Як контролювати товари з кінцевим строком придатності?

Якщо у вашій торговельній точці регулярно списуються прострочені товари, значить ви зазнаєте збитків. Контроль термінів придатності продукції потрібен у будь-якому магазині, але особливо він важливий у продуктовому, в асортименті якого практично завжди є товари, котрі швидко псуються. 

Розберемося, що таке термін придатності товару, як визначити термін придатності та як вести облік товарів, що мають обмежений термін використання?

Що таке термін придатності?

Термін придатності товару — це період, протягом якого товар зберігає свої споживчі властивості і є придатним для використання за призначенням. Після закінчення терміну придатності товар може стати небезпечним для здоров'я або втратити свої властивості. 

Як розшифрувати термін придатності? Термін придатності зазвичай зазначається на упаковці товару і може бути виражений різними способами, такими як конкретна дата (наприклад, "до 01.01.2025") або період часу з моменту виготовлення (наприклад, залишковий термін придатності лікарських засобів може складати 24 місяці з дати виготовлення).

Чому важливо контролювати термін придатності товару?

Товар з терміном придатності потребує особливої уваги продавця. Такий товар не повинен бути втрачений на складі, про нього не можна "забути". Потрібно правильно здійснювати відвантаження зі складу: ви не можете просто взяти той, який зручніше дістати з полиці. Слід врахувати й партію, й термін придатності товару. 

Прострочений товар може завдати непоправної шкоди магазину. Його не можна продати навіть за зниженою ціною, він має бути повністю знищений. А це призводить до збитків компанії, зайвих витрат на закупівлю товару і до штрафних санкцій. Ба більше — до втрат клієнтів, оскільки прострочений товар на полицях відлякує покупців. 

Так, якщо покупець помітить на вітрині товар із вичерпаним періодом реалізації, він має право подати скаргу до Держпродспоживслужби. У магазин можуть приїхати із перевіркою, зафіксувати порушення й оштрафувати. А якщо покупець отруїться простроченими товарами, на власника торгової точки чекає кримінальна відповідальність.

Навіщо вести облік термінів придатності на складі та в магазині

Щоб не допустити збитків й шкоди репутації магазину, потрібно постійно розуміти, яка продукція, з якою датою випуску/придатності й де зберігаються на складі. 

Прострочені товари в магазині з'являється через неоптимізовані закупівлі або продажі. Наприклад, якщо ви замовляєте у постачальника більше продукції, ніж можете продати. Причинами також можуть бути неточності в обліку або помилки співробітників — вони викладають на полиці свіжіші товари з нової партії, а нереалізовані залишки з попередніх постачань продовжують займати місце на складі.

Багато магазинів ведуть марну боротьбу з простроченням і не можуть налагодити ефективну схему контролю товарів із терміном придатності. А схема контролю вибудовується навколо двох бізнес-процесів.

Прихід товару на склад

Уважне приймання товару важливе як для великого, так і для дрібного магазину. Його слід проводити не тільки кількісно, але і якісно. Співробітник, який оприбутковує товар, не повинен допустити приймання і потрапляння в торговельний зал простроченого товару, а також товару, що наближається до завершення терміну придатності. 

Важливо правильно розміщувати прийнятий товар на складі з урахуванням термінів придатності. Використовуйте принцип «першим закінчується, першим виходить», який полягає в тому, щоб товари з найближчим терміном придатності лежали на видному місці й відправлялися першими. 

Викладення товару в торговому залі

Продавець, який працює на викладенні товару, повинен виконувати такі дії:

• Проводити ротацію товару на полицях. Нова партія продукції має бути викладена за тим, що вже стоїть на полиці. Оскільки покупці знають це правило і шукають свіжіший товар на задніх рядах, продавець повинен регулярно змінювати позиції продукції.

• Огляд термінів придатності перед викладенням. Перед тим, як викласти новий товар на полицю, потрібно переглянути дати придатності залишків. 

• Знімати товар напередодні закінчення терміну придатності. Наприкінці робочого дня необхідно виконати огляд товару і зняти з полиць увесь товар, у якого завтра спливає термін придатності. Це правило здебільшого поширюється на харчові продукти.

• Підтримувати належні умови зберігання товару. Для груп товару, у яких термін придатності варіюється залежно від умов зберігання необхідно забезпечувати однакові умови зберігання протягом усього терміну придатності. Наприклад, вершкове масло має декілька режимів зберігання і відповідно, термінів придатності. 

Як вести облік товарів з терміном придатності 

При цьому програми обліку можуть суттєво спростити процес оприбуткування товару та контролю подальшого його руху по точках — до споживача. 

Плюси використання програми для роздрібної торгівлі

Є кілька причин, чому варто впровадити програму для обліку товарів у магазині:

• Оптимізація витрат на закупівлі. Програма обліку показує залишки товарів на складі. На основі аналітики та статистики продажів стає зрозуміло, коли потрібно дозамовити продукцію, а коли — почекати.

• Підвищення лояльності покупців. Клієнти запам'ятають ваш магазин як позитивний, якщо в ньому не буде прострочення, порекомендують його друзям і знайомим, а також самі обов'язково повернуться за покупками.

• Автоматичний розрахунок складських запасів. Для того, щоб контролювати залишки товарів на складі, у Торгсофт є корисна опція "Автоматичний розрахунок складських запасів". Функція допоможе прискорити оприбуткування нових партій товару на склад. Це дозволить уникнути марних витрат на закупівлю продукції, зберігання на складських площах та її псування, у разі несвоєчасного введення у рух та відправлення на полиці магазинів. 

Саме ця опція допоможе підприємцю визначити, скільки товару потрібно мати на складі, точніше планувати закупівлі та складські процеси, щоб не купувати зайве або не створити штучний дефіцит продукції. Це гарантує задоволення споживчого попиту, бо необхідні товари завжди будуть в наявності в магазині.

Правила обліку товарів зі строком придатності

Кожен магазин виробляє свій алгоритм контролю та обліку товарів з обмеженим строком придатності. Ці поради допоможуть вам суттєво спростити даний процес: 

1. Призначайте в магазині відповідальних за перевірку певних груп товарів.

2. Обов'язково нагадуйте продавцям правила приймання та викладки товару.

3. Проводьте з персоналом роз'яснювальну роботу щодо користі та важливості їхньої роботи з товаром: так підвищиться імідж магазину, зменшаться претензії від покупців.

4. Грамотно підходьте до покарань за порушення продавців — жорсткі штрафи за поодинокі помилки не додають ентузіазму в роботі персоналу. 

Тож, щоб не довелося масово викидати товари, розпродавайте їх раніше, ніж вони стануть простроченими. Правильно плануйте закупівлі, підтверджуйте постачання з "відповідними" датами, дотримуйтеся правильної організації товарів на складі та викладки на вітринах.