Підготовку до зимових свят почніть із перевірки залишків, бюджету закупівель і строків постачання. Потім узгодьте подарункові набори, графік продавців, пакування та відправлення. До початку активних продажів магазин має знати, скільки товару може продати й скільки замовлень встигне підготувати.
Відрахуйте вісім тижнів від початку очікуваного піку продажів. Якщо постачальник потребує більше часу, замовлення оформіть раніше. Для кожного завдання призначте відповідального, строк і результат: підтверджене замовлення, перевірений залишок, готовий зразок набору або погоджений графік.
Які дані зібрати перед закупівлями
Власник або керівник магазину визначає бюджет і календар підготовки. Закупівельник збирає умови постачальників, працівник складу перевіряє товар, старший продавець готує графік. У невеликому магазині ці завдання може виконувати одна людина, але строки й результати варто записати окремо.
- Продажі за тижнями попереднього святкового періоду: кількість товарів, ціни, знижки та повернення.
- Фактичні залишки: придатний до продажу товар, пошкоджені одиниці та вже зарезервовані замовлення.
- Умови закупівель: ціна, мінімальна партія, строк постачання, порядок оплати та можливість дозамовлення.
- Витрати на замовлення: пакування, платіжні комісії та доставка, яку оплачує магазин.
- Можливості команди: доступні зміни, час складання набору й підготовки відправлення.
Якщо історії продажів немає, заплануйте невелику першу партію та погодьте можливість поповнення. Окремо складіть обережний і вищий сценарії попиту. Не оплачуйте весь запас за вищим сценарієм без оцінки того, що робитимете з непроданим товаром.
План підготовки на 8 тижнів
| До піку продажів | Завдання та виконавець | Що перевірити наприкінці тижня |
|---|---|---|
| 8 тижнів | Керівник аналізує продажі, визначає святковий асортимент і бюджет. | Є перелік товарів, прогноз у штуках і сума, доступна для закупівель. |
| 7 тижнів | Працівник складу перераховує вибрані товари. Закупівельник погоджує постачання. | Розбіжності перевірені, постачальники підтвердили кількість, ціну та строки. |
| 6 тижнів | Закупівельник оформлює основні замовлення. Керівник погоджує склад і ціну подарункових наборів. | Відомі дати надходження та повна вартість кожного набору з пакуванням. |
| 5 тижнів | Команда збирає зразки наборів, випробовує пакування та готує фото й описи. | Фактичний склад відповідає опису. Виміряно час складання й пакування. |
| 4 тижні | Старший продавець складає графік. Відповідальний за замовлення визначає строки резерву, підготовки та відправлення. | Кожна зміна має потрібних працівників. Умови отримання зрозумілі покупцю. |
| 3 тижні | Продавці проходять навчання. Керівник перевіряє ціни, знижки й шлях замовлення від звернення до видачі. | Тестове замовлення зібрано без помилок у складі, ціні та адресі. |
| 2 тижні | Закупівельник переглядає потребу в поповненні. Команда готує пакування й набори в погодженій кількості. | Дозамовлення встигнуть надійти. Є запас пакування та місце для готових замовлень. |
| 1 тиждень | Керівник щодня контролює залишки, чергу замовлень і завантаження команди. | Продавці бачать доступний товар і повідомляють покупцям реальні строки. |
Як розрахувати закупівлю та резерв
Рахуйте потребу окремо для кожної позиції. Робоча формула: кількість до закупівлі = прогноз продажів до наступного поповнення + резерв − доступний залишок − підтверджені надходження за цей період. Якщо результат від’ємний, додаткова закупівля за цим розрахунком не потрібна.
Доступний залишок не включає пошкоджений товар і одиниці, уже відкладені для покупців. У цій формулі прогноз продажів також не має включати замовлення, для яких товар уже відкладено: інакше їх буде враховано двічі. Надходження враховуйте лише тоді, коли постачальник підтвердив кількість і строк. Окремо перевірте, чи вистачить доступного товару до кожної поставки: надходження наприкінці періоду не забезпечить замовлення, які потрібно виконати раніше. Резерв установлюйте з урахуванням можливих затримок, строку придатності та можливості продати товар після свят.
Умовний приклад: до наступного поповнення магазин планує продати 80 одиниць і залишити резерв 15 одиниць. Доступний залишок — 25, підтверджене надходження — 20. Потреба в додатковій закупівлі: 80 + 15 − 25 − 20 = 50 одиниць. Це приклад розрахунку, а не рекомендований розмір резерву.
Перевірте також календар платежів. Після оплати закупівель мають залишитися кошти на погоджені витрати магазину: зарплату, оренду, пакування та відправлення. Товар, який продається повільно, не дозамовляйте лише для збільшення святкової викладки.
Як підготувати подарункові набори
Для кожного набору складіть картку: назва, перелік компонентів, кількість кожного товару, пакування, ціна та можливі заміни. Заміни погоджуйте з покупцем до видачі або відправлення. Фото має показувати саме той склад, який людина отримає.
Кількість наборів обмежує компонент із найменшим доступним запасом. Умовний приклад: є 40 чашок, 30 пакунків чаю та 50 коробок. Якщо в кожен набір входить по одній одиниці, можна зібрати 30 наборів. Якщо чашки й чай продаються також окремо, заздалегідь визначте, яку кількість виділяєте для наборів.
Зберіть зразок і виміряйте час роботи. Перевірте, чи поміщаються товари, чи не рухаються всередині та чи зручно перевіряти склад перед закриттям коробки. Спочатку підготуйте погоджену партію. Решту збирайте за фактичними замовленнями, якщо це дозволяє обіцяний строк.
Як перевірити знижку перед акцією
Оцінюйте, скільки коштів залишається з продажу після закупівельної вартості та змінних витрат. Змінні витрати — це витрати, які виникають із кожним продажем: наприклад, пакування чи комісія за оплату.
Умовний приклад: ціна товару — 1000 грн, закупівельна вартість — 650 грн, змінні витрати — 50 грн. Внесок одного продажу в покриття постійних витрат становить 1000 − 650 − 50 = 300 грн. Це ще не чистий прибуток: постійні витрати та податки в прикладі не враховані.
Знижка 10% зменшує ціну до 900 грн. Якщо закупівельна вартість і змінні витрати залишаються такими самими, внесок становить 900 − 650 − 50 = 200 грн. Щоб зберегти загальний внесок, потрібно продати у 1,5 раза більше одиниць: 300 ÷ 200 = 1,5. Наприклад, 150 одиниць замість 100. Такий обсяг не гарантований, тому перед акцією перевірте запас, можливості команди та додаткові витрати.
Як організувати зміни, пакування та доставку
Складайте графік за очікуваним навантаженням у конкретні години. Визначте, хто консультує покупців, хто працює на касі, хто збирає інтернет-замовлення та хто перевіряє відправлення. Призначте працівника на випадок відсутності колеги й погодьте передачу незавершених завдань між змінами.
Кількість замовлень, яку команда може підготувати, перевірте практично. Умовний приклад: пакування одного замовлення триває 6 хвилин, а для цієї роботи виділено 3 години. Розрахункова місткість — 180 ÷ 6 = 30 замовлень. Фактичний ліміт установіть нижче, врахувавши перевірку складу, виправлення помилок і перерви.
Для резервування записуйте номер замовлення, товар, кількість, покупця та строк утримання резерву. Узгодьте, хто підтверджує резерв, хто стежить за його строком і як товар повертається у вільний продаж після завершення погодженого строку.
До приймання замовлення повідомляйте покупцю склад набору, повну ціну, вартість пакування й доставки, порядок оплати та строк підготовки. Для корпоративних замовлень окремо погоджуйте кількість, персоналізацію, зразок, документи та графік передачі партій. Умови скасування, замін і повернення мають відповідати договору та застосовним вимогам.
Розділяйте дату відправлення і очікувану дату отримання. Граничний строк приймання святкових замовлень визначайте за часом складання, графіком перевізника та запасом часу на затримки. Після цього строку пропонуйте лише ті способи отримання, які магазин може виконати, наприклад самовивіз готового товару.
Контроль залишків і святкових акцій у Торгсофт
Перед закупівлями відкрийте «Склад → Стан складу» та виберіть потрібний центр обліку. Тут можна переглянути кількість товару, ціну продажу та собівартість. Для перевірки фізичних залишків сформуйте відомість інвентаризації за потрібними товарами або видами. До підрахунку перевірте параметр «Враховувати кількість товару на складах 3 рівня»: якщо рахуєте також товар із підпорядкованих складів, зокрема резерви, увімкніть його. Облікова кількість і фізичний підрахунок мають охоплювати ті самі склади. Якщо магазин продовжує працювати, режим «Блокувати товар після першого сканування» тимчасово блокує позицію, яку вже почали рахувати. Після завершення підрахунку встановіть для неї стан «Закінчено підрахунок» — товар знову стане доступним для продажу.
До закриття відомості повторно перерахуйте товари з розбіжностями й перевірте, чи немає пропущених позицій. Після закриття Торгсофт створює документи на надлишки та нестачі й приводить залишки у відповідність до підрахунку. Порожня відомість, яку наповнюють лише скануванням знайдених товарів, не виявить відсутні одиниці, що залишилися в обліку. Для повної перевірки потрібен початковий перелік. Послідовність дій наведена в інструкції з переобліку товарів.
Для святкової пропозиції в Торгсофт можна налаштовувати акції за періодом, кількістю, сумою або окремим товаром, а також спосіб обчислення кінцевої знижки. До запуску перевірте тестовий продаж із тими знижками, які застосовуватимуть продавці. Перелік інструментів наведений на сторінці маркетингових можливостей Торгсофт. Розрахунок внеску з продажу виконайте окремо з урахуванням витрат саме вашого магазину.
Що перевіряти під час святкових продажів
Щодня керівник або відповідальний працівник переглядає доступні залишки, підтверджені надходження, резерви та замовлення, які ще не підготовлені. Якщо запас або можливості команди зменшуються, одразу змініть доступну кількість і строки в пропозиціях для покупців.
- Порівняйте фактичні продажі в штуках із прогнозом.
- Перевірте залишки компонентів наборів і пакування.
- Знайдіть замовлення, для яких наближається обіцяний строк.
- Перевірте резерви, строк яких завершується.
- Зіставте ціни зі знижками та фактичні змінні витрати.
- Підтвердьте, що наступна зміна знає про незавершені замовлення.
Після свят порахуйте непродані залишки, повернення та витрати на підготовку. Запишіть, які товари довелося терміново дозамовляти, де затримувалося пакування та які набори покупці обирали. Ці дані використайте для наступного плану закупівель і графіка роботи.
Повернутися до попереднього кроку