Декларування IMEI під час ввезення телефонів: що зміниться для імпортерів і продавців

Міністерство фінансів затвердило обов’язкове подання IMEI кожного мобільного телефону під час митного декларування. Наказ № 380 зареєстрований Міністерством юстиції, але набере чинності лише в день офіційного опублікування. Отже, державна реєстрація наказу ще не означає, що нову вимогу вже потрібно виконувати.

Звичайний магазин, який купує телефони в українського постачальника, не подаватиме IMEI до митниці. Безпосередній обов’язок покладається на імпортера або його митного представника. Для продавців залишаються чинними вимоги щодо документів на походження товару, товарного обліку, РРО/ПРРО, гарантії та відповідності радіообладнання. Обов’язкового зазначення IMEI у фіскальному чеку поки немає.

Що передбачає наказ про декларування IMEI

Наказ Міністерства фінансів від 13 липня 2026 року № 380 зареєстровано в Міністерстві юстиції 30 липня 2026 року за № 1098/46492. Документ змінює правила заповнення графи 31 митної декларації, установлені наказом Мінфіну № 651.

Вимога поширюється на товари за такими кодами УКТ ЗЕД:

У графі 31 митної декларації потрібно буде зазначати: «Див. “електронний перелік”». Окремим електронним документом до декларації додаватиметься перелік IMEI в розрізі кожної одиниці товару. Відомості про цей документ потрібно зазначати у графі 44 митної декларації під відповідним кодом Класифікатора документів.

Зміна внесена до глави 2 розділу II Порядку № 651. Тому юридично вона стосується не лише звичайного імпорту, а й декларування телефонів у режимах реімпорту, тимчасового ввезення, переробки на митній території, митного складу, вільної митної зони, безмитної торгівлі та інших режимах, охоплених цією главою.

Держмитслужба має протягом місяця після офіційного опублікування наказу доопрацювати програмне забезпечення. Цей строк не замінює дату набрання чинності: наказ прямо встановлює, що нова вимога починає діяти з дня його офіційного опублікування.

Кого безпосередньо стосується нова вимога

Підприємець сам імпортує телефони

Імпортер повинен передати митному брокеру повний перелік IMEI та забезпечити його відповідність фактично ввезеним пристроям. За достовірність вихідних даних відповідає не лише брокер: декларант та імпортер мають перевірити інформацію до подання декларації.

Доцільно передбачити в договорі з іноземним постачальником обов’язок надати електронний перелік щонайменше з такими даними:

• виробник і модель;

• артикул або код моделі;

• кількість пристроїв;

• IMEI кожної одиниці;

• номер коробки, палети або партії, якщо він використовується;

• окремі IMEI для пристроїв із кількома SIM-слотами або eSIM.

Формат електронного переліку та порядок відображення IMEI1, IMEI2 та інших ідентифікаторів потрібно узгоджувати з митним брокером відповідно до технічних вимог Держмитслужби. Наказ не встановлює структуру файла й не дає підстав самостійно вигадувати код документа для графи 44.

Перед декларуванням необхідно перевірити:

• чи немає дублікатів IMEI;

• чи відповідає кількість ідентифікаторів кількості телефонів;

• чи збігаються IMEI у файлі, на упаковці та в самому пристрої;

• чи враховані всі IMEI телефонів із двома або більше радіомодулями;

• чи немає в переліку пристроїв з іншої партії.

Магазин купує телефони в українського постачальника

Магазин не подає митної декларації, якщо не є імпортером. Наказ № 380 не зобов’язує такого продавця отримувати копію митної декларації на кожну поставку або передавати IMEI державним органам.

Продавець повинен мати належні первинні документи від свого постачальника: видаткову накладну, акт приймання-передачі, товарно-транспортну накладну або інший документ, що дає змогу визначити постачальника, товар, кількість і вартість. Для телефонів доцільно отримувати окремий реєстр IMEI до накладної. Це дає змогу зіставити кожний пристрій із конкретною поставкою, постачальником, продажем і гарантійним зверненням.

Саме по собі незазначення IMEI у звичайній накладній не робить її недійсною. Проте відсутність індивідуального обліку ускладнює підтвердження походження конкретного телефону під час перевірки, повернення, гарантійного ремонту або претензії щодо невідповідності IMEI.

Телефони вже перебувають на складі

Наказ не встановлює обов’язку повторно декларувати телефони, митне оформлення яких завершено до набрання ним чинності. Також немає вимоги подавати до митниці IMEI залишків, які вже перебувають у роздрібній мережі.

Продавцю варто провести звіряння залишків:

• пристрій;

• IMEI на упаковці;

• IMEI в системі обліку;

• документ постачальника;

• дата та документ оприбуткування.

Вживані телефони

Продаж уживаних телефонів не створює обов’язку подавати їхні IMEI до митниці, якщо продавець не здійснює ввезення. Але підприємець повинен документально оформити придбання кожного пристрою та поставити його на товарний облік до продажу.

У документі придбання варто зазначати модель, комплектацію, стан, IMEI, ціну, дані продавця та підтвердження передання пристрою. Для закупівлі у фізичної особи потрібно також врахувати податкові обов’язки підприємця як податкового агента залежно від характеру операції.

Особисте ввезення громадянами

Наказ № 380 змінює Порядок заповнення митних декларацій за формою єдиного адміністративного документа. Він не змінює окремий Порядок заповнення громадянами декларації для товарів, що ввозяться для особистих, сімейних та інших непідприємницьких потреб.

Водночас кількість, характер і регулярність ввезення можуть свідчити про комерційне призначення товарів. У такому разі застосовуються правила для підприємницького імпорту, а не пільги для особистих речей.

Чи потрібно зазначати IMEI у фіскальному чеку

Чинне Положення про форму та зміст розрахункових документів не містить IMEI серед обов’язкових реквізитів фіскального чека. Тому продавець поки не зобов’язаний передавати IMEI через РРО або ПРРО.

Бюро економічної безпеки повідомило, що зазначення IMEI у фіскальних чеках розглядається як наступний етап і відповідний механізм лише розробляється разом із Мінфіном та ДПС. До внесення змін у нормативні акти це не є обов’язком продавця.

Продаж телефону потрібно проводити через РРО/ПРРО у загальному порядку, коли покупець розраховується:

• готівкою;

• платіжною карткою через POS-термінал;

• через інтернет-еквайринг;

• під час доставки — якщо за обраною схемою відбувається розрахункова операція.

За прямого переказу з рахунку покупця на поточний рахунок продавця за реквізитами IBAN РРО/ПРРО зазвичай не застосовується, оскільки це банківська операція без використання платіжної картки продавцем. Для післяплати потрібно визначити в договорі з перевізником або поштовим оператором, хто приймає платіж, хто здійснює розрахункову операцію та який документ отримує покупець.

Назва товару в чеку має однозначно його ідентифікувати. Запису «телефон» недостатньо для належного розрізнення асортименту; доцільно зазначати виробника, модель, обсяг пам’яті та іншу істотну характеристику.

Товарний облік телефонів і документи на їх походження

Смартфони та мобільні телефони включені до переліку технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту. Тому ФОП, які ними торгують, зобов’язані вести товарний облік відповідно до наказу Мінфіну № 496. Це стосується також ФОП — платників єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ.

До документів, що підтверджують облік і походження товару, належать:

• накладні;

• транспортні документи;

• митні декларації;

• акти закупівлі;

• фіскальні й товарні чеки;

• інші документи, які дають змогу встановити постачальника, одержувача, дату операції, найменування, кількість і вартість товару.

Телефон потрібно внести до Форми ведення обліку товарних запасів до початку його реалізації. Форма та первинні документи мають зберігатися у місці продажу або зберігання. Електронну форму під час перевірки потрібно надати у форматі, придатному для перегляду та копіювання.

Порядок № 496 не вимагає зазначати IMEI в самій Формі обліку. Проте для телефонів доцільно вести додатковий поштучний реєстр, який пов’язує IMEI з:

• прибутковим документом;

• постачальником;

• складом або магазином;

• внутрішнім переміщенням;

• фіскальним чеком або видатковою накладною;

• покупцем, якщо його дані законно збираються;

• гарантійним талоном;

• поверненням або списанням.

Маркування, декларація відповідності та гарантія

Мобільний телефон є радіообладнанням і повинен відповідати Технічному регламенту радіообладнання. Перед продажем розповсюджувач повинен перевірити:

• наявність знака відповідності технічним регламентам;

• позначення типу, моделі, партії або серійного номера;

• дані виробника та імпортера;

• копію декларації про відповідність або спрощену декларацію з посиланням на повний текст;

• інструкцію та інформацію про безпеку українською мовою.

Якщо продавець має підстави вважати телефон невідповідним або небезпечним, його не можна вводити в продаж до усунення порушень. Умови зберігання і транспортування не повинні погіршувати відповідність обладнання встановленим вимогам.

Гарантійні документи на телефон можуть надаватися в паперовій або електронній формі. Вони повинні містити інформацію про товар, модель, серійний номер, дату продажу, виробника, продавця, сервісний центр, гарантійний строк та умови обслуговування. IMEI може використовуватися як ідентифікатор конкретного пристрою, але його потрібно правильно зіставити із серійним номером виробника.

Правила обміну, повернення та гарантійного ремонту через запровадження митного обліку IMEI не змінюються. Телефон належної якості може бути обміняний протягом 14 днів, якщо він не використовувався та збережені товарний вигляд, властивості, пломби, ярлики й розрахунковий документ. Для товару з недоліками діють вимоги статті 8 Закону про захист прав споживачів.

Ліцензії, приміщення і персонал

Роздрібна або оптова торгівля мобільними телефонами не належить до ліцензованих видів господарської діяльності. Наказ № 380 не запроваджує:

• ліцензії на продаж телефонів;

• дозволу на ведення реєстру IMEI;

• спеціальної кваліфікації продавців;

• окремих вимог до площі магазину або складу;

• нового дозволу на зберігання телефонів;

• підстав для анулювання ліцензії продавця.

Для імпорту звичайних мобільних телефонів також не передбачено окремої товарної ліцензії у переліках ліцензованого імпорту на 2026 рік. Зберігаються загальні вимоги до державної реєстрації бізнесу, відповідних видів діяльності, митного обліку імпортера, торговельного обслуговування, пожежної безпеки, охорони праці та використання приміщення на законних підставах.

Порушення вимог технічних регламентів може призвести не до анулювання «ліцензії на телефони», якої не існує, а до обмеження або заборони продажу конкретної продукції, її вилучення, відкликання та застосування штрафів у межах державного ринкового нагляду.

Податки під час імпорту і продажу телефонів

Декларування IMEI не є новим податком або митним платежем. Наказ не змінює:

• ставки ввізного мита;

• правила визначення митної вартості;

• оподаткування імпортним ПДВ;

• податки з роздрібного продажу;

• правила спрощеної або загальної системи оподаткування.

Імпортер сплачує митні платежі за загальними правилами відповідно до коду УКТ ЗЕД, митної вартості, країни походження та застосовних тарифних преференцій. Окремої плати за внесення IMEI до митної декларації наказ не встановлює.

Відповідальність за порушення

Окремого штрафу саме за відсутність IMEI наказ № 380 не встановлює. Після набрання ним чинності декларація без належного електронного переліку може не пройти формато-логічний контроль або митне оформлення. Якщо митниці подано неправдиві чи неповні відомості, відповідальність визначатиметься за Митним кодексом залежно від характеру порушення, наслідків та вини декларанта.

Для продавців діють такі основні санкції:

Чи створює декларування IMEI загрозу конфіденційності

Митний перелік міститиме IMEI та дані про імпортну операцію, але наказ № 380 не передбачає передання до митниці ПІБ покупця, номера його SIM-картки, телефонного номера або даних про активність у мережі.

IMEI сам по собі ідентифікує обладнання. Персональними даними він стає в контексті, де його можна пов’язати з конкретною фізичною особою. Таке поєднання потребує законної мети, належної правової підстави, обмеження обсягу даних, визначеного строку зберігання та їх захисту.

Майбутнє зазначення IMEI у фіскальному чеку могло б розширити можливості простежуваності пристрою, але відповідного нормативного механізму ще немає. Чинний наказ не створює єдиної системи, яка автоматично об’єднує митні декларації, дані покупців, SIM-картки та активність у мобільній мережі.

Облік IMEI, руху смартфонів і гарантії в Торгсофт

У Торгсофт доступна додаткова функція «Облік гарантійного товару за серійними номерами». IMEI телефону можна використовувати як серійний ідентифікатор конкретної одиниці. Під час оприбуткування номер вводиться вручну або сканується зі штрихкоду. У режимі суворого гарантійного обліку програма не дозволяє повторно оприбуткувати ідентифікатор, який уже є на складі, або продати телефон з номером, відсутнім у залишках.

Серійний номер супроводжує внутрішнє переміщення, продаж, повернення покупця, повернення постачальнику, списання та інвентаризацію. У гарантійному обліку можна знайти телефон за номером, переглянути його постачальника, прибуткову накладну, дату й ціну закупівлі, дату продажу, покупця та строк гарантії. Під час продажу програма може сформувати гарантійний талон, а під час інвентаризації — виявити пересортицю, коли в обліку зазначений один номер, а фактично на складі перебуває інший.

Ця функція забезпечує внутрішній поштучний облік, але довідка Торгсофт не підтверджує автоматичне формування митного електронного переліку або його передання Держмитслужбі. Для прямого імпорту потрібно окремо організувати обмін даними з постачальником і митним брокером. Для телефонів із двома IMEI необхідно заздалегідь погодити спосіб збереження обох ідентифікаторів, оскільки стандартний гарантійний облік розрахований на один серійний номер одиниці товару.

Що потрібно зробити продавцю телефонів

1. Визначити, чи є підприємство імпортером, чи лише купує телефони в Україні.

2. Прямому імпортеру — додати вимогу про електронний перелік IMEI до договорів із постачальниками.

3. Узгодити з митним брокером формат файла, код документа та порядок роботи з телефонами, які мають кілька IMEI.

4. Під час приймання звіряти IMEI на коробці, у пристрої, документах постачальника та обліковій системі.

5. Вести поштучний рух телефонів від оприбуткування до продажу, повернення або списання.

6. Зберігати первинні документи на товар у місці продажу або забезпечити доступ до їх електронної форми.

7. Перевіряти знак відповідності, декларацію відповідності, українську інструкцію та дані імпортера.

8. Не змінювати фіскальні чеки під IMEI до набрання чинності окремими нормативними вимогами.

9. Не об’єднувати IMEI з персональними даними покупця без визначеної мети та правової підстави.

Офіційні джерела

• Наказ Міністерства фінансів України від 13.07.2026 № 380 «Про внесення зміни до Порядку заповнення митних декларацій за формою єдиного адміністративного документа» — пункт 1: електронний перелік IMEI; пункт 2: доопрацювання програмного забезпечення; пункт 4: набрання чинності.

• Наказ Міністерства фінансів України від 30.05.2012 № 651 — глава 2 розділу II, правила заповнення граф 31 і 44 митної декларації.

• Митний кодекс України № 4495-VI — статті 257, 264 і 335 щодо декларування та документів; статті 472 і 483 щодо відповідальності за недекларування та приховування від митного контролю.

• Закон України № 265/95-ВР про застосування РРО — стаття 3, зокрема пункти 1, 2 і 12; стаття 17, пункт 1; стаття 20.

• Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 — Положення про форму та зміст розрахункових документів; чинний перелік обов’язкових реквізитів фіскального чека.

• Наказ Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496 — розділ I, пункт 2; розділ II, пункти 1–11 щодо товарного обліку і первинних документів.

• Постанова Кабінету Міністрів України від 16.03.2017 № 231 — перелік технічно складних побутових товарів; група 8517 включає смартфони та мобільні телефони.

• Постанова Кабінету Міністрів України від 24.05.2017 № 355 — Технічний регламент радіообладнання, пункти 20–45 і 54–61 щодо ідентифікації, маркування, декларації відповідності та обов’язків імпортерів і розповсюджувачів.

• Постанова Кабінету Міністрів України від 28.11.2023 № 1251 — Порядок гарантійного ремонту, обслуговування та гарантійної заміни технічно складних побутових товарів.

• Закон України № 1023-XII «Про захист прав споживачів» — статті 8, 9 і 13 щодо товарів із недоліками, обміну товару належної якості та дистанційної торгівлі.

• Закон України № 2297-VI «Про захист персональних даних» — статті 6, 8 і 24 щодо мети обробки, прав суб’єкта даних і захисту персональних даних.

• Повідомлення Бюро економічної безпеки про декларування IMEI — офіційна інформація про мету нововведення та підготовку майбутнього механізму зазначення IMEI у фіскальних чеках.