з рахунку покупця на поточний рахунок продавця за реквізитами IBAN, без використання картки чи еквайрингу;

• у випадках, прямо передбачених статтею 9 Закону № 265;

• у випадках використання розрахункових книжок і КОРО відповідно до статті 10 Закону № 265 та постанови Кабінету Міністрів № 1336.

Підприємець повинен оцінювати не назву платежу в банківській виписці, а фактичний механізм його ініціювання. Оплата карткою через еквайринг не стає звичайним банківським переказом лише тому, що гроші надходять на рахунок продавця.

Штрафи за невикористання РРО/ПРРО

За непроведення розрахункової операції, проведення її на неповну суму або ненадання покупцю належного розрахункового документа пункт 1 статті 17 Закону № 265 передбачає:

• 100% вартості проданих із порушенням товарів, робіт або послуг — за перше встановлене порушення;

• 150% вартості — за кожне наступне порушення.

Зменшені ставки, які тимчасово діяли для окремих ФОП, завершилися 31 липня 2025 року.

Перше та наступні порушення визначаються не за днем перевірки, а за послідовністю підтверджених операцій. Якщо перевіркою встановлено кілька нефіскалізованих продажів, санкція може бути застосована окремо до кожної операції: 100% до першої та 150% до наступних.

Яким має бути фіскальний чек

У чеку повинні бути обов’язкові реквізити, передбачені Положенням № 13, зокрема:

• найменування та адреса господарської одиниці;

• дані ФОП і податковий номер;

• назва товару або послуги;

• кількість, ціна та загальна вартість;

• форма і засіб оплати;

• ставки та суми ПДВ або акцизного податку — коли вони застосовуються;

• дата і час операції;

• фіскальний номер чека;

• дані РРО або ПРРО;

• QR-код та інші передбачені формою реквізити;

• код УКТ ЗЕД і дані акцизної марки для товарів, щодо яких це обов’язково.

Назва товару має давати змогу ідентифікувати проданий товар. Узагальнені записи на кшталт «товар», «послуга», «одяг» або «продукція» можуть не відповідати вимогам, якщо не дозволяють визначити предмет операції. Для єдинників, які не є платниками ПДВ і не продають спеціально визначені ризикові товари, закон дозволяє зазначати назву, яка відображає споживчі ознаки та товарну групу.

Відсутність обов’язкового реквізиту може призвести до того, що документ не буде визнаний розрахунковим. Водночас не кожна технічна неточність автоматично означає штраф 100%: значення мають зміст помилки, обов’язковість відповідного реквізиту та фактичні обставини операції.

Зміни, повернення і закриття касового дня

ПРРО-зміна не повинна тривати понад 24 години. Наприкінці робочого дня, протягом якого проводилися розрахункові операції, формується денний Z-звіт.

Повернення коштів оформлюється через РРО/ПРРО чеком видачі коштів або відповідною операцією сторнування — залежно від ситуації та моменту виявлення помилки. Простого видалення продажу з товарооблікової програми недостатньо.

Інтернет-магазини, доставка та післяплата

Продавець повинен заздалегідь визначити, хто є стороною розрахункової операції, хто приймає гроші, який документ отримує покупець і в який момент виникає обов’язок сформувати чек. Договір із перевізником має відповідати фактичній моделі приймання післяплати.

На сайті, маркетплейсі або сторінці в соціальній мережі продавець повинен розмістити передбачену Законом «Про електронну комерцію» інформацію про себе, зокрема найменування або ПІБ ФОП, адресу, контактні дані, податковий номер, відомості про ліцензію, умови оплати, доставки, повернення та кінцеву ціну.

Господарська одиниця, приміщення і форма № 20-ОПП

Магазин, склад, офіс, кіоск, салон, майстерня або інший об’єкт, через який ведеться діяльність, необхідно належним чином оформити.

Підприємець повинен мати:

• документ про право власності, оренду або іншу законну підставу користування приміщенням;

• повідомлення за формою № 20-ОПП;

• зареєстрований на цю господарську одиницю РРО/ПРРО;

• документи на вивіску або зовнішню рекламу, якщо вони потрібні;

• ліцензію із правильною адресою та даними РРО/ПРРО — для ліцензованої торгівлі;

• документи з пожежної безпеки, охорони праці, санітарних або харчових вимог — залежно від діяльності;

• документи на ваги та інше вимірювальне обладнання, якщо воно підлягає метрологічному контролю.

РРО або ПРРО не реєструють на неіснуючий чи не взятий на облік об’єкт. Спочатку необхідно повідомити ДПС про господарську одиницю за формою № 20-ОПП, після чого реєструвати касу.

Ліцензії та дозволи

Для звичайної роздрібної торгівлі непродовольчими товарами універсальної «торговельної ліцензії» немає. Ліцензія потрібна для конкретних видів діяльності, визначених законом.

Перед початком роботи необхідно перевірити не лише Закон «Про ліцензування видів господарської діяльності», а й спеціальний закон та ліцензійні умови для конкретної галузі.

Продаж алкоголю, тютюну, рідин для електронних сигарет і пального

У сфері підакцизної торгівлі потрібно одночасно контролювати:

• чинність ліцензії;

• адресу місця торгівлі;

• перелік РРО/ПРРО, внесених до ліцензійного реєстру;

• документи на походження товару;

• акцизне маркування;

• коди УКТ ЗЕД у чеку;

• установлені законом ціни;

• вікові обмеження;

• товарні залишки;

• строки придатності та умови зберігання;

• чергові платежі за ліцензію.

Для роздрібних продавців алкоголю, тютюнових виробів і рідин для електронних сигарет діють вимоги до середньої щомісячної заробітної плати працівників або місячного оподатковуваного доходу ФОП без працівників:

• 17 294 грн — загальний показник, що дорівнює двом мінімальним зарплатам;

• 12 970,50 грн — для місць торгівлі поза обласними центрами, Києвом і Севастополем на відстані понад 50 км та з торговельною площею до 500 м², за виконання всіх умов Закону № 3817.

Невиконання цієї вимоги протягом трьох повних календарних місяців поспіль, установлене під час перевірки, є підставою для припинення дії ліцензії.

До інших підстав припинення ліцензії можуть належати:

• заява самого ліцензіата;

• несплата чергового платежу;

• продаж немаркованої продукції, коли маркування обов’язкове;

• зберігання або продаж необлікованої підакцизної продукції понад установлений законом поріг;

• повторна протягом 365 днів торгівля через РРО/ПРРО, не внесений до реєстру, або без РРО/ПРРО;

• припинення державної реєстрації підприємця;

• інші факти, прямо перелічені у статті 46 Закону № 3817.

Для необлікованих алкоголю, тютюнових виробів або рідин для електронних сигарет підставою припинення ліцензії є перевищення 0,5% обсягу відповідного товару, проданого за попередню добу через усі РРО/ПРРО цього місця торгівлі.

Маркування, якість і зберігання товарів

Товар повинен відповідати технічним регламентам та спеціальним вимогам до відповідної категорії продукції. Підприємець повинен перевіряти:

• наявність інформації українською мовою;

• найменування та основні характеристики товару;

• виробника або імпортера;

• склад і спосіб використання — коли це потрібно;

• дату виробництва, строк придатності та умови зберігання;

• попередження про ризики;

• знак відповідності технічним регламентам;

• сертифікат, декларацію відповідності або інший документ, якщо він обов’язковий;

• гарантійні документи;

• маркування акцизними марками або іншими ідентифікаторами.

Продавець не повинен реалізовувати прострочений, небезпечний, пошкоджений, неправильно маркований або відкликаний товар. Умови складування мають відповідати вимогам виробника та галузевого законодавства. Для харчових продуктів, ліків, косметики, хімічних речовин, дитячих товарів і техніки діють спеціальні правила.

Оформлення працівників

Працівника не можна допускати до роботи, доки одночасно не виконано дві умови:

1. оформлено трудовий договір і видано наказ або розпорядження про прийняття;

2. до ДПС направлено повідомлення про прийняття працівника на роботу.

Це правило поширюється і на родичів підприємця, якщо вони фактично виконують роботу продавця, касира, адміністратора, кур’єра, майстра, кухаря або іншого працівника.

Ознаками трудових відносин можуть бути регулярна робота за графіком, підпорядкування правилам підприємця, виконання постійної трудової функції, робота на обладнанні роботодавця і систематична оплата. Цивільно-правовий договір не захищає від відповідальності, якщо фактично особа працює як штатний працівник.

Основні трудові штрафи у 2026 році

Для платників єдиного податку першої — третьої груп за перше порушення щодо фактичного допуску без трудового договору стаття 265 КЗпП передбачає попередження замість фінансової санкції. Це не звільняє від обов’язку оформити працівника, донарахувати податки та ЄСВ і не виключає адміністративної відповідальності винної особи.

Як проводяться фактичні перевірки

Фактична перевірка може стосуватися:

• РРО/ПРРО і видачі чеків;

• касової дисципліни;

• наявності ліцензій;

• обігу підакцизних товарів;

• ведення товарного обліку;

• оформлення працівників.

Перевірка може проводитися без попереднього повідомлення, але лише за підставами статті 80 ПКУ. До початку перевірки посадові особи повинні пред’явити або надати передбачені статтею 81 ПКУ документи: направлення, копію наказу та службові посвідчення.

Підприємець має право:

• перевірити реквізити документів;

• зробити їх копії або фото;

• залучити адвоката;

• надати письмові пояснення;

• подати заперечення до акта;

• оскаржити податкове повідомлення-рішення в адміністративному або судовому порядку.

Недопуск до перевірки без належної правової підстави може створити окремі ризики, тому рішення про недопуск необхідно приймати лише після юридичної оцінки документів і підстав перевірки.

Чи має податкова автоматичний доступ до всіх банківських виписок

Інформація про рахунки та операції клієнта є банківською таємницею. ДПС не має необмеженого довільного доступу до повного руху коштів кожного підприємця.

Водночас:

• банк повідомляє ДПС про відкриття і закриття рахунків ФОП;

• підприємець зобов’язаний повідомити банк про свій статус ФОП;

• під час документальної перевірки ДПС може вимагати від самого підприємця банківські виписки, пов’язані з предметом перевірки;

• інформація від банку може бути розкрита у випадках і порядку, передбачених статтею 62 Закону «Про банки і банківську діяльність»;

• ДПС зіставляє декларації, дані РРО/ПРРО, податкову звітність, реєстри, ліцензії та іншу податкову інформацію.

ФОП не повинен використовувати особистий рахунок для підприємницьких розрахунків. Змішування особистих і господарських коштів ускладнює підтвердження природи надходжень і захист під час перевірки.

Пільги та спеціальні правила під час воєнного стану

Неможливість виконати податковий обов’язок

Підпункт 69.1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ не встановлює автоматичного звільнення всіх підприємців від відповідальності. ФОП, який об’єктивно не може подати звітність, сплатити податок або виконати інший обов’язок через воєнні обставини, повинен підтвердити неможливість відповідно до наказу Міністерства фінансів № 225.

Потрібні заява та документи, що підтверджують конкретні обставини: знищення або втрату майна і документів, окупацію, бойові дії, евакуацію, відсутність доступу до банківських або електронних систем та інші передбачені Порядком обставини. Після відновлення можливості обов’язки потрібно виконати у спеціально встановлені строки.

Відпустка і тривала хвороба ФОП першої або другої групи

ФОП першої або другої групи без найманих працівників може не сплачувати єдиний податок та фіксований військовий збір:

• протягом одного календарного місяця на рік у зв’язку з відпусткою;

• за період хвороби тривалістю 30 і більше календарних днів, підтвердженої належними документами.

Відпустку необхідно оформити заявою до її початку. Пільга не застосовується автоматично і не поширюється на ЄСВ, якщо окремої підстави для звільнення від ЄСВ немає.

Мобілізовані підприємці

ФОП, зареєстровані до призову або укладення контракту, за передбачених ПКУ умов звільняються від нарахування, сплати та звітності щодо податків за себе за період військової служби. Обов’язки роботодавця щодо працівників не припиняються автоматично: ПДФО, військовий збір та ЄСВ із виплат працівникам повинні виконуватися самим підприємцем або уповноваженою особою за спеціальним порядком.

Території бойових дій і тимчасово окуповані території

Для окремих ФОП першої та другої груп із податковою адресою на територіях бойових дій або тимчасово окупованих територіях ПКУ передбачає спеціальне право не сплачувати фіксовані платежі за визначені періоди та за встановлених умов.

Крім того, з 1 жовтня 2023 року не застосовується відповідальність за окремі порушення Закону № 265, вчинені на тимчасово окупованих територіях, територіях активних або можливих бойових дій, до визначених законом дат. Виняток становлять порушення під час продажу підакцизних товарів. Це звільнення від відповідальності не слід розглядати як загальне скасування обов’язку використовувати РРО/ПРРО.

Чек-лист безпечної роботи ФОП

Податки та статус

• Перевірити податкову групу, ставки й річний ліміт.

• Звірити КВЕДи в ЄДР і реєстрі платників єдиного податку.

• Не проводити заборонені негрошові розрахунки.

• Щомісяця перевіряти стан розрахунків із бюджетом в Електронному кабінеті.

• Сплачувати податки лише на актуальні бюджетні рахунки.

• Контролювати наближення до ліміту доходу до завершення року.

РРО/ПРРО

• Зареєструвати господарську одиницю за формою № 20-ОПП.

• Зареєструвати РРО/ПРРО та касирів.

• Фіскалізувати кожну розрахункову операцію на повну суму.

• Правильно зазначати товар, форму і засіб оплати.

• Не плутати POS-квитанцію з фіскальним чеком.

• Оформлювати повернення через РРО/ПРРО.

• Закривати зміну та формувати Z-звіт.

• Перевіряти передачу чеків на фіскальний сервер.

Товар і документи

• Не приймати товар без документа про походження.

• Вносити надходження до обліку до початку продажу.

• Зберігати документи за кожним постачальником і партією.

• Оформлювати переміщення, списання, повернення та інвентаризацію.

• Забезпечити доступ до документів безпосередньо в місці продажу.

• Контролювати маркування, сертифікати, строки придатності та умови зберігання.

Персонал

• Оформити трудовий договір і наказ.

• Повідомити ДПС до фактичного початку роботи.

• Вести облік робочого часу.

• Нараховувати зарплату не нижче законодавчих гарантій.

• Своєчасно сплачувати ПДФО, військовий збір і ЄСВ.

• Не підміняти трудові відносини цивільним договором.

Ліцензії

• Перевіряти строк і статус кожної ліцензії.

• Вчасно сплачувати чергові платежі.

• Вносити до реєстрів усі РРО/ПРРО і місця діяльності.

• Не переміщувати ліцензовану діяльність на іншу адресу без належного оформлення.

• Контролювати спеціальні вимоги щодо зарплати, доходу, маркування та товарного обліку.

Як Торгсофт допомагає контролювати фіскальні чеки, товарні документи, залишки та дії касирів

У Торгсофт продаж товару пов’язується з обліком залишків і розрахунковою операцією. За наявності підключеного РРО або ПРРО програма дає змогу проводити фіскальний продаж і повернення, визначати форму оплати, друкувати або формувати чек, працювати з касовими змінами та контролювати результати фіскалізації. Підключення банківського термінала зменшує ризик ручного внесення неправильної суми чи форми оплати.

Надходження товару, повернення, внутрішні передачі, списання та інвентаризація оформлюються окремими складськими документами. У програмі є облік руху товару, реєстри прихідних документів, складські залишки, друк етикеток, параметри маркування, облік сертифікатів якості та додаткова функція «Форма ведення обліку товарних запасів». Це дає змогу пов’язати фактичний залишок із документами про надходження та вибуття товару.

Для захисту активів підприємства у Торгсофт можна розмежувати права користувачів, налаштувати ролі, вести протокол дій, журнал змін складських і фінансових документів, контролювати касу, банківські виписки та операції продавців. Такі журнали допомагають установити, хто і коли змінив продаж, повернення, оплату або товарний документ. Програма не замінює первинні документи, правильну реєстрацію РРО/ПРРО та юридичне оформлення господарських операцій, але допомагає системно контролювати їх виконання.

Приклад із практики

Податкові органи регулярно застосовують санкції не лише за невидачу чека, а й за відсутність товарного обліку. Під час таких перевірок оцінюється весь товар, що перебуває у місці продажу без документів або не відображений у встановленому обліку. Тому штраф може обчислюватися не від вартості однієї контрольної покупки, а від роздрібної вартості всього непідтвердженого залишку. Офіційні роз’яснення ДПС окремо наголошують, що документи мають бути доступними вже на початку перевірки.

Офіційні джерела

1. Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI — статті 44, 50, 51, 59, 75, 80, 81, 87–95, 120–124, 129, 167, 177, 291–299; пункт 16¹ та пункт 69 підрозділу 10 розділу XX.

2. Закон України «Про Державний бюджет України на 2026 рік» № 4695-IX — статті 7–8.

3. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР — статті 3, 9, 10, 17, 20 та розділ II.

4. Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 — Положення про форму та зміст розрахункових документів.

5. Наказ Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496 — Порядок ведення обліку товарних запасів для ФОП.

6. Наказ Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547 — порядки реєстрації РРО, КОРО та ПРРО.

7. Постанова Кабінету Міністрів України від 23.08.2000 № 1336 — перелік форм і умов діяльності, за яких дозволено застосовувати розрахункові книжки та КОРО без РРО.

8. Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 2464-VI — статті 4, 7, 9, 25.

9. Кодекс законів про працю України — статті 21, 24, 265.

10. Постанова Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 № 413 — повідомлення про прийняття працівника на роботу.

11. Кодекс України про адміністративні правопорушення — статті 41, 155¹, 163⁴, 165¹.

12. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV — стаття 9.

13. Закон України № 3817-IX про державне регулювання виробництва й обігу алкоголю, тютюну, рідин для електронних сигарет та пального — статті 39, 42, 46, 65–73.

14. Закон України «Про ліцензування видів господарської діяльності» № 222-VIII — стаття 7 та положення про отримання і припинення ліцензій.

15. Закон України «Про електронну комерцію» № 675-VIII — статті 7, 11–13.

16. Закон України «Про захист прав споживачів» № 1023-XII — статті 4, 8, 9, 15.

17. Закон України «Про захист персональних даних» № 2297-VI — статті 6, 8, 12, 24.

18. Закон України «Про банки і банківську діяльність» № 2121-III — статті 60–62.

19. Закон України «Про державний ринковий нагляд і контроль нехарчової продукції» № 2735-VI — вимоги до розповсюджувачів продукції, перевірок і коригувальних заходів.

20. Закон України «Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктів» № 771/97-ВР — статті 20, 23, 25.

21. Наказ Міністерства фінансів України від 07.05.2026 № 243 — зміни до форми та порядку подання Податкового розрахунку.

22. Наказ Міністерства фінансів України від 29.07.2022 № 225 — порядок підтвердження можливості або неможливості виконання податкових обов’язків під час воєнного стану.