Організуйте роботу керівника торгової точки навколо конкретних операцій, залишків і продажів. Для кожної перевірки визначайте, які дані потрібні, яке рішення маєте ухвалити та коли переглянете результат.
Звіряйте фактичну кількість товару з обліком, переглядайте результати торгівлі й досліджуйте виявлені відхилення. Після перевірки обирайте наступну дію. Її результат переглядайте в наступному звітному періоді.
Складіть план операцій торгової точки
Щоденні операції магазину охоплюють відкриття й закриття, звіряння каси, планування змін, опрацювання повернень і складних скарг покупців. Використайте цей перелік як основу плану своєї торгової точки.
Для кожної операції запишіть відповідального та результат, який потрібно переглянути. Окремо визначте питання, щодо яких потрібне рішення власника. Так план роботи міститиме конкретні завдання для виконання й перевірки.
| Напрям роботи | Що запланувати власнику | Що переглянути |
|---|---|---|
| Щоденні операції | Відповідальних за відкриття, закриття та звіряння каси | Результат виконання й питання, які залишилися |
| Залишки | Перелік товарів для підрахунку | Фактичну кількість і дані обліку |
| Продажі | Товарні групи та період для аналізу | Відхилення, які потребують перевірки |
| Управлінське рішення | Дію після перевірки даних | Результат у наступному звітному періоді |
Перевірте, чи мають працівники потрібні інструменти, інформацію та підтримку. Перед підрахунком товару уточніть перелік позицій і спосіб передавання результатів. Перед аналізом продажів сформулюйте питання, на яке потрібно відповісти.
Звірте залишки перед рішенням про товар
Підрахунок запасів передбачає звіряння фактично порахованої кількості з кількістю, записаною в обліковій системі. Оберіть товари для перевірки та зафіксуйте обидві величини. Якщо вони відрізняються, дослідіть розбіжність перед наступним рішенням.
Не обмежуйте результат перевірки записом «кількість не збігається». Зазначте товар, облікову кількість, фактичну кількість і питання, яке потрібно з’ясувати. Це рекомендований спосіб організації перевірки у вашому магазині.
Умовний приклад: що робити з різницею у залишках
Припустімо, в обліку зазначено 20 одиниць товару, а під час підрахунку виявлено 18. Різниця становить 2 одиниці. Ці числа умовні й наведені лише для ілюстрації рішення керівника.
Зафіксуйте обидві кількості. Наступною дією оберіть повторний підрахунок цієї позиції та перевірку даних обліку. Не записуйте припущення про причину як встановлений факт. У цьому прикладі відома різниця, але її походження ще потрібно з’ясувати.
Після перевірки поверніться до початкового питання: які дані про залишок підтверджено та яке рішення можна ухвалити на їхній основі. Запишіть наступну дію й визначте, коли переглянете її результат.
Перегляньте залишки постачальника в Торгсофт
Якщо потрібно перевірити обліковий залишок товару конкретного постачальника на зазначену дату, використайте обігову відомість Торгсофт. Вона дає змогу переглянути кількість такого залишку. Опис можливості наведено в матеріалі обігова відомість і рух товару.
Використайте ці дані для перевірки залишків у межах обраного постачальника й дати. Фактичну кількість визначайте підрахунком товару. Якщо виявили розбіжність, перевірте її окремо: не робіть із самого значення залишку висновку про причину або роботу конкретного працівника.
Аналізуйте продажі за видами товару в Торгсофт
Для перегляду результатів торгівлі використайте аналіз реалізації за видами товару. У Торгсофт він показує результати за товарними видами та має фільтри за центрами обліку, клієнтами й виробниками. Докладніше — на сторінці аналізу продажів магазину.
Сформулюйте питання перед переглядом звіту. Для потрібної торгової точки застосуйте фільтр за центром обліку. Якщо питання стосується певного виробника або клієнта, використайте відповідний фільтр. Виявлене відхилення визначте як предмет подальшої перевірки; причину досліджуйте окремо.
Після перевірки оберіть дію та запишіть, який результат очікуєте побачити. У наступному звітному періоді знову перегляньте відповідні дані. Якщо питання залишилося невирішеним, уточніть перевірку й наступний крок.
Повернутися до попереднього кроку