РРО та ПРРО без світла й інтернету: як продовжити продажі та передати чеки

Якщо магазин зобов’язаний застосовувати реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО), відключення світла чи інтернету саме собою не дозволяє продавати без належного розрахункового документа. Для апаратного РРО заздалегідь підготуйте зареєстровані книгу обліку розрахункових операцій (КОРО) та розрахункову книжку (РК) або належним чином зареєстрований резервний РРО. Для ПРРО перевірте можливість роботи офлайн і наявність заздалегідь отриманого діапазону фіскальних номерів.

Коли виник перебій, касир має спочатку визначити причину: немає живлення, немає зв’язку з фіскальним сервером чи несправний сам ПРРО. Від цього залежить порядок роботи. Наведені нижче правила стосуються роздрібної торгівлі в Україні, для якої фіскалізація обов’язкова; вони не скасовують окремих законних звільнень від застосування РРО та ПРРО. Якщо ви торгуєте пальним, врахуйте: пункт 1 статті 3 Закону № 265/95-ВР забороняє використовувати ПРРО для оптової та роздрібної торгівлі пальним.

Визначте, що саме перестало працювати

Банківський платіжний термінал, який також називають POS-терміналом, приймає карткову оплату через еквайринг — послугу приймання платежів. РРО або ПРРО реєструє розрахункову операцію та створює фіскальний документ. Навіть якщо ці функції поєднані в одному пристрої або програми обмінюються даними, успішна оплата карткою не замінює фіскалізацію. За пунктами 1–2 статті 3 Закону № 265/95-ВР продавець має провести операцію на повну суму та надати покупцеві відповідний розрахунковий документ.

Практична рекомендація: під час збою касир має окремо перевірити результат платежу та результат фіскалізації. Якщо гроші вже списано, повторно запускати оплату через термінал для отримання чека не слід. Спочатку потрібно з’ясувати стан документа в касовій програмі.

Як підготувати апаратний РРО до відключень

Стаття 5 Закону № 265/95-ВР дозволяє під час тимчасового відключення електроенергії, яке триває не більше семи робочих днів, проводити розрахунки з використанням КОРО та РК або через належним чином зареєстрований резервний РРО. Книжки застосовують від початку розрахунків без основного РРО. Сім робочих днів — це граничний строк тимчасового відключення для такого порядку, а не строк очікування перед переходом на квитанції.

Підприємець може обрати роботу без КОРО та РК і повідомити про це під час реєстрації РРО. У такому разі в реєстраційному посвідченні зазначають, що під час несправності або відключення електроенергії розрахункові операції не здійснюються. Продовжити їх можна після відновлення живлення або належного підключення резервного РРО. Звичайний зошит, довільна рукописна записка чи обіцянка видати чек пізніше не замінюють зареєстровану РК.

Для резервного РРО перевірте реєстраційне посвідчення: воно повинне містити відмітку «Резервний» і дані торгової точки, де його використовуватимуть. Реєстрацію такого апарата проводять у тому самому порядку, що й основного. Про кожну торгову точку, де використовуватимуть резервний РРО, підприємець має завчасно повідомити контролюючий орган як про об’єкт оподаткування відповідно до пункту 63.3 статті 63 Податкового кодексу України. Ці вимоги встановлює пункт 20 глави 2 розділу II Порядку реєстрації та застосування РРО, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 547.

Як оформлювати продажі через КОРО та РК

До першого продажу без основного РРО касир має переконатися, що книжки зареєстровані та відповідають саме цьому РРО. На кожному місці проведення розрахунків використовують окрему РК із КОРО, на яку вона зареєстрована. Зареєстровані на цю КОРО розрахункові книжки використовуйте послідовно за їхніми порядковими номерами, до повного вичерпання квитанцій у кожній книжці. Перед використанням перевірте, чи заповнені в усіх квитанціях обов’язкові реквізити. Детальні правила містять глава 4 розділу II та глава 2 розділу III Порядку реєстрації та ведення РК і КОРО.

1. Оформіть початок роботи. Перед початком використання зазначте відповідні дати на титульній сторінці КОРО та реєстраційній сторінці РК, якщо ці книжки ще не використовували. До початку роботи з РК заповніть графи 1–5 розділу 2 КОРО.
2. Зафіксуйте готівку на місці розрахунків. Готівку, яка перебувала на місці розрахунків на момент відключення, запишіть у корінець розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення». Так само оформлюйте готівку, яку підприємець додатково вносить на місце розрахунків протягом роботи з РК, зокрема розмінні кошти. Вилучення готівки під час роботи з книжкою оформлюйте в корінці з позначкою «Службова видача».
3. Видавайте квитанцію за кожною операцією. Спочатку заповнюйте корінець, потім відривну частину. Повні суми розрахунку в обох частинах мають збігатися. Відривну частину видавайте покупцеві не пізніше завершення розрахунку. На вимогу покупця додатково зазначайте в ній усі або запитані ним реквізити з передбачених формою: найменування товару, вартість одиниці, відповідні ставки податків для їх платників, вартість товарів за кожним найменуванням, дату та підпис касира. Записи робіть кульковою ручкою з пастою темного кольору.
4. Зберігайте податковий розподіл сум. Якщо магазин є платником податку на додану вартість, акцизного або іншого податку чи збору, у корінці зазначайте відповідні оподатковувані суми за правилами Порядку. При продажу алкогольних напоїв і тютюнових виробів передбачені Порядком найменування, вартість, ставка та сума податку обов’язкові в обох частинах квитанції.
5. Окремо оформлюйте повернення. Суму видачі коштів зазначайте зі знаком мінус. Якщо сума повернення перевищує 100 гривень, касир або матеріально відповідальна особа має скласти акт про видачу коштів. У ньому зазначають дані документа, що посвідчує особу покупця, відомості про товар, суму виданих коштів і номер квитанції, яка підтверджує купівлю. Передайте акт до бухгалтерії та зберігайте три роки. Якщо бухгалтерії немає, підклейте акт до останньої сторінки відповідної КОРО.
6. Підбивайте підсумки щодня. Якщо один цикл використання РК триває кілька робочих днів, у розділі 2 КОРО робіть окремий запис за кожний день. Графи 1–2 заповнюйте лише першого дня, графу 8 — останнього. Щодня на підставі квитанцій заповнюйте розділ 1; до першого дня включіть відповідні суми за контрольною стрічкою від початку дня до відключення.

Помилкову квитанцію не виправляють і не використовують повторно: на корінці та відривній частині роблять позначку «Анульовано», яку касир засвідчує підписом. Корінці залишають у книжці. Коли використано всі квитанції, на реєстраційній сторінці РК зазначають дату закінчення та загальну суму розрахунків.

Практична рекомендація: відповідальний працівник має вести перелік дат і часу відключень та контролювати наближення до межі семи робочих днів. Якщо живлення не відновили в межах дозволеного строку, не продовжуйте розрахунки лише за книжками; забезпечте роботу зареєстрованого РРО або зупиніть розрахункові операції.

Що зробити після відновлення електроенергії

Якщо магазин працював із КОРО та РК, застосуйте пункт 10 розділу III Порядку застосування РРО. Він визначає послідовність після відновлення електропостачання або встановлення відремонтованого чи резервного апарата.

1. До поновлення реєстрації розрахунків через РРО заповніть графи 6–8 розділу 2 КОРО з урахуванням правил для циклу, який тривав кілька днів.
2. Проведіть через РРО суми розрахунків за час використання РК окремо за кожною ставкою податку на додану вартість, акцизного або іншого податку чи збору.
3. Якщо оперативна пам’ять РРО обнулилася, додатково відновіть за контрольною стрічкою суми за час до відключення. Якщо пам’ять не обнулилася, повторно вводити вже збережені суми за цей період не потрібно.
4. Сформуйте фіскальний звітний чек — Z-звіт. У записі КОРО за цим звітом зазначте попередні дати, підсумки яких він охоплює.
5. За потреби виконайте «службове внесення» на суму готівки, яка фактично залишається на місці розрахунків.

Умовний приклад. До відключення магазин провів через РРО продажі на 2 400 грн, а за квитанціями РК — ще на 3 600 грн. Якщо пам’ять збереглася, після відновлення живлення через РРО проводять 3 600 грн за книжкою. Підсумок продажів становить 2 400 + 3 600 = 6 000 грн. Покупці вже розрахувалися, тому цей запис не потребує повторного приймання грошей або списання з карток.

Практична рекомендація: передайте бухгалтеру підсумки РК разом із відповідним Z-звітом і позначенням періоду. Це допоможе врахувати перенесені суми один раз. Використані КОРО та РК за пунктом 6 статті 3 Закону № 265/95-ВР зберігають протягом трьох років після їх закінчення.

Як працювати з ПРРО без інтернету

Офлайн-режим застосовують, коли справний ПРРО не має зв’язку з фіскальним сервером Державної податкової служби України (ДПС). Перевірте також реєстраційну заяву: якщо підприємець повідомив у ній, що не проводитиме розрахунків офлайн, самих налаштувань програми для початку такої роботи недостатньо. Заздалегідь подайте заяву для зміни цих даних. За статтею 5 Закону № 265/95-ВР програма повинна створювати електронні розрахункові документи та присвоювати їм номери з діапазону, заздалегідь сформованого фіскальним сервером. Без отриманого діапазону працювати офлайн заборонено.

Збереження довільного документа у форматі PDF не робить його фіскальним чеком. Під час розрахунку ПРРО має створити належний документ з обов’язковими реквізитами, офлайн-номером і позначкою про офлайн-режим. Покупцеві потрібно надати паперовий або електронний розрахунковий документ відповідно до статті 3 Закону.

Перевірте строки, запас номерів і можливості програми

Загальні межі офлайн-роботи становлять 36 годин поспіль і 168 годин протягом календарного місяця. Водночас пункт 13 розділу II Закону № 265/95-ВР дозволяє перевищувати ці строки на період дії правового режиму воєнного чи надзвичайного стану або обставин непереборної сили. Цей виняток стосується строків; вимога мати отриманий діапазон фіскальних номерів зберігається.

Окремо перевірте технічні обмеження свого програмного рішення. Програма може зупиняти операції на межі 36 або 168 годин попри законодавчий дозвіл перевищення. Якщо програма більше не формує фіскальні документи або невикористані номери закінчилися, касир має припинити розрахунки чи перейти на підготовлений резервний РРО.

За розділом V Порядку застосування ПРРО час офлайн визначають за повідомленнями про початок і завершення режиму. Проміжок між двома офлайн-сесіями також включають до підрахунку, якщо в цей час на сервері не зареєстровано жодного розрахункового документа цього ПРРО онлайн. Тому коротка поява інтернету сама собою не означає початок нового відліку.

Практична рекомендація: до перебоїв перевірте залишок офлайн-часу, доступні номери та чинність сертифіката електронного підпису. Якщо сертифікат закінчується під час тривалої відсутності зв’язку, заздалегідь узгодьте з відповідальним працівником передбачений Порядком і програмою спосіб підписання чинним сертифікатом. Не розраховуйте на те, що офлайн-режим дозволяє використовувати прострочений підпис.

Закрийте зміну та передайте документи в належному порядку

Якщо настав час завершити зміну, а зв’язку ще немає, ПРРО має сформувати Z-звіт офлайн після останнього розрахункового документа цієї зміни та до відкриття наступної. Документи отримують послідовні номери з діапазону. Відсутність інтернету не є підставою залишати зміну без звіту, якщо справний ПРРО може його створити.

Після відновлення зв’язку виконайте такі дії:

1. Перевірте повернення в онлайн. За Порядком ПРРО має автоматично перейти до онлайн-обміну в момент відновлення зв’язку з фіскальним сервером.
2. Забезпечте передавання протягом години. Пакет має містити повідомлення за формою № 4-ПРРО про початок і завершення офлайн-режиму, копії розрахункових документів та сформованих офлайн фіскальних звітних чеків.
3. Дотримайтеся черговості. Копії офлайн-чеків потрібно передати до передавання електронного фіскального звітного чека за день, коли їх створили. Це окрема вимога статті 5 Закону, яка діє разом із годинним строком.
4. Дочекайтеся підтвердження доставки. Документи та контрольну стрічку зберігають у ПРРО до отримання підтвердження від фіскального сервера. Самої появи інтернету для завершення перевірки недостатньо.

Умовний приклад. Якщо зв’язок із фіскальним сервером відновився о 14:20, пакет потрібно передати протягом години — до 15:20. Якщо звіт за відповідний день передають раніше, копії чеків мають надійти перед ним.

Якщо зв’язок обірвався саме під час фіскалізації та після синхронізації виявилися два документи на одну операцію, перевірте їхні номери. Пункт 11 розділу V Порядку передбачає усунення такого дублювання через операцію «сторно» із зазначенням пов’язаних документів. Повторно створювати продаж без перевірки його стану не слід.

Що робити, якщо ПРРО несправний або неможливо створити Z-звіт

Коли ПРРО вийшов із ладу, розрахункові операції через нього припиняють до усунення несправності або підключення резервного РРО. Протягом дня виявлення несправності підприємець має направити повідомлення за формою № 2-ПРРО до контролюючого органу, виробника ПРРО та/або центру сервісного обслуговування, якщо він є. Порядок визначає пункт 12 розділу II Порядку застосування ПРРО.

Після повідомлення про несправність для відновлення роботи подають заяву з позначкою «Відновлення роботи». Якщо така заява не надійде протягом місяця, до реєстру вносять запис про скасування реєстрації ПРРО. Перехід на довільні паперові записи замість несправного ПРРО не передбачений.

Для несправності апаратного РРО діє інший порядок повідомлення: центр сервісного обслуговування потрібно повідомити протягом робочого дня виявлення, а контролюючий орган — протягом двох робочих днів після цього дня. Строки встановлює пункт 16 статті 3 Закону № 265/95-ВР.

Якщо аварійне зникнення електроенергії об’єктивно унеможливило створення Z-звіту, ДПС роз’яснює: звіт слід сформувати не пізніше наступного робочого дня до перших нових розрахункових операцій. Практично варто зберегти відомості про час відключення й обставини, через які звіт неможливо було створити. Питання припинення роботи під час повітряної тривоги розглянуто в цій самій публікації; касові дії не повинні затримувати вихід працівників із торгового залу.

Для ПРРО немає універсального правила, за яким він обов’язково блокується через 72 години відсутності зв’язку. Офлайн-роботу ПРРО оцінюють за статтею 5, спеціальним пунктом 13 Закону та правилами конкретного програмного рішення. Вимоги до передавання даних апаратними РРО не слід автоматично переносити на ПРРО.

Практична рекомендація для апаратного РРО: якщо живлення є, але інтернет зник, перевірте повідомлення апарата та інструкцію виробника щодо накопичення і передавання даних. Якщо апарат заблокував розрахунки, припиніть операції через нього та зверніться до центру сервісного обслуговування. Після відновлення зв’язку перевірте, чи передано накопичені документи.

Як підготувати ПРРО Торгсофт до роботи без інтернету

У Торгсофт фіскалізація працює через платну опцію «Програмний РРО», яку оплачують щороку на кожен пристрій, де проводять фіскальні операції. Перед використанням активуйте опцію, зареєструйте господарську одиницю, ПРРО та касирів і налаштуйте кваліфікований електронний підпис (КЕП). У стандартному сценарії касир підписує чеки власним ключем; якщо ввімкнено прив’язування продавця до кожного товару, документація передбачає використання загального ключа ПРРО. Перевірте обраний сценарій до початку роботи. Умови підключення наведені на сторінці опції «Програмний РРО».

Переконайтеся, що офлайн-режим дозволений налаштуваннями, а перше відкриття зміни успішно відбулося онлайн: за документацією Торгсофт про офлайн-роботу, без інтернету вперше відкрити зміну неможливо. Під час втрати зв’язку у відкритій зміні програма автоматично переходить офлайн, присвоює документам спеціальні фіскальні номери та накопичує їх локально. Документація встановлює технічні межі 36 годин поспіль і 168 годин за місяць та блокування при вичерпанні номерів або перевищенні часу. Законодавчий виняток щодо строків не дає підстав розраховувати на необмежену роботу цієї опції.

Після відновлення зв’язку Торгсофт автоматично передає накопичені документи. Касиру варто перевірити стан чеків в аналітиці ПРРО та підтвердження їх доставки, а відповідальному працівнику — проконтролювати дотримання годинного строку. Якщо день завершився без інтернету, програма дозволяє сформувати Z-звіт офлайн і передати його пізніше. До підтвердженої доставки не перевстановлюйте програму та не очищуйте базу: інструкція касира застерігає від втрати невідправлених чеків.

Які штрафи врахувати та коли діє територіальне звільнення

За пунктом 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР за проведення розрахунку на неповну суму, непроведення через фіскальний РРО чи ПРРО, невидачу належного розрахункового документа або розрахунок без РК у передбаченому випадку застосовують фінансові санкції:

• 100% суми продажу з порушенням — за порушення, вчинене вперше;
• 150% суми продажу з порушенням — за кожне наступне порушення.

Ці відсотки стосуються саме порушень, перелічених у пункті 1. За пунктом 3 статті 17 санкція становить 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (НМДГ), якщо у визначених Законом випадках під час розрахункових операцій суб’єкт господарювання не використовує КОРО та/або РК, використовує їх без належної реєстрації, порушує встановлений порядок використання або не зберігає протягом установленого строку.

За пунктом 10 — 30 НМДГ за неподання до контролюючих органів звітності, пов’язаної із застосуванням РРО та РК, і копій розрахункових документів та фіскальних звітних чеків з РРО через дротові або бездротові канали зв’язку, якщо їх подання обов’язкове. Знижені ставки 25% і 50%, строк застосування яких визначав пункт 15 розділу II, більше не діють.

Пункт 14 розділу II Закону передбачає звільнення від відповідальності за порушення при продажу товарів або наданні послуг на тимчасово окупованих територіях, територіях активних бойових дій і територіях можливих бойових дій. Воно не поширюється на порушення порядку розрахунків при продажу підакцизних товарів. Звільнення залежить від місця та дати порушення: відповідно до категорії території воно діє по дату завершення окупації, завершення бойових дій або припинення можливості бойових дій.

Практична рекомендація: для перевірки цього звільнення зіставте адресу магазину та дату конкретної операції з офіційним Переліком територій, на який посилається пункт 14. Збережіть відповідний запис із категорією території та датами. Самої реєстрації підприємця в певній області або факту дії воєнного стану недостатньо для висновку про звільнення.

Підпункт 112.8.9 статті 112 Податкового кодексу України передбачає звільнення від фінансової відповідальності, якщо порушення сталося внаслідок обставин непереборної сили. Для застосування цієї підстави потрібно оцінювати зв’язок конкретних обставин із конкретним порушенням. Воєнний стан або відключення самі собою не дають загального дозволу продавати без розрахункових документів.

Що перевірити перед наступною зміною

• Для апаратного РРО: відповідальний працівник перевіряє зареєстровані КОРО та РК, запас квитанцій або готовність резервного апарата і наявність адреси магазину в його посвідченні.
• Для ПРРО: касир перевіряє успішне відкриття зміни, дозвіл на офлайн, отриманий діапазон номерів, доступний час і чинність підпису.
• Для карткової оплати: касир знає, де окремо перевірити результат платежу та статус фіскального документа, щоб не списати кошти повторно.
• Для завершення дня: призначений працівник контролює Z-звіт, передавання офлайн-документів та отримання підтверджень доставки.
• Для звірки обліку: бухгалтер отримує квитанції, підсумки за днями та звіт із позначенням перенесених сум.

Нормативні документи для перевірки порядку роботи

• Закон України № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»: статті 3, 5, 17; пункти 13–15 розділу II.
• Порядок реєстрації та застосування РРО, затверджений наказом Міністерства фінансів України № 547: пункт 20 глави 2 розділу II; пункти 2, 10 розділу III.
• Порядок реєстрації та ведення РК і КОРО, затверджений наказом Міністерства фінансів України № 547: глава 4 розділу II; глава 2 розділу III.
• Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО, затверджений наказом Міністерства фінансів України № 317: пункт 12 розділу II; розділи IV–V.
• Податковий кодекс України: підпункт 112.8.9 статті 112 щодо обставин непереборної сили.