Як зареєструвати касира ПРРО через Електронний кабінет і налаштувати ключ у Торгсофт

Щоб додати касира до програмного реєстратора розрахункових операцій (ПРРО), підприємець має повідомити Державну податкову службу України (ДПС) про сертифікат його електронного підпису через форму № 5-ПРРО. Після успішної реєстрації потрібно вибрати відповідний приватний ключ у Торгсофт і перевірити, що робоче місце використовує ПРРО потрібного підприємства та магазину.

Починайте налаштування до першої зміни нового касира. Підготуйте його чинний підпис, перевірте реєстрацію торгової точки й ПРРО, а після надсилання повідомлення прочитайте результат обробки. Самого збереження працівника в програмі або заміни файла ключа недостатньо для допуску до фіскальних операцій.

Що перевірити перед реєстрацією касира

Ця інструкція стосується фізичних осіб — підприємців (ФОП) та юридичних осіб, які використовують ПРРО в Україні. Відповідно до пункту 7 розділу II Порядку реєстрації та застосування ПРРО, касир може проводити операції після внесення даних сертифіката до Реєстру ПРРО та за умови його чинності.

• Звірте підприємство. Звірте назву або прізвище, ім’я та по батькові підприємця й податковий номер підприємства з даними власника ПРРО. Окремо перевірте дані касира та реєстрацію його сертифіката для роботи з ПРРО цього підприємства: особистий підпис найманого працівника не повинен належати підприємцю або керівнику.
• Перевірте господарську одиницю. Магазин має бути заявлений у ДПС, а потрібний ПРРО — зареєстрований на цю господарську одиницю. Якщо додаєте касира до чинної каси без зміни її даних, повторно реєструвати магазин і ПРРО через це не потрібно.
• Підготуйте підпис касира. Перевірте власника сертифіката, строк дії та відсутність блокування або відкликання. Якщо контейнер містить кілька ключів, визначте, який саме використовуватиметься для роботи.
• Підготуйте підпис особи, уповноваженої подати повідомлення. Для ФОП це підпис підприємця; для юридичної особи форма передбачає керівника або представника суб’єкта господарювання. Для реєстрації безпосередньо через Торгсофт офіційна інструкція вимагає налаштувати ключ підприємця або директора в картці підприємства. Підпис для подання повідомлення та підпис для фіскальних документів вибирають відповідно до повноважень підписувача. Якщо підприємець або керівник сам працюватиме касиром, дані сертифіката його підпису також потрібно внести до Реєстру ПРРО через 5-ПРРО.
• Перевірте робоче місце. Активуйте опцію «Програмний РРО». У регіональних налаштуваннях Windows установіть українську мову для програм, які не підтримують Юнікод, і вимкніть «Бета-версія: Використовуйте Unicode UTF-8 для підтримки мови по всьому світу». Установіть програму «Користувач ЦСК-1» та в налаштуваннях ПРРО заповніть поле «Каталог розміщення криптографічних бібліотек», указавши її папку End User. Надайте користувачам робочого місця доступ до цієї папки. Перед підключенням нового підпису оновіть Торгсофт і криптографічні бібліотеки до сумісних із його стандартом випусків.

Для підписання документів ПРРО дозволено застосовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП) або удосконалений електронний підпис. Достатність удосконаленого підпису для ПРРО прямо встановлює пункт 7 статті 3 Закону № 265/95-ВР. Водночас під час вибору ключа перевірте його технічну сумісність із Торгсофт: законодавчий дозвіл на вид підпису сам собою не підтверджує підтримку конкретного носія чи формату програмою.

Практична рекомендація: перед налаштуванням складіть короткий перелік відповідностей «підприємство — магазин — фіскальний номер ПРРО — касир — сертифікат». Це допоможе виявити ситуацію, коли чинний ключ належить потрібній людині, але касу вибрано для іншого підприємства.

Як подати форму № 5-ПРРО через Електронний кабінет

Форма № 5-ПРРО має назву «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованих/удосконалених сертифікатів відкритих ключів, які застосовуються в ПРРО». Для електронного подання використовується ідентифікатор J1391802 для юридичних осіб або F1391802 для фізичних осіб. Саме код J/F1391802 зазначено в роз’ясненні ДПС щодо зміни підпису касира.

1. Увійдіть до приватної частини Електронного кабінету від імені підприємця або юридичної особи, для якої реєструєте касира.
2. Знайдіть повідомлення № 5-ПРРО за назвою та кодом J1391802 або F1391802. Створіть документ, заповніть дату й номер повідомлення. У розділі 1 перевірте податковий номер суб’єкта господарювання, від імені якого працюватиме касир.
3. У розділі 2 зазначте прізвище, ім’я та по батькові касира за наявності, його податковий номер та ідентифікатор ключа із сертифіката відкритого ключа, який він використовуватиме. Не підставляйте замість ідентифікатора серійний номер сертифіката, назву файла, фіскальний номер ПРРО або податковий номер працівника. Для фізичних осіб, які через релігійні переконання відмовилися від реєстраційного номера облікової картки платника податків, офіційно повідомили про це контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті, форма передбачає паспортні дані: серію за наявності та номер паспорта або номер ID-картки. Це правило застосовується до відповідної фізичної особи в розділі 1 або 2.
4. У графі «Тип підпису» виберіть «Касир» або «Старший касир» відповідно до наданих повноважень. Значення «Припинення роботи» використовують для припинення доступу за відповідним ключем.
5. У розділі 3 позначте підписанта: для юридичної особи — керівника або представника суб’єкта господарювання, для фізичної особи — підприємця позначте «підприємець». Перевірте документ, підпишіть його електронним підписом особи, яка має повноваження на подання, та надішліть до ДПС. Склад полів і паспортний виняток наведено в офіційній формі № 5-ПРРО.
6. Відкрийте отримані квитанції й прочитайте результат обробки. Збережіть повідомлення та підтвердження його успішного прийняття.

Ідентифікатор ключа беріть із сертифіката відкритого ключа. Якщо касир отримав новий сертифікат, звірте саме його дані, навіть коли ім’я власника та назва файла залишилися звичними. Інакше ДПС отримає відомості про один ключ, а Торгсофт підписуватиме документи іншим.

За офіційною інструкцією Торгсофт, касира реєструють для платника податків: він отримує доступ до всіх ПРРО всіх господарських одиниць цього платника. У повідомленні № 5-ПРРО його не прив’язують до окремого магазину чи каси. Ознака «Старший касир» дозволяє закривати зміни інших касирів, зокрема старших.

Практична рекомендація: працівникові, який проводить власні розрахункові операції, призначайте тип «Касир». Тип «Старший касир» призначайте особі, якій доручено також закривати зміни інших працівників. Саме отримання нового підпису не потребує надання таких повноважень.

Як зареєструвати касира безпосередньо в Торгсофт

Торгсофт також дозволяє подати 5-ПРРО безпосередньо з програми. Виберіть один спосіб подання: якщо повідомлення вже успішно прийняте через Електронний кабінет, переходьте до налаштування ключа на робочому місці.

Спочатку перевірте активацію додаткової опції «Програмний РРО» на потрібному робочому місці. За умовами використання опції, річний доступ для нових придбань оформлюється на кожен пристрій окремо; раніше придбані постійні права зберігаються.

1. Відкрийте «Налаштування» → «Підприємство» та додайте або відкрийте потрібне підприємство. На вкладці «КЕП (ЕЦП)», де ЕЦП означає електронний цифровий підпис, у полі «Директор» установіть приватний ключ підприємця або директора юридичної особи: виберіть файл, введіть пароль, натисніть «Зчитати», перевірте власника та натисніть «Встановити». Збережіть налаштування. Вкладка доступна, якщо для параметра «Регіональний стандарт» установлено «Не обрано» або «Україна».
2. Перейдіть у «Налаштування» → «Програмний РРО» → вкладка «Реєстрація програмного РРО». У полі «Підприємство» виберіть потрібного платника. Програма завантажує його реєстраційні дані за податковим номером із ключа директора. За відсутності платника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань подальша реєстрація недоступна. Ключ для подання заявок має підтримувати шифрування даних.
3. У таблиці «Касири» натисніть «Додати». Через дію «Вибір приватного ключа» виберіть ключ касира. Перевірте автоматично заповнені поля «Ідентифікатор ключа суб’єкта», «Власник (ПІБ)» — прізвище, ім’я та по батькові — і «Податковий номер». За потреби встановіть ознаку «Старший касир» відповідно до повноважень працівника.
4. Натисніть «Записати»: програма автоматично створить і надішле повідомлення № 5-ПРРО. У таблиці «Заявки» виберіть повідомлення та натисніть «Оновити статус». Перевірте таблицю «Квитанції»; дією «Переглянути» відкрийте відомості про помилки, якщо вони є. Прийняті заявки позначаються зеленим, неприйняті — рожевим; заявка без кольорового позначення ще обробляється.
5. Після успішного прийняття перевірте появу касира та фактичний доступ його ключа до ПРРО. Оновлення даних на фіскальних серверах може відбуватися із затримкою, тому позитивна квитанція не гарантує негайної готовності ключа до операцій.

Цей порядок та його технічні обмеження наведено в офіційній інструкції реєстрації ПРРО та касирів.

Як налаштувати ключ касира на робочому місці

Після прийняття 5-ПРРО окремо виберіть ключ для підписання фіскальних документів на робочому місці. Збереження реєстраційної заявки не замінює цього налаштування.

На робочому місці відкрийте «Налаштування» → «Програмний РРО». Для нового запису натисніть «Додати», а для заміни ключа відкрийте наявний запис потрібного ПРРО. Згідно з офіційною інструкцією, папку з файлом ключа розмістіть у папці програми Торгсофт та обмежте доступ до неї. Не змінюйте налаштування ПРРО, доки він перебуває в офлайн-режимі; для ПРРО зі статусом «Не діє» операції та зміни налаштувань недоступні. За офіційною інструкцією підключення ПРРО, у формі «Програмний РРО» заповніть «Приватний ключ касира»: виберіть файл, введіть пароль, натисніть «Зчитати», перевірте власника та натисніть «Встановити».

Якщо використовуєте контейнер .jks, спочатку виберіть файл і дочекайтеся зчитування переліку ключів, потім виберіть потрібний запис у полі «Ключ», введіть пароль цього ключа, перевірте власника та натисніть «Встановити». Далі натисніть «Вибір господарської одиниці», виберіть потрібний магазин і перевірте фіскальний номер зареєстрованого на ньому ПРРО. Перевірте також ознаку «Використання»: у списках настільного Торгсофт відображаються лише активні ПРРО, які не призначені для мобільного додатка. За офіційною інструкцією один ПРРО не можна використовувати і в настільному Торгсофт, і в мобільному додатку.

Ознака «Використання» визначає, для якого з цих способів роботи призначений ПРРО. Збережіть налаштування кнопкою «Записати». Перед збереженням звірте підприємство, магазин і номер каси зі своїм підготовленим переліком.

Якщо один ПРРО почергово використовують кілька працівників, їхні особисті ключі можна налаштувати через «Налаштування» → «Співробітник», вкладка «Програмний РРО», поле «Приватний ключ касира». У «Налаштування» → «Параметри» → «Додаткові функції» → «Програмний РРО» для параметра «Вибирати продавця з ключем перед початком роботи» виберіть спосіб вибору працівника замість «Ні». Програма запитує підписувача під час першої роботи з ПРРО за сеанс і зберігає вибір до перезапуску. Тому після закриття зміни попереднього касира перевиберіть працівника дією «Вибір продавця для програмного РРО» у групі дій із фіскальним реєстратором або дією «Вибір співробітника для програмного РРО» на формі «Програмний РРО».

Перевірте важливі обмеження з інструкції для кількох касирів: якщо працівника не вибрано, програма може використати підпис із налаштувань ПРРО; якщо одночасно активовано «Зв’язування продажу кожного товару з продавцем» і реєстрацію продавця «Для кожного товару», особисті ключі з карток співробітників не застосовуються, а чеки підписуються загальним ключем ПРРО.

Як перевірити доступ і перший фіскальний чек

Успішне прийняття 5-ПРРО підтверджує результат обробки повідомлення. Після цього потрібно перевірити фактичний доступ нового ключа до потрібної каси. Не створюйте продаж без реальної покупки лише для перевірки налаштувань.

1. Перевірте підписувача. На робочому місці має бути вибраний ключ того касира, який починає роботу. Якщо використовується вибір працівника, переконайтеся, що програма не залишила попереднього підписувача або ключ за замовчуванням.
2. Перевірте режим каси до відкриття зміни. Переконайтеся, що попередню зміну закрито. Для реальних розрахунків вимкніть «Режим тестування», якщо він увімкнений, і збережіть налаштування. За інструкцією Торгсофт тестові чеки є нефіскальними навіть за наявності номера, а перемикати цей режим можна лише за закритої зміни.
3. Відкрийте зміну потрібним підписом. Переконайтеся, що вибрано ключ нового касира. На формі «Програмний РРО» виберіть «Операції з чеками» → «Відкриття зміни». Перше відкриття зміни потребує зв’язку з фіскальним сервером. Перевірте, що сервер прийняв повідомлення про відкриття зміни; якщо отримали відмову, усуньте її причину до проведення розрахунків.
4. Під час першої справжньої покупки перевірте чек. Звірте продавця, адресу магазину, фіскальний номер ПРРО, товари, суму та спосіб оплати. Надайте покупцеві розрахунковий документ.
5. Перевірте реєстрацію документа. Скористайтеся даними або посиланням із чека для його перевірки через засоби ДПС. Зіставте знайдений документ із виданим покупцеві. Якщо чек сформовано офлайн, врахуйте, що його передавання на сервер відбувається після відновлення зв’язку.

Обов’язок проводити розрахункову операцію на повну суму та надавати покупцеві розрахунковий документ установлюють пункти 1 і 2 статті 3 Закону № 265/95-ВР. Наявність роздрукованого документа сама собою не підтверджує, що каса працювала у фіскальному режимі, тому перевіряйте також результат його реєстрації.

Як передавати один ПРРО між касирами

На одному ПРРО одночасно може бути відкрита лише одна зміна. Для її закриття касир формує фіскальний звітний чек — Z-звіт. Якщо протягом дня проводили розрахункові операції, такий чек потрібно створити щодня, навіть коли касира не змінюють. У режимі онлайн документ надсилається на реєстрацію до фіскального сервера. Під час дозволеної офлайн-роботи Z-звіт отримує номер із зарезервованого діапазону; касир має сформувати його до відкриття наступної зміни. Після відновлення зв’язку забезпечте передавання офлайн-документів на фіскальний сервер протягом години.

Розрахункові документи потрібно передати перед відповідним Z-звітом і зберігати в ПРРО до отримання підтвердження їх доставлення. Нову зміну дозволено відкрити після закриття попередньої. Правила відкриття та закриття зміни встановлено пунктами 3 і 5 розділу IV, а присвоєння номерів, формування та передавання документів під час офлайн-роботи — пунктами 4, 7–9 розділу V Порядку реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО. Вимогу передати офлайн-розрахункові документи перед відповідним фіскальним звітним чеком установлює також стаття 5 Закону № 265/95-ВР.

Практичний порядок передачі каси такий: перший касир завершує операції, формує Z-звіт і перевіряє закриття зміни; наступний вибирає власний зареєстрований ключ та відкриває нову зміну. Не запускайте одночасні сеанси роботи з тим самим ПРРО на різних пристроях.

Умовний приклад. Олена працює в магазині до обіду, а потім її замінює Андрій. Обох можна зареєструвати касирами за їхніми сертифікатами, але перед початком роботи Андрія Олена має закрити свою зміну. Якщо обидва працівники повинні одночасно обслуговувати покупців на окремих касах, підготуйте окремі ПРРО, ключі для одночасної роботи та ліцензії опції на відповідні пристрої.

Що робити, якщо касир не бачить магазин або не може відкрити зміну

Починайте з точного тексту помилки та квитанції до 5-ПРРО. Так ви зможете визначити, чи потрібно виправляти реєстраційні дані, налаштування ключа або зв’язок із сервером.

Послідовність перевірки реєстрацій і можливість затримки оновлення даних описані в матеріалі Торгсофт про перевірку ПРРО та ключів. Якщо правильні дані й успішна квитанція вже є, а проблема зберігається, підготуйте для підтримки текст помилки, номер ПРРО, результат обробки повідомлення та відомості про сертифікат. Файл приватного ключа й пароль до звернення не додавайте.

Як замінити підпис касира

Після перевипуску підпису з новим ідентифікатором потрібно подати нове повідомлення № 5-ПРРО. За роз’ясненням ДПС, спочатку повідомляють новий ідентифікатор, а потім замінюють старий ключ і сертифікат на пристрої ПРРО.

1. За можливості завершіть поточну зміну старим чинним підписом до його заміни.
2. Отримайте новий підпис і перевірте дані його сертифіката.
3. Подайте 5-ПРРО з новим ідентифікатором та перевірте успішне прийняття.
4. Замініть ключ у налаштуваннях ПРРО або картці співробітника — залежно від того, звідки програма бере підпис.
5. Перевірте доступ до потрібної господарської одиниці й каси перед наступною зміною.

Якщо сертифікат уже недійсний, а зміна залишилася відкритою, спочатку з’ясуйте стан ПРРО та можливість завершення документів уповноваженою особою. Для випадку закінчення строку сертифіката під час офлайн-роботи пункт 3 розділу V Порядку окремо передбачає використання чинного сертифіката старшої особи або керівника для підписання відповідних документів чи пакета даних. Це спеціальна умова; вона не означає, що будь-який новий ключ автоматично дає право завершити чужу зміну.

Як припинити доступ касира та захистити ключі

Коли працівник більше не працюватиме з ПРРО, завершіть його зміну та подайте 5-ПРРО з типом «Припинення роботи» для відповідного ключа. Одразу приберіть ключ працівника з робочих налаштувань і доступних способів вибору підписувача та перевірте прийняття повідомлення. За офіційною інструкцією Торгсофт, фіскальні сервери оновлюють дані із затримкою, тому після прийняття повідомлення про припинення роботи ключ ще певний час може дозволяти операції. На цей період також обмежте доступ колишнього касира до робочого місця. Видалення картки співробітника або очищення поля ключа в Торгсофт змінює локальні налаштування, але не замінює повідомлення до ДПС.

Практична рекомендація: власник особистого підпису має сам вводити пароль під час налаштування. Не передавайте приватний ключ і пароль колегам, не надсилайте їх у листуванні та не додавайте до заяв чи квитанцій. Обмежте доступ до папки з ключами й облікового запису касира на комп’ютері.

Якщо стороння особа отримала доступ до приватного ключа, припиніть його використання та зверніться до надавача електронних довірчих послуг щодо блокування або відкликання сертифіката. За пунктом 12 розділу II Порядку застосування ПРРО, підприємець або юридична особа зобов’язані протягом дня виявлення компрометації особистого ключа направити повідомлення за формою № 2-ПРРО до контролюючого органу, виробника ПРРО та/або центру сервісного обслуговування за наявності. Пункт 2 розділу III цього Порядку встановлює, що повідомлення з позначкою «крадіжка пристрою чи компрометація ключа» є підставою для скасування реєстрації ПРРО. Після скасування використовувати його фіскальний номер надалі не можна, тому перед поновленням розрахунків потрібно забезпечити роботу належним чином зареєстрованого ПРРО.

Реєстрація касира через 5-ПРРО повідомляє про ключ для фіскальних документів. Вона не оформлює трудові відносини та не замінює трудовий договір. Організуйте кадрове оформлення окремо, а перед допуском до каси перевірте три результати: ДПС прийняла відомості про чинний сертифікат, Торгсофт використовує потрібного підписувача, робоче місце підключене до правильного ПРРО.