Первинні документи ФОП: як оформляти товар і вести облік запасів

В Україні фізична особа — підприємець (ФОП) має зберігати документи, які підтверджують показники її податкового обліку. Якщо підприємець зобов’язаний вести облік товарних запасів, надходження потрібно оформити первинними документами та внести до Форми ведення обліку товарних запасів за Порядком, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 03.09.2021 №496, до початку продажу. Запис у складській програмі сам собою не підтверджує придбання товару.

Визначте обов’язки свого ФОП за системою оподаткування, асортиментом і способом розрахунків. Закріпіть приймання поставок, внесення записів і доступ до документів за конкретними працівниками. Для звичайних документів ФОП Податковий кодекс установлює мінімум 1095 днів зберігання, але перед знищенням архіву потрібно врахувати категорію документів, початок відліку, зупинення строків і незавершені перевірки та спори. Якщо документальної перевірки не було, врахуйте також позицію податкової про триваліше зберігання.

Який облік потрібен вашому магазину

У роботі магазину розрізняйте три завдання. Управлінський складський облік допомагає власнику контролювати кількість товарів, їхню вартість і рух між магазинами. Податковий облік потрібен для визначення доходів, витрат і податків. Обов’язковий облік товарних запасів за Порядком №496 передбачає спеціальну Форму та первинні документи до її записів. Звіт про складські залишки цієї Форми не замінює.

Стаття 2 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV визначає його застосування до юридичних осіб та інших прямо названих суб’єктів. ФОП визначає власні обов’язки за Податковим кодексом України, правилами своєї системи оподаткування та Порядком №496, якщо має вести товарний облік.

• ФОП на загальній системі за пунктом 177.10 Податкового кодексу веде облік доходів і витрат та має підтвердні документи щодо походження товару. Документально не підтверджені витрати не включаються до витрат за підпунктом 177.4.5.
• Платники єдиного податку першої та другої груп, третьої групи без податку на додану вартість (ПДВ) за пунктом 296.1 відображають отримані доходи помісячно в довільній формі.
• Платники єдиного податку третьої групи з ПДВ ведуть облік доходів і витрат за типовою формою та відповідним порядком.

Пункт 44.1 Податкового кодексу України №2755-VI забороняє формувати показники податкової звітності на підставі даних, які не підтверджені належними документами. Звільнення від обов’язкового обліку товарних запасів не скасовує вимог до документального підтвердження податкових показників.

Хто зобов’язаний вести облік товарних запасів

Визначайте обов’язок за пунктом 12 статті 3 Закону №265/95-ВР про застосування реєстраторів розрахункових операцій. Він зобов’язує суб’єктів, які здійснюють розрахункові операції, обліковувати запаси та продавати лише відображені в обліку товари. До розрахункових операцій належить, зокрема, приймання готівки й оплати платіжною карткою. Оплата карткою сама собою від цієї вимоги не звільняє.

Виняток передбачений для ФОП — платників єдиного податку без ПДВ. Проте він не діє для підприємців, які продають:

• технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
• лікарські засоби та вироби медичного призначення;
• ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Перед додаванням техніки до асортименту зіставте її найменування та код за Українською класифікацією товарів зовнішньоекономічної діяльності (УКТ ЗЕД) із Переліком груп технічно складних побутових товарів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 16.03.2017 №231. У ньому названі, зокрема, холодильники, пральні машини, ноутбуки, смартфони та окремі електроінструменти. Попросіть постачальника надати дані для класифікації конкретної моделі: самої назви «електроніка» або наявності гарантії недостатньо.

Виняток у пункті 12 сформульований щодо підприємця та його діяльності. Якщо через спеціальну категорію товарів він на вас не поширюється, організуйте облік усіх товарних запасів ФОП, зокрема за змішаного асортименту. Окремо визначайте, чи потрібен реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) для конкретного розрахунку: застосування каси та ведення товарної Форми регулюються різними вимогами.

Які документи отримувати на товар

Пункт 2 розділу I Порядку №496 називає накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупки, фіскальні й товарні чеки та інші документи з потрібними реквізитами. Під час приймання встановіть, яку операцію підтверджує документ і чи можна за ним визначити сторони, товар, кількість та вартість.

Податковий агент — це особа, яка нараховує, утримує та сплачує податки з оподатковуваного доходу іншої фізичної особи. Під час закупівлі у громадянина бухгалтер має визначити правила оподаткування саме його доходу до розрахунку з продавцем.

Якщо купуєте імпортний товар в українського постачальника, оформлюйте власну операцію придбання з ним. Митна декларація іншого імпортера сама собою не підтверджує передання товару вашому ФОП.

Чому рахунку або банківської оплати може бути недостатньо

Рахунок на оплату, який лише пропонує оплатити майбутню поставку, не фіксує фактичного отримання товару. Платіжна інструкція та банківська виписка допомагають підтвердити розрахунки, але за ними не завжди можна встановити, що саме й у якій кількості магазин отримав. Зберігайте платіжні документи разом із документом постачання та пов’язуйте їх номером рахунку, договору або поставки.

Акт наданих послуг підтверджує відповідну послугу. Наприклад, акт перевізника може підтвердити перевезення, але не замінює документ про придбання партії товару. Транспортний документ також оцінюйте за змістом: якщо в ньому бракує реквізитів для товарного обліку, отримайте накладну або інший документ із повними даними.

Фіскальний чи товарний чек може бути первинним документом для Порядку №496, якщо містить потрібні відомості. Коли в чеку немає даних отримувача або достатнього опису товарів, попросіть продавця оформити документ, який дозволить ідентифікувати вашу закупівлю.

Що перевіряти в реквізитах документа

Для обліку за Порядком №496 документ має дозволяти встановити постачальника й отримувача, дату операції, найменування, кількість та вартість товару. Звіряйте найменування юридичної особи або ім’я підприємця та відповідний ідентифікаційний номер: реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) чи код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Для фізичних осіб, які через релігійні переконання відмовилися від РНОКПП, офіційно повідомили податковий орган і мають відповідну відмітку в паспорті, Порядок передбачає серію та номер паспорта або номер ідентифікаційної картки.

Для приймання поставок використовуйте контрольний перелік:

• назва документа, дата складання та номер, якщо він є;
• правильні дані продавця й вашого ФОП як отримувача;
• зміст операції: отримання, повернення, переміщення або інше вибуття;
• зрозумілі назви товарів, одиниці виміру, кількість, ціна та загальна вартість;
• дані відповідальних осіб і підписи або електронні реквізити відповідно до вимог до конкретного документа.

Для юридичних осіб обов’язкові реквізити первинних документів установлює стаття 9 Закону №996-XIV, а документування регулює також Положення №88. Зокрема, це назва документа, дата, назва підприємства, зміст та обсяг операції, одиниця виміру, посади й прізвища відповідальних осіб та підпис або інші дані для ідентифікації учасника операції. Для товарного обліку ФОП окремо дотримуйтеся вимог Порядку №496.

Щоб працівникам було зручно приймати й обліковувати поставки, домовтеся з постачальниками про документи українською мовою. Для підприємств, на які поширюється Положення №88, пункт 1.4 прямо вимагає української мови та впорядкованого автентичного перекладу документів, складених іноземною мовою.

Як приймати поставку: порядок для працівника магазину

Власник може закріпити приймання за товарознавцем або продавцем, а внесення записів — за собою чи бухгалтером. Визначте, хто замінює відповідального працівника, щоб товар не потрапляв у продаж до завершення оформлення.

1. Отримайте документ разом із поставкою. Зіставте його із замовленням і переконайтеся, що отримувачем зазначено потрібного підприємця.
2. Порахуйте товар. Звірте моделі, розміри, одиниці виміру, кількість і стан упаковки. Не підтверджуйте отримання кількості, якої фактично немає.
3. Усуньте розбіжності. Погодьте з постачальником документальне оформлення нестачі, заміни чи пошкодження. Узгоджені дані мають збігатися в документах обох сторін.
4. Зіставте суми. Звірте добуток кількості й ціни з вартістю позиції та підсумком документа; окремо звірте оплату й неоплачений залишок.
5. Внесіть надходження до обліку. Якщо ведете Форму за Порядком №496, запишіть документ до початку реалізації товару.
6. Забезпечте доступ на торговій точці. Продавець має знати, де знайти Форму й документ на поставку, зокрема коли власника немає в магазині.

Умовний приклад. У накладній зазначено 20 одиниць по 150 грн, загалом 3000 грн. Працівник отримав 18 одиниць. Вартість фактично отриманих товарів за цією ціною становить 2700 грн, різниця — 300 грн. Сторони документально врегульовують розбіжність, після чого відповідальна особа переносить до обліку дані реальної поставки.

Як заповнювати Форму обліку товарних запасів

Розділ II Порядку №496 дозволяє вести паперову або електронну Форму. В електронному варіанті підприємець сам обирає програмний формат і спосіб внесення даних, але має дотримуватися встановленої структури та правил записів. Первинні документи є обов’язковими додатками до Форми.

Укажіть прізвище, ім’я та по батькові підприємця за наявності, РНОКПП або передбачені Порядком паспортні дані, податкову адресу, назву й адресу місця продажу або зберігання, для якого ведете облік. У паперовій Формі розмістіть ці відомості на титульному аркуші, а записи робіть розбірливо чорнилом темного кольору або кульковою ручкою.

Перший запис: залишок на дату виникнення обов’язку

Якщо на дату виникнення обов’язку вже є товар, ФОП складає опис початкового залишку в довільній формі. У ньому зазначають найменування, кількість з одиницями виміру та самостійно визначену вартість. Опис стає підставою першого запису. Якщо залишків немає, запис про них не роблять.

Для першого запису в графі 1 поставте «1», у графі 2 — дату запису, у графі 3 — «Опис залишку товарів на початок обліку», у графі 4 — дату опису, у графі 5 — «1», у графі 7 — загальну вартість за описом. Графи 6, 8 і 9 залиште незаповненими. Опис стосується залишку на дату набуття обов’язку; для подальших закупівель отримуйте документи на фактичне придбання.

Наступні записи: надходження та вибуття

Вносьте операції хронологічно. У графах 1–2 зазначайте номер рядка й дату запису, у графах 3–6 — вид, дату, номер первинного документа за наявності та дані постачальника або отримувача. У графі 7 відображайте загальну вартість надходження за документом, у графі 8 — вартість відповідного вибуття, у графі 9 — передбачені Порядком примітки.

Продажі через РРО або ПРРО до графи 8 не переносять. У ній відображають продаж із безготівковим розрахунком, який законно проведено без РРО або ПРРО, внутрішні переміщення, повернення постачальнику, знищення, втрату та використання на власні потреби. Перед записом продажу бухгалтер має встановити, як його проведено: позначки «безготівкова оплата» для цього недостатньо.

Умовний приклад. Магазин отримав партію за накладною на 6000 грн — цю суму записують у графі 7. Згодом частину товарів повернули постачальнику за документом на 1200 грн — цю суму відображають у графі 8. Продаж іншої частини партії через ПРРО окремим записом у графі 8 не дублюють. Тому різниця підсумків граф 7 і 8 сама собою не показує фактичного залишку магазину.

Помилковий рядок не стирайте. Для анулювання поставте в примітках «анульовано». Для виправлення позначте старий рядок «анульовано — виправлено» з номером нового рядка, а в новому — «виправлено» з номером старого. Так можна простежити, які дані та в якому рядку змінилися.

Що робити, якщо постачальник не передав документів

Зверніться до постачальника по документ на реальну поставку або виправлення реквізитів. До усунення проблеми відокремте партію від товарів, допущених до продажу. Для підприємця, який веде обов’язковий товарний облік, пункт 9 розділу II Порядку №496 забороняє продаж за відсутності первинних документів, відповідних записів у Формі або і документів, і записів.

Не оформлюйте вигадану закупівлю, не змінюйте фактичну дату операції та не підставляйте іншого постачальника. Внутрішній документ про наявність товару не відтворює обставин його придбання. Правило Положення №88 про внутрішній акт підприємства за відсутності документа контрагента не дає ФОП загального дозволу замінювати документи постачальника власним актом.

Як відновити втрачені документи

Якщо належні документи існували, але були втрачені, пошкоджені або достроково знищені, визначте причину події. Загальну процедуру встановлює пункт 44.5 Податкового кодексу. Для підприємців, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях України та не можуть пред’явити документи через пов’язані з бойовими діями обставини, діє спеціальний порядок за підпунктом 69.28, описаний нижче.

Загальна процедура за пунктом 44.5

1. Зафіксуйте подію та перелік документів. Зберіть оформлені відповідно до законодавства документи, що підтверджують подію, яка спричинила втрату, пошкодження або дострокове знищення.
2. Повідомте податковий орган у п’ятиденний строк із дня події. Подайте письмове повідомлення за місцем обліку в порядку подання податкової звітності разом із документами, що підтверджують подію. Якщо документи стосуються відповідного митного оформлення, авторизації або дозволу на спеціальні, зокрема транзитні, спрощення, у той самий строк повідомте також митний орган, який оформив декларацію, надав авторизацію або дозвіл.
3. Відновіть документи протягом 90 календарних днів. Строк починається з дня, наступного за днем надходження повідомлення до контролюючого органу. Запросіть примірники або дублікати у постачальників, відновіть електронні оригінали з архівів, отримайте банківські та митні документи за належною процедурою.
4. Збережіть підтвердження виконаних дій. В архіві мають залишитися підтвердження подання повідомлення й отримання відновлених документів.

Якщо повідомлення з підтвердними документами подано в установленому порядку й строк, а через втрату документів провести перевірку неможливо, пункт 44.5 передбачає перенесення строків її проведення до відновлення та надання документів у межах цього пункту, але не більше ніж на 120 днів. Правило не поширюється на перевірки, визначені статтею 200 Податкового кодексу, і не збільшує 90-денного строку відновлення документів.

Якщо документи не відновлено або після використання права на відновлення вони повторно втрачені, пошкоджені чи достроково знищені, їх вважають відсутніми на відповідний момент складання звітності чи виконання інших вимог законодавства.

Спеціальний порядок, якщо документи постраждали через бойові дії

Підпункт 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу встановлює виняток зі статті 44 для платників податків і податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях України та не можуть пред’явити первинні документи для підтвердження податкових показників. Втрата документів, не пов’язана з бойовими діями на відповідних територіях, права на цей порядок не дає.

Підставою може бути втрата, знищення чи зіпсуття документів або їх перебування на відповідній території, звідки їх неможливо вивезти. Норма охоплює також випадки, коли вивезення загрожує життю чи здоров’ю людей або неможливе через адміністративні перешкоди, установлені органами влади. Власник разом із бухгалтером має зіставити місце діяльності, місце зберігання документів та обставини їх недоступності з умовами підпункту 69.28 і офіційним Переліком територій за наказом №376.

1. Підготуйте повідомлення в довільній формі. Зазначте обставини втрати або неможливості вивезення, податкові звітні періоди та загальний перелік первинних документів, за можливості — з їхніми реквізитами. Підпункт 69.28 називає цей документ повідомленням про неможливість вивезення первинних документів і передбачає його подання також у разі втрати. Для підприємства норма прямо вимагає підписів керівника та головного бухгалтера; ФОП подає повідомлення від свого імені як платник податків.
2. Подайте повідомлення до контролюючого органу та збережіть підтвердження. Окремо збережіть доступні документи й відомості про обставини, які спричинили втрату або перешкоджають вивезенню.
3. Повідомте про подальшу втрату. Якщо спочатку документи неможливо було вивезти, а після подання повідомлення стало відомо про їх втрату, подайте повідомлення про втрату із зазначенням її обставин.
4. Контролюйте відповідь податкової. Якщо орган відмовляє в застосуванні спеціального порядку, він має не пізніше одного місяця від отримання повідомлення видати вмотивоване рішення з підставами та доказами відмови. Таке рішення можна оскаржити в адміністративному або судовому порядку.

За дотримання умов спеціального порядку показники звітності за зазначені в повідомленні періоди не можна ставити під сумнів лише через відсутність первинних документів. Повідомлення є також підставою для збереження передбачених нормою витрат і податкових показників, зокрема податкового кредиту та від’ємного значення ПДВ, якщо вони стосуються платника.

Після повідомлення про неможливість вивезення через перебування документів на відповідних територіях діє мораторій на документальні перевірки зазначених періодів. Платники, які відповідно до підпункту 69.28 повідомили про втрату, не підлягають перевірці щодо названих у повідомленні періодів, зокрема після завершення воєнного стану. До остаточного рішення у справі про оскарження відмови податкова не може ставити під сумнів показники звітності й ініціювати будь-яку перевірку цих періодів.

Для періодів із повідомлення підпункт 69.28 забороняє перегляд у бік збільшення задекларованих податкових зобов’язань, від’ємного значення об’єкта оподаткування податком на прибуток і заявленого бюджетного відшкодування ПДВ. Перед поданням уточнень бухгалтер має врахувати ці обмеження. Обов’язок довести відсутність підстав для спеціального порядку покладений на контролюючий орган, однак його безпідставне застосування тягне відповідальність.

Спеціальний порядок стосується підтвердження податкової звітності. Для поточних поставок продовжуйте отримувати первинні документи та виконувати вимоги товарного обліку за Порядком №496.

Як зберігати документи в кількох магазинах

ФОП із кількома місцями продажу веде товарний облік також за кожним окремим місцем. Якщо товар надійшов на склад, а потім поїхав у магазин, оформіть переміщення та забезпечте відповідні записи. Документ постачальника й документ передачі мають дозволяти простежити надходження товару до конкретної точки.

Форму та документи на товар зберігайте у місці продажу до вибуття останньої одиниці, зазначеної у відповідному документі. Щомісяця групуйте документи хронологічно за записами Форми та зберігайте їх разом із нею. Для зручного пошуку можна давати файлам назви з датою, номером і постачальником, а паперові примірники розкладати в тому самому порядку.

На початок перевірки потрібно надати документи, які підтверджують облік і походження наявних товарів. За Порядком №496 їх може надати сам ФОП або працівник, який фактично продає товари чи проводить розрахунки. Якщо оригіналів на точці немає, дозволено надати копії з подальшим пред’явленням оригіналів до завершення перевірки за потреби. Електронну Форму потрібно відкрити у вигляді, придатному для перегляду та/або копіювання.

Щоб оцінити готовність магазину, попросіть продавця знайти документ на довільно обраний товар, відповідний запис у Формі та документ передачі, якщо товар прибув з іншого складу. Для електронного архіву з’ясуйте, чи є доступ із робочого місця продавця та резервна копія. Скан паперового документа зручно використовувати як копію; паперовий оригінал також зберігайте.

Скільки часу зберігати документи ФОП

За підпунктом 44.3.3 Податкового кодексу мінімальний строк для звичайних документів ФОП, які не належать до спеціальних категорій, становить 1095 днів. Для документів, використаних у податковій чи іншій передбаченій Кодексом звітності, відлік починається з дня подання цієї звітності, а якщо її не подано — з граничного строку подання. Для документів щодо виконання іншого підконтрольного податковим органам законодавства строк відраховують від відповідної операції, а для дозвільних документів — від завершення строку їх дії.

Строк 1825 днів у підпункті 44.3.2 стосується визначених там категорій платників і документів; він не встановлює однакового строку для всіх ФОП. Підпункт 44.3.1 передбачає 2555 днів для документів та інформації, необхідних для контролю за статтею 39 щодо трансфертного ціноутворення, статтею 39-2 щодо контрольованих іноземних компаній і пунктом 141.4 щодо оподаткування доходів нерезидентів. Якщо ФОП здійснює відповідні операції, бухгалтер має окремо визначити категорію пов’язаних документів.

Коли строк зберігання продовжується

Пункт 44.3 прямо продовжує зберігання на періоди зупинення відліку строку давності у випадках пункту 102.3. Строк давності визначає час, протягом якого податкова може провести відповідний контроль і визначити грошове зобов’язання. Перед переглядом архіву з’ясуйте, чи були такі обставини:

• Безперервне перебування підприємця за межами України протягом 183 днів або більше. Підпункт 102.3.1 охоплює відповідний безперервний період.
• Законодавча або судова заборона проводити перевірку. За підпунктом 102.3.2 враховується період, коли заборона стосувалася перевірки платника.
• Зупинення, продовження або перенесення перевірки. Підпункт 102.3.3 стосується процедур за статтями 44, 82, 85 Податкового кодексу або Митним кодексом України.
• Неможливість провести перевірку за підпунктом 102.3.4. Ідеться про відповідний акт, недопуск податківців за дотримання ними законних умов допуску або судове оскарження рішення про перевірку. Для акта й оскарженого рішення діють винятки щодо визнання дій незаконними, рішення протиправним або його скасування.
• Адміністративне або судове оскарження нарахованого грошового зобов’язання. Підпункт 102.3.5 зупиняє відлік на час такого оскарження.

За пунктом 44.4 документи, пов’язані з перевіркою, адміністративним оскарженням або судовим розглядом, потрібно зберігати до закінчення відповідної перевірки, строків оскарження її рішень та/або вирішення справи судом, але щонайменше протягом строків пункту 44.3. Відокремте такі документи від решти архіву, щоб випадково не знищити їх разом із папкою за відповідний рік.

Як ураховувати карантин і воєнні правила

Для архіву, якого стосуються тимчасові правила 2020–2023 років, власник або бухгалтер має окремо розглянути строки зберігання документів і строки податкових процедур. Пункт 52-2 підрозділу 10 розділу XX зупинив строки давності за статтею 102 з 18 березня 2020 року. З 17 березня 2022 року дію пункту 52-2 зупинили на період воєнного або надзвичайного стану. Карантин завершився із закінченням 30 червня 2023 року за постановою Кабінету Міністрів України №651.

Для зберігання документів урахуйте загальне зупинення строків за підпунктом 69.9 з 7 березня 2022 року до 31 липня 2023 року включно: зберігання документів не входило до перелічених у ньому винятків. Для карантинного періоду окремо встановіть, чи поширювалася на перевірку вашого ФОП законодавча заборона: пункт 44.3 пов’язує продовження зберігання з підставами пункту 102.3, зокрема із забороною перевірки. Застосовуйте норми, які діяли у відповідний період, а дні збігу застосовних періодів ураховуйте лише один раз.

Якщо архів пов’язаний із перевіркою або спором, установіть правила саме для цієї процедури. З 7 березня 2022 року підпункт 69.9 не містив переліку винятків; з 17 березня діяв також пункт 102.9 про зупинення строків. Його формулювання змінили з 5 квітня 2022 року, а з 27 травня 2022 року в ньому прямо передбачили винятки за Кодексом. Тоді ж підпункт 69.9 установив винятки, зокрема для звітності, сплати податків і визначених перевірок та дій за їх результатами.

Перелік винятків змінили з 25 листопада 2022 року, а з 3 січня 2023 року додали виняток для строків скарг на відмову в реєстрації податкових накладних і розрахунків коригування. З 1 серпня 2023 року загальне зупинення за підпунктом 69.9 завершилося, пункт 102.9 виключили. Поновлення строку окремої процедури саме собою не визначає завершення зберігання документів.

Як визначити спеціальне продовження за підпунктом 69.36

Підпункт 69.36 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX продовжує зберігання документів та інформації за пунктом 44.1 на період зупинення строку давності щодо документальних планових і позапланових перевірок, які не проводяться за підпунктами 69.2-2, 69.35-1 та 69.35-2. Щоб застосувати це правило до свого архіву, бухгалтер має встановити вид перевірки, підставу її непроведення та межі відповідного періоду.

• Безпечні умови за підпунктом 69.2-2. Для перевірки потрібні безпечні доступ до приміщень і майна, доступ до документів та можливість провести інвентаризацію. Розпочату перевірку за передбачених цим підпунктом обставин зупиняють наказом до усунення перешкод. Норма враховує також повідомлення за підпунктом 69.28. Водночас документальні перевірки за підпунктом 78.1.1 у частині визначених питань доходів нерезидентів, 78.1.8 у частині бюджетного відшкодування та 78.1.21 зупиненню не підлягають. Збережіть наказ і документи про причину зупинення та зіставте їх із підставою перевірки.
• Перша й друга групи єдиного податку. Мораторій на документальні перевірки за підпунктом 69.35-1 діяв з 1 грудня 2023 року до 1 грудня 2024 року. Він не охоплював перевірки у зв’язку з припиненням діяльності ФОП та/або на звернення платника.
• Податкова адреса на відповідній території. За підпунктом 69.35-1 значення має податкова адреса на дату початку окупації, активних або можливих бойових дій. Мораторій на документальні перевірки діє до останнього числа місяця завершення відповідної обставини, а за зміни місцезнаходження на іншу територію України — до державної реєстрації такої зміни. Для кожної категорії є винятки щодо позапланових перевірок, зокрема на звернення платника, за названими в нормі підставами статті 78 і щодо визначених порушень валютного законодавства. Для територій можливих бойових дій перелік винятків ширший. Зіставте конкретну підставу перевірки з відповідним підпунктом 2, 3 або 4, а не лише з адресою ФОП.
• Обмеження планових перевірок за підпунктом 69.35-2. Вони діяли з 1 грудня 2023 року до 31 грудня 2024 року включно. Бухгалтер має з’ясувати, чи дозволяла норма включити ФОП до плану за видом діяльності або встановленими критеріями. Зокрема, за показниками декларації за 2021 рік підприємницький дохід має становити щонайменше 10 млн грн, а загальна сума задекларованих витрат — щонайменше 75% загального річного доходу, зазначеного в цій декларації. Норма містить також інші критерії та правила їх застосування. Самої відсутності ФОП у плані недостатньо для висновку, що перевірка не проводилася саме через законодавче обмеження.

Для територіальних умов зіставте податкову адресу, дати її зміни та відповідні періоди з Переліком територій за наказом №376. У таблиці архіву запишіть конкретну норму й обставини її застосування. Завершення окремого мораторію не скасовує інших підстав подальшого зберігання.

Що врахувати, якщо документальної перевірки не було

Державна податкова служба України (ДПС) дотримується позиції про триваліше зберігання. Головне управління ДПС в Івано-Франківській області в роз’ясненні про документи ФОП за відсутності документальної перевірки зазначає, що їх потрібно зберігати понад строки пункту 44.3, зокрема й більше п’яти років, якщо документальної перевірки не проводили. Податкова посилається на обов’язок надати документи після початку перевірки та спеціальні воєнні правила.

Це адміністративна позиція податкового органу. Законодавчий мінімум для звичайних документів ФОП залишається 1095 днів із застосовними продовженнями, а пункт 44.4 окремо визначає зберігання документів, пов’язаних із перевірками та спорами.

Обережний практичний підхід для власника: якщо документальної перевірки не було, збережіть архів і перед його знищенням погодьте з бухгалтером або податковим юристом підстави та строки для конкретних документів. Для рішення щодо власних обставин можна звернутися до податкового органу за індивідуальною податковою консультацією. Самого віку папки недостатньо для рішення про знищення.

Як організувати перегляд архіву

Власник або бухгалтер може вести таблицю архіву. Об’єднуйте документи лише тоді, коли вони мають однакову категорію, початок відліку та підстави продовження. Документи до різних декларацій або окремого судового спору розглядайте окремо.

1. Визначте категорію. Установіть мінімум за пунктом 44.3 та інший довший строк, якщо він стосується конкретного документа.
2. Запишіть початок відліку. Для документів до звітності зафіксуйте дату її подання або граничний строк за неподання; для інших документів — відповідну операцію чи завершення дії дозволу. Якщо подавали уточнення, урахуйте документи, потрібні для підтвердження змінених показників, і строки контролю в межах уточнень за пунктом 102.1.
3. Установіть зупинення та продовження. Урахуйте правила відповідних періодів, пункт 102.3 і підпункт 69.36. Збережіть підтвердження початку й завершення обставин, що впливають на строк.
4. З’ясуйте стан перевірок і спорів. Звірте акти, рішення та строки оскарження. Якщо перевірки не було, окремо врахуйте позицію ДПС.
5. Звірте залишки товару. Навіть після спливу податкового мінімуму документи за Порядком №496 мають залишатися в місці продажу до вибуття останньої одиниці відповідного товару.
6. Зафіксуйте рішення щодо групи документів. Запишіть підстави подальшого зберігання або висновок щодо його завершення. До остаточного рішення залиште оригінали й резервні копії доступними.

Пункт 44.4 передбачає також спеціальне збільшення строку на 1095 днів для визначених документів після отримання від контролюючого органу інформації за пунктом 86.14 про можливу неправомірну вигоду службовій особі іноземної держави. Якщо отримали таке повідомлення, відокремте пов’язані документи та врахуйте це продовження.

Якщо декларацію не подано, підпункт 102.2.1 дозволяє нарахувати відповідне грошове зобов’язання без загального строку давності. Спочатку врегулюйте неподану звітність і визначте, які документи потрібні для її складання та можливого контролю. Для давнього архіву рішення про завершення зберігання ухвалюйте за конкретними документами та обставинами діяльності.

Яка відповідальність за необлікований товар

Стаття 20 Закону №265/95-ВР передбачає фінансову санкцію за реалізацію необлікованих товарів та/або ненадання під час перевірки документів, які підтверджують облік товарів у місці продажу. Розмір — вартість відповідних необлікованих товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Стаття містить виняток для ФОП — платників єдиного податку без ПДВ із застереженнями щодо спеціальних категорій товарів, перелічених вище.

Пункт 14 розділу II цього Закону передбачає територіальне звільнення від відповідальності за порушення, вчинені при продажу товарів або наданні послуг починаючи з 1 жовтня 2023 року на тимчасово окупованих територіях України, територіях активних і можливих бойових дій. Воно діє по відповідну дату завершення тимчасової окупації, бойових дій або припинення можливості бойових дій за офіційним переліком. Виняток зі звільнення — порушення порядку розрахункових операцій при продажу підакцизних товарів.

Для застосування територіальної норми власник або бухгалтер має зіставити адресу магазину та дату порушення з Переліком територій, затвердженим наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 28.02.2025 №376. Знайдіть територію, визначте її категорію та зіставте дату порушення з датами початку й завершення відповідного періоду. Збережіть копію потрібного запису разом із документом, який підтверджує адресу торгової точки.

За пунктом 1-1 постанови Кабінету Міністрів України від 06.12.2022 №1364, якщо дату завершення бойових дій, припинення можливості бойових дій або завершення тимчасової окупації не визначено, територія зберігає відповідний статус. За зміни періодів у Переліку новий період починається наступного дня після завершення попереднього. Територіальне звільнення стосується відповідальності за Законом №265/95-ВР; обов’язки з обліку й документування продовжуйте виконувати.

Форма обліку товарних запасів у Торгсофт: налаштування та друк

Для формування Форми в Торгсофт потрібна платна додаткова опція «Облік товарних запасів»; активація враховує кількість робочих місць. Центр обліку — це магазин або склад у програмі. Старт передбачає один центр, Ультра й термінальна версія — кілька та переміщення. Для одночасної роботи віддалених точок через інтернет з єдиною серверною базою серед цих ліцензій потрібна термінальна версія. Торгсофт-Онлайн працює за підпискою з програмою та базою на сервері Торгсофт. Перед оплатою погодьте сумісність опції й кількість робочих місць за умовами ліцензій та додаткових опцій.

Власник або відповідальний за облік вмикає «Використовувати для поточного робочого місця» в меню «Налаштування → Параметри → Додаткові опції → Форма обліку товарних запасів». Далі в «Склад → Форма ведення обліку товарних запасів» задає дату початку, підприємця й центри точки. Для складу й торгового залу одного магазину виберіть обидва центри: передачі між ними не відображатимуться. Зіставте початкову суму з описом залишків; за розбіжностей перегляньте дату, собівартість і врахування від’ємних залишків. Послуги до сум не входять. Дія «Товар» відкриває склад рядка. Перед друком приберіть аналітичні обмеження «Вид документа», «Фіскальність товару», «Тип документа» та звірте записи з документами за порядком формування Форми.

Натисніть «Друк» і звірте підприємця, податковий номер, адреси, документи та суми, особливо графу 8. Реквізити виправляють у «Налаштування → Підприємство → Змінити» та «Налаштування → Торговельна мережа», де редагуються також центри обліку. За порожніх полів програма може взяти дані з іншого рівня налаштувань, а за кількох центрів — із першого. Податкова адреса береться з полів «Місто» й «Адреса» торговельної мережі. Скористайтеся правилами заповнення реквізитів Форми, після виправлення повторно відкрийте друкований перегляд. Зберігайте остаточну Форму разом із документами фактичних операцій.

Офіційні акти та роз’яснення для роботи з документами

• Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI — пункти 44.1, 44.3–44.7, 102.1–102.3; стаття 177, зокрема пункти 177.7, 177.8, 177.10 і підпункт 177.4.5; пункт 296.1; пункт 52-2, підпункти 69.2-2, 69.9, 69.28, 69.35-1, 69.35-2 і 69.36 підрозділу 10 розділу XX. Для застосування тимчасових правил до відповідних періодів — статті 44, 102 та підпункт 69.9 у редакціях від 07.03.2022, від 17.03.2022, від 05.04.2022, від 27.05.2022, від 25.11.2022, від 03.01.2023 та від 01.08.2023.
• Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 №265/95-ВР — стаття 2, пункт 12 статті 3, стаття 20, пункт 14 розділу II «Прикінцеві положення».
• Наказ Міністерства фінансів України від 03.09.2021 №496 «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку» — розділи I–II та додаток із Формою.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 16.03.2017 №231 «Про затвердження переліку груп технічно складних побутових товарів, які підлягають гарантійному ремонту (обслуговуванню) або гарантійній заміні, в цілях застосування реєстраторів розрахункових операцій» — пункт 1 і затверджений Перелік.
• Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-XIV — статті 2 та 9.
• Наказ Міністерства фінансів України від 24.05.1995 №88 «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» — пункти 1.1, 1.4 та глава 2.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 27.06.2023 №651 про відміну на всій території України карантину, встановленого для запобігання поширенню COVID-19 — пункт 1 про завершення карантину.
• Наказ Міністерства розвитку громад та територій України від 28.02.2025 №376 про затвердження Переліку територій, на яких ведуться або велися бойові дії чи які тимчасово окуповані, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 11.03.2025 за №380/43786, — пункт 1 та затверджений Перелік.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 06.12.2022 №1364 щодо формування переліку територій, на яких ведуться або велися бойові дії чи які тимчасово окуповані — пункти 1, 1-1, 1-6 та 1-7 про формування Переліку, періоди, ідентифікацію територій та його оновлення.
• Роз’яснення Головного управління ДПС в Івано-Франківській області «Чи повинна ФОП або фізична особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність, зберігати первинні документи понад 1095 чи 1825 днів, якщо органом ДПС документальна перевірка не проводилась?» — позиція податкового органу щодо зберігання документів за відсутності документальної перевірки.