Callback
  • Від місця на ринку до магазину

  • -

  • Від магазину до торговельної мережі

  • -

  • Від торгівлі до виробництва

Продаж вживаної побутової техніки ФОП: документи, облік, податки та гарантія

20.09.2026 10:00
Андрій Товеровський
Андрій Товеровський

Експерт з податкових і правових питань бізнесу

Фізична особа — підприємець (ФОП), яка продає в Україні вживану побутову техніку, має оформити її придбання та визначити, чи належить вона до технічно складних побутових товарів за переліком № 231. Якщо належить, підприємець зобов’язаний вести облік товарних запасів. Попереднє використання приладу й закінчення гарантії самі по собі не звільняють від цієї вимоги. Якщо ФОП зобов’язаний вести товарний облік, до початку продажу техніка повинна мати документи про надходження та відповідний запис у Формі ведення обліку товарних запасів.

Власнику магазину потрібно також визначити порядок застосування реєстратора розрахункових операцій (РРО) або програмного реєстратора розрахункових операцій (ПРРО), організувати оподаткування закупівель у громадян і письмово описувати стан кожного приладу. Перед закупівлями бухгалтер має визначити, за якою нормою оподатковувати дохід продавця: від цього залежать ставка податку та документи для розрахунку. Покупець до придбання має отримати інформацію про відомі дефекти, комплектність, умови використання та гарантійні зобов’язання, а під час передачі товару — належні документи. Для інтернет-продажів власник окремо встановлює порядок відмови від дистанційного договору.

Визначте категорію техніки та допустиму систему оподаткування

Технічно складні побутові товари для цілей застосування РРО визначають за найменуванням і кодом Української класифікації товарів зовнішньоекономічної діяльності (УКТ ЗЕД) у переліку, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 16.03.2017 № 231. У ньому є, зокрема, холодильники, морозильні камери, пральні та посудомийні машини, пилососи, електричні плити й духові шафи. Для конкретної моделі звіряйте її характеристики та відповідний код: загальної назви «побутова техніка» недостатньо.

Перелік № 231 не встановлює загального виключення для вживаних приладів або техніки із завершеним гарантійним строком. Тому позначення «вживаний» у назві товару не є підставою прибирати його з обов’язкового товарного обліку.

Перед відкриттям магазину власник разом із бухгалтером має зіставити формат роботи з пунктом 291.4 Податкового кодексу України:

  • Перша група єдиного податку передбачає роздрібний продаж із торговельних місць на ринках, відсутність найманих працівників і річний дохід не більше 167 мінімальних заробітних плат, установлених на 1 січня відповідного року. Для окремого магазину поза таким форматом ця група не підходить.
  • Друга група допускає виробництво та продаж товарів, до 10 працівників одночасно й річний дохід не більше 834 таких мінімальних заробітних плат. Якщо магазин окремо надає платні ремонтні послуги, врахуйте, що послуги на цій групі можна надавати населенню та платникам єдиного податку. При визначенні кількості працівників за підпунктом 291.4.1 не враховуйте працівників у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, у відпустці для догляду за дитиною до передбаченого законодавством віку, а також призваних на військову службу під час мобілізації на особливий період.
  • Третя група для звичайного ФОП допускає річний дохід до 1167 таких мінімальних заробітних плат без обмеження кількості працівників.

Продаж звичайної вживаної побутової техніки сам по собі не названий забороненою діяльністю в пункті 291.5 Кодексу. Однак власник має врахувати інші види діяльності та супутній асортимент. За пунктом 291.6 платники єдиного податку першої — третьої груп розраховуються за продані товари виключно у грошовій формі. Тому закупівлю старого приладу та продаж іншого оформлюйте як окремі операції з грошовими розрахунками: взаємозалік їхньої вартості не відповідає цій вимозі.

Кому потрібна Форма обліку товарних запасів

Пункт 12 статті 3 Закону України від 06.07.1995 № 265/95-ВР зобов’язує вести облік товарних запасів і продавати лише відображені в ньому товари. Ці вимоги не поширюються на ФОП на єдиному податку без реєстрації платником податку на додану вартість (ПДВ), крім підприємців, які реалізують технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, медичні вироби та визначені законом ювелірні й побутові вироби з дорогоцінних металів і каміння.

Отже, продавець такої вживаної техніки не може обґрунтовувати відсутність товарного обліку лише своєю групою єдиного податку або відсутністю ПДВ. Для підприємця на загальній системі також діють вимоги пункту 177.10 Податкового кодексу щодо документів про походження товару.

Обов’язковий облік ФОП веде за Порядком, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496. Він складається з установленої Форми обліку та первинних документів — документів, які підтверджують конкретні операції з товарами. Звичайна таблиця залишків, перелік моделей або звіт складської програми не замінюють цей комплект. ФОП обирає паперову або електронну Форму обліку. У ній зазначають прізвище, ім’я та по батькові за наявності, реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) або дозволені Порядком паспортні дані, податкову адресу, назву й адресу місця продажу чи зберігання, для якого ведуть облік. У паперовій Формі ці дані розміщують на титульному аркуші.

Окремо ведіть управлінський облік кожного приладу: де він знаходиться, скільки коштували придбання й ремонт, які деталі замінено, за якою ціною його продають. Ці дані допомагають керувати магазином, але не скасовують установленої Форми обліку.

Для податкового обліку розрізняйте виручку й прибуток. За пунктами 292.1 і 292.6 Податкового кодексу ФОП на єдиному податку враховує отриману оплату за проданий товар; витрати на його закупівлю та ремонт не зменшують цей дохід. За пунктом 296.1 ФОП першої та другої груп і третьої групи без ПДВ помісячно відображає отримані доходи в довільній формі, а ФОП третьої групи з ПДВ веде облік доходів і витрат за типовою формою. На загальній системі за пунктом 177.2 оподатковують різницю між виручкою та документально підтвердженими витратами, пов’язаними з діяльністю. Бухгалтер має вести відповідний податковий облік окремо від Форми товарних запасів.

Як оформити придбання вживаної техніки

До приймання товару з’ясуйте, хто саме його продає: юридична особа, підприємець у межах своєї діяльності чи громадянин, який продає власну річ. Від цього залежать документи та обов’язки магазину щодо податків.

ПостачальникЩо оформити й отриматиЩо має звірити відповідальний працівник
Юридична особаНакладну або акт передачі з належними реквізитами; договір, якщо він оформлює умови закупівлі; документ про оплату.Назву та ідентифікаційний код постачальника, дані покупця, дату, перелік приладів, кількість і вартість.
ФОП, який продає товар у межах підприємницької діяльностіДокумент про передачу товару, підтвердження оплати та копію документа про державну реєстрацію підприємця для застосування пункту 177.8 Податкового кодексу.Чи збігаються продавець у документах, отримувач оплати та фактичний постачальник.
Громадянин, який продає власну технікуДоговір та/або двосторонній акт закупівлі з описом товару, умовами передачі й оплати; підтвердження виплати коштів. Для оподаткування за статтею 173 — також звіт про оцінку майна.Особу продавця, його податкові дані, конкретний прилад, договірну суму, підставу застосованої ставки, податкову базу, податки та суму до виплати.

За Порядком № 496 документ повинен дозволяти ідентифікувати постачальника й отримувача, дату операції, найменування, кількість та вартість товару. Для юридичної особи зазначають код Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ), для фізичної особи — РНОКПП. Паспортні дані замість РНОКПП застосовують у передбаченому Порядком випадку офіційної відмови від номера через релігійні переконання.

Для практичного захисту сторін доповніть акт закупівлі такими відомостями:

  • місце складання, номер документа та повні дані сторін;
  • марка, модель, серійний номер, якщо він є та читається, кількість і комплектність;
  • стан приладу, відомі несправності, сліди ремонту й зовнішні пошкодження;
  • ціна одиниці та загальна договірна сума, порядок оплати й утримання податків;
  • підписи продавця та підприємця або уповноваженого працівника, який прийняв товар.

Це практичний склад документа для конкретної закупівлі, а не універсальна затверджена форма акта. Якщо серійний номер відсутній або пошкоджений, прямо зазначте це й додайте інші ознаки приладу. Фотографії корпусу, заводської таблички та дефектів допоможуть надалі зіставити товар із документом.

Зберігайте підтвердження оплати разом із документом передачі. Для переказу використовуйте зрозуміле призначення платежу з посиланням на договір або акт. Сам банківський переказ без опису придбаного товару не дає повної інформації для його обліку.

Закупівля у громадянина: як визначити й утримати податки

Коли ФОП купує техніку у громадянина, який продає її поза підприємницькою діяльністю, магазин виконує обов’язки податкового агента — особи, яка нараховує, утримує та перераховує податки з доходу продавця. Це випливає з пунктів 168.1.1 і 177.7 Податкового кодексу, а для продажу об’єкта рухомого майна прямо передбачено пунктом 173.3. Група єдиного податку покупця не скасовує цих обов’язків.

Визначте, за якою нормою оподатковується дохід продавця

За частиною другою статті 181 Цивільного кодексу України рухомими є речі, які можна вільно переміщувати у просторі. Для доходу резидента від продажу об’єкта рухомого майна пункти 173.1 і 167.2 Податкового кодексу встановлюють податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) за ставкою 5%. При застосуванні статті 173 дохід визначають за договірною ціною, але не нижче оціночної вартості об’єкта, визначеної згідно із законом. Для продавця-нерезидента пункт 173.6 передбачає ставку 18% за пунктом 167.1.

Водночас Державна податкова служба України (ДПС) у роз’ясненні щодо продажу побутової техніки та електроніки між фізичними особами відносить такий дохід до «інших доходів» за підпунктом 164.2.20 зі ставкою ПДФО 18%. Це роз’яснення стосується продажу однією фізичною особою іншій та не встановлює окремого правила для закупівель магазином-ФОП. Проте через різницю між такою податковою кваліфікацією та застосуванням статті 173 власнику не слід автоматично встановлювати 5% для всіх закупівель вживаної техніки.

До початку закупівель власнику доцільно отримати власну індивідуальну податкову консультацію — письмову або електронну відповідь податкового органу щодо застосування норм до його конкретних операцій. Подайте звернення в паперовій або електронній формі до територіального органу ДПС або ДПС України. Державні податкові інспекції надають лише усні консультації, тому для отримання письмової чи електронної індивідуальної податкової консультації звертайтеся до зазначених органів ДПС. У зверненні за статтею 52 Податкового кодексу опишіть, що ФОП викуповує у громадян належні їм вживані прилади для подальшого ремонту та перепродажу, зазначте статус і резидентність продавців, види техніки, порядок передачі та оплати.

Додайте проєкт договору й акта закупівлі, опис стану приладу та запланований порядок оцінки. Поставте конкретні запитання: чи застосовуються до цих виплат стаття 173 або підпункт 164.2.20, яку ставку й базу ПДФО використовувати, як визначати базу військового збору та які документи й відомості потрібні для податкового розрахунку.

Звернення має містити прізвище, ім’я та по батькові підприємця, податкову адресу, РНОКПП або дозволені Кодексом паспортні дані, контакти за наявності, фактичні обставини та практичну потребу в консультації, дату й належний підпис. За пунктом 52.1 консультацію надають безоплатно протягом 25 календарних днів, що настають за днем отримання звернення; строк можуть продовжити не більше ніж на 15 календарних днів із письмовим повідомленням до закінчення початкового строку. Бухгалтер має отримати відповідь із реєстраційним номером, зіставити її висновки з умовами закупівель і визначити порядок утримань до нарахування доходу продавцям. За пунктом 52.2 консультацію використовує лише той платник, якому її надали. Стаття 53 не звільняє від сплати податкового зобов’язання; консультацію, яка суперечить нормам податку, можна оскаржити до суду.

Разовий продаж власної речі та систематичний перепродаж із метою прибутку мають різний характер діяльності, як пояснює ДПС у роз’ясненні про продаж особистих речей. Повідомлення про пріоритети податкового контролю не створює для магазину звільнення від утримання податків із виплат громадянам. Якщо постачальник продає техніку як підприємець, оформлюйте саме підприємницьку поставку з відповідними документами.

Для застосування статті 173 отримайте звіт про оцінку

Оціночну вартість для податкового розрахунку визначає суб’єкт оціночної діяльності — підприємець або юридична особа, які мають відповідний сертифікат і в складі яких працює щонайменше один оцінювач. Правила встановлюють статті 3, 5, 7, 8 і 12 Закону України від 12.07.2001 № 2658-III. Незалежну оцінку оформлюють звітом про оцінку майна. Його підписують оцінювачі, які виконали оцінку, та керівник суб’єкта оціночної діяльності. Власний акт закупівлі магазину, оголошення про подібні прилади або погоджена сторонами ціна не замінюють цього звіту.

До закупівлі власник магазину погоджує з продавцем, хто замовляє й оплачує оцінку, та забезпечує отримання звіту для бухгалтера. Замовник укладає договір із суб’єктом оціночної діяльності й передає дані, за якими можна впізнати конкретний прилад: марку, модель, серійний номер за наявності, комплектність, фотографії, опис пошкоджень і відомості про ремонт. Виконавець оцінки має відповідати вимогам до сертифікації та обмеженням статті 8 Закону № 2658-III, зокрема щодо оцінювання власного майна та визначених законом родинних зв’язків.

У договорі на оцінку зазначте її податкову мету та конкретний об’єкт. За пунктом 30 Національного стандарту № 1, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 10.09.2003 № 1440, для визначення оціночної вартості з метою застосування Податкового кодексу базою оцінки є ринкова вартість. Оцінювач сам обирає та обґрунтовує методи, враховує стан і знос техніки та складає звіт із висновком про вартість на дату оцінки. Порядок роботи й оформлення результату визначають, зокрема, пункти 50–61 Стандарту.

Бухгалтер звіряє опис приладу у звіті з договором закупівлі, дату й мету оцінки, підписи, висновок про вартість та обмеження використання результату. Для ПДФО за пунктом 173.1 він бере більшу із двох величин: договірну ціну або оціночну вартість. Звіт зберігайте разом із договором, актом закупівлі та розрахунком податків. Податкову базу визначайте окремо від договірної вартості надходження товару до обліку.

Розрахуйте утримання, оплатіть і відобразіть виплату у звітності

Із оподатковуваного доходу громадянина від продажу побутової техніки також утримують військовий збір 5% відповідно до підпунктів 1.2–1.6 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу. Перехід до ставки 1,5% передбачено з 1 січня року, наступного за третім календарним роком після року припинення або скасування воєнного стану, введеного Указом Президента України від 24.02.2022 № 64/2022, затвердженим Законом України від 24.02.2022 № 2102-IX.

  1. До укладення договору й нарахування доходу власник разом із бухгалтером визначає податкову кваліфікацію операції та комплект документів. Для застосування статті 173 забезпечує оцінку конкретного приладу. Із продавцем погоджують загальну договірну ціну до утримання податків, а в розрахунку окремо зазначають дохід, відповідні податкові бази, ПДФО, військовий збір і суму до виплати.
  2. Перед оплатою бухгалтер розраховує утримання і готує платежі. За підпунктом 168.1.2 ПДФО при банківській виплаті перераховують під час виплати доходу. Для виплати готівкою підпункт 168.1.4 установлює строк протягом трьох операційних днів із дня, що настає за днем виплати. Військовий збір із такого доходу сплачують за порядком розділу IV Кодексу. ПДФО ФОП як податковий агент перераховує за місцем своєї реєстрації в контролюючому органі відповідно до підпункту 168.4.5.
  3. Після виплати бухгалтер звіряє суму, отриману продавцем, з розрахунком і зберігає підтвердження сплати податків. Дохід та утримання включає до податкового розрахунку. За підпунктом «б» пункту 176.2 ФОП подає його за квартал із розбивкою за місяцями кварталу. Нарахований дохід відображають також тоді, коли його ще не виплатили.

Якщо дохід нарахували, але не виплатили, бухгалтер сплачує ПДФО та військовий збір у строк для місячного податкового періоду. За підпунктами 168.1.5 і 49.18.1 та пунктом 57.1 Податкового кодексу це 30 календарних днів після останнього календарного дня місяця нарахування: 20 календарних днів для місячного періоду та наступні 10 календарних днів для сплати. Якщо останній день сплати припадає на вихідний або святковий день, граничним є наступний операційний день. Бухгалтер визначає цю дату за місяцем нарахування й вносить її до календаря платежів. Квартальне подання розрахунку та очікування оплати продавцю не відкладають сплату цих податків.

Для звітування бухгалтер обирає Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску для податкових агентів, які є фізичними особами — підприємцями та/або особами, які провадять незалежну професійну діяльність. Форму та правила її заповнення затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 № 4. Відомості про закупівлі у громадян і постачальників-ФОП відображають у додатку ФІЗ-4ДФ за відповідні місяці кварталу. У його заголовній частині зазначають рік, квартал і номер місяця в кварталі від 1 до 3.

ФОП подає розрахунок до контролюючого органу за основним місцем обліку протягом 40 календарних днів після останнього календарного дня звітного кварталу. Цей строк установлено підпунктом 49.18.2 Податкового кодексу та пунктом 6 розділу I Порядку до наказу № 4. Якщо останній день припадає на вихідний або святковий день, граничним стає наступний операційний день. Окремий річний розрахунок не подають. Нарахування доходу громадянину або постачальнику-ФОП створює обов’язок відобразити його у звітності, навіть якщо магазин ще не розрахувався з продавцем.

У розділі I додатка ФІЗ-4ДФ бухгалтер зазначає РНОКПП продавця або дозволені паспортні дані. У графі 3а показує нарахований дохід повністю, до утримання податків, у графі 3 — фактично виплачений дохід. У графах 4а і 4 окремо відображає нарахований та перерахований ПДФО, у графах 5а і 5 — нарахований та перерахований військовий збір. Усі суми зазначає у гривнях із копійками. Дати нарахування, виплати й перерахування податків звіряє з актами закупівлі, розрахунками утримань і платіжними документами, щоб віднести показники до належного місяця.

У графі 6 бухгалтер указує ознаку доходу — код, який визначає вид виплати за Довідником ознак доходів фізичних осіб у додатку 2 до Порядку. Код обирають відповідно до податкової кваліфікації конкретної закупівлі:

  • 105 — дохід від продажу рухомого майна за статтею 173 Податкового кодексу. Інформацію з цією ознакою відображають у розрізі кожного договору купівлі-продажу.
  • 127 — інші доходи за підпунктом 164.2.20. Для одного продавця показники за цією ознакою об’єднують в один рядок відповідного місяця.
  • 157 — підприємницький дохід постачальника-ФОП. За виконання умов пункту 177.8 дохід відображають без утримання ПДФО у джерела виплати.

Якщо нарахування та остаточна виплата припадають на різні періоди, під час виплати зберігають ознаку, за якою дохід нарахували. Для кожної особи заповнюють окремі рядки за різними ознаками доходу, а для ознаки 105 додатково дотримуються поділу за договорами. Перед поданням бухгалтер звіряє підсумки доходів і податків із документами за кожний місяць кварталу.

Розрахунок можна подати електронно. Паперове подання особисто або поштою з повідомленням про вручення та описом вкладення дозволене, якщо кількість рядків у додатках не перевищує п’яти. За пунктом 49.5 Податкового кодексу поштове відправлення потрібно здійснити не пізніше ніж за п’ять днів до граничного строку, а електронне подання — не пізніше закінчення останньої години граничного дня. Після подання бухгалтер зберігає підтвердження прийняття: електронну квитанцію, примірник зі штампом контролюючого органу або належне поштове підтвердження вручення.

Закупівлю в іншого підприємця в межах його діяльності оформлюйте окремо від закупівель особистого майна громадян. Пункт 177.8 дозволяє не утримувати ПДФО з підприємницького доходу постачальника за наявності копії документа про його державну реєстрацію. Бухгалтер включає нарахований дохід такого постачальника-ФОП до додатка ФІЗ-4ДФ за ознакою 157: відсутність утримання ПДФО не скасовує обов’язку відобразити дохід у звітності. Сам статус ФОП у продавця ще не означає, що продаж його особистого домашнього приладу є підприємницькою операцією: бухгалтер має зіставити зміст договору, документи постачальника та фактичні обставини.

Як вести облік від надходження до продажу

Почніть із правильної дати та початкових залишків

Якщо обов’язок вести товарний облік щойно виник, ФОП складає довільний опис товарів, наявних саме на цю дату. Зазначає їхні найменування, кількість, одиниці виміру та самостійно визначену вартість. За пунктом 5 розділу II Порядку № 496 цей опис стає підставою першого запису у Формі обліку. Якщо залишків немає, запис про них не роблять.

Опис на початок обліку має спеціальне призначення. Не використовуйте пізнішу інвентаризацію — фактичний перерахунок техніки — для заміни відсутніх документів про наступні закупівлі. Якщо документ втрачено, відновлюйте його у фактичного постачальника; не оформлюйте придбання від імені вигаданої особи. Для документів, на які поширюється пункт 44.5 Податкового кодексу, ФОП повинен також протягом п’яти днів із дня втрати письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку та додати належно оформлені документи, що підтверджують подію. Відновити документи потрібно протягом 90 календарних днів із дня, наступного за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Приймайте товар за однаковою послідовністю

  1. Працівник, який приймає техніку, звіряє прилад із накладною або актом, фіксує модель, комплектність і стан.
  2. Власник або бухгалтер вносить документ до Форми обліку в хронологічному порядку. Зробіть це до виставлення приладу на продаж у залі або пропонування його покупцям онлайн.
  3. Відповідальний за склад створює окремий запис для конкретного приладу в управлінському обліку та пов’язує його з документом надходження. Для двох однакових моделей із різними дефектами зручно використовувати окремі внутрішні номери.
  4. Продавець отримує доступ до опису стану та документів. Власник допускає товар до продажу після звірки приладу, первинного документа й запису у Формі.

У графах 1–2 Форми зазначають номер рядка й дату запису, у графах 3–6 — реквізити первинного документа та постачальника або отримувача. Графа 7 містить загальну вартість надходження за документом, графа 8 — вартість вибуття, яке потрібно відображати за Порядком, графа 9 — примітки.

Продажі через РРО або ПРРО до графи 8 не дублюють. У ній, зокрема, відображають продаж із безготівковим розрахунком, який у встановлених законодавством випадках здійснюють без РРО/ПРРО, внутрішнє переміщення, повернення постачальнику, знищення, втрату або використання на власні потреби. У документах про знищення, втрату або використання на власні потреби зазначають вартість за ціною придбання, підтвердженою товарним обліком. В управлінському обліку водночас потрібно відображати кожний продаж, щоб залишки відповідали фактичній наявності.

Помилковий запис виправляйте за пунктом 6 розділу II Порядку № 496: використовуйте позначки «анульовано», «анульовано — виправлено» та «виправлено» з посиланнями на відповідні рядки. Не видаляйте помилку так, щоб втрачався зв’язок із виправленням.

Оформлюйте переміщення між магазинами

Для кількох місць продажу ФОП веде облік також за кожним окремим об’єктом. Якщо холодильник передали зі складу до іншого магазину, відповідальний працівник оформлює документ внутрішнього переміщення, а працівник магазину звіряє отриманий прилад і приймає його. Документ має пов’язувати відправника, отримувача та конкретний товар; його включають до обліку відповідного місця продажу.

Як документувати розбирання техніки на запчастини

Якщо магазин купує несправний прилад для розбирання, спочатку оформіть його реальне придбання. Потім власник може затвердити власний акт розбирання, який пояснюватиме, з якого приладу отримано кожну деталь. Такий акт оформлює внутрішню операцію й має зберігатися разом із документом закупівлі.

В акті доцільно зазначити дату, відповідального працівника, модель і номер вихідного приладу, реквізити його придбання, перелік отриманих деталей, кількість, стан, спосіб розподілу вартості та непридатні залишки. Після цього відповідальний за облік припиняє показувати цілий прилад як доступний для продажу та відображає отримані складові.

Умовний приклад. Пральну машину придбали за 2 000 грн. Після розбирання власник розподілив цю вартість між двигуном — 1 000 грн, платою — 700 грн і насосом — 300 грн. Разом це 2 000 грн. Акт повинен пояснювати обраний розподіл і містити посилання на документ придбання машини. Для продажу деталей окремо визначте їхні найменування та класифікацію.

Який чек і документи видати покупцю

При прийманні готівки або оплаті платіжною карткою магазин проводить розрахункову операцію на повну суму через зареєстрований РРО чи ПРРО та надає покупцеві розрахунковий документ, якщо для підприємця не діє законний виняток. Ці обов’язки встановлено пунктами 1–2 статті 3 Закону № 265/95-ВР; вони охоплюють також інтернет-замовлення.

Окремий виняток передбачено пунктом 296.10 Податкового кодексу: платники єдиного податку першої групи не застосовують РРО/ПРРО. Користуватися ним можна лише за відповідності всім умовам цієї групи. Обов’язок товарного обліку технічно складних побутових товарів оцінюють окремо.

Для технічно складних побутових товарів не діє спрощення щодо зазначення в чеку лише узагальненої товарної групи, передбачене пунктом 2 статті 3 Закону № 265/95-ВР. Налаштуйте назви так, щоб вони ідентифікували товар. Практичний приклад назви: «Пральна машина, марка, модель, вживана». Серійний номер конкретного екземпляра пов’яжіть із документами продажу та гарантійним документом.

Дефекти, комплектність і докладні умови гарантії зафіксуйте в документі, який передають разом із технікою. Продавець має звірити, щоб модель у чеку, супровідному документі й на самому приладі збігалася. Касир створює фіскальний чек під час проведення розрахункової операції, зокрема при отриманні передоплати, та надає його покупцеві в паперовій або електронній формі. При передачі товару продавець має забезпечити покупцеві отримання належного розрахункового документа.

Як описати стан і встановити гарантійні умови

Права покупця, який придбаває техніку для особистих потреб в Україні, визначає Закон України «Про захист прав споживачів» від 12.05.1991 № 1023-XII. Для організації гарантії та повернень застосовуйте його правила. Закон України від 10.06.2023 № 3153-IX з такою самою назвою передбачає набрання чинності через один рік після опублікування, але не раніше дня припинення чи скасування воєнного стану, введеного Указом № 64/2022 і затвердженого Законом № 2102-IX. До набрання ним чинності він не замінює правила Закону № 1023-XII.

За статтями 4 і 15 Закону № 1023-XII продавець має надати покупцеві необхідну, достовірну й доступну інформацію українською мовою до придбання. Для вживаної техніки продавець повинен пояснити стан конкретного приладу, його основні властивості, комплектність, ціну та умови придбання. Покупцеві також потрібно надати правила безпечного використання, відомості про дату виготовлення, умови зберігання, строк служби й необхідні дії після його закінчення, гарантійні зобов’язання, найменування та місцезнаходження виробника, продавця і підприємства, яке приймає претензії та виконує ремонт. Перед продажем працівник має звірити ці відомості з маркуванням і супровідними документами та передати покупцеві відповідну інформацію разом із приладом.

Підготуйте картку стану товару. Працівник, який оглядає техніку, записує виконані дії та фактичні результати: чи набирає машина воду, чи працює віджимання, чи є протікання, які пошкодження видно на корпусі. Якщо певну функцію не випробовували, не описуйте її як справну. Відомі дефекти перенесіть у цінник або онлайн-опис і в документ продажу, щоб покупець отримав однакову інформацію на всіх етапах. Опис дефектів не замінює вимог до безпеки товару за статтею 14 Закону.

Для технічно складних побутових товарів організуйте оформлення гарантії за Порядком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28.11.2023 № 1251. Гарантійний талон має містити найменування, модель і серійний номер товару, дату продажу та дату реєстрації товару, щодо якого надають гарантію, дані виробника і продавця або сервісного центру. Додайте строк і зміст зобов’язань, контакт для звернень та порядок передачі приладу на ремонт. Експлуатаційні документи передають не пізніше моменту передачі товару в паперовій формі або забезпечують доступ до них через офіційний сайт виробника.

Якщо виробник надає гарантійні зобов’язання в електронній формі та забезпечує реєстрацію придбаного товару на своєму офіційному сайті, продавець на прохання покупця під час продажу виконує цю реєстрацію й оформлює електронну гарантію. Працівник має пересвідчитися, що реєстрацію завершено й покупець має доступ до гарантійного талона. На вимогу покупця продавець повинен надати експлуатаційні документи на папері.

Якщо укладення договору купівлі-продажу й передача товару відбуваються в різні дні, за частиною четвертою статті 7 гарантійний строк обчислюють від дня передачі. Якщо прилад потребує спеціальної установки, підключення чи складення — від дня їх здійснення. Коли відповідну дату встановити неможливо або товар перебував у покупця до укладення договору, строк обчислюють від дня укладення договору. Працівник магазину має зафіксувати відповідну дату в документах.

Після гарантійного ремонту строк збільшується на час ремонту, який рахують від звернення з вимогою усунути недоліки; після обміну гарантійний строк починається заново від дня обміну. Якщо під час ремонту замінили комплектуючий виріб або складову частину, на які встановлено гарантійний строк, за частиною дев’ятою статті 8 гарантію на нову деталь обчислюють від дня видачі покупцеві приладу після ремонту. Працівник, який видає прилад, має зазначити цю дату в документах. Відсутність потрібних запчастин не припиняє гарантійного зобов’язання. Умови договору узгоджуйте з вимогами статей 7–8 Закону № 1023-XII. Гарантійні зобов’язання охоплюють також обіцянки в рекламі, тому оголошення продавця має відповідати документам.

Загальної законної «гарантії 14 днів на всю вживану техніку» немає. Чотирнадцять днів у статті 8 стосуються, зокрема, строку безоплатного усунення недоліків, якщо сторони не погодили інший строк. Якщо гарантійний строк або строк придатності не встановлено, за частиною п’ятою статті 7 покупець може пред’явити відповідні вимоги щодо недоліків, виявлених протягом двох років від дня передачі товару покупцеві. Тому напис «без гарантії» не повинен використовуватися як універсальна відмова від звернень покупців.

Окремо частина десята статті 8 дозволяє вимагати безоплатного усунення недоліків, допущених із вини виробника, і після закінчення гарантії: протягом установленого строку служби, а якщо його не встановлено — протягом десяти років. Якщо цю вимогу не виконано у строк, передбачений частиною дев’ятою статті 8, покупець може заявити інші вимоги за частиною першою цієї статті.

Як приймати звернення про дефекти та повернення

Спочатку продавець з’ясовує причину звернення: покупець виявив несправність чи хоче обміняти справний прилад, який йому не підійшов. Окремо встановіть, чи укладено договір у магазині або дистанційно, зокрема через інтернет: від цього також залежить порядок розірвання договору.

Покупець повідомляє про несправність

Частина перша статті 8 Закону № 1023-XII передбачає при недоліках у межах гарантійного строку пропорційне зменшення ціни, безоплатне усунення недоліків або відшкодування витрат на їх усунення. За істотних недоліків, які виникли з вини виробника, продавця чи виконавця, або фальсифікації покупець за умовами частини першої статті 8 обирає розірвання договору з поверненням коштів або заміну товару; за необхідності відповідні обставини підтверджують експертизою.

Істотний недолік має визначені пунктом 12 статті 1 ознаки: він робить використання товару за призначенням неможливим чи недопустимим, виник із вини виробника, продавця або виконавця, після усунення проявляється знову з незалежних від покупця причин. Водночас він має хоча б одну додаткову ознаку: його взагалі неможливо усунути, усунення потребує понад 14 календарних днів або він робить товар суттєво іншим, ніж передбачено договором. Працівник, який розглядає звернення, має зіставити фактичну несправність із цими умовами.

Якщо товар для заміни є, вимогу виконують негайно, а коли потрібна перевірка якості — протягом 14 днів або за домовленістю сторін. Якщо товару немає, строк заміни становить два місяці від подання заяви. Якщо заміна в цей строк неможлива, покупець може обрати іншу передбачену законом вимогу.

За частиною сьомою статті 8 при заміні на справний товар тієї самої марки й моделі зміну ціни не враховують. При заміні на іншу марку чи модель вартість несправного товару визначають за ціною на час обміну, якщо вона зросла, або за ціною купівлі, якщо вона знизилася. При розірванні договору застосовують ціну на час пред’явлення вимоги, якщо вона зросла, або ціну купівлі, якщо вона знизилася. Кошти повертають у день розірвання договору; якщо це неможливо — в погоджений строк, але не пізніше семи днів.

Спеціальне правило частини другої статті 8 стосується непродовольчих товарів, які були у використанні та реалізовані через роздрібні комісійні торговельні підприємства: вимоги частини першої задовольняють за згодою продавця, якщо гарантійний строк не закінчився. Цю умову про згоду продавця не можна автоматично переносити на весь продаж вживаної техніки. При викупі магазин купує прилад у власника для подальшого перепродажу. При комісійній торгівлі магазин приймає прилад власника для продажу за винагороду. Власник магазину має визначити, яку операцію оформлює договір, перш ніж застосовувати спеціальне правило про згоду продавця.

  1. Продавець приймає звернення, фіксує дату, вимогу покупця, модель, номер приладу, комплектність і заявлену несправність.
  2. Відповідальний працівник звіряє розрахунковий документ, гарантійний талон та опис стану на момент продажу. Для приймання за Порядком № 1251 враховують цілісність пломб, передбачених експлуатаційними документами. Для електронної гарантії покупець надає дані, які ідентифікують товар і дозволяють отримати доступ до талона.
  3. Магазин або сервісний центр безоплатно проводить діагностику — огляд і випробування для встановлення недоліку та відповідності приладу умовам договору. При прийманні на гарантійний ремонт покупцеві видають квитанцію або інший документ із даними сервісного центру, номером приймання, назвою, моделлю, серійним номером і датою виготовлення приладу, датою приймання, описом зовнішнього вигляду й несправності, строком ремонту та контактами покупця.
  4. Якщо протягом гарантійного строку для встановлення причини втрати якості потрібна експертиза, продавець організовує її протягом трьох днів після отримання письмової згоди покупця за частиною четвертою статті 17 Закону № 1023-XII. Спочатку її оплачує продавець. Якщо експертиза доведе, що недолік виник після передачі через порушення покупцем правил використання, зберігання, транспортування або дії третіх осіб, покупець відшкодовує витрати на експертизу. Її висновок можна оскаржити в суді.
  5. Працівник документує ремонт, заміну або повернення коштів та відображає фактичний рух товару в обліку. Якщо повернення коштів є розрахунковою операцією, для якої магазин зобов’язаний застосовувати РРО/ПРРО, касир проводить повернення через зареєстрований реєстратор і надає покупцеві розрахунковий документ на повну суму повернення. Покупець має право брати участь в оцінюванні якості особисто або через представника.

За загальним порядком статті 8 доставка великогабаритного товару та товару вагою понад п’ять кілограмів для задоволення відповідних вимог і його повернення покупцеві відбуваються за рахунок продавця або іншої відповідальної особи. Безоплатний ремонт виконують протягом 14 днів із пред’явлення товару або в інший строк за згодою сторін.

Якщо продавець або виробник заявив, що гарантійний ремонт неможливий чи економічно невигідний, за пунктом 7 Порядку № 1251 він здійснює гарантійну заміну на такий самий або аналогічний товар із наявних чи повертає кошти в установленому законодавством порядку. Покупець повертає несправний прилад у комплектації, зазначеній в експлуатаційних документах. Якщо діагностика не виявила недоліку або встановила, що він виник не з вини виробника чи продавця, покупцеві надають підтвердний документ у паперовій або електронній формі. Відмову через порушення правил користування чи зберігання потрібно обґрунтувати доказами відповідно до частини чотирнадцятої статті 8.

Після завершення ремонту працівник повідомляє покупця й робить позначку в гарантійному талоні. За пунктом 8 Порядку № 1251 датою закінчення ремонту є дата такого повідомлення; у ньому також зазначають строк отримання приладу. Під час видачі працівник у присутності покупця звіряє параметри й споживчі властивості з експлуатаційними документами, а покупець засвідчує результат підписом у документі приймання.

Підготуйте техніку для тимчасової заміни на час ремонту

Для товарів із додатка 2 до постанови Кабінету Міністрів України від 19.03.1994 № 172 продавець повинен мати обмінний фонд — прилади для тимчасового користування покупцями на час гарантійного ремонту. На письмову вимогу покупця магазин надає відповідний аналогічний товар із доставкою за частиною дев’ятою статті 8 Закону № 1023-XII.

До переліку належать телевізори, магнітоли, магнітофони, радіоприймачі, холодильники, морозильники, пральні машини, мікрохвильові печі, кухонні та в’язальні машини, пилососи, електропраски, електроміксери, електросоковижималки, телефонні апарати, зокрема мобільні, персональні комп’ютери та комплектуючі до них, апаратура для відеозапису й відтворення зображення та звуку, електрочайники, електрофени й електрокавоварки. Власник має зіставити цей перелік з асортиментом і організувати фонд до надходження відповідних вимог.

Працівник фіксує дату письмової вимоги, передачу тимчасового приладу, його стан, комплектність і доставку. За кожний день затримки надання такого товару та кожний день прострочення усунення недоліків частина дев’ята статті 8 передбачає неустойку — 1% вартості товару.

Справний прилад не підійшов покупцю

Стаття 9 Закону № 1023-XII передбачає обмін непродовольчого товару належної якості протягом 14 днів, не рахуючи дня купівлі, якщо продавець не оголосив довший строк. Для обміну працівник магазину має встановити, чи користувався покупець приладом після придбання, чи збережено товарний вигляд, споживчі властивості, пломби, ярлики та розрахунковий документ.

Також звірте конкретний товар із переліком винятків у додатку 3 до постанови № 172. Холодильники, пральні машини, пилососи та побутова техніка загалом не названі в ньому окремою категорією, що не підлягає обміну. Водночас перелік охоплює апарати для гоління, зубні щітки, предмети санітарної гігієни та інші прямо зазначені товари. Якщо магазин продає такий асортимент, працівник застосовує виняток до конкретного найменування.

Не встановлюйте загальне правило «вживана техніка обміну та поверненню не підлягає». Працівник має розглянути обставини конкретного звернення, зокрема використання приладу покупцем після придбання. Якщо вимоги статті 9 виконані, а аналогічного товару для обміну немає, покупець може обрати інший товар із перерахунком, очікувати надходження аналога або розірвати договір і отримати кошти. Якщо покупець обрав очікування, продавець повідомляє його в день надходження аналога. При розірванні договору повертають вартість товару на час купівлі: у день розірвання або, якщо це неможливо, в погоджений строк, але не пізніше семи днів.

Покупець відмовляється від інтернет-замовлення

Дистанційний договір — це договір, який продавець і покупець уклали за допомогою засобів дистанційного зв’язку, зокрема через інтернет. Для нього застосовуйте статтю 13 Закону № 1023-XII. Перед укладенням договору продавець повідомляє своє найменування, місцезнаходження й порядок приймання претензій, характеристики конкретного приладу, ціну з платою за доставку, умови оплати та поставки, гарантію, пов’язані послуги, період прийняття пропозиції та порядок розірвання договору. Для договорів із періодичними поставками зазначають мінімальну тривалість, а за спеціальної вартості зв’язку — відповідну плату.

Продавець підтверджує ці відомості письмово або електронним повідомленням, яке покупець може зберегти чи відтворити. Після цього продавець не може змінити підтверджені умови в односторонньому порядку. Практично зручно надсилати покупцеві разом із підтвердженням замовлення опис стану обраного приладу, умови доставки, гарантії та повернення.

За частиною четвертою статті 13 покупець може повідомити продавця про розірвання договору протягом 14 днів із моменту підтвердження інформації або отримання товару чи його першої поставки. Повернення самої речі також свідчить про розірвання договору. Якщо підтвердження інформації не відповідає вимогам частини третьої, для матеріального товару строк становить 90 днів із моменту отримання товару або першої поставки. Якщо протягом цього строку продавець виправив підтвердження, покупець має 14 днів після отримання виправленого підтвердження.

Для застосування цього права покупець має зберігати прилад у незміненому стані. Відкриття упаковки, огляд або випробування товару самі по собі не позбавляють права розірвати договір. Так само його не припиняє пошкодження чи псування, яке сталося не з вини покупця. Тому працівник має зафіксувати фактичний стан поверненого приладу й причину змін, а також дату отримання повідомлення покупця.

Частина п’ята статті 13 встановлює винятки, якщо договір не передбачає іншого. Для магазину техніки особливо важливе виготовлення або переробка на індивідуальне замовлення, коли товар неможливо продати іншій особі або це спричинить істотні фінансові втрати. Сам вибір покупцем серійної моделі не означає виконання цієї умови. Інші винятки стосуються надання послуги або поставки товару електронними засобами зв’язку за згодою покупця до закінчення строку розірвання договору, про що покупця повідомили в підтвердженні інформації; цін, залежних від фінансового ринку; відкритих запечатаних аудіо- чи відеокасет або носіїв програмного забезпечення; доставки періодики; лотерей чи інших азартних ігор. Звичайна доставка побутового приладу після онлайн-оплати сама по собі не є електронною поставкою.

Через частину сьому статті 13 до дистанційного договору застосовують частини п’яту — дев’яту статті 12. Покупець повідомляє, де товар можна забрати; договір може передбачати поштове повернення речі, отриманої поштою. Витрати на повернення покладаються на продавця. Власник має організувати отримання приладу: через 60 днів після його одержання обов’язок покупця зберігати товар припиняється, а якщо продавець не вжив заходів для повернення, товар переходить у власність покупця без обов’язку оплатити його.

Якщо покупцеві не надали документа або підтвердження інформації, за частиною шостою статті 12 він повідомляє продавця про недійсність договору. У такому разі продавець протягом 30 днів після отримання повідомлення повертає кошти й відшкодовує витрати на повернення. За порушення застосовного строку повернення коштів частина дев’ята статті 12 передбачає неустойку 1% вартості продукції за кожний день затримки. Працівник магазину має передати бухгалтеру звернення та документи оплати одразу після їх отримання.

Для звичайної відмови від дистанційної покупки також установіть у договорі чіткий строк повернення коштів. Як практичну умову договору можна передбачити повернення коштів без затримки, але не пізніше 30 днів після повідомлення покупця про розірвання договору. Відповідальний працівник фіксує дату повідомлення, а бухгалтер після переказу звіряє суму повернення з оплатою покупця та зберігає платіжний документ.

Окремо контролюйте виконання самого замовлення. Якщо договір не встановлює іншого, частина шоста статті 13 вимагає поставити товар у прийнятний строк, але не пізніше 30 днів після отримання згоди покупця укласти договір. Якщо товару немає, повідомте покупця негайно, але не пізніше цього строку. Стандартна умова про заміну допустима, якщо покупця попередили про неї до укладення договору, а заміна відповідає меті придбання, має таку саму або кращу якість і не коштує дорожче замовленого товару.

Облік вживаної техніки та Форма № 496 у Торгсофт

У Торгсофт Форму ведення обліку товарних запасів формує додаткова платна опція «Облік товарних запасів», код 073. Вона доступна з версії 2022.0.3, зокрема у Торгсофт-Старт; за комерційними умовами купується одна ліцензія на торговельну точку. Під час активації враховується кількість робочих місць, тому власник має узгодити активацію для потрібних місць. На кожному з них відкрийте «Налаштування → Параметри → Додаткові опції → Форма обліку товарних запасів», увімкніть «Використовувати для поточного робочого місця» та збережіть налаштування. Форму відкривають через «Склад → Форма ведення обліку товарних запасів».

Відповідальний за облік задає дату початку, підприємця та центр обліку — магазин або склад у Торгсофт, для якого програма обліковує товари. Якщо одна фізична точка складається з торгового залу і складу, виберіть обидва центри: передачі між ними у спільній формі не показуються. Перед друком звірте початкові залишки, собівартість і реквізити підприємця та постачальників. Для звичайного формування Форми не застосовуйте аналітичні фільтри «Вид документа», «Фіскальність товару» та «Тип документа» без конкретної потреби: вони змінюють склад документів і суми.

Зокрема, вибір «Фіскальний тип чека» включає продажі через РРО/ПРРО, які не потрібно дублювати у графі 8. У попередньому перегляді звірте операції з первинними документами. Використовуйте порядок формування товарного обліку, щоб налаштувати дату, центри й документи для своєї точки. Для кількох центрів і переміщень між складами врахуйте обмеження ліцензій: Торгсофт-Старт таких можливостей не має.

Операційні залишки та рух приладів можна звіряти через «Склад → Стан складу». Власник має забезпечити відповідність записів реальним закупівлям, ремонтам і продажам та окремо зберігати первинні документи. Програмний запис або друкована форма самі по собі не підтверджують фактичного походження техніки.

Де зберігати документи та що підготувати до перевірки

За пунктами 9–11 розділу II Порядку № 496 у місці продажу мають бути Форма обліку та первинні документи на товар. Вони зберігаються там до вибуття останньої одиниці, зазначеної у відповідному документі. ФОП або продавець, який фактично працює на точці, повинен уміти надати їх посадовій особі контролюючого органу.

Якщо паперові оригінали перебувають у бухгалтера, у магазині можуть бути копії з подальшим пред’явленням оригіналів до закінчення перевірки за потреби. Для електронної Форми забезпечте можливість перегляду та копіювання. Електронні первинні документи зберігайте у вихідному вигляді; фотографії паперових накладних використовуйте як копії, зберігаючи самі оригінали.

Щомісяця групуйте документи за хронологією записів. Після продажу останнього приладу не знищуйте їх: подальше зберігання визначають пункти 44.3–44.4 Податкового кодексу. Для звичайних документів ФОП базовий мінімум за підпунктами 44.3.3–44.3.4 становить 1095 днів. Для документів, використаних у податковій звітності, відлік починається з дня її подання, а якщо її не подали — з граничного строку подання. Для документів про виконання іншого підконтрольного податковим органам законодавства — з дня відповідної операції. Строки продовжуються у передбачених Кодексом випадках. Документи, пов’язані з перевіркою або спором, зберігають до завершення відповідних процедур і не менше встановленого мінімуму.

Які штрафи загрожують за порушення

Стаття 20 Закону № 265/95-ВР передбачає санкцію за реалізацію необлікованих товарів та/або ненадання під час перевірки документів, які підтверджують облік товарів у місці продажу. Її розмір дорівнює вартості відповідних необлікованих товарів за цінами реалізації, але становить не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Виняток для платників єдиного податку без ПДВ не охоплює продавців технічно складних побутових товарів.

Окремо пункт 1 статті 17 встановлює санкції за непроведення розрахункової операції через РРО/ПРРО, проведення на неповну суму або невидачу належного розрахункового документа: 100% суми продажу з порушенням за перше порушення та 150% за кожне наступне. Підстави й розрахунок цих санкцій відрізняються від порушень товарного обліку.

Пункт 14 розділу II Закону передбачає звільнення від відповідальності за визначені порушення, вчинені при продажу товарів із 1 жовтня 2023 року на тимчасово окупованих територіях, територіях активних або можливих бойових дій, до відповідних дат завершення такого статусу за офіційним переліком. Виняток не охоплює порушення розрахунків при продажу підакцизних товарів. Для застосування звільнення потрібно зіставити місце і дату порушення з офіційними даними; сам факт дії воєнного стану не звільняє всі магазини від відповідальності.

Власник також має контролювати виконання прав покупців. За пунктом 1 частини першої статті 23 Закону № 1023-XII відмова реалізувати права, встановлені частиною першою статті 8 або частиною першою статті 9, тягне штраф у десятикратному розмірі вартості продукції за цінами на час придбання, але не менше п’яти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Перед відмовою працівник має передати власнику звернення покупця, опис стану приладу й документи, на яких ґрунтується рішення.

Офіційні нормативні акти та податкові роз’яснення

Товарооблікова програма для бухгалтера

Облік і контроль торгівлі в одній системі

Торгсофт збирає та пов’язує дані про рух товару, продажі, оплати й первинні документи, тому кожну суму можна перевірити за конкретною операцією.

  • Рух товару Проведіть прихід, продаж, повернення, списання, переміщення та інвентаризацію.
  • Форма обліку товарних запасів Формуйте її за наказом Мінфіну № 496 на підставі приходів, реалізацій, повернень і списань.
  • Податкові накладні Ведіть накладні з різними ставками ПДВ та експортуйте XML-файли для M.E.Doc або Арт-Звіт.

Перевірити на власних бізнес-процесах

Демоверсія доступна 30 днів. Під час консультації можна уточнити, чи відповідає Торгсофт вашій схемі обліку.

Додати коментар

Додати коментар
Дякуємо за ваш відгук! Він буде опублікований після перевірки модератором.

Схожі статті