Як ФОП підготуватися до фактичної перевірки?

Як підготувати торгового ФОП до фактичної перевірки: товарний облік, РРО/ПРРО та історія руху товару

Торговому ФОП недостатньо лише мати накладні від постачальників або показати залишки у складській програмі. Безпечна модель обліку — це безперервний документальний ланцюг для кожної товарної позиції: звідки товар надійшов, на якому складі зберігався, коли і кому був проданий, повернений, переміщений чи списаний та який фактичний залишок має бути на конкретну дату. Дані складського обліку повинні узгоджуватися з первинними документами, розрахунковими документами РРО/ПРРО, банківськими надходженнями, касою та податковим обліком.

Окремо слід розрізняти внутрішній складський облік і встановлену законодавством Форму ведення обліку товарних запасів. Детальна історія руху кожної одиниці товару є сильним доказом належного обліку, але не замінює первинних накладних, митних декларацій, товарно-транспортних документів, фіскальних чеків та Форми обліку товарних запасів, якщо ФОП зобов’язаний її вести. Продаж товару, походження або оприбуткування якого неможливо підтвердити, створює ризик фінансових санкцій, а для підакцизної торгівлі — також ризик припинення ліцензії. (Законодавство України)

Що саме має підтверджувати товарний облік

За кожним товаром доцільно забезпечити чотири взаємопов’язані рівні підтвердження:

1. Походження товару — постачальник, дата придбання, найменування, кількість, вартість та документ, на підставі якого товар отримано.

2. Рух між місцями зберігання — склад, магазин, торговельна точка, пункт видачі, місце комплектування або відвантаження.

3. Вибуття товару — продаж, повернення постачальнику, списання, нестача, знищення, безоплатна передача, використання для власних потреб.

4. Фактичний залишок — кількість товару, яка фізично є у конкретному місці та відповідає даним обліку.

Базова формула контролю залишку:

Початковий залишок + надходження + повернення покупців + вхідні переміщення + оприбутковані надлишки – продажі – повернення постачальникам – вихідні переміщення – списання – нестачі = залишок на дату.

Кожна складова цієї формули повинна підтверджуватися окремим документом або сукупністю пов’язаних документів.

Хто з ФОП зобов’язаний вести облік товарних запасів

Пункт 12 статті 3 Закону про РРО зобов’язує вести облік товарних запасів та продавати лише товари, відображені в такому обліку. Водночас закон прямо виключає з цієї вимоги ФОП — платників єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ, крім тих, хто продає окремі визначені категорії товарів. (Законодавство України)

Звільнення від Форми обліку товарних запасів не означає, що товар може перебувати у продажу без будь-яких документів. Первинні документи можуть бути необхідні для підтвердження витрат і походження продукції, дотримання митних, ліцензійних, санітарних, ринкових, гарантійних або споживчих вимог.

Первинні документи на надходження товару

Порядок, затверджений наказом Міністерства фінансів № 496, відносить до документів на товар, зокрема:

• видаткові та товарні накладні постачальників;

• товарно-транспортні накладні;

• митні декларації;

• акти закупівлі;

• фіскальні та товарні чеки;

• інші документи, що дають змогу встановити постачальника й одержувача, дату операції, найменування, кількість та вартість товару. (Законодавство України)

Документ повинен дозволяти однозначно зіставити отриманий товар із товаром, який фактично зберігається або продається. Загальна накладна з формулюванням на кшталт «товар в асортименті» без номенклатури та кількості не забезпечує належної ідентифікації запасів.

Під час приймання товару необхідно перевірити:

• реквізити ФОП та постачальника;

• дату й номер документа;

• найменування, характеристики, артикул або код товару;

• одиницю виміру та кількість;

• ціну і загальну вартість;

• наявність ПДВ, якщо сторони є платниками ПДВ;

• серійні номери, акцизні марки, коди маркування або номери партій, коли вони обов’язкові;

• відповідність фактичної кількості даним накладної.

Товар, для якого обов’язковий облік за наказом № 496, має бути внесений до Форми обліку на підставі первинного документа до початку його реалізації. (Законодавство України)

Початкові залишки

Якщо ФОП розпочинає обов’язкове ведення товарного обліку і має залишки, на які відсутні поточні записи у Формі, складається опис початкових залишків. Він повинен містити найменування товарів, їх кількість, одиницю виміру та вартість.

Опис не створює законного походження товару, якщо товар належить до категорії, для якої необхідні документи виробника, імпортера, митне оформлення, акцизне маркування, сертифікати або інші спеціальні підтвердження. Він лише фіксує кількісний і вартісний залишок на дату початку обліку. (Законодавство України)

Документування кожної складської операції

Продаж

Внутрішня реалізація у складській програмі та фіскалізація через РРО/ПРРО мають відбуватися як одна господарська операція. Номенклатура, кількість, ціна, форма оплати та сума у складському документі не повинні суперечити фіскальному чеку.

Продажі, проведені через РРО/ПРРО, не вносяться окремими рядками до графи вибуття Форми обліку товарних запасів за кожним чеком. Проте вони повинні зменшувати залишки у внутрішній системі та підтверджуватися фіскальними даними. Інші види вибуття — зокрема повернення постачальнику, переміщення, списання, знищення або використання для власних потреб — оформлюються відповідними первинними документами. (Законодавство України)

Повернення покупцю коштів

Коли покупцю повертають кошти за товар, який був оплачений у межах розрахункової операції, необхідно сформувати фіскальний видатковий чек за формою ФКЧ-2. Одночасно товар повертається на склад окремим складським документом або оформлюється як брак, якщо він не може бути повторно реалізований. (Законодавство України)

Для товарів із серійними номерами, гарантією, акцизними марками чи іншими унікальними ідентифікаторами потрібно перевірити, що повертається саме товар, який був проданий за відповідним документом.

Внутрішнє переміщення

Переміщення товару між магазином, складом, пунктом видачі або іншим місцем зберігання не є продажем, але має бути задокументоване. Документ внутрішнього переміщення повинен містити:

• дату та номер;

• місце-відправник;

• місце-одержувач;

• перелік і кількість товарів;

• осіб, які передали й отримали товар.

Для ФОП, який веде Форму обліку товарних запасів, облік здійснюється окремо за кожним місцем продажу або господарським об’єктом. Документи внутрішнього переміщення мають бути відображені у відповідних формах обох місць. (Законодавство України)

Списання

Сам факт нестачі, закінчення строку придатності, пошкодження упаковки чи втрати товарного вигляду не дає підстав просто видалити позицію зі складської системи. Потрібен акт, у якому зафіксовано:

• причину списання;

• дату;

• найменування та кількість товару;

• закупівельну або іншу облікову вартість;

• осіб, які встановили обставини;

• подальшу долю товару.

Наказ № 496 вимагає документувати знищення, втрату та використання товару для власних потреб за вартістю придбання. (Законодавство України)

Форма ведення обліку товарних запасів

Форма може вестися у паперовому або електронному вигляді. Вона повинна містити передбачені наказом № 496 реквізити ФОП, адресу місця продажу або господарського об’єкта, дані первинних документів і суми надходження чи вибуття. Записи здійснюються послідовно за датами на підставі первинних документів. (Законодавство України)

Електронна форма має бути доступною для перегляду у форматі, що відтворює всі обов’язкові реквізити. Під час контролю недостатньо показати лише загальний залишок або довільний звіт зі складської системи, якщо з нього неможливо відтворити Форму, передбачену наказом № 496. (Законодавство України)

Форма та документи, на підставі яких до неї внесено записи, зберігаються у місці продажу до моменту вибуття останньої одиниці відповідної партії. Під час перевірки можуть надаватися копії, але оригінали мають бути представлені у встановлений строк. Продаж товарів у місці, де Форма або первинні документи відсутні, не допускається. (Законодавство України)

Форма № 496 є хронологічним реєстром первинних документів і сум. Вона не замінює детального кількісного складського обліку за кожним артикулом. Тому підприємцю доцільно паралельно вести картки товарів, партії, серійні номери та історію залишків.

РРО та ПРРО

ФОП, який проводить розрахункові операції, повинен проводити їх через зареєстрований РРО або ПРРО на повну суму покупки та надати покупцю паперовий або електронний розрахунковий документ. Це правило поширюється і на замовлення через інтернет, якщо спосіб оплати є розрахунковою операцією. (Законодавство України)

Фіскальний чек повинен містити обов’язкові реквізити, зокрема:

• найменування суб’єкта господарювання та господарської одиниці;

• адресу місця проведення розрахунків;

• назву товару, яка дає змогу його ідентифікувати;

• кількість, ціну та вартість;

• форму оплати;

• податкові групи та ставки, коли вони застосовуються;

• фіскальні номери й QR-код;

• реквізити акцизної марки або інші спеціальні ідентифікатори — для товарів, для яких це передбачено. (Законодавство України)

За дні, коли проводилися розрахункові операції, формується щоденний фіскальний звітний чек — Z-звіт. (Законодавство України)

Коли РРО/ПРРО може не застосовуватися

ФОП першої групи єдиного податку звільнені від застосування РРО/ПРРО. ФОП другої–четвертої груп та ФОП на загальній системі при здійсненні розрахункових операцій застосовують РРО/ПРРО, якщо конкретна операція не підпадає під виняток, передбачений статтями 9 або 10 Закону про РРО чи постановою Кабінету Міністрів № 1336. (rv.tax.gov.ua)

Не потребує РРО операція, за якої кошти надходять виключно як банківський переказ з рахунку покупця на рахунок продавця без використання платіжної картки, платіжного сервісу чи іншого платіжного інструменту, що утворює розрахункову операцію. Вирішальним є не спосіб доставки товару, а механізм приймання оплати.

На складі або в місці зберігання, де покупці не розраховуються і не отримують оплачені товари, окремий РРО може не використовуватися. Якщо у такому місці приймають оплату, видають замовлення з оплатою на місці або оформлюють повернення коштів, воно фактично стає місцем проведення розрахунків. (Законодавство України)

Узгодження складських документів із фіскальними даними

За кожен день або зміну варто звіряти:

• суму складських реалізацій із фіскальними чеками;

• готівкові продажі з касовими підсумками;

• оплати картками з даними банківського термінала та випискою;

• повернення у складській системі з видатковими фіскальними чеками;

• кількість проданого товару з фактичним зменшенням складу;

• чеки, скасування, службові внесення і видачі з даними РРО/ПРРО;

• безготівкові відвантаження з рахунками, банківськими виписками та видатковими накладними.

Небезпечною є ситуація, коли чек сформовано, але товар не списаний зі складу, або навпаки — складська реалізація є, але фіскального чека немає. Такі розбіжності унеможливлюють відновлення достовірного залишку.

Інвентаризація

Податковий орган має право вимагати проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і зняття залишків товарів. (Законодавство України)

Для належного оформлення інвентаризації торговому ФОП потрібні:

1. Рішення або наказ ФОП про проведення інвентаризації.

2. Перелік місць, товарних груп і відповідальних осіб.

3. Інвентаризаційна відомість із фактично підрахованою кількістю.

4. Порівняльна відомість із різницею між фактичними та обліковими даними.

5. Документи про оприбуткування надлишків.

6. Акти списання нестач, псування або пересортиці.

7. Пояснення відповідальних працівників, якщо виявлено істотні розбіжності.

Підрахунок слід проводити за окремими складами, магазинами та місцями зберігання. Товар у дорозі, на відповідальному зберіганні, у ремонті, резерві, на комісії або переданий кур’єру необхідно виділяти окремо та підтверджувати документами.

Безпідставна відмова від проведення інвентаризації на законну вимогу контролюючого органу може бути підставою для застосування адміністративного арешту майна за Податковим кодексом. (Законодавство України)

Облік місць торгівлі та зберігання

Магазин, склад, орендоване приміщення, пункт видачі, офіс, місце виробництва та інші об’єкти, пов’язані з оподаткуванням, повідомляються податковому органу за формою № 20-ОПП.

Повідомлення про новий об’єкт подається протягом 10 робочих днів після його реєстрації, створення, відкриття або початку використання. У цей самий строк повідомляють про зміну адреси, призначення, стану чи інших відомостей про об’єкт. (Законодавство України)

Назва та адреса господарської одиниці у фіскальному чеку повинні відповідати документам на право власності або користування приміщенням і даним форми № 20-ОПП. (Законодавство України)

Складські залишки необхідно розмежовувати за фактичними місцями. Загальний віртуальний склад для кількох магазинів ускладнює підтвердження того, чому конкретний товар знаходиться саме в місці перевірки.

Працівники та доступ до облікової системи

Працівник не може бути допущений до роботи без оформлення трудових відносин і подання повідомлення про прийняття на роботу до початку його роботи. (Законодавство України)

На торговій точці мають бути визначені особи, які:

• приймають і оприбутковують товар;

• проводять продажі через РРО/ПРРО;

• оформлюють повернення;

• переміщують і списують товар;

• проводять інвентаризацію;

• відповідають за касу та документи.

Кожному користувачу складської програми доцільно надати окремий обліковий запис. Спільний пароль для всіх працівників не дає змоги встановити, хто змінив документ, видалив продаж, провів заднім числом повернення або відкоригував залишок.

Фактичні перевірки можуть охоплювати не лише РРО і товарні залишки, а й оформлення трудових відносин. (Законодавство України)

Доставка та дистанційні продажі

Для відправлення товару покупцю необхідно пов’язати між собою:

• замовлення;

• документ резервування або комплектування;

• складську реалізацію;

• фіскальний чек, якщо оплата є розрахунковою операцією;

• експрес-накладну, ТТН або інший документ перевізника;

• банківське чи касове підтвердження оплати;

• документ повернення, якщо посилку не отримано або товар повернуто.

Передача товару кур’єру чи перевізнику не повинна автоматично вважатися остаточним продажем, якщо за умовами договору покупець може відмовитися від отримання. Статус товару — відвантажений, у дорозі, отриманий, повернений — має бути простежуваним.

У разі післяплати необхідно визначити, хто саме приймає платіж від покупця і хто зобов’язаний фіскалізувати розрахунок. Договір із перевізником та фактичний рух коштів мають відповідати обраній моделі.

Маркування, зберігання та інформація про товар

Складський запис не замінює обов’язкове маркування. До продажу товару потрібно перевірити вимоги, установлені для його категорії, зокрема щодо:

• найменування та виробника;

• імпортера або відповідальної особи в Україні;

• складу, характеристик та способу використання;

• дати виробництва, строку придатності або строку служби;

• гарантійних умов;

• попереджень і правил безпечного користування;

• української мови інформації;

• знака відповідності технічним регламентам;

• серійних номерів, номерів партій або засобів простежуваності;

• акцизних марок та електронних ідентифікаторів.

Умови зберігання мають відповідати інформації виробника та спеціальним вимогам до конкретної продукції. Пошкоджений, прострочений, небезпечний або відкликаний товар необхідно відокремити від товарів, призначених для продажу, і зафіксувати його статус у складському обліку.

Ліцензії та спеціальні категорії товарів

Для звичайної роздрібної торгівлі непродовольчими товарами універсальна «торгова ліцензія» не передбачена. Ліцензія або інший дозвіл потрібні лише для видів діяльності та товарів, прямо визначених законом, зокрема для алкоголю, тютюнових виробів, рідин для електронних сигарет, пального, лікарських засобів та інших регульованих категорій.

Алкоголь, тютюн і рідини для електронних сигарет

Роздрібна торгівля алкогольними напоями, крім передбачених законом винятків щодо столових вин, здійснюється за наявності ліцензії. Окремі ліцензії потрібні для роздрібної торгівлі тютюновими виробами та рідинами для електронних сигарет. (sumy.tax.gov.ua)

Ліцензія оформлюється окремо на кожне місце роздрібної торгівлі. До такого місця належить також адреса, з якої товар відвантажують для доставки кінцевому споживачу. У заяві та ліцензійному реєстрі зазначаються РРО/ПРРО, що використовуються у відповідному місці. (zp.tax.gov.ua)

Тому не можна використовувати ліцензію одного магазину для продажу або відвантаження підакцизного товару з іншого складу, якщо таке місце не охоплене належною ліцензією.

Для ліцензіатів у сфері роздрібної торгівлі підакцизними товарами діють вимоги до середньої щомісячної заробітної плати працівників, а для ФОП без працівників — до місячного оподатковуваного доходу:

• не менше двох мінімальних заробітних плат;

• не менше півтори мінімальної заробітної плати, якщо всі місця торгівлі розташовані за межами адміністративних центрів областей і міста Києва на відстані понад 50 кілометрів та мають торговельні зали площею не більш як 500 квадратних метрів.

Недотримання відповідної вимоги протягом трьох повних календарних місяців поспіль є підставою для припинення дії ліцензії. (tax.gov.ua)

Виявлення у місці роздрібної торгівлі необлікованих алкогольних напоїв, тютюнових виробів або рідин для електронних сигарет у розмірі понад 0,5 відсотка обсягу продажів за попередній день за даними всіх РРО/ПРРО такого місця є однією з установлених законом підстав для припинення ліцензії. (dp.tax.gov.ua)

Податковий облік

Складський облік не замінює податковий.

ФОП на загальній системі повинен узгоджувати придбання та реалізацію товарів з обліком доходів і витрат та первинними документами відповідно до статті 177 Податкового кодексу.

Платники єдиного податку ведуть облік доходів за правилами статті 296 Податкового кодексу. Платники ПДВ додатково мають звіряти товарні операції з податковими накладними, даними Єдиного реєстру податкових накладних і деклараціями з ПДВ.

Окремо потрібно контролювати, щоб:

• дохід за продажем потрапив до податкового обліку у правильній сумі та даті;

• повернення покупцю не зменшувало дохід без належного підтвердження;

• закупівельні документи відповідали фактично отриманому товару;

• особисті кошти ФОП і торговельна виручка не змішувалися без пояснювальних документів;

• банківські надходження можна було зіставити з рахунками, замовленнями й реалізаціями.

Які документи повинні бути доступні за місцем торгівлі

Залежно від системи оподаткування та асортименту на торговій точці доцільно забезпечити доступ до:

• Форми ведення обліку товарних запасів;

• первинних документів на товар або їх належних копій;

• документів внутрішнього переміщення;

• накладних на повернення постачальникам;

• актів списання;

• останніх інвентаризаційних документів;

• реєстраційних документів РРО/ПРРО;

• ліцензій або витягів із ліцензійних реєстрів;

• документів на приміщення;

• даних форми № 20-ОПП;

• трудових документів працівників;

• документів про якість, безпечність, гарантію або походження, якщо вони потрібні для відповідної продукції.

Електронний архів має бути доступним навіть за відсутності працівника, який зазвичай веде облік. Документи варто систематизувати за постачальниками, датами, номерами та партіями товару.

Фінансові санкції та інші наслідки

Санкція за необліковані товари, передбачена статтею 20 Закону про РРО, не застосовується до ФОП — платників єдиного податку без ПДВ, крім продавців технічно складних побутових товарів, лікарських засобів, медичних виробів та ювелірних виробів, для яких закон установлює обов’язковий товарний облік. (Законодавство України)

Як товарний облік реалізовано в Торгсофт

У Торгсофт надходження, реалізація, повернення, внутрішні передачі, списання та інвентаризація оформлюються окремими складськими документами. У розділі «Склад» доступні стан складу, рух товару, перелік приходів і витрат, реєстр та журнал складських документів. Журнал дає змогу одночасно переглядати різні види операцій, зокрема повернення покупців, списання, повернення постачальникам і брак, а також друкувати або експортувати дані.

Для конкретного товару можна відкрити «Рух товару» або картку складського обліку та побачити, після якої операції змінився залишок: надходження, реалізації, повернення чи внутрішнього переміщення. За потреби рух переглядається по всіх центрах обліку торговельної мережі від початку ведення обліку. Це дає можливість зіставити фактичний товар із документом його надходження та всіма подальшими операціями.

У програмі передбачено окрему функцію «Форма ведення обліку товарних запасів», у якій задається дата початку обліку, розраховуються початкові залишки та формуються записи за складськими документами. Інвентаризацію можна проводити з комп’ютера, за паперовою відомістю, за допомогою термінала збору даних або за серійними номерами; за результатами формуються звіти про нестачі, надлишки та розбіжності.

Внесення операції до Торгсофт не замінює належно оформлений документ постачальника, митну декларацію, транспортний документ або фіскальний чек. До складського документа необхідно прив’язувати реальні реквізити первинного документа, а паперовий чи електронний оригінал зберігати протягом установленого строку.

Контрольний перелік готовності торгового ФОП

Перед початком роботи торгової точки необхідно перевірити, що:

• кожен фактичний товар створений у складській системі лише один раз;

• назва товару у складській картці відповідає документам і фіскальному чеку;

• усі надходження оприбутковані до початку продажу;

• за кожним надходженням є первинний документ;

• товар розподілений за реальними складами й магазинами;

• усі переміщення оформлені внутрішніми накладними;

• продажі зменшують склад і відповідають чекам РРО/ПРРО;

• повернення коштів оформлюються видатковими фіскальними чеками;

• списання не проводяться без актів;

• немає від’ємних залишків без документального пояснення;

• проведена інвентаризація та оформлені її результати;

• Форма № 496 ведеться там, де вона обов’язкова;

• електронна Форма може бути показана та роздрукована;

• документи на товар доступні за місцем продажу;

• усі об’єкти подані за формою № 20-ОПП;

• адреса у чеку відповідає фактичному місцю розрахунків;

• працівники оформлені до початку роботи;

• ліцензії відповідають конкретним місцям торгівлі та РРО/ПРРО;

• підакцизний товар має належні марки й ідентифікатори;

• доставки пов’язані із замовленнями, оплатами, реалізаціями та документами перевізника;

• склад, РРО/ПРРО, банк, каса і податковий облік не мають необґрунтованих розбіжностей.

Приклад із практики контролю

У травні 2026 року податковий орган повідомив про фактичну перевірку інтернет-магазину техніки Apple, під час якої перевіряли застосування РРО та документи, що підтверджують походження й облік товару. Приклад демонструє, що наявність товару на сайті або у складській програмі не замінює документів на його придбання, оприбуткування та фіскальний продаж. (tr.tax.gov.ua)

Офіційні джерела

1. Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI — підпункт 20.1.9, статті 75, 80–82, 85, 94, 177, 296.

2. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР — статті 3, 5, 9, 10, 15, 17, 20.

3. Наказ Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496 «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців» — розділ I, пункти 1–2; розділ II, пункти 1–11.

4. Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 — Положення про форму та зміст розрахункових документів, розділи I–III.

5. Наказ Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547 — порядки реєстрації та застосування РРО, КОРО і розрахункових книжок.

6. Наказ Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588 — розділ VIII, пункти 8.4–8.5 щодо форми № 20-ОПП.

7. Постанова Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 № 413 — повідомлення про прийняття працівника на роботу.

8. Закон України від 18.06.2024 № 3817-IX «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, біоетанолу, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального» — статті 16, 23, 41–43, 46, 52.

9. Закон України «Про ліцензування видів господарської діяльності» від 02.03.2015 № 222-VIII — стаття 7.

10. Постанова Кабінету Міністрів України від 15.06.2006 № 833 — Порядок провадження торговельної діяльності та правила торговельного обслуговування.

11. Закон України «Про захист прав споживачів» від 12.05.1991 № 1023-XII — права споживачів, інформація про продукцію, обмін і повернення товарів.

12. Постанова Кабінету Міністрів України від 23.08.2000 № 1336 — перелік окремих форм та умов діяльності, за яких дозволено проводити розрахунки без РРО із застосуванням розрахункових книжок і КОРО.