Як перейти з апаратного РРО або іншого ПРРО на ПРРО Торгсофт

Щоб перейти на програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) Торгсофт, спочатку підготуйте нову касу, перевірте реєстрацію торгової точки та повноваження касирів, а потім визначте момент завершення роботи попередньої каси. Якщо ви відмовляєтеся від апаратного реєстратора розрахункових операцій (РРО), його потрібно розпломбувати через центр сервісного обслуговування (ЦСО) та скасувати реєстрацію. Якщо переходите з іншого ПРРО, порядок залежить від того, чи продовжуватимете використовувати вже зареєстрований ПРРО, чи реєструватимете новий.

До переходу завершіть попередню зміну, передайте невідправлені документи та збережіть підтвердження їх прийняття. Стару базу й архіви залиште доступними для обліку, повернень і перевірок. Кожну розрахункову операцію проводьте один раз через належно зареєстровану касу: повторно фіскалізувати попередні продажі після перенесення обліку не потрібно.

Визначте, що саме ви замінюєте

Наведений порядок стосується підприємців і компаній, які проводять розрахункові операції в Україні. Обов’язок зареєструвати касу, провести через неї повну суму розрахунку та надати покупцю розрахунковий документ установлює стаття 3 Закону № 265/95-ВР. Зміна програми обліку цього обов’язку не припиняє. Використовувати ПРРО для оптової або роздрібної торгівлі пальним заборонено.

Закон допускає застосування РРО та ПРРО одним суб’єктом господарювання. Тому новий ПРРО можна підготувати до припинення роботи старої каси. Якщо апаратний РРО залишається для подальшого використання, зокрема як резервний, він має відповідати правилам реєстрації та застосування. Якщо підприємець саме відмовляється від апаратного РРО через перехід на ПРРО, пункт 10 розділу II Закону № 265/95-ВР вимагає скасувати його реєстрацію з поданням передбачених законом звітних документів.

Підготуйте торгову точку, підписи та документи

Практично зручно призначити одну особу, яка координуватиме перехід. Власник або керівник визначає дату й відповідальних, бухгалтер перевіряє реєстраційні та податкові дані, касир завершує зміну, а технічний спеціаліст налаштовує робоче місце. У невеликому магазині ці завдання може виконувати сам підприємець.

1. Власник або бухгалтер перевіряє господарську одиницю. Зіставте її назву, адресу, ідентифікатор об’єкта та стан у податковому обліку з фактичними даними магазину. Підготуйте документ про право власності або користування приміщенням. Якщо про об’єкт ще не повідомлено або його дані змінилися, подайте відповідне повідомлення за формою № 20-ОПП. Сама заміна касової програми не означає відкриття чи закриття магазину та не потребує повторного повідомлення з незміненими даними.
2. Уповноважений підписант готує засіб електронного підпису. Для роботи в Торгсофт потрібен сумісний кваліфікований електронний підпис (КЕП). Перевірте власника, строк чинності сертифіката, пароль і можливість підписання заяв. Право подати реєстраційну заяву та право працювати касиром перевіряйте окремо.
3. Бухгалтер перевіряє реєстрацію касирів. Дані сертифікатів підписів або печаток, які застосовуються в ПРРО, вносяться до реєстру на підставі повідомлення за формою № 5-ПРРО. Якщо потрібні відомості вже внесено та сертифікат чинний, спочатку перевірте їх, щоб не дублювати подання. Для нового ключа підготуйте відповідне повідомлення.
4. Технічний спеціаліст готує робоче місце. Перевірте ліцензії, пристрій, інтернет, спосіб видачі чека, налаштування товарів, податків і форм оплати. Пристрій має належати суб’єкту господарювання на праві власності, володіння або користування.
5. Відповідальний за облік готує архів. До припинення доступу до попередньої системи збережіть документи продажів і повернень, фіскальні звітні чеки, квитанції, реєстраційні документи та резервну копію облікової бази. Переконайтеся, що збережені файли можна відкрити й знайти потрібний продаж.

Підстави для відмови в реєстрації ПРРО включають недійсний підпис, непідтверджені повноваження підписанта, розбіжності в даних платника та відсутність повідомлення про господарську одиницю. Також реєстрацію не проведуть, якщо об’єкт зазначений як закритий або такий, що не експлуатується. Ці правила визначає розділ II Порядку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 317.

Не передавайте іншому касиру особистий ключ і пароль. Для роботи з особистими підписами кожен касир використовує власний ключ. Законодавство також допускає електронну печатку суб’єкта господарювання за встановлених умов, але доступ до її особистого ключа повинен бути захищений і наданий лише належно уповноваженим особам.

Як замінити апаратний РРО на ПРРО Торгсофт

Для цього переходу потрібні дві окремі процедури: запуск ПРРО та припинення використання апаратного РРО. Практично безпечніше спочатку підготувати ПРРО й отримати реєстраційні підтвердження, а розпломбування старого апарата запланувати після його останніх розрахункових операцій.

1. Власник або уповноважена особа реєструє ПРРО. Подайте електронну заяву за формою № 1-ПРРО через Електронний кабінет Державної податкової служби України (ДПС) або засобами програмного забезпечення. Зазначте правильну господарську одиницю, тип ПРРО, його назву, унікальний у відповідній господарській одиниці локальний номер і рішення щодо роботи офлайн. Збережіть квитанцію про реєстрацію з присвоєним фіскальним номером.
2. Бухгалтер і технічний спеціаліст перевіряють готовність нової каси. Переконайтеся, що сертифікати потрібних касирів внесені до реєстру, а Торгсофт використовує правильного платника та правильний ПРРО. Узгодьте спосіб друку або надання електронного чека.
3. Касир завершує роботу апаратного РРО. Проведіть усі фактичні розрахунки до визначеного моменту переходу. Оформіть фактичне вилучення готівки відповідною службовою операцією, якщо воно відбувається. За зміну з розрахунковими операціями сформуйте фіскальний звітний чек — Z-звіт. Якщо під час ремонту РРО або відключення електроенергії магазин використовував розрахункову книжку, до розпломбування завершіть передбачене пунктом 10 розділу III Порядку № 547 проведення цих сум через РРО: окремо за кожною ставкою податку, після чого сформуйте Z-звіт. У разі обнулення оперативної пам’яті цей пункт також вимагає провести суми за контрольною стрічкою за період до несправності або відключення електроенергії. Перевірте передавання передбачених законом електронних документів до ДПС та збережіть звіти.
4. Власник звертається до свого ЦСО для розпломбування. Роботи виконує ЦСО, з яким укладено договір технічного обслуговування та ремонту. Завчасно передайте йому дані апарата, підготуйте паспорт або формуляр і погодьте технічні роботи. Отримайте оформлені ЦСО документи про виконані роботи та збережіть їх разом із документами РРО. Для податкової процедури потрібна довідка про опломбування з відміткою про розпломбування, яку ЦСО надсилає до контролюючого органу.
5. Власник або представник подає заяву № 4-РРО. Заяву про скасування реєстрації подайте до контролюючого органу за місцем реєстрації апарата разом із реєстраційним посвідченням. Збережіть копії документів і підтвердження подання.
6. Відповідальний отримує довідку № 6-РРО. Вона підтверджує скасування реєстрації. За наявності належних документів, включно з надісланою ЦСО довідкою з відміткою про розпломбування, контролюючий орган проводить скасування протягом п’яти календарних днів із дня отримання заяви та реєстраційного посвідчення.
7. Касир починає розрахунки через підготовлений ПРРО. Відкрийте зміну й дочекайтеся підтвердження. Готівку, яка залишається на місці розрахунків перед першою операцією після Z-звіту, зареєструйте службовим внесенням. Попередню виручку не оформлюйте як новий продаж.

Процедуру скасування встановлює глава 4 розділу II Порядку, затвердженого наказом № 547. Після розпломбування апарат не можна використовувати для звичайних фіскальних розрахунків. Якщо новий ПРРО ще не готовий, зупиніть відповідні розрахункові операції або використовуйте іншу належно зареєстровану касу з дотриманням правил її застосування.

Як перейти з іншого ПРРО на Торгсофт

Перед видаленням попередньої програми з’ясуйте, який саме запис у реєстрі ПРРО використовуватиметься після переходу. Сам факт придбання Торгсофт не визначає долю фіскального номера. За пунктом 2 розділу II Порядку № 317 номер зберігається при перереєстрації та внесенні змін. Пункт 1 розділу III цього Порядку встановлює, що після скасування реєстрації фіскальний номер закривається й надалі не використовується.

Варіант 1. Продовження роботи вже зареєстрованого ПРРО

1. Бухгалтер звіряє запис у реєстрі. Перевірте платника, господарську одиницю, фіскальний і локальний номери, тип ПРРО та режим офлайн. Зафіксуйте, які дані залишаються чинними, а які змінюються.
2. Технічний спеціаліст підтверджує можливість продовжити роботу. Офіційна довідка Торгсофт передбачає додавання вже зареєстрованого ПРРО за його фіскальним номером. Проте до переходу потрібно перевірити готовність саме вашої каси: завершення попередньої зміни, відсутність невідправлених документів і правильне отримання реєстраційних даних.
3. Касир завершує зміну в попередньому рішенні. Сформуйте останній Z-звіт, передайте документи та перевірте закриття зміни на фіскальному сервері. Якщо працювали офлайн, виконайте порядок передавання, наведений нижче.
4. Уповноважена особа подає заяву лише за фактичними підставами. Зміна найменування або податкового номера суб’єкта без державної реєстрації припинення, назви чи адреси господарської одиниці потребує форми № 1-ПРРО з позначкою «Перереєстрація». Для інших змін даних заяви, які не потребують перереєстрації, подається заява про внесення змін. Обидві процедури проводять після направлення останнього фіскального звітного чека та закриття останньої зміни.
5. Технічний спеціаліст додає ПРРО в Торгсофт. Перевірте отримані реквізити й налаштуйте підпис касира. Якщо ПРРО вже додано в Торгсофт, після прийняття реєстраційних змін оновіть також його налаштування в програмі: на вкладці «Програмний РРО» оберіть потрібну касу, натисніть «Змінити», а потім «Вибір господарської одиниці» та повторно оберіть ПРРО. Довідка Торгсофт попереджає, що реквізити раніше доданої каси автоматично не змінюються. Через затримку оновлення на сервері перевірте, чи програма вже отримала нові дані, перш ніж починати розрахунки. Якщо одночасно активні опції «Підключення програмного РРО» та «Зв’язування продажу кожного товару з продавцем» у режимі «Для кожного товару», Торгсофт не використовує індивідуальні ключі працівників: усі фіскальні чеки підписуються загальним ключем із налаштувань ПРРО. Якщо потрібне підписання особистими ключами касирів, налаштуйте вибір касира перед роботою, наприклад авторизацію за бейджем, і перевірте, чий ключ програма фактично використовує. На одному ПРРО може бути відкрита лише одна зміна, тому попередня програма не повинна паралельно відкривати зміну або створювати документи від імені цього ПРРО.

Не скасовуйте чинну реєстрацію лише для спрощення налаштування: після скасування повернути закритий фіскальний номер у роботу не можна. Якщо технічну можливість продовження роботи з цим ПРРО не підтверджено, відкладіть перехід або підготуйте окремий новий ПРРО.

Варіант 2. Реєстрація нового ПРРО та скасування попереднього

1. Власник або представник реєструє новий ПРРО за формою № 1-ПРРО та отримує квитанцію з новим фіскальним номером. Перевірте касирів і налаштування до приймання оплат через нову касу.
2. Касир припиняє створювати продажі в попередньому ПРРО у погоджений момент, завершує зміну та передає всі документи.
3. Бухгалтер перевіряє повноту передавання чеків, Z-звітів і передбачених Порядком повідомлень. Локальне повідомлення про закриття зміни під час офлайн-роботи ще не підтверджує отримання документів сервером.
4. Уповноважена особа подає форму № 1-ПРРО з позначкою «Скасування реєстрації». Збережіть повідомлення ДПС про скасування та перевірте статус попереднього ПРРО.
5. Відповідальний зберігає архів і припиняє доступ до старої каси для продажів. Видаляти програму можна лише після збереження потрібних даних і перевірки виконання всіх обов’язків щодо передавання та зберігання документів.

Форма № 2-ПРРО призначена для повідомлення про несправність, викрадення пристрою або компрометацію ключа. Для звичайної добровільної відмови від справного ПРРО подають форму № 1-ПРРО з відповідною позначкою. Якщо повідомлено про несправність, після її усунення подають заяву з позначкою «Відновлення роботи»; за відсутності такої заяви протягом місяця реєстрація скасовується. Видалення бази, програми чи облікового запису в постачальника не замінює податкової процедури.

Що зробити з офлайн-чеками перед переходом

До скасування реєстрації ПРРО підприємець зобов’язаний забезпечити передавання всіх створених офлайн розрахункових документів, електронних фіскальних звітних чеків і повідомлень. Офлайн-документи потрібно зберігати до отримання від фіскального сервера підтвердження доставки. Це передбачають розділи III–V Порядку № 317 та стаття 5 Закону № 265/95-ВР.

1. Касир завершує фактичні розрахунки та формує звіт за зміну засобами попереднього ПРРО.
2. Технічний спеціаліст відновлює зв’язок із фіскальним сервером і забезпечує передавання накопиченого пакета. Закон вимагає передати офлайн-документи протягом години після відновлення зв’язку; розрахункові документи мають передувати передаванню звіту за відповідний день.
3. Бухгалтер або адміністратор перевіряє підтвердження доставки, відсутність невідправлених документів і закриття зміни.
4. Відповідальний зберігає пакет документів та підтвердження, після чого дозволяє подальші дії з перенесення або скасування реєстрації.

Загальні часові межі офлайн-роботи — 36 годин поспіль і 168 годин протягом календарного місяця. Пункт 13 розділу II Закону № 265/95-ВР дозволяє перевищувати ці строки на період дії правового режиму воєнного чи надзвичайного стану або обставин непереборної сили. Вимоги мати отриманий діапазон фіскальних номерів, передати документи та зберігати їх до підтвердження доставки залишаються. Технічні обмеження конкретної програми перевіряйте окремо: законодавчий дозвіл не змінює автоматично її налаштувань.

Коли потрібно відкласти перемикання каси

Практична рекомендація — дозволяти перший розрахунок у новій системі лише після перевірки всіх наведених умов. Власник може використати цей перелік як завдання відповідальним працівникам.

• Є підтвердження реєстрації. Надсилання заяви саме по собі не підтверджує, що ПРРО зареєстрований. За Порядком № 317 результат обробки заяви, отриманої не пізніше 16:00 робочого дня, надсилають того самого дня, після 16:00 — не пізніше наступного робочого дня.
• Касир має чинний доступ. Потрібний сертифікат внесений до реєстру, а програма використовує правильний ключ. Якщо ключ прострочений або повноваження не підтверджені, розрахунки через цей ПРРО не починайте.
• Попередня зміна закрита. Особливо важливо перевірити це при продовженні роботи з тим самим фіскальним номером.
• Офлайн-документи доставлено. До підтвердження доставки не перевстановлюйте попередню програму та не очищайте її базу.
• Реквізити й товари налаштовані. Перевірте продавця, торгову точку, податки, назви товарів, ціни та форми оплати. У Торгсофт перевірте також ознаку фіскальності товарів, продаж яких потрібно проводити через ПРРО: за офіційною інструкцією касира зелений індикатор у формі оплати означає формування фіскального чека, а червоний — товарного. Якщо для продажу, який потребує фіскалізації, програма показує червоний індикатор, виправте налаштування до приймання оплати. Для підакцизних товарів перевірте код за Українською класифікацією товарів зовнішньоекономічної діяльності (УКТ ЗЕД) та інші обов’язкові реквізити, що застосовуються до конкретного товару.
• Покупець зможе отримати чек. Підготуйте принтер або налаштований спосіб електронного надання документа. Для з’єднаного чи поєднаного платіжного термінала перевірте передавання його реквізитів у чек відповідно до Положення № 13.
• Є інтернет для першого відкриття зміни в Торгсофт. Не плануйте перший запуск нової каси в місці без зв’язку.

До початку розрахунків перевіряйте налаштування, реєстраційні статуси та готовність обладнання. Перший реальний продаж проводьте один раз і перевірте його фіскальний номер, реквізити та спосіб видачі чека. Якщо папір не надрукувався, спочатку з’ясуйте статус документа: може бути потрібен друк копії вже зареєстрованого чека. Якщо карткова оплата вже відбулася, повторно списувати кошти для перевірки каси не потрібно.

Умовний приклад переходу. До закриття старої каси магазин провів продажі на 8 400 грн, а після початку роботи нового ПРРО — на 3 600 грн. Загальна сума продажів становить 8 400 + 3 600 = 12 000 грн. Для зведення дня бухгалтер використовує документи обох кас. Повторне проведення 8 400 грн через новий ПРРО створило б зайві розрахункові документи.

Як підключити ПРРО Торгсофт і врахувати технічні обмеження

Опція «Програмний РРО» Торгсофт є платною, надається на один рік і купується для кожного робочого місця — каси, де відбувається фіскалізація. Вона працює з ліцензіями Торгсофт Старт, Ультра та Термінал. Для звичайної роботи використовується комп’ютер; смартфон або планшет працює через мобільний додаток з окремо налаштованим ПРРО. Один ПРРО не використовують одночасно в комп’ютерній програмі та мобільному додатку. Перед придбанням перевірте комплектацію ліцензій, сумісність пристрою й ключа та умови ліцензійного договору.

У Торгсофт можна подати повідомлення щодо господарської одиниці, заяву на ПРРО та повідомлення щодо касирів, а потім переглянути заявки й квитанції. Також передбачено додавання вже зареєстрованого ПРРО за його фіскальним номером. Порядок описаний в офіційній довідці з реєстрації ПРРО. Для реєстраційних дій із програми офіційна довідка передбачає встановлення ключа підприємця або директора в налаштуваннях підприємства. Якщо ключ не підтримує шифрування даних, програма не дозволить зареєструвати заявки з цим ключем; у такому разі подайте документи через Електронний кабінет або підготуйте сумісний ключ. Після прийняття заяви можливе відкладене оновлення даних на серверах, тому початок роботи визначайте за фактичною готовністю каси. Чеки формуються в обліку продажів; для надсилання посилань на них через повідомлення потрібні опція «Масові розсилки клієнтам», шаблон і сервіс доставки, а для автоматичного передавання даних банківського термінала — відповідна опція інтеграції.

За коректних налаштувань Торгсофт автоматично переходить в офлайн і після відновлення зв’язку передає накопичені документи. Водночас офіційна інструкція з офлайн-роботи зазначає технічні межі 36 годин поспіль і 168 годин на місяць та блокування після їх досягнення або вичерпання офлайн-номерів. Перше відкриття зміни потребує інтернету. Перед переходом перевірте ці умови у своїй конфігурації. Опція надається за умовами ліцензійного договору «як є» та «як доступно»; її придбання не замінює реєстрації в ДПС і правильного налаштування каси.

Як зберегти архів після заміни каси

За збереження документів відповідає платник податків. Заміна постачальника ПРРО або припинення оплати його послуг цього обов’язку не скасовує. Практично до переходу варто скласти перелік архівів, визначити місце зберігання та працівника, який зможе надати документи бухгалтеру або під час перевірки.

• Збережіть чеки продажів і повернень, Z-звіти та дані, за якими можна знайти конкретну операцію.
• Збережіть реєстраційні заяви, квитанції, підтвердження передавання офлайн-документів і повідомлення про скасування реєстрації.
• Для апаратного РРО залиште реєстраційні та сервісні документи, довідку № 6-РРО й контрольні стрічки.
• Окремо збережіть облікову базу та документи, що підтверджують податкові показники. Якщо база читається лише у старій програмі, завчасно організуйте подальший доступ або придатне для роботи вивантаження.
• Зв’яжіть перенесені залишки й незавершені замовлення з попередніми документами. Для можливих повернень залиште доступ до дати продажу, товару, суми, форми оплати та реквізитів первісного чека.

За пунктами 6 і 10 статті 3 Закону № 265/95-ВР використані книги обліку розрахункових операцій і розрахункові книжки зберігають три роки після закінчення, а контрольні стрічки апаратного РРО — три роки. Контрольну стрічку ПРРО під час офлайн-роботи зберігають до передавання документів із підтвердженням доставки. Ці спеціальні строки потрібно враховувати разом із вимогами до документів податкового обліку.

Стаття 44 Податкового кодексу України не встановлює єдиного строку 1095 днів для всіх архівів. Для первинних документів, облікових регістрів, фінансової звітності та інших податкових документів визначених цією статтею юридичних осіб, зокрема юридичних осіб на спрощеній системі, мінімальний строк становить 1825 днів. Для інших документів, які не підпадають під довші строки, застосовується щонайменше 1095 днів. Якщо для документа законодавство встановлює більший строк, застосовуйте його.

Для документів, використаних у звітності, строк рахують від дня її подання, а за неподання — від установленого граничного строку. Для документів щодо виконання іншого підконтрольного податковим органам законодавства відлік ведуть від відповідної господарської операції, для дозвільних документів — від завершення строку їх дії. Строки продовжуються у випадках зупинення відліку строку давності, передбачених пунктом 102.3 Кодексу. Документи, пов’язані з перевіркою або оскарженням, зберігайте до завершення відповідних процедур і встановленого строку оскарження, але не менше мінімуму за пунктом 44.3. Тому дату можливого знищення архіву бухгалтер визначає за категоріями документів, а не від дня переходу на Торгсофт.

Як уникнути порушень у день переходу

Власнику варто письмово визначити момент припинення продажів через стару касу, особу, яка підтверджує готовність нової, та порядок дій у разі помилки. Якщо касир не бачить підтвердження реєстрації чека, він має зберегти номер документа й час операції та звернутися до відповідального працівника. До з’ясування статусу повторний продаж може створити дубль.

За непроведення розрахунку через фіскальний РРО або ПРРО, проведення на неповну суму чи невидачу належного розрахункового документа пункт 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР передбачає санкцію 100% суми продажу з порушенням за перше порушення та 150% — за кожне наступне. За пунктом 14 розділу II цього Закону звільнення від відповідальності поширюється на порушення при продажу товарів і наданні послуг на тимчасово окупованих територіях України — по дату завершення окупації, на територіях активних бойових дій — по дату завершення бойових дій, на територіях можливих бойових дій — по дату припинення можливості бойових дій.

Звільнення не охоплює порушень порядку розрахунків при продажу підакцизних товарів. Перед його застосуванням бухгалтер має перевірити категорію території та відповідну дату в офіційному переліку, на який посилається цей пункт. Таке звільнення не замінює виконання процедури переходу.

Офіційні джерела для реєстрації, скасування та зберігання документів

• Закон України № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»: статті 3, 5, 17; пункти 10, 13, 14 розділу II — проведення розрахунків, звіти, зберігання, офлайн, відмова від апаратного РРО та відповідальність.
• Наказ Міністерства фінансів України № 547 та затверджений ним Порядок реєстрації та застосування РРО: глави 1, 3, 4 розділу II, розділ III — фіскальний номер, перереєстрація, скасування реєстрації, документи ЦСО, завершення розрахунків і резервний РРО.
• Наказ Міністерства фінансів України № 317 та затверджений ним Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО: розділи II–V — форми № 1-ПРРО, № 2-ПРРО, № 5-ПРРО, підстави реєстраційних дій, касири, зміни та передавання офлайн-документів.
• Податковий кодекс України № 2755-VI: стаття 44, зокрема пункти 44.3–44.4 — строки зберігання документів та їх продовження.
• Наказ Міністерства фінансів України № 13, Положення про форму та зміст розрахункових документів / електронних розрахункових документів: розділ I, розділ II, зокрема пункти 2 і 4 — реквізити чека, дані господарської одиниці та платіжного термінала.