Прийшов лист від ДПС: як перевірити документ і вчасно відповісти

Отримавши лист від Державної податкової служби України (ДПС), спочатку визначте вид документа, перевірте його справжність і зафіксуйте дату належного вручення. Від цього залежить подальша дія: відповідь на інформаційний запит, підготовка до перевірки, заперечення до її результатів, оскарження рішення або перевірка податкового боргу. Правила нижче стосуються підприємців і підприємств, які працюють в Україні, та ґрунтуються на Податковому кодексі України (ПКУ).

Для звичайного інформаційного запиту загальний строк відповіді становить 15 робочих днів із дня, наступного за днем отримання, для зустрічної звірки — 10 робочих днів. Інші документи мають власні процедури та строки. Призначте відповідального за лист, внесіть кінцеву дату до календаря, підготуйте пояснення з документами й збережіть підтвердження подання. Наказ про перевірку або податкове повідомлення-рішення одразу передайте податковому юристу разом із доказами вручення.

Визначте, який саме документ надіслала податкова

Читайте назву документа, його зміст і зазначені норми закону. Супровідний лист може містити кілька вкладень, кожне з яких потребує окремої дії.

Зустрічна звірка не є перевіркою. ДПС зіставляє дані про господарські відносини, операції та розрахунки; з’ясовувати під час неї можна лише питання, зазначені в запиті. За результатами складають довідку, яку надають суб’єкту господарювання у десятиденний строк. Повторна звірка з того самого питання заборонена — пункт 73.5 ПКУ.

Перевірте справжність листа та дату вручення

Практична перевірка: відкрийте Електронний кабінет звичним для вас способом, перевірте наявність документа та зіставте номер, дату, відправника й вкладення. За сумнівів зверніться до відповідного органу ДПС за контактом, який самостійно знайдете на його офіційному ресурсі. До підтвердження справжності не надсилайте документи на адресу зі стороннього повідомлення й не вводьте дані електронного підпису за посиланням із листа.

За пунктами 42.1–42.2 ПКУ документи ДПС мають бути письмовими, належно підписаними, у передбачених законом випадках — завіреними печаткою та відображатися в Електронному кабінеті. Належне вручення можливе через електронне листування за правилами пункту 42.4, рекомендованим листом із повідомленням про вручення на податкову адресу або особисто платнику чи його представнику.

Коли електронний документ вважається врученим

Для звичайного роздрібного підприємця листування ДПС через Електронний кабінет передбачає подання заяви про бажання отримувати документи цим способом. Пункт 42.4 ПКУ дозволяє такий формат платникам, які подають електронну звітність та/або пройшли електронну ідентифікацію онлайн. Сам факт подання електронної звітності не замінює заяву про отримання документів.

ДПС надсилає документ у кабінет та одночасно повідомляє про нього на електронну адресу. Документ вважається врученим, якщо він відповідає законодавчим вимогам до електронних документів та електронних довірчих послуг і доступний у кабінеті. Дату вручення визначають за квитанцією про доставку:

• загальне правило — дата, зазначена у квитанції;
• якщо доставка відбулася після 18:00 — наступний робочий день;
• якщо доставка відбулася у вихідний чи святковий день — перший робочий день після нього.

Дата, коли власник магазину прочитав повідомлення, може відрізнятися від юридичної дати вручення. Збережіть документ і квитанцію з часом доставки. Якщо ДПС протягом двох робочих днів із дня надсилання не отримала квитанцію про доставку, на третій робочий день вона має надіслати паперовий документ рекомендованим листом із повідомленням або вручити його особисто.

Що перевірити при паперовому листуванні

Якщо заяву про отримання документів через кабінет не подавали, для звичайного підприємця застосовують поштове або особисте вручення за пунктом 42.5 ПКУ. Збережіть конверт, повідомлення про вручення, а при особистому отриманні — зафіксуйте дату й отримайте свій примірник документа.

Відмова прийняти поштовий лист або відсутність за податковою адресою не обов’язково відтерміновує строк. За пунктом 42.5 документ може вважатися врученим у день, який пошта зазначила в повідомленні з причиною невручення. Окремий виняток пункту 42.3 діє, якщо платник належно й своєчасно повідомив про зміну податкової адреси: від дня державної реєстрації зміни податкової адреси до дня внесення змін до облікових даних платника він звільняється від виконання вимог документів, надісланих на попередню податкову адресу й повернутих через відсутність адресата.

Звичайний електронний лист із вкладеним сканом сам по собі не підтверджує належного вручення за статтею 42. Перевірте інші канали доставки та обставини отримання, перш ніж робити висновок про відсутність обов’язку відповідати. Правила вручення наведено у статті 42 ПКУ.

Перевірте законність інформаційного запиту за пунктом 73.3

Запит має підписати керівник контролюючого органу, його заступник або уповноважена особа. Крім підпису, він повинен містити:

1. Законну підставу надсилання та інформацію, яка її підтверджує.
2. Перелік запитуваної інформації та документів, які пропонують надати.
3. Печатку контролюючого органу.

Для роздрібного бізнесу підставами можуть бути, зокрема, факти можливого порушення, виявлена недостовірність даних декларації, зустрічна звірка або передбачена законом скарга щодо податкової чи акцизної накладної. Скарга покупця щодо будь-якого документа не дорівнює спеціальній підставі щодо накладних: звіряйте зміст із конкретною нормою підпункту 73.3.1.

Якщо ДПС посилається на факти можливого порушення, ці факти мають бути зазначені в запиті. Практично перевірте, чи зрозуміло з документа, яку операцію, період, декларацію або розбіжність потрібно пояснити. Самого загального посилання на право податкової збирати інформацію недостатньо для розуміння конкретної претензії.

Водночас закон передбачає спеціальні випадки. Наприклад, за підпунктом 73.3.6 у визначених обставинах міжнародного обміну ДПС зазначає підставу за підпунктом 8 підпункту 73.3.1 без розкриття змісту іноземного запиту. Тому оцінюйте вимоги з урахуванням саме тієї підстави, яку застосувала податкова.

Звільнення від відповіді передбачене підпунктом 73.3.4, коли запит порушує вимоги абзаців першого–п’ятого пункту 73.3. Це правило стосується визначених законом вимог до запиту. Описка чи інша дрібна неточність не дає універсальної підстави ігнорувати будь-який лист ДПС. Зміст вимог і підстав наведено у пункті 73.3 ПКУ.

Розрахуйте строк і організуйте підготовку відповіді

Для звичайного запиту за підпунктом 73.3.3 діють 15 робочих днів із дня, наступного за днем отримання, якщо ПКУ не встановлює іншого строку. Для зустрічної звірки — 10 робочих днів із наступного дня після отримання. Перевіряйте спеціальну норму, якщо запит має інший предмет: наприклад, під час перевірки великий платник за пунктом 85.2 повинен надати на запит визначені цим пунктом копії документів, створених ним в електронній формі, не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту. Якщо електронний формат і порядок надання такої інформації не встановлені, платник звільняється від обов’язку подавати її в електронній формі. Застосовувати його до кожного магазину немає підстав.

Воєнний стан сам по собі не зупиняє всі строки відповіді та оскарження. Загальне зупинення за підпунктом 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ діяло до 1 серпня 2023 року. Посилатися на нього як на чинне загальне звільнення від дотримання строків не можна.

Практичний порядок роботи:

1. Запишіть номер документа, юридичну дату вручення, норму про строк і кінцеву дату подання.
2. Призначте одну людину, яка збирає матеріали, та визначте, хто перевіряє цифри й підписує відповідь.
3. Розподіліть питання між бухгалтером, власником і відповідальним за товарний облік. Для кожного питання зазначте потрібний документ.
4. Встановіть внутрішню дату готовності раніше граничної, щоб залишився час перевірити додатки та підтвердження доставки.
5. Відстежуйте завершення справи: відповідь повинна бути подана, а підтвердження подання — збережене.

Телефонна розмова з інспектором або прохання уточнити запит не дають підстав самостійно переносити встановлений законом строк.

Підготуйте пояснення та пронумеровані додатки

Відповідь на належний запит повинна містити запитувану інформацію та передбачене законом документальне підтвердження. Повідомлення «лист отримано» цього обов’язку не виконує.

1. Зазначте адресата й реквізити. Вкажіть дані платника, дату та номер запиту, на який відповідаєте, дату й номер своєї відповіді.
2. Дайте пояснення за нумерацією запиту. Опишіть фактичні операції, період, суми та причину розбіжності, якщо вона є. Кожне пояснення пов’яжіть із конкретним додатком.
3. Зіставте дані. Перевірте накладні, платежі, повернення, облікові записи й показники декларації. Якщо документи суперечать один одному, з’ясуйте причину до підписання відповіді.
4. Складіть перелік додатків. Пронумеруйте документи й сторінки, зазначте назву, дату, номер та кількість аркушів. Перевірте читабельність сканів.
5. Обмежте пакет предметом запиту. Не додавайте сторонні договори, повну базу покупців або інші персональні дані, які не стосуються запитуваних обставин. Водночас збережіть реквізити, необхідні для підтвердження операції.
6. Підпишіть і подайте відповідь. Використайте належний спосіб подання за статтею 42 ПКУ та збережіть остаточний текст разом з усіма додатками.

Первинні документи мають ключове значення: пункт 44.1 ПКУ вимагає підтверджувати ними та іншими передбаченими документами показники податкового обліку. Підсумкова таблиця допомагає пояснити операції, але її потрібно звірити з документами, на яких вона ґрунтується.

Умовний приклад. ДПС запитує пояснення щодо реалізації та повернення товару. За документами магазину продажі становили 120 000 грн, повернення — 8 000 грн. Різниця дорівнює 112 000 грн. У відповіді наведіть обидві суми, дати й документи повернення та поясніть їх відображення в обліку з урахуванням вашого режиму оподаткування. Сам арифметичний підсумок ще не визначає податкового показника.

Комерційний характер даних або позначка «конфіденційно» самі по собі не є загальним звільненням від законного запиту за пунктом 73.3. Під час перевірки пункт 85.3 прямо передбачає окрему передачу документів із комерційною таємницею чи конфіденційними відомостями: із зазначенням одержувача та оформленням передачі для огляду, вивчення і повернення актом, який підписують обидві сторони.

Якщо ці документи вже подавали

За підпунктом 73.3.4 можна повідомити дату й номер попереднього листа, яким ви вже надали запитувану інформацію та її документальне підтвердження у відповідь на попередній запит цього самого контролюючого органу. Звільнення діє лише в цій частині. Практично зазначте також відповідні додатки та збережіть доказ попереднього подання. На нові питання або щодо іншого періоду підготуйте окрему відповідь.

Якщо запит порушує вимоги закону

Законне звільнення від відповіді варто підтвердити оцінкою конкретних недоліків. Практично доцільно надіслати вмотивований лист, у якому зазначити реквізити запиту, точну порушену вимогу, фактичний недолік та посилання на підпункт 73.3.4 ПКУ. Такий лист допоможе зафіксувати вашу позицію.

Наприклад, якщо ДПС застосувала підставу про факти можливого порушення, але не навела цих фактів, поясніть саме цю невідповідність. Не обмежуйтеся фразою «запит незаконний». За неоднозначного змісту доручіть юристу оцінити, чи є підстава для звільнення та як відповісти на інші питання документа.

Збережіть докази подання та оригінали документів

Для особистого подання практично варто мати другий примірник супровідного листа з відміткою про прийняття. Для поштового — зберегти опис вкладення, квитанцію та повідомлення про вручення; для електронного — поданий документ із додатками й підтвердження його доставки та реєстрації. Перевірте, що підтвердження стосується саме потрібного пакета.

Оригінали впорядкуйте й залиште на зберіганні. Під час перевірки пункт 85.5 забороняє вилучати оригінали, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством. Якщо ДПС запитує копії за пунктом 85.4 ПКУ, перевірте дату запиту: посадова особа повинна подати його не пізніше ніж за п’ять робочих днів до дати закінчення перевірки. Передачу копій під час перевірки оформлюють описом; його копію повинні вручити платнику під підпис. Копії засвідчують підписом платника або його посадової особи та печаткою за її наявності відповідно до статті 85 ПКУ.

Документи, пов’язані з перевіркою та оскарженням її результатів, потрібно зберігати до завершення відповідних процедур і строків, але не менше встановлених пунктом 44.3 строків. За загальним порядком пункту 44.5, при втраті або пошкодженні документів потрібно письмово повідомити контролюючий орган протягом п’яти днів із дня події, додати підтвердні документи та відновити втрачені матеріали протягом 90 календарних днів із дня, наступного за днем надходження повідомлення до органу. Для платників, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях і не можуть пред’явити первинні документи через обставини, визначені підпунктом 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ, діє спеціальний порядок повідомлення про втрату або неможливість вивезення документів.

Перед відповіддю на запит бухгалтер і юрист мають перевірити, який порядок застосовується до вашої ситуації, та підготувати належне повідомлення. Докладні умови повідомлення та захисту звітних періодів пояснені у статті про електронні документи та їх зберігання.

Що змінюється, якщо ДПС призначила перевірку

Після отримання наказу не застосовуйте автоматично строк відповіді на інформаційний запит. За пунктом 85.2 обов’язок надати в повному обсязі документи, які належать до предмета перевірки або пов’язані з ним, виникає після початку перевірки.

Для звичайного українського роздрібного платника копію наказу про документальну позапланову перевірку мають вручити до її початку за правилами статті 42. Для документальної виїзної або фактичної перевірки стаття 81 передбачає також направлення та службові посвідчення перевіряльників. Зіставте їхні дані, підставу, вид перевірки, дату початку, тривалість і зазначений у наказі період діяльності. Документальна позапланова невиїзна перевірка має окремий порядок за статтею 79, на яку посилається пункт 78.5.

Непред’явлення передбачених статтею 81 документів або порушення встановлених нею вимог до їх оформлення є законною підставою для недопуску до виїзної чи фактичної перевірки. Рішення про недопуск погодьте з податковим юристом після оцінки конкретних документів. Для оцінки допустимості перевірки під час воєнного стану потрібна також перевірка спеціальних норм для відповідного виду перевірки, платника й території; самих загальних правил статей 78 та 81 для цього недостатньо.

Ненадання відповіді може створити підставу для позапланової перевірки лише за відповідних умов. Зокрема, підпункти 78.1.1 і 78.1.4 пов’язують її з інформацією про порушення або недостовірність декларації та ненаданням пояснень із підтвердженнями протягом 15 робочих днів. Підпункт 78.1.9 передбачає перевірку за визначеними законом скаргами щодо податкових або акцизних накладних, якщо платник не надав пояснень і документального підтвердження протягом 15 робочих днів із дня, наступного за днем отримання письмового запиту, який містить інформацію зі скарги.

За пунктом 78.2 ДПС заборонено проводити позапланові документальні перевірки за підпунктами 78.1.1 і 78.1.4 з питань, уже охоплених попередніми перевірками платника. Водночас установлені ПКУ обмеження щодо підстав перевірок не поширюються на перевірки, які проводять на звернення самого платника. Підпункт 78.1.19 передбачає перевірку через ненадання інформації для зустрічної звірки протягом 10 робочих днів і обмежує її питаннями запиту. ДПС повинна дотриматися процедури призначення та застосовних обмежень — стаття 78 ПКУ.

Сам факт відсутності відповіді не означає автоматичного універсального штрафу за кожний лист. Якщо ДПС заявляє про санкцію, перевірте конкретну норму відповідальності, склад порушення та її застосовність до вашого запиту.

Як діяти після акта перевірки або податкового повідомлення-рішення

Заперечення до акта: загалом 10 робочих днів

За незгоди з актом підпишіть його із запереченнями, як передбачає пункт 86.1. За загальним правилом пункту 86.7 заперечення, додаткові документи та пояснення подають органу, який проводив перевірку, протягом 10 робочих днів із дня, наступного за днем отримання акта або довідки. У запереченнях можна зазначити бажання брати участь у розгляді особисто, через представника або у відеоконференції.

Для кожного спірного висновку вкажіть сторінку акта, позицію ДПС, власне пояснення, розрахунок і докази. Не відкладайте подання підтвердних документів. За пунктом 44.6, якщо платник не надасть документи, що підтверджують показники звітності, до завершення перевірки або у строки пункту 86.7, їх вважатимуть відсутніми на час складання цієї звітності. Виняток стосується виїмки або іншого вилучення документів правоохоронними органами. Якщо оригінали вилучено, повідомте про це ДПС і надайте підтвердження: за пунктом 85.9 орган, який їх вилучив, повинен надати копії або забезпечити доступ, а строки перевірки переносяться до отримання копій чи забезпечення доступу.

Спеціальний строк п’ять робочих днів із наступного дня після отримання акта або довідки застосовують до заперечень за результатами перевірки за підпунктом 78.1.5, проведеної у зв’язку з розглядом попередніх заперечень або скарги. Такі заперечення окремо не розглядають, а долучають до відповідних матеріалів — підпункт 86.7.4. Для довідки електронної перевірки пункт 86.11 установлює окрему процедуру: платник повинен підписати її протягом п’яти робочих днів із дня вручення. Якщо платник не погоджується з висновками, фактами чи даними довідки, він має право подати заперечення разом із її підписаним примірником. Тому перед розрахунком строку перевірте вид перевірки.

Скарга на рішення: загалом 10 робочих днів після отримання

За пунктом 56.3 адміністративну скаргу подають до контролюючого органу вищого рівня протягом 10 робочих днів, що настають за днем отримання ППР або іншого оскаржуваного рішення. Для загальної процедури за пунктом 56.3 відлік починається після отримання самого рішення. Дата акта перевірки чи дата складання ППР не замінює цієї події. Окреме правило діє для рішення про відмову в реєстрації податкової накладної або розрахунку коригування: за підпунктом 56.23.1 скаргу подають протягом 10 робочих днів, що настають за днем прийняття рішення, а не його отримання. За підпунктом 56.23.5 таку скаргу та додатки подають в електронній формі.

Скарги на рішення територіальних податкових органів подають до ДПС України. Одночасно з поданням скарги повідомте орган, який прийняв рішення, про його оскарження письмово або в електронній формі з дотриманням вимог пункту 42.4 ПКУ — цього вимагає пункт 56.5. До скарги додайте аргументи, розрахунки, потрібні докази та підтвердження дати вручення. Копії документів належно засвідчіть відповідно до пункту 56.3 ПКУ. За пунктом 56.15 скарга, подана у строк, визначений абзацом першим пункту 56.3 — протягом 10 робочих днів після дня отримання рішення, — зупиняє виконання визначеного рішенням грошового зобов’язання до закінчення адміністративного оскарження. Оскаржувана сума в цей період вважається неузгодженою.

Є винятки. Пункт 56.12 передбачає 30 календарних днів після дня надходження рішення, якщо ДПС визначила зобов’язання з причин, не пов’язаних із порушенням податкового законодавства. Якщо останній день строку за статтею 56 припадає на вихідний або святковий день, пункт 56.13 переносить його на перший робочий день після нього. Для своєчасного поштового подання врахуйте пункт 56.16: днем подання скарги є дата прийняття поштового відправлення від платника відділенням поштового зв’язку, зазначена в повідомленні про вручення або на конверті; при безпосередньому поданні — день фактичного отримання скарги відповідним контролюючим органом.

Пункт 56.3 дозволяє протягом шести місяців після закінчення загального строку подати скаргу з клопотанням про його поновлення та, за наявності, копіями документів, що підтверджують поважність причин пропуску. Поновлення залежить від оцінки цих причин контролюючим органом.

Строк судового звернення визначте з юристом одразу після отримання рішення з урахуванням виду спору та попереднього адміністративного оскарження. Для рішення про нарахування грошового зобов’язання після адміністративної процедури пункт 56.19 передбачає місяць, що настає за днем її закінчення. Планувати звернення до суду за універсальним орієнтиром «1095 днів» небезпечно. Правила оскарження містить стаття 56 ПКУ.

Якщо надійшла податкова вимога про борг

Податкова вимога стосується податкового боргу. За пунктом 59.3 її надсилають із детальним розрахунком не раніше першого робочого дня після закінчення граничного строку сплати. Вимога може надійти без попереднього ППР, якщо платник сам задекларував зобов’язання, але вчасно його не сплатив. За пунктом 56.11 самостійно визначене платником грошове зобов’язання не підлягає оскарженню. Якщо оскаржуєте податкову вимогу, відокремте помилки самої вимоги від помилки у власній декларації: оскарження вимоги не замінює виправлення декларації.

Практично звірте вид податку, період, суму й підставу боргу з поданими деклараціями, рішеннями та платіжними документами. Перевірте стан розрахунків в Електронному кабінеті. Якщо платіж не враховано або вимога помилкова, підготуйте підтвердження й одразу визначте належну процедуру виправлення та, за потреби, оскарження. Звичайний лист із проханням перевірити платіж не замінює адміністративної скарги.

Пункт 59.1 передбачає поріг: вимогу не надсилають і заходи погашення чи стягнення не застосовують, якщо загальний борг не перевищує 180 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Це правило не списує борг. Якщо після надсилання вимоги борг змінився, але не був повністю погашений, нову вимогу додатково не надсилають; погашенню підлягає борг, який існує на день погашення, — стаття 59 ПКУ.

Як зібрати дані про оплати, продажі та залишки в Торгсофт

Якщо ви ведете облік у Торгсофт, використайте наявні записи для звірки операцій із запиту. У формі «Фінансовий документ» можна відібрати операції за періодом, контрагентом, касою, торговою точкою та підприємством, надрукувати список або створити документ Excel через налаштування звіту. Для сум на початок і кінець періоду у звіті «Касові операції» потрібно задати відповідну касу та дати; для коректних підсумків також оберіть валюту. Сформовану вибірку зіставте з платіжними документами.

Для пояснення продажів у формі реалізації доступні товарний звіт за період, звіт за день і збереження накладної в доступних форматах. Перевірте інтервал часу: якщо для багатоденного звіту задано години продажів, він охопить лише цей часовий проміжок кожного дня. Для залишків використайте «Стан складу» з фільтром «Стан на дату», перегляд руху товару та картку складського обліку, яка показує залишок після надходження, реалізації, повернення й переміщення.

Перед включенням цих матеріалів у відповідь перевірте підприємство, склад, касу, період і повноту внесених операцій. Використовуйте звіти для пояснення та звірки, а первинні документи додавайте відповідно до предмета запиту. Текст відповіді, правову позицію, підписання й подання до ДПС організуйте окремо.

Офіційне джерело правових правил

Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI: стаття 42 — листування та вручення; стаття 42-1 — Електронний кабінет; пункти 44.1, 44.3–44.6 — документальне підтвердження, зберігання та втрата документів; пункти 56.3, 56.5, 56.11–56.19, підпункти 56.23.1 і 56.23.5 — оскарження; стаття 59 — податкова вимога; пункт 73.3, зокрема підпункти 73.3.1–73.3.4 і 73.3.6, та пункт 73.5 — запити й зустрічні звірки; підпункти 78.1.1, 78.1.4, 78.1.5, 78.1.9, 78.1.19, пункти 78.2, 78.4–78.5 — позапланові перевірки; стаття 81 — допуск до виїзних і фактичних перевірок; стаття 85 — надання документів; пункти 86.1, 86.7, 86.11 — оформлення результатів і заперечення; підпункт 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX — тимчасове зупинення перебігу строків до 1 серпня 2023 року; підпункт 69.28 цього пункту — спеціальний порядок при втраті або неможливості вивезення первинних документів.